PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS

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1 PÁGINA 1 de 14 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS Copia nº: Destinatario: Fecha de Aplicación: Octubre de 1998 Elaborado y revisado por: APROBADO POR: DIRECTOR DE CALIDAD DIRECTOR GENERAL Profesores de Sistemas Electrónicos y

2 PÁGINA 2 de 14 ÍNDICE: 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. 4. DESCRIPTIVO PROPUESTAS DE COMPRA DE MATERIAL. 4.2 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS INCIDENCIAS CONTROL DE PROVEEDORES ACEPTACIÓN DE PROVEEDORES SEGUIMIENTO. 6. RESPONSABILIDADES. ANEXO I: PEDIDO DE MATERIALES. ANEXO II: HOJA DE PEDIDOS. ANEXO III: LISTADO DE PROVEEDORES. Profesores de Sistemas Electrónicos y

3 PÁGINA 3 de OBJETO. Definir el sistema empleado por DEISTELI para realizar las compras de materiales, componentes y equipos, así como determinar un sistema de evaluación de proveedores que sea práctico y fácil de consultar. 2. ALCANCE. Este procedimiento se aplica a la compra de todos los materiales, componentes o equipos que se tengan que adquirir para realización de las instalaciones propias de la empresa DESITELI. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. UNE-EN-ISO-9001 y normas directamente relacionadas Capítulo 06 del Manual de la Calidad de DESITELI: "Compras". 4. DESCRIPTIVO DESITELI realiza compras continuas de material y componentes para mantener el nivel de stock óptimo y poder atender a todos los trabajos encomendados en tiempo y forma pactada con sus clientes. Como norma general DESITELI sólo comprará productos a proveedores aceptados (ver apartado 4.4). Las excepciones deberán ser autorizadas por el Departamento de Calidad PROPUESTAS DE COMPRA DE MATERIAL. En principio cualquier departamento puede cursar una solicitud de compra. Para ello, debe rellenar el correspondiente Impreso de pedidos de material (formato correspondiente al Registro de la Calidad RC del Anexo I). En el Impreso de pedidos de material se hará constar la fecha exacta o el plazo máximo en que debe suministrarse, o al menos, la prioridad de envío, indicando: Urgente, para materiales que se necesitan para la realización de un proyecto o de una instalación y que puedan paralizarse los trabajos correspondientes. Normal, para el caso de reposición de stock o pedidos no urgentes. En la medida en que sea posible, los distintos departamentos, deberán planificar los pedidos, tendiendo a minimizar la necesidad de pedidos urgentes. No se admitirán solicitudes de compras que no vayan documentadas según este procedimiento. Excepcionalmente, para casos de extrema urgencia, se podrá aplazar algunos de los pasos, debiendo ser formalizados en cuanto sea posible. Profesores de Sistemas Electrónicos y

4 PÁGINA 4 de 14 El Departamento de Compras es el responsable de la gestión de las compras, tanto en su tramitación como en el seguimiento. (a) Especificaciones de los materiales, componentes y equipos. La definición completa de todas las características y requisitos de los materiales y componentes que se adquieren del exterior es básica para minimizar los errores en el aprovisionamiento. En todo caso, la definición de las características y requisitos aplicables a los materiales y componentes para realizar los trabajos de desarrollo y gestión de sistemas de telecomunicación e informáticos, deberá ser una labor conjunta de todos los Departamentos implicados, de modo que puedan tenerse en cuenta las experiencias con suministros similares y se asegure que se han incluido todos los requisitos necesarios. En la definición de los requisitos se tendrá en cuenta los siguientes puntos: Definición del material o producto de que se trate. Indicación de norma, denominación usual tipo, grado, etc. Requisitos en cuanto a calidad de materiales. Requisitos en cuanto a ensayos y pruebas a realizar por el proveedor. Requisitos en cuanto a identificación y marcado. Requisitos de embalaje y/o protección. Certificados y/o documentos justificativos de la calidad que deben acompañar al suministro. (b) Adjudicación Cuando el Departamento de Compras lo considere necesario, o cuando el proveedor pretenda un cambio respecto a los requisitos especificados, el mismo Departamento de Compras solicitara la revisión de las ofertas por los departamentos implicados antes de decidir la adjudicación. 4.2 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR. La "Hoja de pedidos" reflejada en el formato correspondiente al Registro de la Calidad RC del anexo II), incluye la siguiente información: Nombre y/o código de proveedor N º de pedido Fecha de pedido Fecha de entrega y observaciones Cantidad, referencia y/o especificaciones del artículo Petición de instrucciones de almacenamiento, manipulación y conservación (si el material requiere condiciones especiales). Nota: Cuando el Departamento de Compras tenga una petición de necesidad de algún material que no puede ser suministrado por los proveedores habituales, se solicitará al Departamento de Calidad su evaluación. Si esta es positiva, se dará de alta en el listado de Proveedores Aceptados, al nuevo proveedor y se le asignará un código identificativo (Apdo. 4.4). Profesores de Sistemas Electrónicos y

