Subgerencia General BNCS-SG

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1 San José, 22 de noviembre del 2011 Señor Jorge Mendez Zamora, Presidente. BN Corredora de Seguros S.A. Estimado señor: En cumplimiento de lo dispuesto por la Contraloría General de la República en las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el Informe Final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno (D CO-DFOE) hago del conocimiento de la Junta Directiva mi informe final de gestión como Subgerente General Administrativo de BN Corredora de Seguros, cargo que ocupé hasta el 22 de noviembre de Agradezco a los miembros de este órgano director la confianza depositada en este servidor para ejercer el cargo. Con las muestras de mi consideración y estima, SUBGERENTE GENERAL San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 1 de 1

2 PRESENTACIÓN En la sesión del 9 de marzo de 2010, en la segunda resolución del artículo 3 y mediante acuerdo firme y unánime se creó la Subgerencia General Administrativa, la cual textualmente señala: 2ª Resolución Considerando: i) lo que al efecto dispone la cláusula décima del Pacto Constitutivo de BN CORREDORA DE SEGUROS, S.A., aprobado en el artículo 15, sesión del 28 de octubre del 2008; ii) la posición expresada en la parte deliberativa por los miembros de la Junta Directiva General, sobre la necesidad y conveniencia de continuar contando con el conocimiento institucional y la experiencia del señor Acosta Jaén; iii) la necesidad de una mejor coordinación, planificación y organización de los recursos humanos de la empresa en función de los objetivos comerciales, POR VOTACIÓN NOMINAL Y UNÁNIME SE ACORDÓ EN FIRME: 1) aprobar la creación de una nueva Subgerencia General Administrativa; 2) nombrar al señor Nogui Acosta Jaén, como Subgerente General Administrativo de BN Corredora de Seguros, S. A., por el plazo legal correspondiente (cuatro años), para lo cual se le otorgan, en este acto, los poderes amplios y suficientes para el desempeño de este cargo, según lo establecido en el artículo del Código Civil. Se cumplirán todas las disposiciones legales y reglamentarias aplicables en la ejecución de este acuerdo; 3) encargar a la Administración comunicar, oportunamente, a las personas y entidades correspondientes el acuerdo adoptado; 4) autorizar al Presidente de esta Junta Directiva para que comparezca ante notario público a protocolizar e inscribir el acuerdo tomado en este artículo. En la ejecución de este acuerdo deberán ser cumplidas las disposiciones legales y reglamentarias atinentes. Cargo que ejercí con honorabilidad, honestidad y lealtad a la institución hasta el 22 de noviembre de 2011, fecha en la cual, en el artículo 10 de la sesión de Junta Directiva No , se toma el siguiente acuerdo: Resolución Considerando: i) la propuesta del presidente, señor Jorge Mendez Zamora; ii) los comentarios de los señores en la deliberación del presente artículo, POR VOTACIÓN NOMINAL Y UNÁNIME SE ACORDÓ EN FIRME: 1) acoger la moción presentada, en esa oportunidad, por el señor Jorge Méndez Zamora y, en consecuencia, suprimir la plaza de la Subgerencia General Administrativa, aprobada por esta Junta Directiva en el artículo 3., sesión del 9 de marzo de 2010; 2) encargar a la Gerencia General dar por terminado el contrato laboral con el titular de la plaza de la Subgerencia General Administrativa, con el reconocimiento de la totalidad de sus derechos laborales; 3) instruir a la Gerencia General agradecer al Subgerente General Administrativo por los aportes realizados durante el período en que fungió como Subgerente de la Sociedad BN Corredora de Seguros; 4) comisionar al director Méndez Zamora, en su calidad de San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 2 de 2

