EL SISTEMA COMPTABLE

Transcripción

1 EL SISTEMA COMPTABLE COMPTES LLIBRES DESENVOLUPAMENT D UN EXERCICI SENCER COMPTES DEFINICIÓ Unitat bàsica de la comptabilitat. Cada concepte d actiu, passiu, pèrdua o guany té el seu propi compte. CLASSIFICACIÓ Comptes de situació: són els que recullen conceptes d actiu o de passiu. També s anomenen comptes de balanç, ja que cada element del balanç té el seu compte de situació. Exemples: Bancs, Maquinària, Capital, Proveïdors, Els comptes de situació sobreviuen al tancament de l exercici. És lògic, tenint en compte que tots els elements patrimonials amb que s inicia un exercici són els mateixos amb que es va tancar l exercici anterior. Comptes de gestió: són els que recullen els diferents conceptes de despesa o ingrés. Cada causa per la que l empresa incorre en despeses o assoleix ingressos té un compte de gestió específic. També s anomenen comptes de resultats. Exemples: Sous i salaris, Transports, Ingressos per arrendaments, Prestació de serveis, Els comptes de gestió moren al tancament de cada exercici. Cada any s inicia la comptabilitat amb els saldos dels comptes de gestió a zero, per a poder determinar el resultat de l exercici i com s ha assolit.

2 REPRESENTACIÓ GRÀFICA Deure Haver VOCABULARI RELACIONAT AMB ELS COMPTES Obrir un compte: fer-hi la primera anotació, al deure o l haver. Carregar: fer una anotació al deure. Abonar: fer una anotació a l haver. Saldo: valor del compte en un moment concret (diferència entre el deure i l haver). Saldo deutor: sempre que els imports anotats al deure són més grans que els anotats a l haver. Saldo creditor: sempre que els imports anotats al deure són més petits que els anotats a l haver. Saldo nul: sempre que els imports anotats al deure són iguals que els anotats a l haver. Tancar un compte: fer-hi un apunt que deixi el saldo nul. També se n diu saldar un compte.

3 LLIBRES DIARI MAJOR INVENTARIS I COMPTES ANUALS LLIBRE DIARI És obligatori. Serveix per a registrar-hi els fets comptables cronològicament (pel mateix ordre pel que es van produïnt. Les anotacions que es fan al llibre diari reben el nom d assentaments de llibre diari (assentar és, en aquest cas, sinònim d anotar o registrar). Imatge física Un full de llibre diari tenia, quan el sistema era manual, el següent aspecte: Part esquerra: DEURE Part dreta: HAVER Import Nom del compte Nom del compte Import Import Nom del compte Import Nom del compte Nom del compte Import Nom del compte Import

4 Tipus d assentament Assentament simple: Només un compte al deure i un altre a l haver. Assentament múltiple: Més d un compte a un costat ò a tots dos. Posició dels comptes S ha d aplicar sempre la REGLA DE LES POSICIONS COMPTABLES: Al deure, per tant, hi anirà: I a l haver: els increments d actiu les disminucions de passiu les pèrdues els increments de passiu les disminucions d actiu els guanys Altres normes que cal respectar sempre Hi ha d haver un compte a cada costat, com a mínim. Els imports anotats al deure i a l haver han de sumar el mateix. En argot comptable, d això se n diu que l assentament quadra. Els grans riscos La lletra a És tradicional separar els comptes del haver dels del deure amb una lletra a. Això fa que, en llegir els títols dels dos comptes, units per una a, dongui la falsa impresió de que s està indicant un fluxe, és a dir, que hi ha uns diners que van d un lloc a un altre. Exemple Si un client paga un deute de 10 que té amb l empresa, l assentament correcte és: 10 Bancs a Clients 10, ja que anotem al deure l actiu que augmenta i a l haver el que disminueix.

