Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Página 1 de 7 OBJETIVO DEL PROCESO Obtener, mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de de la Universidad de Pamplona, para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de su comunidad. Inicia Planificación del Sistema Integrado de ALCANCE Termina Evaluación, Análisis y Mejora RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR (CSUP) Estado Misión Institucional Visión Institucional Resolución Rectoral que formaliza responsabilidades Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad P Planificación para la Revisión, Control y Seguimiento del Sistema Integrado Elaboración del Plan Operativo Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades Administrador(a) del Sistema Integrado de FAC-23 diligenciado Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de para su aprobación Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos Comité de Coordinación de del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios de la Infraestructura y Apoyo Logístico.

2 Página 2 de 7 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Ejecución del plan operativo Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Elaboración del informe consolidado como Entrada para la Revisión por la Alta Dirección Informes de avance del ejecutado Comité de Coordinación de control Interno FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de de la Calidad Aprobado. Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Verificación y validación de la Documentación de los Procesos. FAC-28 y FAC-29 actualizado. Comité de Coordinación de control Interno Todos los Procesos Documentación aprobada para verificación y validación. Seguimiento a los procesos H Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Reunión de Grupo de Mejoramiento para revisión de planes de mejoramiento e indicadores Administrador(a) del Sistema Integrado de Actas de Documentos verificados y validados. Actas de Control y Seguimiento por Proceso Actualización del FAC- 28 y FAC-29 Todos los Procesos del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios Solicitud de necesidades de capacitación Materiales, insumos y personal por contrato Identificación de necesidades de capacitación Análisis de necesidades de material, insumo y persona. Procesos retroalimentados Necesidades de Capacitación Solicitud de requerimientos del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios

3 Página 3 de 7 Infraestructura y Logística Facultades Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Aval para el desarrollo del Diplomado Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Planificación del Diplomado Desarrollo del Diplomado Evaluación y control mediante los formatos FAC-36, 37 y reunión con los docentes Acta de sustentación de trabajo de grado EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA Infraestructura y Logística Registro y Control Académico RECEPTOR Plan de Auditorias Internas Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) Instrumentos de seguimiento y medición del proceso V Análisis de informes de Auditorias Seguimiento y control de los riesgos Identificados y valorados Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Medición de Indicadores y evaluación de las metas. Elaboración de los planes de mejoramiento Grupo de Mejoramiento Riesgos actualizados y controlados Plan de mejoramiento elaborado EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los procesos A Toma de acciones correctivas Toma de acciones preventivas Grupo de Mejoramiento Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de mejora

4 Página 4 de 7 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL ITEM QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Misión y Visión actualizada ( que sea la vigente ) Política y Objetivos de Calidad vigentes Verificación y vigencia del último Acto Administrativo Administrador(a) del Sistema Integrado de Anual Manual de Calidad e historia de modificaciones Verificación de la coherencia del FAC-19 Encuesta de Medición para la Revisión de la Política de Calidad y Objetivos del Sistema Integrado de Normatividad Matriz de requisitos legales

5 Página 5 de 7 Actas de reunión Controles en las actividades Cumplimiento de los requisitos de entrada para la Revisión por la Dirección Control y seguimiento a la ejecución del FAC- 23 Fechas establecidas del FAC-23 FAC-33 Control de Remisión y Recepción de Documentos del Sistema Integrado de Controles a las salidas Actualización del FAC- 28 y FAC-29 A través de la revisión mensual con el proceso Fechas establecidas del FAC-23 Actas de reunion RECURSOS TALENTO HUMANO Administrador (a) del Sistema Integrado de Asistente del Sistema Integrado de INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina dotada Sala de Juntas Archivadores con su respectivo control y seguridad Papelería Tintas CD s Tablero acrílico con expógrafos TECNOLOGICOS Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc )

6 Página 6 de 7 REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2004 de la Calidad en el Sector Público NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad Requisitos NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad Vocabulario Modelo Estándar de Control Interno Acuerdo 162 del 6 de noviembre del 2007, por el cual se actualiza la Politica de Calidad Institucional de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 082, Junio 20 de 2005, por el cual se crean los Organismos de Administración y Control del Sistema de de la Calidad Resolución 758 del 20 de Junio del 2005, por la cual se hacen unas designaciones y se asignan funciones Ley 872 Diciembre 30 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Acuerdo 4110 Diciembre 09 de 2004, Por la cual se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Pública. NTC ISO GP Acuerdo 027 Del 25 de Abril de Acuerdo 042 del 17 de Junio de 1999, Estatuto General de la Universidad de Pamplona. Normatividad de la educación superior: Ley 30 de 1992 Ley 1084 del 4 de Agosto de 2006 Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003 Decreto 1001 del 3 de Abril de 2006 Ley 962 de 2005 Antitrámites

7 Página 7 de 7 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestrio de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Obtener la acreditación institucional Mejora de la Cultura Institucional Incrementar las fuentes de financiación

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