CONTABILIDAD DE COSTOS Julio 2012

Transcripción

1 Ecuación Básica de Costo CONTABILIDAD DE COSTOS Julio 2012 CONCEPTOS GENERALES DE COSTOS Un costo (C) está determinado por el producto de una cantidad (Q) y un precio unitario (P), relacionados entre sí por una unidad de medida (unidad, libra, kilo, litro, tonelada, etc.), pudiendo ser el resultado de C, unitario o total. C = Q x P Así, la cantidad Q estará expresada en términos de la unidad de medida común y el precio en términos del valor unitario de esa unidad de medida de Q. Ejemplo: Unidad de Medida = METRO Cantidad expresada en Metros y el Precio en pesos ($) por cada metro ($/metro). Por tanto, el Costo (C) estará expresado en términos unitarios o totales de valor monetario (pesos $), según como se exprese Q, unitariamente o en forma total. Costo Unitario El costo es unitario cuando ambas variables de la ecuación básica de costo Q y P sean valores unitarios. Sin embargo, P siempre es un valor unitario y Q puede ser un valor unitario o un valor total. Por ejemplo, una camisa consume 2 metros de tela y cada metro de tela se compra a $4.500, entonces el costo del consumo de tela sería: Costo Consumo Tela = Consumo tela en metros x Precio de cada metro de Tela Por tanto, costo consumo tela = 2 metros/camisa x $4.500/metro, se cancela metros y: Costo consumo tela = $9.000/camisa, lo que significa que el costo unitario de tela de la camisa sería de $ De otro lado, como P es un valor unitario y como se definió en la ecuación básica de costo, sí de C = P x Q, se despeja P, y C y Q son valores totales, tenemos que: P = C / Q Es decir, que el precio unitario (P) será igual al cociente entre el costo total o unitario (C) y la cantidad total o unitaria Q. El resultado del precio unitario en términos de la unidad de medida será un valor monetario unitario de la unidad de medida de Q; en el ejemplo sería: la unidad monetaria Pesos por cada Metro de tela ($/Metro). Es importante aclarar que aunque P se definió como el precio de adquirir o utilizar Q, esto significa que P es la expresión comercial que se utiliza para denotar el valor que tiene para quien vende u ofrece Q, mientras que P se define como el costo de compra o uso para quien adquiere o utiliza Q, de ahí que resulte la diferencia entre ambos términos, precio y costo. De lo anterior, se puede deducir que costo es lo que cuesta por ejemplo hacer algo como la camisa, mientras que el precio es ese mismo costo de hacer y vender la camisa más una ganancia o utilidad que se suma o se agrega a éste para que tenga sentido el ánimo de lucro en las organizaciones. Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 1

2 Por tanto, C será el costo calculado a partir de C = Q x P para quien compra o usa Q, en la fabricación de la camisa. Sin embargo, P = C + U, de donde U es la utilidad o ganancia que se espera genere la venta de la camisa a un valor P. Finalmente, se puede afirmar que el costo de ese algo como la camisa o Q en una empresa X es el precio que le ofrecen sus proveedores por adquirirlo o usarlo, y que de igual forma ese mismo costo más una utilidad, representa el precio que la empresa X le ofrece a sus clientes, para los cuales será a la vez su costo de compra o uso. Costo Total El costo total se mide en unidades monetarias y corresponde al costo de un consumo total (Q) de un insumo o un recurso cualquiera (materiales, mano de obra, máquinas y equipos, instalaciones, servicios, entre otros que son cuantificados en distintas unidades de medida de su uso o consumo). Por lo anterior, la ecuación básica de costo aplicaría para hallar un costo total, por ejemplo el consumo de tela de 30 camisas fue de 60 metros y si el precio sigue siendo de $4.500/metro, el costo total de tela consumida en las 30 camisas sería: Costo consumo de tela = 60 metros x $4.500/metro, se cancela metros y el costo sería: Costo consumo de tela = $ , en este caso no sería por camisa porque es el costo total de la tela de las 60 camisas. De otro lado, un costo total representa generalmente la suma de varios componentes de costo y que pueden presentarse en varias situaciones a saber: Elementos del costo de un producto: En este caso sería la sumatoria del MD, la MOD, los CIF y los Contratos de Servicios (CS) con terceros, obteniéndose así el costo de producción: COSTO DE PRODUCCIÓN = MD + MOD + CIF + CS Costos por Ordenes de Fabricación: en este caso sería la sumatoria del costo total del MD, la MOD, los CIF y los CS que absorbe cada orden de producción especifica distinta en sus características a las otras y así se obtendría el costo de producción de cada una de esas ordenes de producción especificas. A la vez la suma de estos costos totales de producción de cada orden conformaría el costo total de producción de toda la fábrica. Costos por Procesos: aquí cada proceso de productivo representaría un área dentro del proceso de producción donde se agregan materiales y costos de conversión de esos materiales en productos terminados. De esta manera cada proceso se convierte en un acumulador de costos de MD, MOD, CIF y CS (Definición de Centro de Costos Productivo). El costo total del proceso será la suma de costos de estos cuatro elementos y el costo total de la fábrica será la suma de los costos totales de todos los procesos productivos vinculados a ella. Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 2

