Gestión de licencias de software: Encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010

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1 W H I T E P A P E R Gestión de licencias de software: Encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010 Adrienne McAninch Directora ejecutiva de marketing de productos Numara Software

2 Resumen ejecutivo Gestión de licencias de software: un desafío para la empresa y para TI Uno de los requisitos críticos para los directores de TI y para el personal es hallar un modo de comprender plenamente los activos y el inventario de una organización. Comprender correctamente los activos significa saber el hardware y el software que hay instalado en la red y, en concreto, las licencias de software. Este conocimiento pleno de los activos permitirá al equipo de TI ofrecer todo su apoyo a los objetivos de la organización, reducir costes, mejorar la eficiencia y proteger a la organización frente a responsabilidades potencialmente costosas. Actualmente las organizaciones suelen enfrentarse al riesgo de recibir auditorías externas de licencias de software. A medida que los ingresos de las empresas de software disminuyen paulatinamente, tratan de compensar la diferencia auditando clientes para asegurarse de que han instalado el número correcto de licencias. En consecuencia, las organizaciones de todo tipo y en todos los mercados están siendo sancionadas por superar el límite de licencias. De hecho, según IDC, el 52 % de las empresas ha sido objeto de una auditoría o revisión por parte de algún proveedor en los últimos doce meses, mientras que un desafortunado 23 % ha sido objeto de tres o más auditorías. (Datos extraídos de Numara Software SAM Rescue Kit) El hecho de conocer el inventario de TI de manera fiable se traduce en una mayor eficiencia organizativa y, a su vez, ofrece al equipo de TI información crítica para elaborar presupuestos. Disponer de datos de inventario precisos garantizará que la organización posea (y pague) solo el número necesario de licencias de software y elimine las licencias redundantes. Estos datos permitirán ahorrar costes y potencialmente un aumento del margen presupuestario. Además, una organización obtendrá información crítica de utilidad para la gestión del riesgo, dado que el equipo de TI podrá realizar un mejor seguimiento de los ordenadores actualizados con los últimos parches de software y protección de seguridad. Cómo puede adquirir una organización mayor visibilidad del inventario de hardware y software y prepararse para pasar una auditoría? Los procesos manuales exigen demasiado tiempo y recursos. El personal de TI suele estar muy atareado con sus responsabilidades diarias para dedicar el tiempo necesario a la gestión de las licencias de software. Además, la gestión manual de licencias suele ser poco precisa y produce en las organizaciones una falsa sensación de seguridad. Los directores de TI necesitan el apoyo de una solución automatizada que agilice el proceso de gestión de licencias de software (SLM), minimice el impacto en los recursos, garantice una revisión completa y prepare a toda la organización para una auditoría. Asimismo, una solución de gestión de licencias de software contribuirá a controlar los costes al asegurarse de que el software no se sobreutilice o infrautilice. En los últimos años, las organizaciones han dado enormes pasos en materia de SLM. Los proveedores de tecnología están en condiciones de suministrar herramientas integrales para detectar todo lo que se conecta a una red. Sin embargo, hacen las organizaciones lo suficiente? Está realmente preparado el personal de TI para una auditoría? Son capaces de aportar toda la documentación [papeles] y los registros de auditoría necesarios? Y, en el peor de los casos, creen estar preparados sin estarlo realmente? Con