EMPRESA PÚBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR EP PETROECUADOR CCP-014-EPP-OSC-2013

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1 EMPRESA PÚBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR EP PETROECUADOR CCP-014-EPP-OSC-2013 CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA COORDINACIÓN DE PROYECTOS, IMPLEMENTANDO LA OFICINA DE PROYECTOS / PROGRAMAS / PORTAFOLIOS BASADA EN LA METODOLOGÍA PMI Quito DM, diciembre de 76

2 I. CONDICIONES PARTICULARES DE CONSULTORÍA SECCIÓN I CONVOCATORIA Se convoca a firmas consultoras, asociaciones o consorcios, o compromisos de asociación o consorcio de éstos que se encuentren habilitados en el Registro Único de Proveedores RUP, que tengan su domicilio fiscal en el Ecuador, legalmente capaces para contratar, para que presenten sus ofertas técnicas y económicas para la ejecución de la CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA COORDINACIÓN DE PROYECTOS, IMPLEMENTANDO LA OFICINA DE PROYECTOS / PROGRAMAS / PORTAFOLIOS, BASADA EN LA METODOLOGÍA PMI. El presupuesto referencial es de SEISCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL 00/100, dólares de Estados Unidos de América (US$ 675,000.00) sin incluir el IVA, y el plazo estimado para la ejecución del contrato es de dieciocho (18) meses, contado a partir de la fecha de suscripción del contrato. Las condiciones de esta Convocatoria son las siguientes: 1. El Pliego está disponible, sin ningún costo, en el Portal Institucional del SERCOP. 2. Los interesados podrán formular preguntas en el término mínimo de 3 y máximo de 6 días, de acuerdo a lo que establezca EP PETROECUADOR. La Comisión Técnica absolverá obligatoriamente todas las preguntas y realizará las aclaraciones necesarias, en un término mínimo de 3 y máximo de 6 días subsiguientes a la conclusión del período establecido para formular preguntas y aclaraciones. 3. La oferta se presentará de forma física en la Secretaría de la Comisión Técnica, ubicada en la calle Alpallana E8-30 y Av. Diego de Almagro, Edificio Plaza Lavi, sexto piso; hasta las 10:00 del día establecido en el cronograma del procedimiento. Los Formularios 1 y 2 de la oferta técnica y, el precio de la misma, deberá subirse a través del Portal Institucional del SERCOP, hasta la fecha en que se cierre el plazo para la presentación de la oferta. La no publicación de los formularios referidos o la falta de ingreso del precio de la propuesta en el Portal Institucional será causa de descalificación de la oferta. De existir diferencia en el monto que consta en la oferta física y el registrado electrónicamente, se deberá proceder con la corrección de errores aritméticos por parte de la Comisión Técnica. La apertura de las ofertas se realizará una hora más tarde de la hora prevista para la recepción de las ofertas. El acto de apertura de las ofertas técnicas será público y se efectuará en la calle Alpallana E8-30 y Av. Diego de Almagro, Edificio Plaza Lavi, sexto piso. Las ofertas, técnica y económica, deberán ser entregadas simultáneamente de forma física, en dos sobres separados. La oferta económica será completada en línea y una impresión de la misma se incluirá en el sobre respectivo que se entregará físicamente. El Portal permitirá que la apertura y procesamiento de las dos ofertas se ejecuten en días distintos, con una diferencia entre ambos actos de hasta 10 días término. Para poder participar en el presente procedimiento, al momento de la presentación de la propuesta, los oferentes interesados deberán encontrarse habilitados en el Registro Único de Proveedores. En consecuencia, para participar, bastará registrar o indicar en su propuesta, el número o código de RUP. 4. La oferta debe presentarse por la totalidad de la contratación. 2 de 76

3 5. La evaluación de las ofertas se realizará aplicando los parámetros de calificación previstos en el Pliego, conforme lo dispone el artículo 54 del Reglamento General de la LOSNCP y las resoluciones que el SERCOP dicte para el efecto. 6. Los pagos del contrato se realizarán con cargo a los fondos propios provenientes del presupuesto de EP PETROECUADOR relacionados con la Partida Presupuestaria , según Certificación No. 2171/DFIN/PRE/2013 de 25 de noviembre de 2013, Se cancelará la parte proporcional de cada fase o etapa con la presentación de los informes, una vez aprobados los mismos por el Administrador del Contrato. La Consultora presentará las respectivas facturas, es decir bajo la modalidad de pagos por fases o etapas. 7. El procedimiento se ceñirá a las disposiciones de la LOSNCP, su Reglamento General, las resoluciones del SERCOP y el presente Pliego. 8. EP PETROECUADOR se reserva el derecho de cancelar o declarar desierto el procedimiento de contratación, situación en la que no habrá lugar a pago de indemnización alguna. Quito, diciembre 2013 Ing. Liliana Páez R. JEFE DE ADQUISICIONES DE OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORÍA 3 de 76

