Introducción. Hallazgos Clave 26% 74%

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2 Promedio de NO Cumplimiento 26% 74% Promedio de Cumplimiento Cumplimiento Introducción Durante 2012, las inversiones de software en Colombia ascendieron a 698 millones de dólares, este crecimiento prácticamente se ha duplicado desde El dinamismo mostrado por la industria del software demuestra su altísima importancia para generar ventajas competitivas y comparativas a las organizaciones. En ese sentido y dado que el software es un activo intangible, los departamentos de Tecnología y Sistemas requieren atender los siguientes desafíos: Que las instalaciones y uso del Software cuenten con licencias: Legalidad Que las inversiones en licencias se aprovechen al máximo: Optimización La Legalidad en el uso del software es un gran desafío, al respecto BSA The Software Alliance revela que el 53% del software en Colombia2 no cuenta con licencia. Cumplimiento es el promedio entre Legalidad y Optimización de licencias de software En lo referente a la Optimización, para lograr procesos de TI que contribuyan con el crecimiento y la eficiencia operativa3, se requiere adoptar procesos de gestión de activos de software SAM 4 en las organizaciones. Desde 2009 hemos acompañado a diversas organizaciones en Colombia y Latinoamérica a diagnosticar su estado actual e implementar procesos formales de SAM. Gracias a nuestra experiencia hemos detectado que apenas el 74% del software en las organizaciones está en Cumplimiento, es decir es legal y su licenciamiento es óptimo. Nuestro propósito con el presente estudio es demostrar el impacto que tiene SAM para garantizar legalidad e inversiones óptimas en las organizaciones. Hallazgos Clave - 73% del software en uso cuenta con licencia - 76% de las licencias adquiridas están siendo aprovechadas - 1 de cada 2 empresas tiene prácticas básicas de SAM - Empresas con prácticas de SAM maduras tienen un Cumplimiento superior del 82% 1IDC Estudio Global de Piratería de Software BSA 3Gartner 2012 CIO Agenda 4 Software Asset Management, por sus siglas en inglés

3 Cuántas instalaciones de software tienen licencia? Dentro de los resultados por sector comprobamos que el sector industrial tiene el más alto índice de instalaciones con licencia 77%, mientras que en el lado opuesto, el sector Comercial tiene apenas un 65% en promedio. 100% 80% 27% Sublicenciamiento 60% Sub-Licenciamiento Promedio de Instalaciones con Licencia 73% Instalaciones licenciadas Comercial Industrial Servicios Gobierno Instalaciones con Licencia Promedio de Legalidad en el uso del software en Colombia El 73% de las instalaciones cuentan con licencia, es decir que existe un 27% de sub-licenciamiento en una organización promedio, esto representa 5 aproximadamente USD en riesgo legal estimado por cada computador. En el análisis según el tamaño de las empresas descubrimos que el más alto índice de instalaciones con licencias lo tienen las empresas en el rango de 100 y 250 computadores con 82%, mientras que las empresas entre 250 y 1000 computadores tienen un 68% de instalaciones con licencia. 100% Una empresa promedio con 200 computadores puede tener un riesgo legal estimado de USD 24,480 por instalaciones de software sin licencias 80% 70% < <> <> 1000 > 1000 Sublicenciamiento Promedio de instalaciones Licenciadas 5 Valor del software por computador estimado en USD 680 Impacto de SAM en reducción de costos y legalidad Exypnos 2010

4 En el análisis por sectores tenemos que sector industrial es líder con un 81% de licencias aprovechadas, mientras que en el sector Gobierno apenas el 60% de las licencias adquiridas están siendo debidamente aprovechadas. Cuán óptimo es el aprovechamiento de las licencias? 100% 80% 60% Sobre- Licenciamiento Licencias aprovechadas 24% Sobrelicenciamiento Comercial Industrial Servicios Gobierno 76% Aprovechamiento Promedio de Aprovechamiento de Licencias en Colombia El 76% de las licencias adquiridas se aprovechan correctamente, es decir que existe un 24% de sobre-licenciamiento en una organización promedio, aplicado a Colombia tenemos en conjunto que durante 2012, 167 millones de dólares invertidos en licencias de software por las organizaciones podrían no estar siendo debidamente aprovechados. El sobre - licenciamiento se presenta cuando tenemos alguno(s) de los 3 excesos de licencias: - Innecesarias - No aprovechadas - No-retiradas En el análisis por tamaño de organización tenemos que aquellas con menos de 100 computadores tienen el 86% de sus licencias aprovechadas, mientras que las empresas con más de 1000 computadores están aprovechando aproximadamente el 63% de sus inversiones en licencias. 100% 90% 80% 70% 60% 50% < <> <> 1000 > 1000 Sobrelicenciamiento Licencias Aprovechadas Esto representa un desafío importante para los departamentos de Tecnología y Sistemas que deben garantizar el retorno por la inversión realizada. En nuestra experiencia hemos comprobado que la principal preocupación es mantener la legalidad pero existe menor preocupación respecto al riesgo de contar con sobre-licenciamiento.