objeto de responder a estas cuestiones, Numara Software y la International Association of IT Asset Managers (IAITAM) encargaron una amplia encuesta dirigida a directores, administradores y personal de TI con preguntas relativas a su situación en materia de gestión de licencias de software. Se encuestó a más de personas de una amplia muestra representativa de grandes y pequeñas empresas de Norteamérica y el Reino Unido y de una gran variedad de sectores, incluidos el sanitario, el gubernamental, el educativo y el jurídico. [Consulte los detalles en la sección de Metodología de la encuesta.] Encuesta sobre la gestión de licencias de software: beneficios y realidad Los resultados de la encuesta realizada por Numara Software y la IAITAM revelan que las organizaciones entienden perfectamente la necesidad de la gestión de las licencias de software. El 100 % de los encuestados dispone actualmente de una solución para el seguimiento de activos de software, ya sea de Numara Software, ya sea de otro proveedor, o bien una solución propia. Una mayoría significativa (el 82 %) también confía en que pasaría una auditoría de un gran proveedor de software. Sin embargo, esta respuesta debe sopesarse frente al hecho de que solo cerca de la mitad de los encuestados (el 48,3 %) piensa que sus registros de activos de software son precisos y están actualizados. Al igual que ocurre con muchas otras cosas de la vida, hay diferencias entre lo que la gente piensa que convendría hacer y lo que realmente hace. Eficiencia organizativa: la automatización frente al papel El desafío El seguimiento de inventarios de TI exige precisión. O se hace bien la tarea o los resultados no son fiables. Los departamentos de TI tratan de ser rotundamente precisos en muchas áreas, para lo cual siguen las mejores prácticas de TI y se aseguran de que las redes se gestionan correctamente. No obstante, cuando se trata del seguimiento de activos de software y de la gestión de licencias, las mejores prácticas consisten en que el personal de TI va a toda prisa de un ordenador a otro, papel y lápiz en mano, tratando de rellenar larguísimas hojas de cálculo. Una solución de gestión de licencias de software integrada y automatizada permite realizar un seguimiento preciso. También reduce sustancialmente el tiempo dedicado a esta tarea al eliminar el proceso de elaboración manual de informes. Además, el personal de TI adquiere mayor conocimiento sobre la asignación del software, los patrones de uso y la conformidad de las licencias de software, con lo cual la organización estará mejor preparada para una auditoría y el departamento podrá disponer de más información para asignar los recursos y hacer recomendaciones presupuestarias relacionadas con el software. La realidad La mayoría de las organizaciones siguen sin depender totalmente de soluciones automatizadas de gestión de licencias de software, lo que les crea una sensación de inseguridad sobre la precisión de sus registros de activos de software. Algo más de la mitad de los encuestados (el 51,7 %) no pensaba que sus registros de activos de TI fueran precisos o estuvieran actualizados. Casi la mitad de los encuestados (el 47,8 %) no disponía de un programa automatizado para bloquear los intentos de descarga de software no autorizado, lo que les deja en la más absoluta ignorancia sobre el software que se utiliza. Muy pocos encuestados (el 25,5 %) realizaban un seguimiento de los patrones de uso de software. Cuando se retiran los ordenadores, un tercio (el 32,9 %) de los encuestados lleva a cabo un proceso manual para documentar el número de licencias de software eliminadas, un proceso que puede ser exhaustivo, pero que también exige un tiempo excesivo. Un porcentaje aún mayor (el 43 %) retira los ordenadores sin examinar siquiera el software instalado en el equipo.

