PROCEDIMIENTO COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 Página: 1 de OBJETIVO Definir los lineamientos para proveer de manera efectiva a los diferentes procesos y proyectos de la Fundación FES los bienes y servicios solicitados para el cumplimiento de sus respectivos objetivos. 2. ALCANCE Influye la elaboración del plan anual de compras de bienes y servicios, realizar las compra de bienes y servicios y finaliza con la entrega a satisfacción de los mismos. 3. DEFINICIONES Criterios de selección o de evaluación: Son aquellos asignados para cada tipo de proveedor. Costos operativos: Son los costos en que se incurre para la ejecución de un proyecto. Evaluación inicial: Es aquella que se realiza solo una vez, cuando haya cumplido con la entrega del bien y/o servicio. Evaluación de proveedores: Consiste en analizar y seleccionar los proveedores de una organización, con el fin de garantizar los criterios de calidad establecidos por la Organización en cuanto a los productos adquiridos y servicio prestado. Gastos: Es el conjunto de erogaciones destinadas al soporte administrativo de la Fundación. Inscripción del proveedor: Trámite que consiste en registrar a la entidad en una base de datos de proveedores. PMO: Oficina de proyectos. Proveedor: En todo documento de orden legal, la organización que vende, entrega o suministra el producto, materia prima, insumo o servicio, será considerado como el proveedor por la empresa. Proveedor de proyecto: Corresponden a los colaboradores que prestan sus servicios a la Fundación FES por medio de un contrato de prestación de servicios. Proveedor confiable: Son aquellos que cuentan con un puntaje de 4 a 5 puntos en la evaluación de proveedores.

2 Página: 2 de 10 Proveedor aceptable con compromiso: son aquellos que tienen un puntaje de 3.6 a 3.9 puntos en la evaluación de proveedores y se establecen compromisos entre las partes para dar cumplimiento al compromiso del servicio. Proveedor no confiable: son aquellos que tienen un puntaje inferior a 3.5 puntos en la evaluación de proveedores. La aprobación del servicio, si se llega a dar, debe ser autorizado por el Director Administrativo y Financiero. Proveedor activo: Son aquellos que se encuentran vigentes en la Fundación. Proveedor inactivo: Son aquellos que han dejado de prestar el servicio durante más de un año. Tipo de Proveedores: Tipo A- Proveedor de proyectos: Corresponden a profesionales, asesores y personal de apoyo en los proyectos desarrollado por la Fundación. Tipo B- Servicio de consultoría: Son empresa que proveen servicios de asesoría en tema estratégico y organizacional. Tipo C- Equipos y Accesorios: Corresponde a empresas que proveen equipos de cómputo, impresoras, accesorios, software, hardware, cámaras de seguridad, aires a condicionados y demás equipos que se requieran. Tipo D- Elementos de Oficina: Son empresas que proveen elementos de papelería, de cafetería, muebles y enseres, elementos de dotación de personal. Tipo E- Servicios de Mantenimiento y Otros: Empresas que prestan los servicios de mantenimiento de equipos o accesorios y elementos de oficina, presta los servicios de impresión y logística. Selección: Resultado entre la interrelación de la Organización y el Proveedor. 4. RESPONSABLE El Director Administrativo y Financiero es responsable de autorizar todas las compras. El Coordinador de la PMO y colaboradores de apoyo son los encargados de brindar el apoyo administrativo al Director Administrativo y Financiero en el procedimiento.