5 PÁGINA 5 de 14 La supervisión y aprobación de la "Hoja de pedidos" corresponderá al Responsable del Departamento de Compras. Para pedidos rutinarios o de pequeña cuantía, podrán delegar la aprobación en otra persona. El Departamento de Compras contactará con el proveedor para aclarar las condiciones del pedido. Enviará vía fax, por correo electrónico y/o por correo ordinario, la "Hoja de pedidos" que refleje dichas condiciones. Para plazos de entrega igual o superior a una semana, en la misma "Hoja de pedidos", se solicitará que el proveedor confirme por fax, en un plazo máximo de dos días hábiles, las condiciones del envío. Una vez enviada la orden de compra, se archivará por el Departamento de Compras. Al ser recepcionado el pedido, Almacén enviará la factura o albarán del proveedor al Departamento de Compras, como aviso de la entrada, indicando los productos recibidos y los no recibidos. El Departamento de Compras realizará la entrada del pedido. En el caso de que no exista albarán por parte del proveedor, el producto será retenido en recepción. Almacén avisará a Compras de la situación para informar al proveedor. Si por necesidades de las actividades realizadas el uso de este material fuera necesario, Almacén, rellenará una ficha de control de recepción con los datos necesitados para que el Departamento de Compras pueda gestionar el pedido SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS. Semanalmente, el Departamento de Compras controlará el estado de los pedidos, comprobando aquellos, cuyo plazo de entrega acordado con el proveedor se hayan cumplido. En estos casos, Compras contactará con el proveedor pidiéndole que envíe por fax, explicaciones o las nuevas condiciones del suministro. Estas modificaciones deberán estar disponibles y controladas, al menos, hasta que se reciba el material. Los pedidos de material pendientes se guardarán en un archivo de "Pedidos Pendientes", de tal forma que sea fácil controlar su seguimiento INCIDENCIAS. Compras comunicará al departamento que realice el pedido de material, lo antes posible, cualquier incidencia en el suministro (plazo, modificación de especificaciones, etc.), decidiéndose entre ambos una de las siguientes acciones: Aceptación de las nuevas condiciones de pedido. Cambio a proveedor alternativo. Cancelación del pedido. Si estas modificaciones afectan a los requisitos del cliente (retrasos, cambio de referencias o marca, etc.), el departamento que realice el pedido de material se lo comunicará al Departamento Comercial. En caso de estimarse oportuno, Comercial informará al cliente de las nuevas condiciones. Para asegurar las actividades de DESITELI, se dispondrá de proveedores alternativos al principal, que ofrezcan el mismo nivel de calidad y servicio que su proveedor principal CONTROL DE PROVEEDORES. Profesores de Sistemas Electrónicos y

6 PÁGINA 6 de ACEPTACIÓN DE PROVEEDORES. Se distinguirán dos categorías: Proveedores históricos: son los existentes antes de la implantación del Sistema de la Calidad. Serán clasificados automáticamente como "Proveedor Aceptado". Proveedor Nuevo: Corresponderá su aprobación al Responsable de Calidad. El método de evaluación dependerá del producto suministrado, basándose fundamentalmente en las certificaciones de calidad que posea y en las referencias existentes. El periodo de prueba lo constituirán los tres primeros suministros. El Departamento de Calidad será responsable de comunicar al Departamento de Compras, las altas en el Listado de Proveedores Aceptados (Anexo III) SEGUIMIENTO. DESITELI dispone de un sistema de seguimiento de proveedores. Existe un listado de proveedores, que los clasifica según estén aceptados o estén a prueba, y según sean proveedores para el desarrollo de proyectos o proveedores para instalaciones que realiza la empresa. Cada seis meses, el Departamento de Calidad realiza una revisión de los resultados de las entregas recibidas en el periodo anterior. Consultará tanto los "informes de no-conformidad" como las Fichas de Control de Recepción. La evaluación se hará atendiendo a tres parámetros: Fecha de recepción según el pedido (se considerará no-conformidad un retraso superior a 15 días). Error en el envío (constituirán no-conformidad cuando su subsanación supere en 15 días la fecha tope de entrega). Resultados del control de recepción (la no aceptación de cualquier producto constituirá una noconformidad). El Departamento de Calidad evaluará a los proveedores atendiendo a la gravedad o reiteración de deficiencias y no-conformidades. Será su función, sacar de la lista de proveedores habituales a aquellos que incumplan los requisitos establecidos por DESITELI y los avisará puntualmente, justificando debidamente esta decisión. El personal que realice las inspecciones de recepción, será el responsable de rellenar y archivar las Fichas de Control de Recepción de material. En dichas fichas deberán indicar todas las deficiencias apreciadas en el envío, aunque no constituyan no-conformidad. Además deberán elaborar un "Informe de no-conforrmidad" en todos los casos en los que la deficiencia constituya una no-conformidad. 6. RESPONSABILIDADES. (a) Departamento que propone la compra: Elaboración de los pedidos de material y su envío al Departamento de Compras. Estudiar y planificar la necesidad de aprovisionamiento. Adjuntar a los pedidos de material, todas las especificaciones y documentación necesaria para que el Departamento de Compras elabore el pedido. (b) Departamento que realiza el pedido y los departamentos de Calidad y Compras: Profesores de Sistemas Electrónicos y