3 Presidente de esta Junta Directiva, para que eleve a conocimiento de la Junta Directiva General, como Asamblea de Accionistas de la sociedad, una propuesta acorde con lo resuelto en esta oportunidad, en el sentido de modificar los estatutos de la sociedad para que, al igual que en las demás subsidiarias del Banco, las funciones administrativas estén a cargo de un Gerente General. En vista de lo anterior, y apegado a las normas que rigen la función pública, se presenta el siguiente informe final de labores para resumir los principales logros obtenidos en esta gestión. Para estos efectos, el contrato suscrito entre BN Corredora de Seguros y el suscrito establece en su cláusula segunda que su condición de Subgerente General Administrativo se desempeñará como coordinador de todas las dependencias administrativas en la planificación y organización de los recursos humanos de la sociedad, con excepción de la Auditoría Interna, acorde con su experiencia y formación profesional. Al respecto, la Gerencia General estableció, mediante correo electrónico que las funciones, específicas, serían las siguientes: 3. En cuanto a su propuesta de funciones, le indico: a. Administración del Personal, proceso de selección, gestión del recurso humano, capacitación, salario y demás actividades propias de la parte laboral. Esta función seguirá siendo de la Gerencia General. Para los efectos que se estimen convenientes, le solicitará la colaboración puntual de la Sub Gerencia sobre temas específicos que apoyen mis labores. b. Administración Financiera, contabilidad, presupuesto y contratación administrativa. Estas efectivamente son labores que le agradezco que asuma. En temas como presupuesto y contratación administrativa, solicito que cualquier acción sea consultada previamente con mi persona. c. Control Operativo y soporte de tecnología. En este punto me gustaría tener más información sobre a qué se refieren estas labores. En principio estas son funciones del Director de Operaciones. d. Y cualquier otra que esté relacionada con el área administrativa. Aspectos administrativos como suministros, mantenimiento, pagos, seguridad, y otros similares, son labores que quedan a cargo de la Sub Gerencia. 4. También quisiera que se encargue de algunos temas que usted no mencionó: a. Dueño del Producto Seguros Autoexpedibles: a solicitud de don Manrique Chacón y don Luis Rodríguez, es necesario designar a una persona de la Corredora que asuma la responsabilidad por la coordinación y el seguimiento de los temas relacionados con este negocio. San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 3 de 3

4 b. Coordinación de asuntos relacionados con atención de auditores externos, Proveeduría, Dirección Financiera y otros del Banco Nacional. En vista de lo anterior, las principales gestiones realizadas son: 1. Previo al nombramiento, ejercí como encargado del proyecto de creación de BN Corredora de Seguros. Encomienda que se logró el 26 de octubre de 2009, con la autorización, por parte de la SUGESE, de BN Sociedad Corredora de Seguros, S.A. 2. En mi labor como Subgerente General Administrativo me correspondió estructurar los convenios entre el Banco Nacional y BN Corredora de Seguros, a saber: a. CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES ENTRE EL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Y BN SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A. b. CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS ENTRE EL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Y BN SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A. C. CONVENIO MARCO ENTRE EL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Y BN SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A., PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y ASESORIA EN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. d. FIRMA DE ADENDUMS A CONTRATOS DE COMPRA POR DEMANDA DEL BNCR, PARA INCLUIR A LAS SUBSIDIARIAS 3. Elaborar el Plan de capacitación para miembros de Junta Desarrollar la Política para definición revisión y aprobación de capacitaciones por parte de la Junta Directiva. 5. Desarrollar el Procedimiento gestión de Corredores 6. Gestionar la incorporación de BN Sociedad Corredora de Seguros en el Código de Gobierno Corporativo del Banco Nacional. 7. A solicitud de la Gerencia General se elaboró un Estudio de Verificación de normativa, identificación de oportunidades e implementar acciones correctivas. 8. Coordinar el Programa de Capacitaciones del personal, durante el Elaborar, presentar a conocimiento de la Junta Directiva y luego a la Contraloría General de la República los Presupuesto de la sociedad durante el 2010, 2011 y Llevar el control presupuestario y elaborar, para conocimiento de Junta Directiva y de la Contraloría General de la República, los informes de ejecución y la liquidación del presupuesto en 2010 y Quedan labores importantes a realizar como: 1. Implementar un Esquema de Administración de la Relación con el cliente (CRM) 2. Realizar evaluaciones periódicas de Satisfacción del Cliente San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 4 de 4