3 Página: 3 de CONDICIONES Se dará estricto cumplimiento al Código de Ética y Buen Gobierno. En el plan anual de compras debe venir el detalle de las especificaciones los bienes a adquirir, características del bien, garantías necesarias, cantidades requeridas, para cuando se requiere, así como los criterios de selección del proveedor para este producto, entre otras consideraciones. Los requerimientos de bienes y servicios en los proyectos, son presentados una vez se determine la adjudicación del contrato a la Fundación y/o se haya aprobado el presupuesto. La gestión de proveedores se realiza según las actividades establecidas en el procedimiento Gestión de Proveedores P-GA-2. La documentación generada en el procedimiento está bajo custodia del archivo de gestión de la PMO. Se define la legalización de la compra de bienes o servicios de acuerdo con las siguientes condiciones: Tabla No. 1 Tipo de Montos documento a generar Orden de Compra Compras de bienes menores a 10 SMMLV Orden de servicio Compras de servicios menores a un mes de duración o 10 SMMLV Contrato de Compra de servicios mayores a servicios un mes o superior a 10 SMMLV Contrato de compra Compra de bienes mayores a 10 SMMLV Aprobación Serán autorizadas por el Director Administrativo y Financiero Serán autorizadas por el Director Administrativo y Financiero Serán autorizadas por el Director Ejecutivo previo visto bueno del Director Administrativo y Financiero Serán autorizadas por el Director Ejecutivo previo visto bueno del Director Administrativo y Financiero. Contrato prestación servicios por de Aplica para proveedores de proyectos (TIPO A). Serán autorizadas por el Director Ejecutivo previo visto bueno del Director Administrativo y Financiero.

4 Página: 4 de DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Planear la elaboración del Plan Anual de Compras El Director Administrativo y Financiero solicita a cada una de las áreas de la Fundación el envío de sus requerimientos de bienes y servicios para la vigencia del año siguiente en lo referente al rubro de gastos del plan anual de compras. Esta solicitud debe ser entregada en el mes de noviembre de cada año en el formato Orden de Solicitud de Compra F-GA-1 y para solicitud de servicios en el formato Orden de Solicitud de Servicio F-GA-2. En lo referente al rubro de costos operativos de los proyectos cuya ejecución se realice en vigencias del año siguiente, se entenderá como solicitud de bienes y servicios el plan de compras aprobado del proyecto Identificar las necesidades de bienes y servicios Los Directores de Área recopilan las necesidades de bienes y servicios a incluir en el plan anual de compras, las cuales relacionan en el formato Orden de Solicitud de Compra F-GA-1 y Orden de Solicitud de Servicio F-GA-2, según corresponda. Los Directores de Área se apoyan en su equipo de colaboradores para obtener la información completa y precisa de la necesidad de bien o servicio. Los valores de los bienes y servicios solicitados se proyectan de acuerdo con el valor histórico o mediante consultas preliminares a los proveedores inscritos en los listados de proveedores o mediante un estudio de mercado. Luego de consolidar la información de las órdenes de compra y servicio se envían al Director Administrativo y Financiero en el mes de noviembre para iniciar con la elaboración del plan anual de compras Elaborar y aprobar el plan anual de compras Con el fin de complementar las necesidades de bienes y servicios, se consideran los planes de compras de años anteriores y su ejecución histórica, los planes y proyectos para el siguiente año. La consolidación de las necesidades institucionales la realiza el Director Administrativo y Financiero con el apoyo del Coordinador y colaboradores de la PMO, conformando el plan anual de compras, que es presentado al Director Ejecutivo para su aprobación y posteriormente al Consejo Superior de Directores como parte de la aprobación del presupuesto anual de operación de la Fundación.

5 Página: 5 de 10 Posterior a la aprobación, el Director Administrativo y Financiero informa mediante comunicación escrita a cada uno de los Directores y/o Coordinadores de Área las solicitudes de gastos aprobadas para la adquisición de bienes y/o servicios Modificación el plan de compras Si durante la vigencia del plan anual de compras se requiere alguna modificación del mismo, en lo referente al rubro de gastos, ésta debe ser solicitada mediante formato de Orden de Solicitud de Compra F-GA-1 y/o Orden de Solicitud de Servicios F-GA-2, registrando en el campo de observaciones de la solicitud el motivo por el cual se realiza la modificación. Se envía la orden al Director del Administrativo y Financiero quien emite un concepto para la aprobación por parte del Director Ejecutivo. Para el caso de la iniciación de proyectos durante la vigencia del plan de compras, el Director del Administrativo y Financiero, modifica el plan anual de compras con los planes de compra de proyectos o modificaciones aprobadas por el proceso de gestión de proyectos, pero conservando los datos iniciales del plan anual de compras Complementar el plan de compras con la generación de órdenes de compra y servicios administrativo Para el caso de los gastos administrativos el Coordinador y colaboradores de la PMO en la primera semana de cada mes envían para aprobación del Director Administrativo y Financiero la relación de las compras a realizar durante el mes mediante formato Orden de Solicitud de Compra F-GA-1 y/o Orden de Solicitud de Servicio F-GA-2. El Director Administrativo y Financiero revisa y aprueba la relación teniendo en cuenta la planeación existente, las prioridades y la disponibilidad de efectivo para pago y finalmente complementa el plan anual de compras. 6.2 Realizar las compras de bienes o servicios Las compras se realizan de acuerdo con el plan anual de compras aprobado y a las órdenes de solicitud de compra y/o servicios de los gastos administrativos generados cada mes. Previo al inicio de cada compra se determina el método de legalización de la misma de acuerdo con los parámetros establecidos en la tabla No. 1 del numeral 5 Condiciones de este procedimiento.