4 SECCIÓN II OBJETO DE LA CONTRATACIÓN, PRESUPUESTO REFERENCIAL Y TÉRMINOS DE REFERENCIA 2.1. Objeto: Este procedimiento precontractual tiene como propósito seleccionar a la oferta de mejor costo, en los términos del numeral 18 del artículo 6 de la LOSNCP, para: CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA COORDINACIÓN DE PROYECTOS, IMPLEMENTANDO LA OFICINA DE PROYECTOS/PROGRAMAS/PORTAFOLIOS, BASADA EN LA METODOLOGÍA PMI Presupuesto referencial: El presupuesto referencial es SEISCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL 00/100 dólares de los Estados Unidos de América (US$ 675,000.00), con sujeción al Plan Anual de Contrataciones respectivo. NO INCLUYE IVA Términos de referencia: ANTECEDENTES El desarrollo de los proyectos viabiliza el cumplimiento de los objetivos empresariales y se generan a partir de las diversas necesidades de las unidades operativas. El desarrollo de los mismos se realiza con la participación de profesionales, metodologías y herramientas diversas, que se disponen en las diferentes coordinaciones de proyectos de las Gerencias de EP PETROCUADOR. Las mejores prácticas recomiendan que en una empresa los proyectos deban manejarse en base a metodologías y herramientas estandarizadas dentro de la organización. Por otro lado, los profesionales participantes de la gestión de proyectos deben también contar con los conocimientos y grado de preparación correspondiente. La estructura actual de EP PETROECUADOR cuenta con una Coordinación General de Planificación Estratégica y Control de Programas y la Coordinación de Gestión y Control de Programas y Proyectos; y dentro de cada Gerencia, las Subgerencias y Coordinaciones de Proyectos. El Plan Maestro de EP PETROECUADOR consta de Programas, Portafolios y Proyectos. Los proyectos a su vez, se clasifican en: inversión y mejora (operación, gasto, mantenimiento) y cada uno de ellos debe estar alineado con los objetivos estratégicos. Ahora bien, el ciclo de un proyecto de inversión comienza con la idea del proyecto y termina con la incorporación de sus resultados a la operación y funcionamiento. Para formular un proyecto se necesita que la idea sea convertida en propuesta y refleje la expectativa de los interesados (unidad usuaria), para que muestre con la mayor precisión las metas que satisfagan necesidades de la organización ó para resolver un problema. Los proyectos, previamente son analizados y priorizados a través de la Coordinación General de Planificación Estratégica y Control de Programas; luego de lo cual se solicita el dictamen favorable de SENPLADES para su incorporación en el Plan Anual de Inversiones y aprobación del Directorio de EP PETROECUADOR. Los procesos de gestión de proyectos/programas/portafolios, en términos generales, se desarrollan de acuerdo a la normativa Institucional y Nacional vigentes; y el monitoreo se efectúa a través de la herramienta Empresa por Resultados (EPR), la misma que se 4 de 76

5 presenta como una solución de planeación, alineación y gestión del desempeño empresarial. Sin embargo, dentro de los procesos de gestión de proyectos individuales en cada gerencia, se manejan diferentes metodologías y herramientas; así como son diferentes los criterios de los equipos de los proyectos al respecto. Por lo antes indicado, es necesario documentar, estandarizar y mejorar los procesos, procedimientos, formatos, metodologías, herramientas, instrumentos, etc. e incorporar los conocimientos, desarrollar habilidades y capacidades óptimas para la adecuada gestión de proyectos, utilizando la herramienta Primavera; con la aplicación de las mejores prácticas de gestión mediante la implantación de la Oficina de Proyectos/Programas/Portafolios. La Oficina de Gestión de Proyectos/Programas/Portafolios (PMO / PgMO / PfMO) como una unidad de la organización encargada de centralizar y coordinar la gestión de los proyectos a su cargo, a través del soporte en la iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre de los proyectos, basado en los fundamentos del PMI, constituye una opción para mejorar la alineación de los proyectos con los objetivos estratégicos; mejorar los ciclos de duración; reducir costos; gestionar proactivamente los riesgos y problemas. La PMO / PgMO / PfMO puede operar en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la gestión de proyectos/programas/portafolios bajo el perfil de formación, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos. Se apoya en la transferencia de conocimiento, mejoramiento de las habilidades y capacidades, lo cual ayuda a crear una organización que desarrolle ideas productivas y mejore la cultura de la Coordinación de Proyectos para que estén alineados a los objetivos estratégicos de EP PETROECUADOR, Para ello se requiere la contratación de una consultoría, con expertos en la implantación de esta metodología, con el fin de que implemente la estructuración, organización y mejora de los procesos. Al finalizar la consultoría, los funcionarios de Proyectos deben tener claridad en su misión y alcance de su responsabilidad para garantizar el cumplimiento del alcance, tiempos, costos y calidad de los proyectos alineados a las metas estratégicas. Actualmente, EP PETROECUADOR cuenta con procesos y procedimientos levantados en la fase preliminar y, principalmente la Contratista deberá tomar en cuenta la información resultado de la consultoría efectuada por la Gerencia de Refinación. EP PETROECUADOR cuenta con la herramienta Primavera (Oracle) para el seguimiento y control de proyectos OBJETO DE LA CONSULTORÍA Objetivo General Implantar la metodología y Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) / Programas (PgMO) / Portafolios (PfMO) y el uso del Modelo de Madurez Organizacional de Proyectos en EP PETROECUADOR, mejorando los procesos de gestión, de acuerdo al PMI, e incorporando las mejores prácticas en recursos, herramientas, capacidades y competencias, en concordancia con los Objetivos Estratégicos. 5 de 76