3 W H I T E P A P E R Gestión de licencias de software: encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010 Auditorias de activos de software: muerte, impuestos... y auditorías de licencias de software? El desafío Se le atribuye a Benjamin Franklin la siguiente frase: Nada hay seguro en este mundo, salvo la muerte y los impuestos. Las empresas parecen avocadas a una época a la que podría añadirse otro hecho cierto: las auditorías externas de licencias de software. Y estas auditorías son tan bien acogidas como las declaraciones fiscales. Muchas de las grandes empresas de software están realizando auditorías con mayor frecuencia. En parte, estas auditorías están motivadas por los esfuerzos de los proveedores, como Adobe Systems y Microsoft Corporation, para frenar el uso no autorizado de licencias de software. Existe otro factor determinante para los proveedores de software. Al igual que muchas empresas, los proveedores de software están atravesando dificultades económicas. Dada la disminución de las ventas, muchos proveedores tratan de compensar el déficit por el ingreso de nuevas licencias aumentando el número de auditorías y sus correspondientes sanciones. Independientemente de cuál sea el motivo del proveedor de software, las organizaciones deben cumplir los acuerdos manteniéndose al corriente del software instalado y del número de licencias en uso (respecto del número de licencias adquiridas en su acuerdo de venta original). Una solución automatizada de gestión de licencias de software proporcionará este conocimiento necesario y el personal de TI podrá mantenerse al corriente sobre sus licencias y elaborar informes detallados en el momento que se soliciten. Este planteamiento proactivo ayuda también a las organizaciones a acelerar las auditorías, en caso de haberlas, al tener preparados registros claros y precisos por si surge la necesidad. Esta preparación y ayuda podrían evitar o reducir las sanciones por incumplimiento. La realidad Como ya se ha comentado, una mayoría significativa de los encuestados (el 82 %) confiaba en que pasaría una auditoría de realizarse esta al día siguiente. Además, un porcentaje similar del 81,7 % indicó que todas las aplicaciones de software en uso estaban plenamente autorizadas. No obstante, solo la mitad de los encuestados (el 50,9 %) realmente dedica tiempo a realizar "prácticas" de auditorías internas como elemento de ayuda para pasar las auditorías de los proveedores. Pero, cómo pueden estar seguros? Es evidente la preocupación que suscitan las auditorías. Cuando se les preguntó el motivo principal por el que deberían disponer de una solución de gestión de licencias de software, la opción que mayor número de respuestas obtuvo (un 43,5 %) fue "gestión del riesgo", casi el doble que las siguientes respuestas elegidas (un empate muy ajustado entre el ahorro de costes, con un 25,0 %, y presupuestar necesidades futuras, con un 22,2 %). Un cuarto de los encuestados (el 26 %) había sido objeto de una auditoría en los últimos doce o dieciocho meses. Esta cifra es muy inferior a la dada por IDC del 52 %, si bien todavía es significativa. Un porcentaje mucho menor (el 5,5 %) tuvo que pagar una multa por los resultados de la auditoría. Aunque esta baja cifra es reconfortante, todo indica que el número de sanciones seguirá aumentando. Citando a menudo a Microsoft como empresa con un interés creciente en las auditorías, en la encuesta se preguntó el número de organizaciones que habían migrado a Windows 7 como plataforma estándar para estaciones de trabajo; el 19,2 % indicó que había realizado tal migración. Al igual que suele pensarse que las auditorías fiscales van dirigidas a los ricos, parece más probable que las auditorías de software vayan dirigidas a las empresas más grandes. Esa parece ser la percepción que tienen los encuestados. Las organizaciones de mayor tamaño encuestadas (de más de nodos finales) sufrieron una mayor proporción de auditorías (el 56,7 %) frente al 26 % del grupo general de encuestados. Sin embargo, sus respuestas fueron bastante uniformes en general, independientemente de las dimensiones de la organización. Incluso las organizaciones más pequeñas (de 1 a 500 nodos) tuvieron un desafortunado 19,0 % de auditorías; mientras que las organizaciones medianas (de 501 a nodos y de a nodos) se acercaron al índice de respuestas del grupo general de encuestados (un 26,2 % y un 28,2 %, respectivamente). Aunque las organizaciones más grandes tienen más probabilidades, ninguna organización debe pensar que está exenta de las auditorías solo por sus dimensiones. Seguimiento de licencias de software: contención del coste El desafío Uno de los mayores gastos de un departamento de TI (y, por tanto, de cualquier organización) son los costes del software. No solo por el precio de compra inicial, sino por el coste añadido de las licencias de software. Según Gartner, Inc. las licencias de software suponen un 20 % del presupuesto total de TI de una empresa 1. Parece haber una paradoja con las licencias de software por la que las organizaciones adquieren más licencias de las necesarias para el 60 % del software que poseen y un número insuficiente en el 30 % de los casos 2. La palabra clave para las licencias de software es adecuado. Las organizaciones necesitan un número adecuado de licencias. No hay que pasarse ni quedarse corto. Si una organización adquiere demasiadas licencias, pagará de más y despilfarrará fondos que podrían destinarse a otras cosas. Si el número de licencias es insuficiente, la organización podría hacer un uso indebido de licencias y potencialmente tener problemas en la auditorías de los proveedores. Con el fin de acertar con el número adecuado de licencias, una organización debe conocer bien el software que tiene instalado y si se utiliza. Muchas veces se adquieren programas y se dejan en el estante o se instalan para todo el mundo cuando solo la mitad lo utiliza realmente. Las soluciones de gestión de licencias de software resuelven este problema al ofrecer la información necesaria sobre el número de instalaciones y los patrones de uso. Las soluciones SLM permiten elaborar presupuestos más precisos, reasignar activos a los usuarios adecuados y, en definitiva, contribuyen a adaptar las adquisiciones, los contratos y el soporte de software. La realidad Los encuestados se sentían muy seguros de conocer el uso que se hace de sus licencias de software. Una gran mayoría indicó que todas sus aplicaciones de software que se utilizan de forma interna o remota tienen su correspondiente licencia. Cerca de la mitad de ellos acreditan esta confianza con su proceso de seguimiento de licencias de software cuando se retira un ordenador. Este grupo lleva a cabo un proceso manual para documentar el software eliminado y actualizar el número de licencias o realiza una ronda de detección para localizar y contar todas las licencias. 1 Optimizar los costes de licencias de software mediante la gestión de activos de software 2 de febrero de 2009, Gartner, Inc. 2 Optimizar los costes de licencias de software mediante la gestión de activos de software 2 de febrero de 2009, Gartner, Inc.

