XXXII Jornadas Executive Master in Project Management

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1 Executive Master in Project Management

2 Introducción a TALAIA OpenPPM Joan Barceló XXXII Executive Master in Project Management Pag:2

3 Índice de la presentación 1) Introducción a TALAIA OpenPPM 2) Perfiles PPM en TALAIA OpenPPM 3) Estados en inversiones, proyectos y gestión de RRHH 4) Notificaciones 5) Vista Top - Down 6) Organización de la información de proyectos 1) Inicio 2) Alcance 3) Tiempo 4) Coste 5) Recursos Humanos 6) Riesgos 7) Adquisiciones 8) Control Integrado de Cambios 9) Cierre 7) Integración con MSProject XXXII Executive Master in Project Management Pag:3

4 Introducción a TALAIA OpenPPM Es un producto open-source que permite gestionar Programas y Proyectos, siendo consistente con los estándares del PMI 4

5 Introducción a TALAIA OpenPPM Proyecto (PMBOK 5ª edición) esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único Las organizaciones realizan trabajos en forma de operaciones o proyectos, aunque pueden existir solapamientos. Operaciones y proyectos tienen características comunes: Realizadas por personas Con limitación de Recursos Son planificados, ejecutados y controlados Operaciones y proyectos difieren principalmente en que: Las operaciones son continuas y repetitivas Los proyectos tienen principio y fin y son únicos Fuente: The Standard for Portfolio Management (Project Management Institute) 5

6 Introducción a TALAIA OpenPPM PPM - Project Portfolio Management Do the right thing! Do the thing right! Do the thing right! Do the thing right! Fuente: The Standard for Portfolio Management (Project Management Institute) 6

7 Introducción a TALAIA OpenPPM PMI Project Management Institute. Asociación profesional, sin ánimo de lucro, fundada en 1969 Objetivo: Avanzar en la práctica, ciencia y profesionalidad de la gestión de proyectos Sede en Pensilvania, afiliados, presencia en +185 países (+260 capítulos) Project Management Body Of Knowledge (PMBOK )

8 Introducción a TALAIA OpenPPM PMBOK v5 - En cualquier proyecto se reconocen 47 procesos IPECC Inicio Planificación Seguimiento y Control Ejecución Cierre

9 Introducción a TALAIA OpenPPM Trend Topics: Web, SaaS/Cloud, mobile, dashboards, collaboration Fuente : Market scope for PPM Applications, June

10 Introducción a TALAIA OpenPPM TALAIA (*) es el nombre comercial de los servicios profesionales de la empresa SM2 alrededor del producto open source OpenPPM, liberado en sourceforge en 2010 TALAIA es la versión de OpenPPM certificada por SM2 TALAIA es la primera solución de código abierto que permite gestionar proyectos individuales y programas de proyectos, siendo consistente, por diseño, con los estándares desarrollados por PMI La primera versión de OpenPPM se desarrolló en el contexto de un proyecto de inversión Avanza2 en 2009 (Nº exp. TSI ) (*) El nombre talaia significa atalaya, en catalán. https://sourceforge.net/projects/openppm/ 10

11 Introducción a TALAIA OpenPPM - Perfiles 11

12 Introducción a TALAIA OpenPPM - Perfiles 12

13 Organizational Process Assets Introducción a TALAIA OpenPPM Multi* TALAIA OpenPPM es multi-empresa TALAIA OpenPPM es multi-idioma TALAIA OpenPPM es multi-departamento TALAIA OpenPPM es multi-rol 13

14 Introducción a TALAIA OpenPPM - Estados Estados visualizados por el Investment Manager Estados visualizados por el Project Manager 14

15 Introducción a TALAIA OpenPPM - Estados 15

16 Introducción a TALAIA OpenPPM RRHH Project Manager selecciona y preasigna Team Members Resource Manager gestiona Pools de Recursos y capacidad 16

17 Introducción TALAIA OpenPPM Notificaciones Notificaciones Se reciben notificaciones por cambio de estado, fase, fechas, hitos, equipo, etc. 17

18 Introducción a TALAIA OpenPPM Top Down Filtrar y Seleccionar Inversiones y/o Proyectos Filtros Avanzados 18

19 Introducción a TALAIA OpenPPM Top Down Planificación temporal de los Proyectos seleccionados (planificado frente a real) 19

20 Introducción a TALAIA OpenPPM Top Down Calendario de hitos de los Proyectos seleccionados (planificado frente a real) 20