3 Las tres situaciones planteadas para el costo total se pueden aplicar al costo unitario, así: Elementos del costo de un producto: Comprende la suma de los costos unitarios de cada elemento del costo, es decir, el costo unitario de los MD más el costo unitario de la MOD más el costo unitario de los CIF más el costo unitario de los CS, así se obtendría el costo unitario de producción. Costos por Órdenes de Fabricación: El costo unitario se determina por orden de producción y estará compuesto por el costo unitario de cada elemento del costo de cada una de ellas. Costos por Procesos: En este caso el costo unitario de la producción será la suma de los costos unitarios de todos los procesos productivos vinculados a la fábrica. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS El sistema de costos se define como el conjunto de procedimientos y normas estructurados y establecidos para el procesamiento, análisis y revelación de la información de costos de una empresa, con el cual se buscan satisfacer diferentes propósitos u objetivos, dentro de los cuales el principal es determinar los costos de producción o de operación de la misma. Los principales objetivos son: 1. Determinar los costos de manufactura de un producto terminado sobre una base de costo unitario y sobre una base de costo total. Esto es, determinar el costo del material directo, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación en forma unitaria y total. 2. Apoyado en el objetivo anterior, determinar el costo de los productos manufacturados y vendidos que servirá para preparar el estado de resultados. En la contabilidad financiera usual y erróneamente suele llamársele a éste, costo de la mercancía vendida (CMV), término más propio para las empresas comerciales que son quienes comercializan en forma genérica, Mercancías. Para la empresa de servicios suele utilizarse el término Costo de Prestación de Servicios, que comprende el costo de los materiales directos, la mano de obra directa, los costos indirectos del servicio (CIS) y Contratos de Servicios externos, de los servicios prestados en el periodo. El decreto 2649/93 define este término conjuntamente para las empresas industriales, comerciales y de servicios generales como COSTO DE VENTAS. 3. Determinar el costo de los inventarios de los productos semielaborados o no terminados (en proceso) y el costo de los productos terminados y no vendidos, que servirán para preparar el balance general. 4. Proporcionar información en forma oportuna a la dirección de la empresa, para la toma de decisiones, como: - Fijación de precios de ventas Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 3

4 - Para la ampliación de la planta física - Para la adquisición de maquinaria - Para inversiones de Capital - Para decidir si comprar o fabricar, contratar externamente o fabricar internamente - Entre otras. 5. Generar información para ayudar a la gerencia en la planeación, evaluación y control de las operaciones de la empresa. 6. Contribuir en la elaboración de los presupuestos de la empresa, en los programas de producción, financiamiento y ventas, principalmente. Los tres primeros objetivos apuntan a suplir necesidades de tipo contable y fiscal, lo cual es propio de la contabilidad financiera, mientras que los demás están orientados a suplir las necesidades de información de la gerencia para la toma de decisiones en los procesos de planeación, dirección y control de la organización, lo cual es papel fundamental de la contabilidad administrativa o contabilidad gerencial. Finalmente, todos los objetivos son aplicables a los sistemas de costos no solo de empresas manufactureras o industriales sino también a los de empresas de otra actividad económica como las de servicios, comerciales, entre otras, teniendo en cuenta sus características particulares. PROCESO PRODUCTIVO Y CICLO BASICO DE COSTOS El proceso productivo o de manufactura esta integrado al ciclo global del negocio como una de las áreas más importantes, pues allí es donde comienza el ciclo de generación de ingresos de la compañía. El proceso productivo se identifica plenamente en las empresas manufactureras o industriales, que son las dedicadas a los procesos de transformación de materias primas y materiales en productos terminados; pero también es factible identificarlo en las empresas comerciales y de servicios. El ciclo básico de costos consiste en la acumulación de costos de cada uno de elementos del costo de un producto terminado que se elabora en el proceso productivo. Por tanto, el primero marcha paralelamente con el segundo y esta relación puede resumirse así: FASE DE ENTRADA FASE DE PROCESAMIENTO FASE DE SALIDA \ / \/ PROCESO DE PRODUCTIVO Todas estas fases representan el flujo de las materias primas y materiales (en forma general materiales) desde su envío a la planta de producción, su transformación (conversión) en productos terminados y el envio de estos a la bodega donde estos se almacenan para luego entregarlos al cliente. Hoy en día las nuevas corrientes Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 4