5 3. Desarrollo e Implementación del Sistema de Control Interno. 4. Mantener el apego a la normativa. INFORME FINAL DE GESTIÓN Este informe final de gestión se realiza en cumplimiento de lo dispuesto por la Contraloría General de la República en las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el Informe Final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno (D CO-DFOE). A.- Labor sustantiva de la entidad a cargo. BN Sociedad Corredora de Seguros S.A. es un intermediario de seguros propiedad 100% del Banco Nacional. Y desarrollo la actividad de intermediación en los términos del artículo 22 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, a saber: Las sociedades corredoras de seguros son personas jurídicas inscritas en el Registro Mercantil como sociedades anónimas, cuyo objeto social exclusivo será la intermediación de seguros bajo la figura de correduría de seguros. Dicha intermediación la realizará sin que actúe en nombre ni por cuenta de una o varias entidades aseguradoras y la ejercerá únicamente mediante corredores que cuenten con la licencia y acreditación correspondientes. Fui nombrado Subgerente General Administrativo mediante el artículo 3 de la sesión del 9 de marzo de 2010 y suprimida la plaza mediante el artículo 10 de la sesión del 22 de noviembre de B.- Cambios en el entorno durante la gestión. La apertura del Mercado de Seguros en el 2008 generó profundos cambios en el entorno de los intermediarios de seguros. Este proceso aún continúo y requerirá de algunos años más para estabilizarse y contar con un marco jurídico consolidado y la participación activa y competitiva de aseguradoras, corredoras de seguros, agentes y agencias de seguros, proveedores de servicios auxiliares, entre otros, participantes en el mercado. Durante mi gestión se promulgó la siguiente normativa, que afectó el desempeño y estructura de BN Corredora de Seguros: 1. Ley del Contrato de Seguros, Ley Normativa Contable aplicable a los Entes Supervisados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN, SUGESE y a los Emisores No Financieros. 3. Normativa para el Cumplimiento de la Ley San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 5 de 5

6 4. Disposiciones Generales Plan de Cuentas para las Entidades de Seguros. 5. Reglamento de Auditores Externos aplicable a los Sujetos Fiscalizados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE. 6. Reglamento de Gobierno Corporativo SUGEF SUGEVAL - SUPEN - SUGESE. 7. Se actualizó el Reglamento sobre Autorizaciones, Registros y Requisitos de Funcionamiento de Entidades Supervisadas por la Superintendencia General de Seguros. 8. Reglamento sobre Comercialización de Seguros. 9. Además de números acuerdos, circulares y resoluciones. En lo relativo al entorno, se consolidó una oferta de seguros a través de la incursión de nuevas empresas aseguradoras, que generaron opciones a los clientes e impuso obligaciones a los intermediarios de seguros. Entre las aseguradoras, se inscribieron 8, a saber: 1. Mapfre/Seguros Costa Rica S.A. 2. Alico Costa Rica S.A. (recientemente absorbida por Metlife y posteriormente comprada por Panamerican Life Insurance) 3. Assa Compañía de Seguros S.A. 4. Panamerican Life Insurance de Costa Rica S.A. 5. Aseguradora del Itsmo S.A. 6. Seguros Bolívar 7. Qualitas 8. Best Meridiam Insurance De igual forma, ingresaron al mercado de correduría de seguros, las siguientes empresas: 1. AVANTO CORREDURIA DE SEGUROS, S.A 2. UNICEN CORREDORA DE SEGUROS, S. A. 3. CONFÍA SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A 4. UNITY CORREDORES DE SEGUROS S.A. 5. CRS SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A 6. ASPROSE CORREDORA DE SEGUROS, S.A. 7. GRUPO AISFA SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS, S.A 8. IBG CORREDURIA DE SEGUROS S.A Por lo tanto, el mercado se hecho más competitivo y el cliente más selectivo a la hora de tomar los seguros tanto por aseguradora como por intermediario de seguros. C.- Estado de la Autoevaluación de Control Interno Institucional y acciones emprendidas para perfeccionar el Sistema de Control Interno durante el último año San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 6 de 6