6 Página: 6 de Solicitar cotizaciones o propuestas El Coordinador de la PMO solicita cotizaciones o propuestas a mínimo 3 proveedores que se encuentren inscriptos en el Listado y Evaluación de Proveedores F-GA-4 y/o el Listado y Evaluación de Proveedores de Proyectos F-GA-5 y cuya última evaluación haya sido positiva. En caso de no contar con el proveedor que cumpla con lo requerido o de contar con un solo proveedor registrado en el listado de proveedores mencionadas anteriormente, se debe realizar la búsqueda de otros proveedores en el mercado. Si no se cuenta con un proveedor que cumpla con los requisitos se informa al Director Administrativo y Financiero para determinar las acciones a tomar. La búsqueda de colaboradores de proyectos se realiza de acuerdo con las actividades establecidas en el procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Colaboradores P-GH-1. Se define el manejo de los colaboradores de proyectos como un proveedor de proyectos Realizar inscripción del proveedor Si el proveedor al cual se le solicita la cotización o propuesta no se encuentra inscrito en el Listado de Proveedores F-GA-4 o en el Listado de Proveedores de Proyectos F- GA-5, se le envía el formato Inscripción de proveedores F-GA-3 para ser diligenciado y enviado por el proveedor con la documentación solicitada en el formato. La inscripción y registro del proveedor se realiza de acuerdo con la actividad 6.1 Realizar inscripción del proveedor del procedimiento Gestión de Proveedores P-GA Realizar análisis comparativo y seleccionar al proveedor Esta actividad solo aplica para los proveedores tipo B, C, D y E, para el caso de selección de los colaboradores de proyectos se realiza de acuerdo con las actividades establecidas en el procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Colaboradores P-GH-1. Por lo tanto, el Coordinador y colaboradores de la PMO una vez reciben las cotizaciones o propuestas enviadas por los proveedores realizan un análisis comparativo de las cotizaciones en el formato Análisis Comparativo de cotizaciones y selección de proveedor F-GA-6, no realizan la calificación para la selección del proveedor. El formato F-GA-6 diligenciado junto con las cotizaciones se envía al Director Administrativo y Financiero para su revisión y selección del proveedor, de acuerdo con los criterios de selección.