7 PÁGINA 7 de 14 Elaboración de las especificaciones y documentación necesaria para identificar claramente los materiales, componentes y equipos que se tengan que adquirir. (c) Almacén: Rellenar y archivar las fichas de control de recepción de material y los informes de no conformidad. Comunicar al Departamento de Compras, mediante el albarán del proveedor, las entradas de material en el almacén. Comunicar al Departamento de Compras las posibles deficiencias encontradas en la recepción. (d) Departamento de Compras Elaborar y enviar las órdenes de Compra. Archivar la documentación referente a la compra (ordenes de Compra, aceptación del proveedor, modificaciones, etc.). Seguimiento de Proveedores y comunicación de incidencias al departamento, equipo de trabajo o sección que ha propuesto la compra. Solicitar al Departamento de Calidad la evaluación de nuevos proveedores. Emitir, actualizar y distribuir el listado de Proveedores Aceptados". Altas de entradas de material. (e) Responsable de Ingeniería Aprobar las órdenes de Compra, establecidas mediante las correspondientes "Hojas de pedidos de materiales". (f) Responsable de Calidad Evaluación de nuevos proveedores y subcontratistas. Gestionar los informes de no-conformidad de proveedores. Realizar reevaluaciones semestrales de proveedores. Proponer la baja de proveedores. Profesores de Sistemas Electrónicos y

8 PÁGINA 8 de 14 ANEXO I: PEDIDO DE MATERIALES Profesores de Sistemas Electrónicos y

9 PÁGINA 9 de 14 PEDIDO DE MATERIALES <RC 06 01> Nº de orden de compra: Sustituye a: Fecha de solicitud : / / Sustituido por: Nombre del solicitante: Departamento solicitante: Forma de pago: Fecha tope del suministro / / Agencia de transportes: Normal Urgente Uds. Ref. Nombre del Proveedor Fecha entrega acordada DESCRIPCIÓN C/ Río Tajo, 20 Polígono Industrial Torrehierro E Talavera de la Reina. Telf.: Fax: Correo-e: desiteli@taljac.es Observaciones al pedido: Coste unitario Dto. % Importe Base Imponible: % de IVA IMPORTE TOTAL FIRMAS: Jefe del Departamento VºBº Departamento de Compras Profesores de Sistemas Electrónicos y

10 PÁGINA 10 de 14 ANEXO II: HOJA DE PEDIDOS Profesores de Sistemas Electrónicos y

11 PÁGINA 11 de 14 Nombre del Proveedor: Dirección: A la atención de: Cargo en la empresa: HOJA DE PEDIDOS <RC 06 02> Nº de Pedido: Fecha de pedido: Referencia: Fecha de necesidad: Fecha Prevista: Referencia Cantidad Denominación Precio C/ Río Tajo, 20 Polígono Industrial Torrehierro E Talavera de la Reina. Telf.: Fax: Correo-e: desiteli@taljac.es % Dto. IMPORTE Observaciones: Condiciones de pago: IMPORTE TOTAL Condiciones de entrega: Portes Nº de bultos Peso: Ptas. Transporte: Base imponible: % de IVA A la recepción del presente pedido, deben confirmarse las condiciones del mismo en un plazo máximo de tres días, por fax o correo electrónico. Rogamos que con el pedido, se indiquen las condiciones especiales de manipulación, conservación y almacenamiento de tengan que seguirse Profesores de Sistemas Electrónicos y

12 PÁGINA 12 de 14 ANEXO III: LISTADO DE PROVEEDORES Profesores de Sistemas Electrónicos y

13 PÁGINA 13 de 14 LISTADO DE PROVEEDORES <RC 06 03> C/ Río Tajo, 20 Polígono Industrial Torrehierro E Talavera de la Reina. Telf.: Fax: Correo-e: Proveedor Aceptado: Proveedor en prueba Hoja de Proveedores para el desarrollo de proyectos: Proveedores para instalaciones Fecha del listado original: Fecha de la última revisión: Nombre del proveedor Dirección del proveedor Observaciones Fecha de entrada Observaciones al listado de proveedores: Profesores de Sistemas Electrónicos y