5 A un no iniciat, si construeix una frase amb els dos títols i la a, li pot semblar que, atès que els diners aniràn del client al banc, l assentament correcte seria l invers del que realment cal fer. Cal, per a evitar el risc de confusió, no donar a la lletra a el sentit de preposició i entendre-la com una separació, com podria ser qualsevol altre signe (*, =, -, /,,, ). L assentament s ha de construir atenent només al sentit comptable de les posicions. Deure i haver En llenguatge corrent, sovint es fa referència al que es té amb l expressió tenir a l haver. Exemple: El Barça té al seu haver el tècnic més simpàtic del mon. Aquesta expressió, per exemple, està en contradicció amb la regla de les posicions comptables, que ens diu que el que es posseix figura al deure d un compte de situació. La contradicció rau en el fet de la divulgació de la terminologia comptable per part dels bancs. Pel banc, els titulars dels comptes corrents són creditors. És a dir, representen la obligació que té el banc de tornar-los els diners que tenen dipositats quan ho desitgin. Quan el banc dóna un extracte de compte al client, ho fa del compte que, a nom del client, el banc té a la seva pròpia comptabilitat. Es tracta, per tant, dels moviments d un compte de passiu. Si el client fa una imposició al compte corrent, el banc fa una anotació a l haver del compte del client, per a indicar que s ha incrementat el deute del banc amb el client. Aquest mateix fet, el client (nosaltres), l ha de tractar fent una anotació al deure, significant que acaba d incrementar-se el seu actiu bancs. Cal entendre, en conseqüència, que el compte del client a la comptabilitat del banc és simètric (inclou els mateixos imports, però els signes comptables estàn invertits) del compte del banc a la comptabilitat del client. És lògic, doncs, que la terminologia que utilitza el banc sigui la inversa de la que hauria de fer servir el client. LLIBRE MAJOR És el que recull tots els imports anotats en el diari, classificats per comptes. En el llibre major, a cada compte, se li acumul len tots els imports que se li han carregat i abonat en el llibre diari.

6 Aspecte físic d un compte en el llibre major Deure Títol del compte Haver Import Import Import Import Assentaments en el Llibre Major Es fan d una manera totalment mecànica: s anoten al deure del compte els imports que aquest té en els assentaments de diari en els que figura al deure, i s anoten a l haver del compte els imports que aquest té en els assentaments de diari en els que figura a l haver. Es tracta, per tant, d una mera transcripció de xifres des d un llibre a l altre. Quan la comptabilitat està mecanitzada, aquest pas el fa l ordinador de forma automàtica. Les normes que cal respectar sempre No es pot fer cap anotació al Major que no correspongui a un assentament comptabilitzat prèviament en el Diari. Tots els assentaments del Diari s han de traspassar al Major. Sempre s ha de fer l anotació del Major en el mateix costat que el compte ocupa en el Diari. LLIBRE D INVENTARIS I COMPTES ANUALS Es el llibre obligatori on figura, cada any, el balanç, el compte de resultats i la memòria.

7 DESENVOLUPAMENT D UN EXERCICI SENCER 1. Assentament de reobertura 2. Assentaments ordinaris 3. Balanç de comprovació de sumes 4. Balanç de comprovació de saldos 5. Balanç de Situació 6. Compte de Resultats 7. Assentament de regularització 8. Assentament de tancament 1. ASSENTAMENT DE REOBERTURA Permet obrir tots els comptes de situació tancats en finalitzar l exercici anterior. Consisteix a realitzar, el primer día de l exercici, un assentament múltiple al diari, que posteriorment es traspassa al major. En aquest assentament, apareixen al deure els comptes que figuren a l actiu, i a l haver els que componen el passiu del balanç final de l exercici anterior. Exemple 01/01/ Bancs Clients Maquinària Construccions a Capital a Proveïdors a Deutes a CT amb entitats de crèdit El traspàs de l assentament al major significarà l obertura dels comptes que hi intervenen, amb els mateixos imports anotats al diari i sempre respectant-ne el signe comptable (deure/haver).

8 2. ASSENTAMENTS ORDINARIS Durant tot l exercici es van realitzant els assentaments que corresponen als diversos fets comptables esdevinguts. Cada assentament ha d estar convenientment suportat documentalment. En general, la data de l assentament serà la del document que reflecteix el fet. Tots els assentaments realitzats en el diari es traspassen posteriorment al major. Aquest traspàs comporta l obertura, al major, dels comptes que van apareixent per primera vegada al diari. 3. BALANÇ DE COMPROVACIÓ DE SUMES Abans de realitzar el balanç de comprovació de sumes, cal fer el pas previ de sumar les dues columnes del diari. Aquesta suma inclou tots els assentaments realitzats des del d obertura (inclòs), fins a l últim de l exercici. Import Compte a Compte Import Σ deure SUMES DE L EXERCICI Σ haver La suma del deure ha de coincidir amb la de l haver. Si no es així, vol dir que, en algun assentament, s ha comès l errada de que les quantitats anotades a un costat no sumen el mateix que les anotades a l altre. No es pot seguir el procés fins que s hagi corregit l errada i les dues columnes quadrin. Una vegada assegurat que, en el global de l exercici, les quantitats anotades al deure i l haver coincideixen, es comprovarà que les xifres comptabilitzades al diari han estat correctament traspassades al major (els mateixos imports i al mateix costat). Aquesta comprovació es fa utilitzant el document que figura a la pàgina següent. El primer pas és llistar tots els comptes utilitzats a la columna (a), i traslladar a les columnes (b) i (c) les sumes del deure i de l haver de cada compte de major.