7 Siendo BN Corredora de Seguros una entidad pública de reciente implementación, no cuenta con el instrumental adecuado para realizar las autoevaluaciones, toda vez, que se está en proceso de levantamiento de los procedimientos de la entidad. En este sentido, la principal acción fue la contratación de un Ingeniero Industrial que realizara el levantamiento de los procedimientos de la entidad, como primer paso para realizar la evaluación del control interno y definir aquellos puntos sensibles para su implementación. D.- Principales logros alcanzados durante mi gestión de acuerdo con la planificación institucional. Los principales logros que a continuación enumero no son míos, sino de todos los funcionarios que componen BN Corredora de Seguros. Lo que si me corresponde es la satisfacción de haber aportado mis conocimientos y mis valores a esta entidad, centrado en el apego a la ley, a la sana crítica y a la búsqueda de sus objetivos y de los del Banco Nacional. 1) En mi labor como Subgerente General Administrativo me correspondió estructurar los - convenios entre el Banco Nacional y BN Corredora de Seguros, a saber: a) CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES ENTRE EL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Y BN SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A. b) CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS ENTRE EL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Y BN SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS S.A. c) Convenio marco entre El Banco Nacional de Costa Rica y BN Sociedad Corredora de Seguros S.A., para la prestación de los Servicios y Asesoria en Contratación Administrativa. d) FIRMA DE ADENDUMS A CONTRATOS DE COMPRA POR DEMANDA DEL BNCR, PARA INCLUIR A LAS SUBSIDIARIAS Todos los cuales, constituyen la base de la gestión administrativa de las compras y de la gestión administrativa de BN Corredora de Seguros. Con ellos, se logran generar economías de escala y apego a la normativa del sector público. 2) Por otra parte, fui partícipe del Manual de Políticas y Procedimientos de Intermediación de BN Corredora de Seguros, aplicación del artículo 14 del Reglamento sobre Comercialización de Seguros. En especial, de desarrollar el primer borrador del Procedimiento Gestión de Corredores 3) También me correspondió desarrollar la Política para definición revisión y aprobación de capacitaciones por parte de la Junta Directiva y como resultado, en coordinación con los demás funcionarios de la corredora, elaborar e implementar el Plan de capacitación San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 7 de 7

8 para miembros de Junta Así como, coordinar el Programa de Capacitaciones del personal, durante el ) Por solicitud expresa de la Superintendencia se debió gestionar la incorporación de BN Sociedad Corredora de Seguros en el Código de Gobierno Corporativo del Banco Nacional, labor que me fue encomendada y realizada a cabalidad. 5) Por disposición de la Gerencia General, me correspondió la gestión del ciclo presupuestario: a) Elaborar, presentar a conocimiento de la Junta Directiva y luego a la Contraloría General de la República los Presupuesto de la sociedad durante el 2010, 2011 y b) Llevar el control presupuestario y elaborar, para conocimiento de Junta Directiva y de la Contraloría General de la República, los informes de ejecución y la liquidación del presupuesto en 2010 y Durante este tiempo, todas las gestiones han estado apegadas a la normalidad y se han aprobado los presupuestos del 2010 y En la actualidad, la Contraloría General de la República, tiene en conocimiento el presupuesto de ) A solicitud de la Gerencia General se elaboró un Estudio de Verificación de normativa, identificación de oportunidades e implementar acciones correctivas. Este documento contiene una serie de recomendación y acciones que se deben implementar para que la actividad de intermediación esté apegada a la legalidad, situación que en la actualidad no ocurre. E.- Administración de los recursos financieros asignados a la institución. Cada año se elabora un presupuesto que se somete a aprobación de la Junta Directiva. Una vez aprobado, es presentado para autorización por parte de la Contraloría General de la República. Cuando es autorizado el presupuesto, se pone a disposición de BN Corredora de Seguros al inicio de cada año. En vista de que la empresa cuenta con dos presupuestos aprobados, 2010 y 2011, y ninguno de los cuales, arroja cifras comparativas, se omite realizar una comparación. En el primer caso, BN Corredora de Seguros, se implementó en cuanto a personal hasta mediados del segundo semestre, con lo cual, el grado de ejecución del presupuesto es muy bajo. Por otra parte, no ha terminado el año 2011, por lo cual las cifras no están consolidadas. No obstante, en el período de mi gestión, no se han presentado situaciones dignas de mencionarse. San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 8 de 8