6 Objetivos Específicos Los objeticos específicos de la Consultoría, entre otros son: Implantar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), Gestión de Programas (PgMO), y Gestión de Portafolios (PfMO) en EP PETROECUADOR, mejorando los procesos de gestión, de acuerdo al PMI, e incorporando las mejores prácticas en recursos, capacidades y competencias, en concordancia con los Objetivos Estratégicos Empresariales. Implantar el uso del Modelo de Madurez Organizacional de Proyectos en EP PETROECUADOR, mejorando los procesos de gestión, de acuerdo al PMI, e incorporando las mejores prácticas en recursos, capacidades y competencias, en concordancia con los Objetivos Estratégicos. Desarrollar, estandarizar, automatizar y mejorar los procesos, manuales, procedimientos, formularios, instructivos, herramientas, etc. para la gestión de Proyectos, programas y portafolios. Desarrollar metodología para el análisis, evaluación y priorización/optimización de proyectos. Desarrollar metodología para el análisis, evaluación cuantitativa y priorización de gestión de riesgos de los proyectos. Desarrollar el nuevo Plan Maestro. Transferencia de conocimiento en la metodología para la dirección de proyectos. Kit de entrenamiento para que EP PETROECUADOR continúe su formación. Establecer un sistema centralizado de seguimiento y control de proyectos. Contar con personal capacitado de conformidad con los sistemas de gestión de proyectos/programas/portafolios a implementarse. Transferencia de las mejores prácticas a la gestión de la cartera de proyectos de EP PETROECUADOR mediante el acompañamiento en sitio. Personalizar los formatos y formularios según coordinación con primavera. Implementar la herramienta primavera (con sus módulos: P6, Risk Análisis, Portfolio Management, entre otros) como solución tecnológica para la administración y control de proyectos, programas y portafolios. Al finalizar esta consultoría, el personal de EP PETROECUADOR deberá estar trabajando con todos sus proyectos vigentes en primavera, y con toda la información requerida necesaria ingresada en dicha herramienta, incluido los formatos establecidos en la PMO ETAPAS DE LOS ESTUDIOS DE CONSULTORÍA Diagnóstico de la situación actual de la Coordinación de Proyectos/Programas/Portafolios de las unidades de negocio, para lo cual la Contratista deberá efectuar el levantamiento de la información en el mismo sitio de trabajo: Quito, Refinería La Libertad, Refinería Esmeraldas, Refinería Shushufindi, Guayaquil, Lago Agrio. En base a los procesos existentes, levantamiento, sistematización y análisis de información de carácter cualitativo y cuantitativo, determinará el nivel de madurez de la empresa. Efectuará el análisis de herramientas y metodologías existentes y el dimensionamiento del cambio. Se considerará los resultados de la consultoría de implementación de PMO efectuada en la Gerencia de Refinación. Planificar - Talleres de acuerdo al diagnóstico obtenido planificará las actividades a realizar para la mejora de los procesos de Proyectos/Programas/Portafolios. En base al diagnóstico se determinará el plan de entrenamiento. Se presentará la propuesta en la que se incluirá programas para la transferencia de conocimiento mediante cursos y talleres de entrenamiento certificados ante el PMI. Se presentará un informe de la planificación. 6 de 76

7 Diseño - Desarrollo del marco institucional, así como los fundamentos teóricos y metodológicos para la implementación de la Oficina de Proyectos/Programas/Portafolios en la que incluye metodologías, procesos, formatos y plantillas, actividades que integren los recursos y a los funcionarios de EP PETROECUADOR para mejorar los distintos procesos de la Coordinación de Proyectos/Programas/Portafolios y poner en práctica la transferencia de conocimiento de la planificación, este diseño será aprobado por el Administrador del Contrato nombrado por EP PETROECUADOR. Implementación de la Oficina de Proyectos/Programas/Portafolios (PMO / PgMO / PfMO), será puesta en marcha por la Contratista en acompañamiento con EP PETROECUADOR. Los recursos vinculados, la metodología y la transferencia de conocimiento, son el soporte para pasar a la práctica de todos los días y al desarrollo de las buenas prácticas para este efecto multiplicador en el corto y mediano plazo. Acompañamiento en el sitio de ejecución de los proyectos vigentes de EP PETROECUADOR, por parte de la Contratista, aplicando lo implementado y obteniendo los resultados deseados. Redacción y presentación del informe final, en el que se debe redactar documentos que indique la información detallada de la Oficina de Proyectos/Programas/Portafolios y el documento de gobierno. La Consultora preparará un reporte final de los resultados y recomendaciones, procediéndose a la suscripción del acta de entrega-recepción única y definitiva del contrato una vez aprobado el informe ALCANCE Y PROFUNDIDAD DE LA CONSULTORÍA Los Proyectos/Programas/Portafolios son medios necesarios para los cambios organizacionales emprendidos por las empresas que requieren competir en un mundo con permanentes desafíos y de nuevas oportunidades, siendo estos manejados por grupos interdisciplinarios. En consecuencia, es necesario un método sistemático de implementación como la Oficina de Gestión de Proyectos/Programas/Portafolios (PMO / PgMO / PfMO) que permitirá proveer de una Unidad Organizacional responsable, a la Coordinación de Proyectos, brindando el respaldo necesario para administrar sus Proyectos/Programas/Portafolios dentro del alcance, tiempo, costo y calidad planificados. Las decisiones sobre modelo, tamaño y atribuciones de la PMO / PgMO / PfMO deben llevar en consideración los factores críticos de éxito y fracaso. Una PMO / PgMO / PfMO, para obtener éxito, debe funcionar como un catalizador, estableciendo lazos internos y transformando las informaciones dispersas en conocimiento organizacional. Debe facilitar y no complicar las acciones. En este sentido, debe ser la guardiana de la metodología, pero no esclava de ella, evitando el papel de simple auditora. La metodología para implementar la PMO / PgMO / PfMO se basa en los fundamentos del PMI, para documentar, estandarizar e integrar información y mejores prácticas generalmente aceptadas en la gestión de proyectos/programas/portafolios. El mejoramiento de los procesos de Proyectos/Programas/Portafolios mediante la Oficina de Gestión de Proyectos es indispensable para el progreso, en la ejecución de proyectos, lo cual se desarrollará mediante la metodología Project Management Institute (PMI) que es mundialmente conocida y utilizada, además se adquirirá un conjunto de conocimientos efectivos y prácticos para mejorar la gestión en los Proyectos/Programas/Portafolios y alcanzar las metas propuestas con tiempos y recursos planificados. 7 de 76