5 100% 80% 50% 50% 80% 100% Galaxia Exypnos Cada esfera representa una empresa colombiana, el eje X representa la madurez en prácticas SAM & el eje Y representa los resultados de la gestión de software medido por el indicador de Cumplimiento Para obtener resultados en legalidad y optimización en el uso del software en las organizaciones se requiere adoptar mejores prácticas de SAM, respecto a la adopción de prácticas podemos comprobar que la mitad de las empresas en Colombia tienen prácticas básicas de SAM, mientras que apenas el 7% de las empresas tiene prácticas SAM de clase mundial (alineadas con ISO/IEC por ejemplo). Nuestro benchmarking Galaxia Exypnos demuestra que aquellas empresas en la zona Dorada cuentan con mayor madurez en prácticas SAM y por ende mayor Cumplimiento. Usted está en la zona Dorada de la Galaxia Exypnos cuando garantiza Cumplimiento al negocio con el 100% de su software: - Usado con su respectiva licencia - Invertido en licencias plenamente aprovechadas -Procesos y servicios de TI conformes con ISO Las empresas con menor madurez en prácticas SAM tienen niveles de Cumplimiento inferiores al 50%.

6 Cómo se clasifica la madurez en prácticas de SAM? Para identificar oportunidades de mejora con prácticas de SAM, hemos aplicado la metodología SOM, la misma que determina 10 áreas de competencia clave en la norma ISO/IEC y las clasifica en una escala de madurez del 1 al 4. Microsoft Corporation Sublicenciamiento Sobrelicenciamiento Cumplimiento 90% 70% 50% 62% 82% 69% 82% Básico Estandarizado Racionalizado Nivel de Cumplimiento según los niveles de madurez SOM en Colombia Identificamos grandes oportunidades para que los departamentos de Tecnología y Sistemas puedan garantizar legalidad y optimización en sus inversiones en software mediante mejores prácticas de SAM. Ninguna empresa con la que hayamos trabajado se encontró en nivel Dinámico. Podemos ver que a mayor nivel de madurez en las organizaciones, mayores los niveles de Cumplimiento. Para las empresas con un nivel Básico en SAM encontramos que en promedio tenían hasta 40% de Sublicenciamiento, mientras que las empresas con un nivel Racionalizado en SAM tienen 18% de Sub-licenciamiento en promedio. 7 SAM Optimization Model, herramienta para el análisis comparado de las prácticas actuales versus la norma ISO/IEC desarrollada por KPMG

7 Brille en la Galaxia Exypnos Para alcanzar visibilidad estratégica y cumplimiento en el uso del software en las organizaciones, en Exypnos acompañamos a nuestros clientes en la adopción de una cultura de mejoramiento continuo basada en tres frentes: Procesos Personas 1. Capacitación a las personas en SAM Tecnología Desde nuestra perspectiva, las personas requieren estar motivadas para adoptar procesos de mejoramiento, en lo referente a SAM es necesario: Actitud para fortalecer el mejoramiento continuo mediante el reconocimiento de su función clave para el crecimiento y desarrollo organizacional Aptitud para identificar las oportunidades de mejora en los procesos internos tomando como referencia las mejores prácticas de la industria Claves de nuestra respuesta para una mejora continua exitosa Habilidades necesarias para aplicar SAM de clase mundial Más del Negocio Más social Aptitud BPM Cultura de Procesos ITSM/ITIL Mejora Continua SAM/ITAM ISO/IEC Licenciamiento Más Técnico Actitud Pensamiento estratégico Responsable Social Más Personal

8 2. Procesos de SAM Contar con procesos para la gestión de activos de software o SAM permitirá garantizar al negocio legalidad en el uso del software y controlará de manera efectiva las inversiones en licenciamiento, dependiendo de la madurez en su gestión de TI con prácticas de clase mundial, usted puede adoptar procesos SAM dentro de su sistema de gestión de calidad o implementar una función especializada conforme con ISO/IEC En nuestro estudio descubrimos que aquellas compañías con mayor madurez en sus procesos SAM tienen como resultado mejores niveles de aprovechamiento de sus licencias y están garantizando legalidad al contar con instalaciones debidamente soportadas con licencias. Plan de acción Exypnos: Definir un plan de mejora continua para SAM con seguimiento trimestral Legalidad Optimización Diseñar los procesos centrales de SAM definidos en la norma ISO/IEC Impacto de SAM en el negocio Grupos de Interés Centro de Servicio (Help desk) Dirección de TI Unidades de Negocio Diseñar los servicios de la función SAM en la organización para los grupos de interés Procesos centrales de SAM Soporte & Control Función de SAM Tecnologías de SAM Equipo de SAM 2013 Exypnos Consultoría SAS Resultados de contar con SAM conforme con ISO/IEC