9 F.- Estado actual de cumplimiento sobre observaciones que haya hecho la Contraloría General de la República. Hasta donde tengo conocimiento, con excepción de las observaciones realizadas a raíz, del nombramiento del Auditor Interno, las cuales se han cumplido a cabalidad, la Contraloría General de la República no ha hecho observaciones. G.- Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que haya hecho la Auditoría Interna. La auditoría interna ha elaborado los siguientes informes: 1) ACS-AI , denominado ESTUDIO INTEGRAL SOBRE GESTIÓN, con fecha 6 de junio, cuya recomendación fue acatada. 2) ACS-EE , denominado ESTUDIO ESPECIAL SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL con fecha 30 del setiembre, cuya recomendaciones se encuentran en proceso de implementarse. Estas labores corresponderán a la Gerencia General. 3) ACS-EE , denominado ESTUDIO ESPECIAL DE SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE SUGESE con fecha 7 de octubre, cuyas recomendaciones fueron implementadas, resta el resultado de los estudios requeridos. Estas labores corresponderán a la Gerencia General. Todos estos han sido ampliamente discutidos y atendidos oportunamente mediante reuniones en las cuales se discuten las debilidades señaladas en los informes así como posibles planes de acción para subsanarlos. H.- Activos asignados a mi persona y entregados y recibidos formalmente por la Administración. Los activos asignados a mi persona serán formalmente devueltos a la unidad interna encargada de esa función, al momento del cese de mis funciones. I.- Temas pendientes que requieren seguimiento Quedan labores importantes a realizar como: 1) Implementar un Esquema de Administración de la Relación con el cliente (CRM). En especial, porque la gestión propia de una Correduría de Seguros es el trato con el cliente corporativo, para la implementación de soluciones integrales de administración de riesgos. Por ello, se hace necesario este proyecto. San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 9 de 9

10 2) Realizar evaluaciones periódicas de Satisfacción del Cliente. Un resultado del Esquema de Administración de la Relación con el Cliente es evaluar la satisfacción de este con el servicio brindado. 3) Desarrollo e Implementación del Sistema de Control Interno. Un estudio en proceso de la auditoría interna señala que el control interno en BN Corredora de Seguros es incipiente. Por ello es fundamental el desarrollo de las herramientas para poder controlar el alto riesgo que genera la falta de procedimientos claros, transparentes y de conocimiento general. Así como implantar una cultura de control, que posibilite 4) Mantener el apego a la normativa. Esta empresa en caso de alejarse de las disposiciones normativas, en relación con la gestión de las pólizas, corre especial riesgo dado que es solidariamente responsable frente al dolo y negligencia en las gestiones propias y de los corredores. En necesario conceptualizar y estructurar todos los negocios en estricto apego a las disposiciones de la Superintendencia General de Seguros. San José, Costa Rica/Teléfono: (506) /Fax: (506) /Web: Pág. 10 de 10

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