4 Sin embargo, la otra mitad de los encuestados era mucho menos consciente de las licencias de software cuando se retira un ordenador: un 43 % respondió que simplemente lo eliminan sin examinar el software que lleva instalado el equipo y un reducido grupo afirmó que los procesos de eliminación no se comparten con el equipo de licencias de software. Hay una mayoría que cree que la tarea más importante en la gestión de licencias de software que justifique la inversión añadida en software es saber qué licencias se utilizan y cuáles no. El ahorro de costes y presupuestar las necesidades futuras fueron el segundo y tercer motivo más importante para tener una solución de gestión de licencias de software, después de la razón más citada de la gestión del riesgo. Pese al elevado grado de confianza en el uso de licencias de software, los encuestados se dividían casi por igual en cuanto a si disponían de una solución que bloqueara automáticamente el intento de descarga de aplicaciones no autorizadas. Entre quienes no bloquean las descargas, el 40,6 % afirmó que sus registros de activos de TI eran precisos y estaban actualizados. Una mayoría importante respondió que todas sus aplicaciones de software tenían su correspondiente licencia, aunque esta afirmación resulta difícil de sostener dada la falta de control de las descargas. Cuando se preguntó a este grupo si creían poder pasar una auditoría de un proveedor de software, su nivel de respuesta fue similar al grupo general de encuestados, aunque un porcentaje menor que el grupo general dijo que realizan prácticas de auditorías internas. Solo una cuarta parte de los encuestados realiza actualmente un seguimiento de los patrones de uso de software, con lo que las tres cuartas partes de los encuestados no tienen conocimiento de esta información crítica. Si bien la gran mayoría tiene menos del 15 % del software de su organización sin utilizar, una cuarta parte de los encuestados afirmó no utilizar entre el 16 % y el 30 % de su software. A pesar de esta cifra relativamente elevada, cuando se les preguntó qué tarea de gestión de licencias de software era las más importante para justificar una inversión añadida en software, la mayoría respondió que deseaba saber qué licencias se utilizan y cuáles no. Conclusiones de la encuesta Las organizaciones pueden beneficiarse de las soluciones automatizadas de gestión de licencias de software para preparar una auditoría, limitar costes innecesarios, mejorar la gestión de recursos de manera proactiva y mejorar la eficacia operativa. Muchas organizaciones son muy conscientes de las ventajas que ofrecen las soluciones SLM y, aun así, no las utilizan plenamente. Seguramente se debe a la constante persecución de situaciones de emergencia, que limitan la capacidad del departamento de TI para pensar y actuar de forma estratégica. Aunque es comprensible, no es una buena práctica empresarial o de TI, dado el enorme coste y riesgo que conlleva no disponer de una solución SLM adecuada. Metodología de la encuesta y conclusiones clave Resultados de la encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010 [NOTA: puede utilizarse la tabla de margen de error, pero debe redefinirse para ajustarse a las dimensiones de esta encuesta.] La encuesta sobre soluciones de gestión de licencias de software fue realizada por Numara Software y la IAITAM. Se realizaron un total de encuestas, consistentes en más de quince preguntas. A continuación, se recoge una selección de preguntas de la encuesta junto con datos destacados de cada una de ellas. En la siguiente sección se recoge una relación completa de las preguntas de la encuesta.