8 La Consultaría es un servicio para la implementación de la PMO / PgMO / PfMO acorde con las necesidades reales de EP PETROECUADOR, cuyas funciones es planificar, gestionar, controlar y realizar el seguimiento preciso del ciclo completo de vida de un Proyecto, Programa y Portafolio. Es importante desplegar un plan de entrenamiento en Gestión de Proyectos/Programas/Portafolios basados en el PMI que contenga los siguientes temas: implementación de la PMO, fundamentos del PMI, OPM3, manejo del cambio para los nuevos procesos, Herramientas avanzadas para la administración de proyectos, preparación para el examen de certificación como PMP. Se incluirá programas para la transferencia de conocimiento mediante cursos y talleres, dirigidos a los funcionarios que laboran en las Coordinaciones de Proyectos de EP PETROECUADOR. Los cursos y certificaciones deben ser avalizados por el PMI. En cuanto a la cultura organizacional en al ambiente de proyectos de EP PETROECUADOR, la contratista deberá gestionar adecuadamente el cambio de cultura en la planificación, ejecución, seguimiento y control de proyectos; para lo cual, deberá contemplar por lo menos un consultor de gestión del cambio, de tal manera que se lleve y culmine con éxito los objetivos de esta consultoría - asesoría es facilitar el proceso de transición del equipo humano hacia los nuevos lineamientos estratégicos, la incorporación y uso de nuevas herramientas de tecnología informática, la alineación hacia las nuevas estrategias, los nuevos procesos, prácticas, roles, cultura organizacional, a través del desarrollo de un programa articulado y sólido que asegure la efectiva implementación de los cambios deseados sin mayores traumatismos, y de forma sostenible, en el menor tiempo posible, sin descuidar los resultados de negocio. Servicios: Cultura Organizacional, Diagnóstico de Clima Organizacional, Implementación de Factores de Clima, Implementación de Factores Motivacionales, Búsqueda y Transformación de Valores. Implementar la herramienta primavera (con sus módulos: P6, Risk Análisis, Portfolio Management, entre otros) como solución tecnológica para la administración y control de proyectos, programas y portafolios. En primavera, definir e implementar los parámetros: Estructura de proyectos, Estructura de roles y seguridades, Estructura de tipo de proyectos, Estructura de calendarios, Formatos, Plantillas, Estructura de ubicaciones, Estructura de categorización de proyectos, Estructura de desglose de proyectos, Estructura de riesgos, Estructura de planes de contingencia, Estructura de recursos, Estructura de financiación, Estructura de costos, Estructura de gastos, Estructura de incidencias, Estructura de programas, Estructura de portafolios, Estructura de documentos, etc. La Contratista debe implementar e ingresar la información en los módulos de Primavera, todos los proyectos de inversión, programas y portafolios que estén vigentes en el 2014 y La Contratista al ingresar los proyectos debe haber transferencia de conocimientos hacia el personal de EP PETROECUADOR. Luego del ingreso de los proyectos, la contratista acompañará al personal de Petroecuador encargado de los proyectos con sus contratos, en la correcta y oportuna ejecución y control de los mismos. Al finalizar esta consultoría, el personal de EP PETROECUADOR deberá estar trabajando con todos sus proyectos, programas y portafolios vigentes en primavera, y con toda la información requerida necesaria ingresada en dicha herramienta. La creación de una PMO proveerá la estructura necesaria para estandarizar las prácticas de administración de proyectos, programas y portafolios, así como también facilitar la administración de los portafolios y programas de proyectos. Por consiguiente, incrementará los estándares y mejora las tasas de éxito de los proyectos. Incluye desde el diseño de la PMO, pasando por la implementación total de la PMO y que incluye la automatización en la herramienta Primavera, operación mediante 8 de 76

9 acompañamiento en manejo y administración diarios y mejora continúa. Implantación de la Oficina de Gestión de Proyectos: Descripción: Implantar la Oficina de Gestión de Proyectos según las mejores prácticas de la Guía del PMBOK, en todo EP PETROECUADOR, Project Manager: Contratista. Equipo de Proyecto: Equipo de proyecto mixto, compuesto por personal de EP PETROECUADOR y de la Contratista. Necesidades de EP PETROECUADOR que el Proyecto satisfará: Reducir los costos reales de los proyectos. Reducir los plazos de término de los proyectos. Acelerar los tiempos de llegada al mercado, de nuevos productos o servicios. Mejorar la predictibilidad de los proyectos, tanto en tiempo como en costo. Incrementar el retorno de la inversión hecha en proyectos, por lo tanto incrementar las utilidades de la empresa o el valor generado por la institución. Descripción del servicio de Consultoría Características del Servicio: Desarrollar en EP PETROECUADOR, la capacidad organizacional de gestionar sus proyectos formalmente, según las mejores prácticas a nivel mundial, las cuales están resumidas en el estándar Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) última edición, del PMI (Project Management Institute ). El proyecto será gestionado por la Contratista con la participación de EP PETROECUADOR, asignando un equipo de proyecto, quién se encargará de la coordinación, supervisión y control de la ejecución de los entregables del proyecto. La Contratista proveerá los entregables de consultoría y transferencia de conocimiento, bajo la supervisión, control y aprobación del equipo de proyecto. El diseño y la planificación del proyecto serán realizados en forma conjunta entre la Contratista y EP PETROECUADOR. De acuerdo a dicha planificación, la Contratista destinará consultores e instructores, para realizar las sesiones de trabajo y de entrenamiento. La Implantación del modelo de Gestión de Proyectos debe abarcar todos los proyectos de EP PETROECUADOR. La implementación de la Consultoría será en la herramienta Primavera de conformidad con las mejores prácticas y óptimo funcionamiento de la PMO. Todos los análisis y evaluaciones, así como las mejores prácticas y recomendaciones, serán relacionados con la Gestión de Proyectos y sus productos. Montar los indicadores y estándares necesarios para la gestión y el control de los proyectos. Priorizar con base en información real. 9 de 76