5 administrativas sostienen que el proceso debe vincular tambien a los entes proveedores de materiales y a los consumidores de los productos terminados como valores agregados de estos productos. Fase de Entrada: Comprende el suministro (entrada) de los materiales a la fase de procesamiento. Se presenta COSTO en relación al costo de los materiales. Fase de Procesamiento: En esta se presenta el proceso de conversión o transformación de los materiales en productos terminados. En esta fase también se presenta COSTO en relación a los costos de conversión agregados a los materiales para transformarlos en productos terminados, siendo estos la suma de los costos de la MOD, los CIF y los Contratos de Servicios. Fase de Salida: Comprende la salida de los materiales de la fase de procesamiento pero convertidos en productos terminados hacia un cliente o una bodega de almacenamiento de productos terminados. CICLO BASICO DE CONTABILIDAD DE COSTOS Comprende tres pasos a partir del ciclo básico de costos: 1. Determinar el costo de manufactura o de producción 2. La Conversión del producto manufacturado en producto terminado tanto física como contablemente. 3. Venta del producto terminado. CUENTAS DE INVENTARIO Las empresas de tipo industrial manejan varias cuentas que son: 1. Inventario de Materias Primas y Materiales (IMP): el valor de esta cuenta está representado por las materias primas y materiales directos e indirectos que no han sido enviados a producción (No usados o consumidos) y que reposan físicamente en un lugar llamado generalmente Bodega de Materia Prima que se encuentra antes de la fase de entrada del proceso productivo. 2. Inventario de Productos en Proceso (IPP): está cuenta esta representada por el costo de todos aquellos productos semielaborados o semiterminados y por el costo de todos los artículos completamente terminados que no han sido enviados al almacén de productos terminados. Los primeros aun no han superado la fase de procesamiento por que les falta algo del proceso (algún material o conversión), y los segundos ya han superado esta fase pero no la etapa de salida del proceso productivo. Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 5

6 3. Inventarios de Productos Terminados (IPT): esta cuenta comprende el costo de los artículos terminados recibidos de la anterior y que aun no han sido vendidos. Todos ellos han superados todas las fases del proceso productivo. 4. Inventario de Repuestos: la conforman el valor de los repuestos no enviados a producción y que reposan en una bodega de repuestos o conjuntamente en la de materiales, generalmente. 5. Inventario de Desechos, subproductos y productos defectuosos: esta abarca el costo de los productos dañados, de los productos defectuosos y de los desperdicios de materiales sobrantes. ESTADOS FINANCIEROS EN LOS DIFERENTES TIPOS DE EMPRESAS El decreto 2649/93 define las siguientes clases de estados financieros: 1. Estados Financieros de Propósito General a. Básicos: Balance general, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera, y Estado de flujo de efectivo. b. Consolidados. 2. Estados Financieros de Propósito Especial a. Balance Inicial b. Estados financieros de periodos intermedios c. ESTADO DE COSTOS d. Estado de inventarios e. Estados financieros extraordinarios f. Estados de Liquidación g. Estados financieros que se presentan a las autoridades h. Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados. 3. Estados Financieros Comparativos 4. Estados Financieros Certificados y Dictaminados. El Estado de Costos subrayado arriba es propio de las empresas industriales y este comprende o muestra el costo de los productos manufacturados (costo de producción)... y vendidos (costo de ventas). Este estado es necesario para elaborar el estado de resultados de las empresas industriales, debido a que este último enfrenta a los ingresos operacionales o a las ventas el costo de las mismas que es el resultado final del primero. Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 6

7 El Estado de Costos se denomina comúnmente Estado del costo de los productos manufacturados y vendidos o Estado del costo de ventas. ELABORACIÓN DEL ESTADO DE COSTO DE VENTAS Requiere de cuatro componentes básicos, cada uno de los cuales es el resultado de una depuración (suma y resta) previa de otros valores que ayudan a llegar a ellos, veamos: 1. MATERIALES DIRECTOS USADOS (MD): Hay que buscarlos así: MD = (I I MP + C - IFMP) MI 2. COSTO TOTAL DE MANUFACTURA O DE PRODUCCIÓN (CPcc): Se busca así: CPcc = MD + MOD + CIF 3. COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN TERMINADA (CPT): Se busca así: CPT = CPcc + I I PP IFPP 4. COSTO DE VENTAS (CPV): Se llama también: Costo de Producción y Ventas, Costo de Producción Vendida o Costo de los Productos Manufacturados y Vendidos, y se halla así: CPV = CPT + I I PT - IFPT Agrupando los dos primeros componentes se forma el ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN o llamado el ESTADO DE COSTO DE MANUFACTURA. La agrupación consecutiva de los cuatro componentes en su orden forma el ESTADO DE COSTO DE VENTAS. Esquemas de Presentación del Estado de Costo de Ventas a. Esquema Detallado: Este esquema es completo y se elabora en la forma como se presenta a continuación. Se llama así porque detalla la búsqueda de los elementos del costo, y por que parte del inventario inicial de materiales para buscar, por juego de inventarios, el consumo o uso de materiales directos (componente Nº 1), que es propio del sistema periódico de inventarios. b. Esquema Resumido: Este esquema en cambio parte de los materiales directos usados o consumidos en el periodo, o sea que se presenta desde el último ítem del componente Nº 1 en adelante. Se nombra así por ser un esquema que generalmente no muestra los detalles de búsqueda de los elementos del costo. Este es propio del sistema permanente de inventarios. Veamos el esquema detallado o aplicado en el sistema periódico, como sería: Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 7