5 W H I T E P A P E R Gestión de licencias de software: encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010 Marque la afirmación que mejor describa cómo se gestionan las licencias de software cuando se retira un ordenador en su organización. Quienes respondieron realizamos un proceso manual tenían mayor probabilidad de pasar una auditoría (un 92,3 % frente a un 82,0 %) No es de extrañar que entre quienes indicaron que Los ordenadores que van a desecharse se eliminan sin examinar el software instalado había un porcentaje menor que creían poder pasar una auditoría externa (el 75,3 %). Qué tarea de la gestión de licencias de software es más importante para justificar una inversión añadida en software?

6 Qué proceso se sigue cuando alguien de su organización trata de descargar una aplicación no autorizada? Casi la mitad de los encuestados no disponían de ningún programa de bloqueo de aplicaciones no autorizadas, con lo que resulta muy difícil saber cuáles son los activos de TI. De este grupo que no disponía de un proceso para bloquear aplicaciones, el 40,6 % aún creía que sus activos eran precisos y estaban actualizados (frente al 48,3 % del grupo general de encuestados). Además, un 75,7 % de este grupo indicó que todas las aplicaciones de software estaban plenamente autorizadas. Realiza actualmente algún seguimiento de patrones de uso de software? Solo el 25,5 % de los encuestados afirmó realizar un seguimiento de los patrones de uso de software, pero no las tres cuartas partes restantes. Entre los que sí realizaban un seguimiento del software, el 75,3 % solo tenía entre el 0 % y el 15 % de su software sin utilizar (un porcentaje ligeramente superior al del grupo general, con un 70,4 %). Qué porcentaje del software de su organización se encuentra actualmente sin instalar y sin utilizar? Cuántos nodos finales (ordenadores o servidores) hay en su organización?

7 W H I T E P A P E R Gestión de licencias de software: encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010 Ha sido auditada su organización por algún proveedor de software en los últimos doce o dieciocho meses? Estos datos establecen correspondencias entre el número de nodos finales y el porcentaje que había sido auditado ,0 % ,2 % ,2 % ,7 % Ha tenido que pagar alguna vez una multa a un proveedor de software por no pasar una auditoría de licencias? Solo un reducido porcentaje de encuestados había sido multado por no pasar una auditoría de licencias de software (el 5,5 %). Cuál es el motivo principal para tener una solución de gestión de licencias de software? El porcentaje de quienes eligieron la gestión del riesgo como el motivo principal para tener una solución SLM coincide con el porcentaje de quienes habían sido auditados. Entre quienes eligieron el ahorro de costes, un porcentaje mayor (el 31,8 %) había sido auditado por algún proveedor de software en los últimos doce o dieciocho meses. Ha migrado a Windows 7 como plataforma estándar para estaciones de trabajo? Entre quienes respondieron afirmativamente, el 84,6 % también creía poder pasar una auditoría de Microsoft u otro importante proveedor de software (similar al grupo general). Quienes respondieron afirmativamente se inclinaban algo más que los del grupo general de encuestados a afirmar que sus registros de activos de TI son precisos o están actualizados (el 53,6 % frente al 48,3 %). Quienes respondieron afirmativamente también se inclinaban más a afirmar (el 86,4 % frente al 81,7 %) que todas las aplicaciones tenían su correspondiente licencia.