10 Relación del servicio con las necesidades de EP PETROECUADOR El servicio desarrollará la Contratista, la capacidad de gestionar los proyectos según las mejores prácticas mundiales, por lo tanto se espera lograr: Mejorar la efectividad de los proyectos. Mejorar la eficiencia de los proyectos. Mejorar la calidad de los proyectos. Mejorar la visibilidad de los proyectos. Mejorar la medición y el control de los proyectos. Mejorar la utilización de los recursos de los proyectos. Optimizar el costo real de los proyectos. Optimizar el plazo real de los proyectos. Alcance general del servicio de Consultoría Diagnosticar el ambiente donde se ejecutan los proyectos. - Tipo de Estructura Organizacional y Funcional y su jerarquización. - Cultura Organizacional. - Tipos de Stakeholders. - Tipos de Proyectos. - Recomendaciones sobre el Ambiente de proyectos. Diagnosticar el Sistema de Gestión de Proyectos. - Recursos Humanos. - Herramientas de Software. - Sistema de Información. - Metodología de Gestión de Proyectos. - Infraestructura de Soporte (Project Management Office - PMO). - Recomendaciones sobre el Sistema de Gestión de Proyectos. Entrenamiento y Transferencia de conocimiento Técnica sobre la Gestión de Proyectos. - A nivel usuario general. - A nivel de miembros de equipo de proyecto. - A nivel de Gestores de Proyecto. - A nivel ejecutivo. Mentoring a Gestores de Proyectos. - Proyectos piloto. - Refuerzos de transferencia de conocimiento. - Rescate de proyectos. Utilización de Herramientas de Software para la Gestión de Proyectos. - A nivel proyecto. - A nivel consolidado de proyectos. Diseño e Implantación del Sistema de Información de Gestión de Proyectos. - Sistema de Control de Avances. - Sistema de Control de Tiempos. 10 de 76

11 - Sistema de Control de Costos. - Sistema de Gestión de la Configuración. - Sistema de Almacenamiento de Información de Proyectos. - Sistema de Recuperación de Información de Proyectos. - Entrenamiento sobre el Sistema de Información de Proyectos - Recomendaciones de Implantación del Sistema de Información de Proyectos. Diseño, desarrollo e implantación de la Metodología de Gestión de Proyectos. - Definición de requerimientos de la Metodología. - Diseño de la Metodología. - Desarrollo de la Metodología. - Entrenamiento sobre la Metodología. - Recomendaciones de implantación de la Metodología. Diseño e implantación de la Oficina de Proyectos (PMO). - Definición de misión y visión de la PMO. - Definición de objetivos, funciones y responsabilidades. - Definición de servicios de la PMO. - Definición de roles y responsabilidades. - Definición de cuadros de personal. - Definición de equipamiento necesario. - Entrenamiento al personal de la PMO. - Recomendaciones de implantación de la PMO. Planificación de la Gestión del Cambio. - Gestión del cambio individual. - Gestión del cambio organizacional. - Recomendaciones para gestionar el cambio Implantación de la Oficina de Gestión de Programas: Descripción: Implantar la Oficina de Gestión de Programas según las mejores prácticas del Standard for Program Management, Project Management Institute, en todo EP PETREOCUADOR. Project Manager: Contratista Equipo de Proyecto: Equipo de proyecto mixto, compuesto por personal de la Contratista y EP PETROECUADOR Necesidades de EP PETROECUADOR que el Proyecto satisfará: Mejorar el logro de los objetivos estratégicos de la empresa. Mejorar el logro de los beneficios estratégicos para los cuales se diseñaron los programas de la empresa. Reducir los costos reales de los programas. Reducir los plazos de término de los programas. Acelerar los tiempos de llegada al mercado, de nuevos productos o servicios. Mejorar la predictibilidad de los programas, tanto en tiempo como en costo. Incrementar el retorno de la inversión hecha en programas, por lo tanto incrementar las utilidades de la empresa. 11 de 76

12 Descripción del servicio de Consultoría Características del servicio: El servicio de Consultoría consiste en desarrollar en EP PETROECUADOR, la capacidad organizacional de gestionar sus programas formalmente, según las mejores prácticas a nivel mundial, las cuales están resumidas en el Standard for Program Management, Project Management Institute. El proyecto será gestionado por la Contratista con la participación de EP PETROECUADOR, asignando un equipo de proyecto, quién se encargará de la coordinación, supervisión y control de la ejecución de los entregables del proyecto. La Contratista proveerá los entregables de consultoría y transferencia de conocimiento, bajo la supervisión, control y aprobación del equipo de proyecto. El diseño y la planificación del proyecto serán realizados en forma conjunta entre la contratista y EP PETROECUADOR. De acuerdo a dicha planificación, la Contratista destinará consultores e instructores, para realizar las sesiones de trabajo y de entrenamiento. La implantación de Gestión de Programas abarca todos los programas de EP PETROECUADOR, Todos los análisis y evaluaciones, así como las mejores prácticas y recomendaciones, serán relacionados a la Gestión de Programas sus productos o servicios. Relación del servicio con las necesidades de EP PETROECUADOR El servicio desarrollará la Contratista, la capacidad de gestionar los programas según las mejores prácticas mundiales, por lo tanto se espera lograr: Diseñar programas integrales, consistentes y formales. Definir los beneficios que cada programa debe lograr. Definir los proyectos componentes que producirán los entregables aportantes de los beneficios. Gestionar formalmente los programas de la empresa o institución. Mejorar la efectividad de los programas. Mejorar la eficiencia de los programas. Mejorar la calidad de los programas. Mejorar la visibilidad de los programas. Mejorar la medición y el control de los programas. Mejorar la utilización de los recursos de los programas. Optimizar el costo real de los programas. Optimizar el plazo real de los programas. Alcance general del servicio de Consultoría Diagnosticar el ambiente donde se ejecutan los programas. - Tipo de Estructura Organizacional y Funcional y su jerarquización. - Cultura Organizacional. - Tipos de Stakeholders. - Tipos de Programas. - Recomendaciones sobre el Ambiente de la Gestión de Programas. 12 de 76