21 Introducción a TALAIA OpenPPM Top Down Riesgos identificados en los proyectos seleccionados. 21

22 Introducción a TALAIA OpenPPM Top Down Cuadro de Mando de los Proyectos seleccionados 22

23 Introducción a TALAIA OpenPPM Top Down Información de seguimiento de los Proyectos seleccionados Icono ojo para ir al detalle del proyecto 23

24 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Organización de la Información del Proyecto La información se organiza asemejando la guía PMBOK para que los PM familiarizados con el estándar reduzcan la curva de aprendizaje Sólo los PMs pueden actualizar la información gestión de sus proyectos (un PM por proyecto, siguiendo la buena práctica recomendada por PMI) TALAIA OpenPPM no almacena documentos (sino enlaces a sistemas de gestión documental) Enlace a carpeta en herramienta ECM 24

25 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle PM e IM comparten la información de inicio Generar Project Charter del Proyecto Registro de Stakeholders 25

26 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión del Alcance del Proyecto 26

27 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión del Tiempo del Proyecto 27

28 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión del Coste del Proyecto Planificar los Costes Estimación ascendente (CA) Planificar seguimientos Línea base de costes Controlar los Costes Desempeño de costes (CA) Situación y Pronóstico EVM 28

29 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión Financiera del Proyecto Planificar Resultado Objetivos Financieros Financiación Margen Previsto Controlar Resultado Resultados Financieros Tesorería (WIP, DSO) Margen Real 29

30 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión de Recursos Humanos Project Manager Resource Manager PMO Búsqueda de Recursos Preasignación Vista de planificación del proyecto OBS del proyecto Modificación de asignación y liberación. Histograma del proyecto Vista de ocupación del proyecto Aprobación de imputaciones Performance Reports. Aprobación Gestión de Pools Vista de Planificación Vista de Ejecución Gestión de vacaciones y otras cuentas de operación Gestión de contactos y perfiles Vista de planificación Vista de ejecución Aprobación de imputaciones Aprobación de gastos Performance Reports. 30

31 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión de Recursos Humanos 31

32 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión del Riesgo del Proyecto Registro de Riesgos Identificador Responsable Fechas Estado Probabilidad/Impacto Prioridad/Urgencia Respuesta Descripción Cambios Disposición Final Incidentes Identificador Responsable Fechas Estado Descripción Resolución Supuestos Identificador Autor Descripción Cambios BBDD Corporativa de Riesgos 32

33 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Enunciado del Trabajo y Selección Planificación de los Trabajos Planificación de los Pagos Desempeño de Proveedores Proveedores Enunciados de Trabajos (SOW) Actividades Documentos Por proveedor Actividades Fechas previstas/reales Información Por proveedor Pedidos Pagos Fechas previstas/reales Información Por proveedor Actividades Información 33

34 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Vincular adquisiciones como proyectos en TALAIA P1 es el proyecto que estamos gestionando P2 es el proyecto vinculado a la CA del proyecto que estamos gestionando. P2 es gestionado por el Proveedor y nos proporciona información de avance y fechas CC1.3 es la CA que ha sido subcontratada a un proveedor 34

35 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Control Integrado de Cambios, complementado con Bitácora Registro Tipo de petición Prioridad Fecha Descripción Solución Recomendada Origen de la petición. Análisis Cuentas de Control afectadas Impacto en plazo y coste Descripción del impacto Solución Fecha de resolución Responsable Comentarios 35

36 Introducción a TALAIA OpenPPM Detalle Cierre del Proyecto Lecciones Aprendidas Nombre Descripción Checklist de Cierre Elemento Responsable Departamento Fecha Comentarios Documentación Asociada Repositorio documental Inicio Planificación Control Riesgos Adquisiciones Cierre 36

37 TALAIA OpenPPM Integración MSProject Integración con Microsoft Project TALAIA OpenPPM no es propiamente una herramienta de programación de tiempos Los PMs pueden usar sólo TALAIA o bien... pueden seguir usando su herramienta preferida de programación, como Microsoft Project (u otra) e importar la información de planificación y real a TALAIA 37

38 TALAIA OpenPPM Integración MSProject Integración con Microsoft Project 38

39 Gestionar Proyectos individuales TALAIA OpenPPM Roadmap Integraciones Planificación Colaboración Documentos Tareas

40 XXXII Jornada Executive Master in Project Management

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