8 Anexo A: cuestionario cuantitativo Preguntas principales 1. Cree que sus registros de activos de TI son precisos y están actualizados? Sí o no. 2. Están plenamente autorizadas todas las aplicaciones de software que se utilizan de forma interna (o remota)? Sí o no. 3. Si Microsoft, u otro proveedor de software importante, auditase mañana su cartera de activos, pasaría la inspección? Sí o no. 4. Realizan en su organización prácticas de auditorías internas? Sí o no. 5. Marque la afirmación que mejor describa cómo se gestionan las licencias de software cuando se retira un ordenador en su organización. a. Realizar un proceso manual para documentar el número de licencias de actualización del software eliminado. b. Los ordenadores que van a retirarse se eliminan sin examinar el software que llevan instalado. c. Los procesos de eliminación no se comparten con el equipo de gestión de software. d. Realizar una ronda de detección para localizar y contar todas las licencias. 6. Qué tarea de la gestión de licencias de software es más importante para justificar una inversión añadida en software? a. Entender el número de licencias adquiridas en un acuerdo de licencia. b. Saber las licencias que se utilizan y las que no. c. Tener una descripción exacta del coste de la aplicación. 7. Cuáles son los tres principales proveedores de software de su cartera de activos a los que desea realizar un seguimiento del uso de licencias? Respuesta abierta. 8. Qué proceso se sigue cuando alguien de su organización trata de descargar una aplicación no autorizada? a. No existe ningún programa que bloquee las descargas ni hay posibilidad de establecer ese proceso. b. Actualmente, las descargas no se bloquean y me interesa hacerlo. c. Un programa bloquea las descargas. 9. Realiza actualmente algún seguimiento de patrones de uso de software? Sí o no. 10. Qué porcentaje del software de su organización se encuentra actualmente sin instalar y sin utilizar? a % b % c % d. Más del 45 % 11. Cuántos nodos finales (ordenadores o servidores) hay en su organización? a b c d Ha sido auditada su organización por algún proveedor de software en los últimos doce o dieciocho meses? Sí o no. 13. Ha tenido que pagar alguna vez una multa a un proveedor de software por no pasar una auditoría de licencias? Sí o no. 14. Cuál es el motivo principal para tener una solución de gestión de licencias de software? a. Facilitar las migraciones b. Gestión del riesgo c. Protección contra desastres d. Ahorro de costes e. Presupuestar necesidades futuras 15. Dispone de un proceso formal para aprobar o denegar el uso de ciertas aplicaciones? Sí o no. 16. Ha migrado a Windows 7 como plataforma estándar para estaciones de trabajo? Sí o no.

9 W H I T E P A P E R Gestión de licencias de software: encuesta de referencia sobre la gestión de licencias de software de 2010 Acerca de la autora Adrienne McAninch Directora ejecutiva de marketing de productos Adrienne McAninch cuenta con más de diez años de experiencia en ventas de TI y marketing de productos, centrándose especialmente en Windows y en la administración de estaciones de trabajo. Mediante la aplicación de metodologías de marketing de productos clave de acuerdo con las organizaciones de ventas y desarrollo, ha ayudado a numerosas empresas de software a poner en marcha iniciativas de transmisión de mensajes/ posicionamiento de productos y programas de apoyo a las ventas para toda la empresa. Adee es licenciada en inglés especializada en redacción técnica por la Universidad de Wright State y cuenta con numerosas certificaciones en gestión de productos y venta basada en soluciones. Acerca de IAITAM La IAITAM cuenta con más de cinco mil socios en todo el mundo y se dedica exclusivamente a impartir conocimientos a través de formación profesional y asesoramiento experto sobre las mejores prácticas de gestión de activos de TI con el fin de formar a organizaciones en cuestiones empresariales relacionadas con a un programa de gestión de activos de TI y los beneficios resultantes en la prevención de riesgos, mayor rendimiento de la inversión y eficacias operativas cuando se consigue desarrollar plenamente un programa ITAM.

10 Quiénes somos? Numara Software es un proveedor líder de soluciones integradas de gestión de TI para administración de estaciones de trabajo, gestión del ciclo de vida de los ordenadores, seguridad y conformidad, Help Desk y Service Desk. Con un diseño que optimiza la Gestión de TI, Numara FootPrints y Numara Track-It! dan soporte conjuntamente a más de mil clientes y cerca de 20 millones de activos de TI en todo el mundo.

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