13 Diagnosticar el Sistema de Gestión de Programas. - Recursos Humanos. - Herramientas de Software. - Sistema de Información. - Metodología de Gestión de Programas. - Infraestructura de Soporte (Program Management Office - PgMO). - Recomendaciones sobre el Sistema de Gestión de Programas. Entrenamiento y Transferencia de conocimiento Técnica sobre la Gestión de Programas. - A nivel usuario general. - A nivel de gestores de proyecto. - A nivel de miembros de equipo de programa. - A nivel de gestores de programa. - A nivel ejecutivo. Mentoring a Gestores de Programas. - Programas piloto. - Refuerzos de transferencia de conocimiento. - Rescate de programas. Utilización de Herramientas de Software para la Gestión de Programas. - A nivel programa. - A nivel consolidado de programas. Diseño e Implantación del Sistema de Información de Gestión de Programas. - Sistema de Control de Desempeño de Proyectos. - Sistema de Almacenamiento de Información de Programas. - Sistema de Recuperación de Información de Programas. - Sistema de Gestión de la Configuración. - Entrenamiento sobre el Sistema de Información de Programas. - Recomendaciones de Implantación del Sistema de Información de Programas. Diseño, desarrollo e implantación de la Metodología de Gestión de Programas. - Definición de requerimientos de la Metodología. - Diseño de la Metodología. - Desarrollo de la Metodología. - Entrenamiento sobre la Metodología. - Recomendaciones de implantación de la Metodología. Diseño e implantación de la Oficina de Programas (PgMO). - Definición de misión y visión de la PgMO. - Definición de objetivos, funciones y responsabilidades. - Definición de servicios de la PgMO. - Definición de roles y responsabilidades. - Definición de cuadros de personal. - Definición de equipamiento necesario. - Entrenamiento al personal de la PgMO. - Recomendaciones de implantación de la PgMO. 13 de 76

14 Planificación de la Gestión del Cambio. - Gestión del Cambio Individual. - Gestión del Cambio Organizacional. - Recomendaciones para gestionar el cambio. Implantación de la Oficina de Gestión de Portafolios : Descripción: Implantar la Oficina de Gestión de Portafolios según las mejores prácticas del Standard for Portfolio Management, Project Management Institute, en todo EP PETROECUADOR. Project Manager: Contratista. Equipo de Proyecto: Equipo de proyecto mixto, compuesto por personal de la Contratista y EP PETROECUADOR. Necesidades de EP PETROECUADOR que el Proyecto satisfará Mejorar el logro de los objetivos estratégicos de la empresa o institución. Traducir las estrategias de la empresa o institución en un conjunto de portafolios, programas, proyectos y acciones operativas. Acelerar los tiempos de llegada al mercado, de nuevos productos o servicios. Mejorar la capacidad y rapidez de respuesta de la organización al traducir rápidamente un cambio en su entorno, en acciones concretas de cambio interno, que se reflejan inmediatamente en el ajuste de sus portafolios, programas y proyectos. Incrementar el retorno de la inversión hecha en portafolios, programas y proyectos, por lo tanto incrementar las utilidades de la empresa o el valor generado por la institución. Descripción del servicio de Consultoría Características del servicio: El servicio de Consultoría consiste en desarrollar en EP PETROECUADOR, la capacidad organizacional de lograr sus objetivos estratégicos a través de la Gestión de sus Portafolios, según las mejores prácticas a nivel mundial, las cuales están resumidas en "The Standard for Portfolio Management", Project Management Institute. El proyecto será gestionado por la Contratista con la participación de EP PETROECUADOR, asignando un equipo de proyecto, quién se encargará de la coordinación, supervisión y control de la ejecución de los entregables del proyecto. La Contratista proveerá los entregables de consultoría y transferencia de conocimiento, bajo la supervisión, control y aprobación del equipo de proyecto. El diseño y la planificación del proyecto serán realizados en forma conjunta entre la Contratista y EP PETROECUADOR. De acuerdo a dicha planificación, la Contratista destinará consultores e instructores, para realizar las sesiones de trabajo y de entrenamiento. El Sponsor del proyecto deberá ser un alto ejecutivo de EP PETROECUADOR, quién 14 de 76

15 podrá tomar el 80% de las decisiones pertinentes sin necesidad de recurrir a una instancia superior. La Implantación de Gestión de Portafolios debe abarcar todos los programas y proyectos de EP PETROECUADOR. Todos los análisis y evaluaciones, así como las mejores prácticas y recomendaciones, serán relacionados a la Gestión de Portafolios y sus productos o servicios. Relación del servicio con las necesidades de EP PETROECUADOR El servicio desarrollará la Contratista, la capacidad de lograr sus objetivos estratégicos mediante la gestión de sus portafolios de proyectos según las mejores prácticas mundiales, por lo tanto se espera lograr: Traducir las estrategias en portafolios de programas, proyectos y acciones operativas. Identificar los programas y proyectos candidatos. Categorizar los programas y proyectos candidatos. Evaluar los programas y proyectos candidatos. Seleccionar los programas y proyectos componentes. Priorizar los programas y proyectos componentes. Balancear el portafolio total. Autorizar el inicio de los programas y proyectos prioritarios. Revisar y reportar el estado del portafolio. Procesar los cambios estratégicos y ajustar los portafolios. Alcance general del servicio de Consultoría Diagnosticar el Ambiente donde se ejecutan los Portafolios: - Marco Estratégico Empresarial o Institucional. - Políticas Empresariales o Institucionales. - Tipo de Estructura Organizacional y Funcional y su jerarquización. - Cuerpo de Gobernabilidad. - Cultura Organizacional. - Tipos de Stakeholders. - Tipos de Portafolios, Programas y Proyectos. - Recomendaciones sobre el Ambiente de la Gestión de Portafolios. Diagnosticar el Sistema de Gestión de Portafolios: - Recursos Humanos. - Herramientas de Software. - Sistema de Información. - Metodología de Gestión de Portafolio. - Infraestructura de Soporte (Portfolio Management Office - PfMO). - Recomendaciones sobre el Sistema de Gestión de Portafolios. Entrenamiento y Transferencia de conocimiento Técnica sobre Gestión de Portafolios: - A nivel usuario general. - A nivel de gestores de programa. - A nivel de miembros de equipo de gestión de portafolio. - A nivel de gestores de portafolio. 15 de 76