9 80% 3. Tecnologías de SAM 70% Herramientas para la gestión de activos de software o SAM facilitarán el control efectivo de la infraestructura y brindarán visibilidad acerca del estado actual y las oportunidades de mejora en el uso y manejo del software. 40% 30% 20% Sublicenciamiento Sobrelicenciamiento Tecnologías de SAM Resultados Herramientas de inventario de activos de tecnología Herramientas de control de contratos y licencias adquiridas provista por el fabricante Personalización de la herramienta de inventario para los procesos centrales SAM Tablero de control de SAM (SAM Scorecard) alineado con la estrategia de TI Control efectivo de la infraestructura de TI Control del aprovechamiento de licencias Control eficaz de la infraestructura de TI Visibilidad estratégica de la gestión de activos de TI Las herramientas Ad-Hoc son todos aquellos programas gratuitos descargados de Internet por iniciativa del área de Soporte Técnico para el control de sus inventarios. No responde a la implementación formal de un plan de gestión de TI. Manual Herramienta Herramienta Herramienta Ad-hoc al 55-74% al 75-99% Las empresas que realizaban el control de sus activos mediante herramientas de gestión de TI con coberturas superiores al 75% tenían menores riesgos por Sub y Sobre-licenciamiento que aquellas empresas que realizaban sus inventarios de manera manual o con herramientas cuya cobertura era inferior al 75% de la plataforma tecnológica. Las herramientas de inventario y control de contratos son básicas para administrar los activos de software, ellas no garantizan por sí misma resultados a la organización. En Exypnos hemos desarrollado servicios de consultoría para la personalización de las herramientas e implementación de tableros de control (SAM Scorecard) basado en los indicadores clave que todo proceso SAM debe demostrar.

10 Cómo logramos el estudio? 40% 2% 58% Auditorias Consultorías Asesoría en Procesos Distribución de los proyectos tomados como fuente de datos para el estudio El presente estudio es la segunda edición de nuestra serie de estudios acerca del impacto de SAM en Latinoamérica. La información obtenida proviene de nuestra experiencia en servicios de auditoría en licenciamiento, consultoría SAM y asesoría en la implementación de procesos SAM/ITAM realizada a 77 empresas de Colombia durante los años 2011 y La evaluación de madurez aplicando la metodología SOM se realizó para los servicios de consultoría SAM y asesoría en la implementación de procesos SAM/ITAM únicamente. Para el cálculo del indicador de Cumplimiento se utilizó el total de las empresas. Para la correlación entre madurez SAM y resultados en Cumplimiento se utilizó únicamente a las empresas analizadas con metodología SOM. Comercial Gobierno Servicios Industrial Cantidad de organizaciones por sector

11 Acerca de Exypnos Exypnos es la empresa de consultoría para la adopción de procesos SAM de clase mundial en Colombia. Acompañamos a nuestros clientes con mejores prácticas de clase mundial para identificar y capitalizar oportunidades de ahorro en sus procesos de TI, que les brindan visibilidad estratégica y cumplimiento. Nuestro trabajo ha sido reconocido por su innovación, adaptación al cambio y valor al negocio entregado en empresas de la Región Andina y Centroamérica Exypnos Consultoria Exypnos Consultoria S.A.S. Carrera 60 Nro To. 3 Of Bogotá D.C. Colombia Publicado en Colombia Mayor Información El presente estudio es el segundo de nuestra serie anual de Impacto de las mejores prácticas de SAM en Latinoamérica. Para mayor información relacionada con el estudio o para un análisis de algún sector vertical de la industria o su propia organización conozca nuestro servicio Research. Puede contactarnos por los siguientes medios: +57 (1) Todos los derechos reservados Todas las marcas mencionadas en este documento son propiedad de sus respectivas compañías. La información descrita no aplica para alguna situación u organización en particular, muestra relaciones estadísticas basadas en promedios. Para un análisis particular hacia algún sector vertical o hacia su propia organización por favor escríbanos a Es ilegal vender o distribuir esta publicación (por cualquier medio) sin nuestro consentimiento. Esta publicación está licenciada para uso personal. Contáctenos para obtener una distribución corporativa. exypnos.co

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