9 Document d elaboració dels estats financers de final d exercici Comptes Sumes Saldos Balanç de Situació Compte de Resultats Deure Haver Deutors Creditors Actiu Passiu Pèrdues Guanys (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) SUMES Σ b Σc Σd Σe Σf Σg Σh Σi Si totes les quantitats anotades al diari han estat correctament traspassades al major (mateix import i mateix costat), les sumes de les columnes (b) i (c) han de coincidir necessàriament amb les sumes del diari. La comprovació de sumes implica, per tant, confirmar que: Σ deure diari= Σ haver diari= Σ b= Σ c 4. BALANÇ DE COMPROVACIÓ DE SALDOS Una vegada assolida la quàdruple igualtat de la comprovació de sumes, es realitza un nou pas, consistent a l obtenció dels saldos. Concretament, cal restar la suma del deure de la de l haver i anotar el resultat al costat del valor més alt. Exemple Comptes Sumes Saldos Balanç de Situació Compte de Resultats Deure Haver Deutors Creditors Actiu Passiu Pèrdues Guanys Bancs Maquinària Mobiliari Proveïdors Capital Sous i sal. Subministr Pr. de serv SUMES Σf Σg Σh Σi

10 Obtinguts tots els saldos, cal sumar les columnes corresponents (d) i (e). Si el càlcul dels saldos s ha fet correctament, l import de les dues sumes ha de coincidir. La comprovació que es fa és, per tant: Σ d= Σ e 5. BALANÇ DE SITUACIÓ 6. COMPTE DE RESULTATS Els dos estats financers s obtenen simultàniament, a base de traslladar els saldos a la columna que els correspongui, amb els següents criteris: Els saldos deutors dels comptes de situació es traslladen a la columna Actiu (f). Els saldos deutors dels comptes de gestió es traslladen a la columna Pèrdues (h). Els saldos creditors dels comptes de situació es traslladen a la columna Passiu (g). Els saldos creditors dels comptes de gestió es traslladen a la columna Guanys (i). Exemple: Seguint l anterior, Comptes Sumes Saldos Balanç de Situació Compte de Resultats Deure Haver Deutors Creditors Actiu Passiu Pèrdues Guanys Bancs Maquinària Mobiliari Proveïdors Capital Sous i sal. Subministr Pr. de serv SUMES Observem que la diferència entre actiu i passiu coincideix amb la diferència entre guanys i pèrdues. En tots dos cassos, la diferència indica el resultat que, en aquest cas és de de pèrdua. Actiu Passiu = Guanys Pèrdues = Resultat de l exercici

11 7. ASSENTAMENT DE REGULARITZACIÓ Una vegada assolit el màxim objectiu del procés comptable, que és la obtenció dels estats financers tradicionals (balanç de situació i compte de resultats), només resta tancar la comptabilitat de l exercici. Aquest tancament es fa en dos temps, el primer dels quals és l assentament de regularització. L objectiu de l assentament de regularització és transferir el resultat de l exercici a un sol compte, el de Pèrdues i Guanys. Es tanquen, per tant, tots els comptes de gestió, volcant els seus saldos a l esmentat compte Pèrdues i Guanys. Exemple: seguint l exemple anterior, Pèrdues i guanys a Sous i salaris a Subministraments Prestació de serveis a Pèrdues i guanys D aquesta manera, tots els comptes de gestió queden saldats, y el seu saldo resumit en el compte Pèrdues i Guanys, que és el que figurarà al balanç expressant el resultat global de l exercici. 8. ASSENTAMENT DE TANCAMENT El darrer pas d un exercici és el tancament. Consisteix a deixar tots els comptes que en aquest moment encara romanen oberts (els de situació i el de Pèrdues i Guanys, que, com es veurà en el seu dia, també ho és, de situació), amb saldo zero. Pera fer-ho, l assentament consisteix a col locar tots els comptes en el costat invers al que tenen el saldo. Exemple: Seguint l anterior, Proveïdors Capital a Bancs 100 a Maquinària a Mobiliari 800 a Pèrdues i guanys D aquesta manera es deixa la comptabilitat de l exercici totalment tancada. L assentament de reobertura de l exercici següent serà aquest mateix, però invertit, recuperant els comptes el seu signe natural (els de passiu a l haver i els d actiu al deure).