16 - A nivel ejecutivo. Mentoring a Gestores de Portafolios: - Portafolios piloto. - Refuerzos de transferencia de conocimiento. - Rescate de portafolios. Utilización de Herramientas de Software para la Gestión de Portafolios: - A nivel portafolio. - A nivel empresa. Diseño e Implantación del Sistema de Información de la Gestión de Portafolios: - Sistema de Control de Desempeño de programas, proyectos y acciones operativas. - Sistema de Gestión de la Configuración. - Sistema de Almacenamiento de Información de Portafolios. - Sistema de Recuperación de Información de Portafolios. - Entrenamiento sobre el Sistema de Información de Portafolios. - Recomendaciones de Implantación del Sistema de Información de Portafolios. Diseño, desarrollo e implantación de la Metodología de Gestión de Portafolios: - Definición de requerimientos de la Metodología. - Diseño de la Metodología. - Desarrollo de la Metodología. - Entrenamiento sobre la Metodología. - Recomendaciones de implantación de la Metodología. Diseño e implantación de la Oficina de Portafolios (PfMO): - Definición de misión y visión de la PfMO. - Definición de objetivos, funciones y responsabilidades. - Definición de servicios de la PfMO. - Definición de roles y responsabilidades. - Definición de cuadros de personal. - Definición de equipamiento necesario. - Entrenamiento al personal de la PfMO. - Recomendaciones de implantación de la PfMO. Planificación de la Gestión del Cambio: - Gestión del Cambio Individual. - Gestión del Cambio Organizacional. - Recomendaciones para gestionar el cambio. Implantación de la Gestión Organizacional de Proyectos Uso del Modelo de Madurez Organizacional de Proyectos. Descripción: Implantar la Gestión Organizacional de Proyectos según las mejores prácticas del Project Management Institute : - Guía del PMBOK, PMI. 16 de 76

17 - The Standard for Program Management, PMI. - The Standard for Portfolio Management, PMI. - Organizational Project Management Maturity Model Project Manager: Contratista. Equipo de Proyecto: Equipo de proyecto mixto, compuesto por personal de la Contratista y EP PETROECUADOR. Necesidades de EP PETROECUADOR que el Proyecto satisfará: - Crear una empresa o institución ágil, adaptable y competitiva. - Mejorar el logro de los objetivos estratégicos de la empresa o institución. - Traducir las estrategias de la empresa o institución en un conjunto de portafolios, programas, proyectos y acciones operativas. - Acelerar los tiempos de llegada al mercado, de nuevos productos o servicios. - Mejorar la capacidad y rapidez de respuesta de la organización al traducir rápidamente un cambio en su entorno, en acciones concretas de cambio interno, que se reflejan inmediatamente en el ajuste de sus portafolios, programas y proyectos. - Incrementar el retorno de la inversión hecha en portafolios, programas y proyectos, por lo tanto incrementar las utilidades de la empresa. - Optimizar los costos reales de los programas y proyectos componentes de los portafolios. - Optimizar los plazos de término de los programas y proyectos componentes de los portafolios. - Mejorar la predecibilidad de los programas y proyectos, tanto en tiempo como en costo. - Mejorar la efectividad y eficiencia de los programas y proyectos de los portafolios. Descripción del servicio de Consultoría Características del servicio: El servicio de Consultoría consiste en desarrollar en EP PETROECUADOR, la capacidad organizacional de lograr sus objetivos estratégicos a través de la gestión de sus portafolios, programas, proyectos y de administrar su propio proceso de mejora de madurez en la Gestión Organizacional de Proyectos, según las mejores prácticas a nivel mundial. El proyecto será gestionado por la contratista con la participación de EP PETROECUADOR, asignando un equipo de proyecto, quién se encargará de la coordinación, supervisión y control de la ejecución de los entregables del proyecto. La Contratista proveerá los entregables de consultoría y transferencia de conocimiento, bajo la supervisión, control y aprobación del equipo de proyecto. El diseño y la planificación del proyecto serán realizados en forma conjunta entre la contratista y EP PETROECUADOR. De acuerdo a dicha planificación, la Contratista destinará consultores e instructores, para realizar las sesiones de trabajo y de entrenamiento. La implantación de la Gestión Organizacional de Proyectos abarca a todo EP PETREOCUADOR. 17 de 76