8 NOMBRE DE LA EMPRESA ESTADO DE COSTO DE VENTAS PERIODO (FECHA) Inventario Inicial de Materiales (Directos e Indirectos) ( + ) Compras de Materiales del periodo (Directos e Indirectos): ( - ) Devoluciones en Compras ( ) ( = ) Compras Netas ( + ) Fletes en Compras ( = ) Total Compras del Periodo ( = ) Materiales Disponibles para el Uso o Producción ( - ) Inventario Final de Materiales (Directos e Indirectos) ( ) ( = ) Total Materiales Usados en Producción (Direc. e Indirec.) ( - ) Materiales Indirectos Usados ( ) ( = ) TOTAL MATERIALES DIRECTOS USADOS ( 1 ) ( + ) MANO DE OBRA DIRECTA ( 2 ) Total Mano de Obra de Fabrica o de Producción ( - ) Mano de Obra Indirecta ( ) ( + ) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN ( 3 ) Materiales Indirectos Mano de Obra Indirecta Otros Costos Generales: Repuestos y Accesorios Combustibles y Lubricantes Arrendamientos de Fabrica Servicios Públicos de Fabrica Seguros de Fabrica Mantenimiento y Reparaciones Elementos de Aseo y Cafetería Utiles y Papelería Depreciaciones (Maquinaria y equipo, Edificios, etc.) Otros ( = ) COSTO TOTAL DE MANUFACTURA O DE PRODUCCIÓN ( + ) Inventario Inicial de Productos en Proceso ( = ) Costo Total De Producción En Proceso ( - ) Inventario Final de Productos en Proceso ( ) ( = ) COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN TERMINADA ( + ) Inventario Inicial de Productos Terminados ( = ) Costo Total De Producción Disponible Para La Venta ( - ) Inventario Final de Productos Terminados ( ) ( = ) COSTO DE VENTAS (Normal) (+/-) Variación Neta de CIF ( = ) COSTO DE VENTAS (Real) NOMBRE DE LA EMPRESA ESTADO DE RESULTADOS Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 8

9 PERIODO (FECHA) Ingresos Operacionales Industrias Manufactureras (Ventas) ( - ) COSTO DE VENTAS (Real) ( ) ( = ) Utilidad Bruta en Ventas ( - ) Gastos Operacionales: De Administración De Ventas ( = ) UTILIDAD OPERACIONAL CICLO DE CONTABILIDAD DE COSTOS Hace referencia a la inclusión del sistema de costos al sistema contable. Este ciclo abarca desde la compra de las materias primas hasta la venta del producto terminado. Para fines didácticos generalmente los ejercicios se desarrollan en cuentas T para un mayor entendimiento de la dinámica de las cuentas y la relación entre estas. En capítulos siguientes se analizan los asientos de diario mas a fondo por cada elemento del costo. Por último, cabe anotar que el sistema de contabilidad de costos en la empresa se desarrolla más fácilmente en el sistema de inventarios permanente. Las siguientes son las cuentas del PUC relacionadas con el proceso de registro de los costos de producción: Activos: 1405 Inventario de Materias Primas 1410 Inventarios de Productos en Proceso 1430 Inventario de Productos Terminados Costo de Ventas: 6120 Industrias Manufactureras 6205 Compras de Materias Primas (Sistema Periódico) 6225 Devoluciones en Compras (Sistema Periódico) Costos de Producción: 71 Costo de Producción Materia Prima 72 Costo de Producción Mano de Obra 73 Costo de Producción Costos Indirectos En el desarrollo de los registros se van ligando otras cuentas de la contabilidad financiera sobre todo de los activos, pasivos e ingresos y gastos. Profesor: JHONNY ALEXANDER CANO GÓMEZ Página 9