7 Página: 7 de 10 El Director Administrativo y Financiero realiza la calificación del proveedor para su selección, en el formato Análisis Comparativo de Cotizaciones y Selección del proveedor F-GA-6. Los siguientes criterios de selección son: Criterio de acuerdos comerciales: valor de la cotización o propuesta, descuentos, condiciones de pago, plazo de entrega. Criterio jurídico: información contenida en los documentos legales del proveedor ( documentos solicitados en la inscripción del proveedor) Criterio de calidad: especificaciones técnicas, servicios de postventa, garantías, referencias comerciales. Los criterios de selección por tipo de proveedor se encuentran definidos en la tabla No. 2 del campo de Anexos de este procedimiento. La selección del proveedor, se basa en los siguientes criterios: Proveedor confiable (intervalo entre 5.0 a 4.0) Proveedor aceptable con compromiso (intervalo entre 3.9 a 3.6), es decir, se puede seleccionar al proveedor pero se definen compromisos de mejora. Proveedor no confiable (inferior a 3.5), no es un proveedor aceptado; solo si es autorizado por el Director Administrativo y Financiero y bajo compromiso de mejora. El proveedor seleccionado se registra en el formato Análisis Comparativo de Cotizaciones y selección del proveedor F-GA Tramitar la orden de compra/servicio o contrato El Director Administrativo y Financiero informa al Coordinador de la PMO cuál es el proveedor seleccionado para iniciar con el tramite de la Orden de Compra F-GA-7 o la orden de servicio o el contrato de acuerdo con la tabla No. 1 del numeral 5 Condiciones de este procedimiento. Las órdenes de servicio o contratos deben ser firmados en primer lugar por el proveedor y posteriormente por el Director Ejecutivo de la Fundación. Para el caso de proveedores de proyectos, el responsable del proyecto debe enviar la solicitud de contratación F-GH-5 al Coordinador de la PMO para iniciar con los trámites de contractuales.

8 Página: 8 de 10 De acuerdo con la tipo de contratación y los posibles riesgos en la adquisición, la Fundación FES puede solicitar al proveedor una póliza de garantía que se consideraría como requisito para la legalización de la compra. 6.3 Recibir los bienes o servicios Los bienes son recibidos en la Fundación FES por la PMO y/o por el solicitante del bien, y/o por el colaborador especialista en este tipo de adquisiciones (para el caso de tecnología) según se establezca. El responsable de recibir el bien o servicio verifica las condiciones y especificaciones relacionadas en la orden de compra, orden de servicio o contrato generado. La verificación de recepción, se realiza evaluando las condiciones definidas en el sello de recepción de bienes y servicios. La orden de compra o remisión debe ir sellado y evaluada por el colaborador que recibió el bien o servicio. En caso de que el solicitante no pudiese recibir directamente el bien, éste le será remitido para dar su visto bueno de recibido a satisfacción conforme con la orden de compra/contrato emitido. La ejecución de los servicios profesionales contratados está bajo la supervisión de la Dirección del Área correspondiente quienes contaran con el apoyo de los gerentes de proyecto para dar el visto bueno de recibido a satisfacción u observaciones al cumplimiento de las obligaciones contractuales las cuales se soportan con los informes respectivos. Una vez recibidos los bienes o servicios, el responsable realiza la evaluación inicial y evaluación anual del proveedor, según lo definido en el procedimiento Gestión de Proveedor P-GA Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas El Director Administrativo y Financiero verifica el cumplimiento de la ejecución del plan de compras y de las actividades para la adquisición de los bienes y servicios; en el caso de identificarse brechas en el cumplimiento u oportunidades de mejora, se formulan acciones correctivas, preventivas o de mejora a través del procedimiento P- GMC-6 y/o lecciones aprendidas a través del procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN.

9 Página: 9 de 10 7.ANEXOS Tabla No. 2 Criterios de Selección Tipo de Proveedor A-Proveedores de Proyectos B-Servicios de Consultoría. Incluye Profesional, asesor y personal de apoyo. Asesorías Organizacionales. Criterio de Acuerdos Comerciales Criterios Jurídicos Criterios de Calidad No aplica. Aplica. Referencias académicas, laborales, experiencia, entrevista, pruebas psicotécnicas ( si son necesarias) Valor, descuentos, condiciones de pago, tiempos de entrega. Aplica. Referencias comerciales y experiencia. C- Equipos y Accesorios D-Elementos de Oficina Computadores, impresoras, fotocopiadora, accesorios, software, aire acondicionados, equipos de seguridad. Papelería, cafetería, dotación personal, muebles y enseres. Valor, descuento, condiciones de pago, tiempos de entrega. Aplica. Especificaciones técnicas, servicios de postventa (si aplica), garantía (si aplica), referencia comerciales. E-Servicios de Mantenimiento y Otros Mantenimiento de equipos, accesorios, elementos de oficina, servicios de impresión, logística.

10 Página: 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 15 de Julio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Director Administrativo y Financiero.