18 Relación del servicio con las necesidades de EP PETROECUADOR - El servicio desarrollará en EP PETROECUADOR, la capacidad de lograr sus objetivos estratégicos mediante la gestión de sus portafolios de proyectos y de administrar su propio proceso de maduración sobre la Gestión Organizacional de Proyectos, por lo tanto se espera lograr: - Mejorar el Planeamiento Estratégico de la empresa o institución. - Traducir las estrategias en portafolios de programas, proyectos y acciones operativas. - Implantar la Gestión de Portafolios. - Implantar la Gestión de Programas. - Implantar la Gestión de Proyectos. - Implantar el Proceso de Mejora Continua de la madurez en Gestión Organizacional de Proyecto mediante el uso del modelo de mejores prácticas a nivel mundial. Alcance general del servicio de Consultoría Diagnosticar el proceso de planeamiento estratégico actual: - Políticas, procesos y procedimientos. - Métodos y herramientas. - Cultura, participantes y frecuencias. - Efectividad y eficiencia del proceso actual. - Recomendaciones sobre el Planeamiento Estratégico. Implantar la Gestión de Portafolios: - Diagnosticar el Ambiente donde se ejecutan los Portafolios. - Diagnosticar el Sistema de Gestión de Portafolios. - Entrenamiento y Transferencia de conocimiento Técnica sobre Gestión de Portafolios. - Mentoring a Gestores de Portafolio. - Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información de Gestión de Portafolio. - Diseño e implantación de la Metodología de Gestión de Portafolios. Implantar la Gestión de Programas: - Diagnosticar el Ambiente donde se ejecutan los Programas. - Diagnosticar el Sistema de Gestión de Programas. - Entrenamiento y Transferencia de conocimiento Técnica sobre Gestión de Programas. - Mentoring a Gestores de Programas. - Diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Información de Gestión de Programas. - Diseño e implantación de la Metodología de Gestión de Programas. Implantar la Gestión de Proyectos: - Diagnosticar el Ambiente donde se ejecutan los Proyectos. - Diagnosticar el Sistema de Gestión de Proyectos. - Entrenamiento y Transferencia de conocimiento Técnica sobre Gestión de Proyectos. - Mentoring a Gestores de Proyectos. 18 de 76

19 - Diseño e implantación del Sistema de Información de la Gestión de Proyectos. - Diseño, desarrollo e implantación de la Metodología de Gestión de Proyectos. Implantar la herramienta Primavera con sus módulos para la Gestión de proyectos, programas y portafolios: - Ingresar los proyectos, programas y portafolios en la herramienta - Acompañamiento en la operación de la gestión de los proyectos, programas y portafolios ingresados Implantar la Estructura General de Soporte a la Gestión Organizacional de Proyectos: - Utilización de Herramientas de Software para la GOP. - Diseño e Implantación de la Oficina de Gestión Organizacional de Proyectos. - Planificación de la Gestión del Cambio Individual y Organizacional. Implantar el Ciclo de Mejora Continua de la madurez en Gestión Organizacional de Proyectos mediante el uso del modelo de mejores prácticas a nivel mundial: - Medición inicial del nivel de madurez. - Definición de objetivos de mejora. - Planificación del proyecto de mejora. - Mentoring durante el proyecto de mejora. - Medición del nivel de madurez. - Preparación para el siguiente ciclo de mejora Entrenamiento del personal. Levantar, diseñar, documentar, mejorar, estandarizar e implementar los procesos, procedimientos, formatos, indicadores, metodologías, instructivos, plantillas, herramientas, instrumentos, etc. e incorporar los conocimientos, desarrollar habilidades y capacidades óptimas para la adecuada gestión de proyectos, utilizando la herramienta Primavera; con la aplicación de las mejores prácticas de gestión mediante la implantación de la Oficina de Proyectos/Programas/Portafolios. Entrenamiento del personal Es importante desplegar un plan de entrenamiento en Gestión de Proyectos/Programas/Portafolios basados en el PMI que contenga al menos los siguientes eventos sugeridos: Taller de dirección de proyectos por áreas de conocimiento y preparación para el examen de certificación como PMP Mínimo 156 horas Para 40 personas Taller de Gestión de Programas y preparación para el examen de certificación como PgMP Mínimo 60 horas Para 20 personas Taller Preparación para el examen de certificación como PMI, PMI-RMP SM 19 de 76

20 Mínimo 32 horas Para 20 personas Taller Preparación para el examen de certificación como PMI, PMI-SP SM Mínimo 32 horas Para 20 personas Taller Preparación, evaluación, priorización y gestión de Programas y Portafolios Mínimo 40 horas Para 20 personas Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos Mínimo 24 horas Para 20 personas Incluye textos originales del PMI, para cada persona que recibe la transferencia de conocimiento. La Contratista deberá formar a los funcionarios de Proyectos/Programas/Portafolios para el examen de obtención de las siguientes credenciales: Profesional en Scheduling del PMI, PMI-SP SM Profesional en Gestión de Riesgos del PMI, PMI-RMP SM Profesional de Gestión de Programas, PgMP Exámenes No. Personas aproximado PMP 10 PgMP 5 PMI-RMP SM 5 PMI-SP SM 5 En el Formulario 3.6: PLAN DE TRABAJO: ENFOQUE, ALCANCE Y METODOLOGÍA de la oferta, dentro del componente planificación - talleres, se deberá detallar una subactividad específica con los costos correspondientes a los exámenes de certificación del PMP (10 personas), PgMP (5 personas), PMI-RPM (5 personas) y PMI-SPl (5 personas), a objeto de realizar los pagos por los cupos efectivamente utilizados BENEFICIOS ESPERADOS DE LA CONSULTORÍA La Oficina de Proyectos/Programas/Portafolios permite: El mayor beneficio de la implementación de la PMO / PgMO / PfMO es hacer las cosas con mayor fluidez, por medio de la automatización de tareas, del uso de modelos, de la adecuada utilización de la metodología y herramienta de gestión Primavera, creando una atmosfera positiva para respaldar a la Coordinación de Proyectos, a partir de ello se puede conseguir proyectos con éxito. Gestionar los proyectos/programas/portafolios. Proveer información para la toma de decisiones. 20 de 76

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