TRABAJO CON NÚMEROS EN EXCEL 2007

Transcripción

1 Trabajar con números (Formato numérico y fórmulas) Hemos acabado ya de trabajar con palabras y vamos a comenzar a trabajar con números, aplicarles formatos y hacer operaciones matemáticas sencillas. Para eso partimos del siguiente ejemplo: Vamos a calcular unos resultados en este ejemplo y a darle un aspecto elegante para poder presentarlo. Lo primero es darnos cuenta de un par de cosas: Los números se escriben sin punto de separación de los miles y sin símbolos que representen. Ya les pondremos estas dos cosas al terminar de hacer los cálculos Excel permite realizar cálculos matemáticos, de modo que todas aquellas celdas que vayan a llevar valores calculados las dejamos en blanco para poder hacer las cuentas a continuación. La primera forma de hacer operaciones matemáticas es muy sencilla. Excel facilita la labor de hacer sumas, medias, máximos y mínimos usando una opción de la barra de herramientas. Comenzamos calculando la suma de unidades vendidas en Castilla y León. - Página 18-

2 La forma de operar es un proceso de 4 pasos muy sencillo: Hacer click en la celda en la que queremos que aparezca el resultado. Pinchar el icono de Autosuma en cinta de opciones Fórmulas y seleccionar las celdas que quiera sumar (en este caso de B4 a B12): Por último pulsamos la tecla Enter para ver el resultado. Para hacer el cálculo en C14 del precio medio de un ordenador en Castilla y León, hacemos las mismas acciones pero en lugar de elegir la opción de Autosuma, elegimos la opción de Promedio, pinchando en la flecha situada al lado de la función usada anteriormente. Elegiríamos las celdas con las que queremos calcular la media, y por fin veríamos el resultado tras pulsar Enter : - Página 19-

3 Vamos a calcular ahora el precio total de los ordenadores vendidos en la ciudad de León. Para ello, no tenemos una operación de multiplicación en el lugar donde se encuentra la operación de Autosuma, así que vamos a ver otro mecanismo para realizar operaciones matemáticas en Excel. Se basa en usar el programa como si fuera una calculadora, es decir, indicando celdas para operar y los símbolos matemáticos: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) La forma de actuar es la siguiente: resultado Primero se hace click en la celda donde queremos que aparezca el A continuación escribimos en la celda el símbolo =. Es fundamental este paso ya que indica a Excel que lo que vamos a escribir en la celda a continuación es una operación matemática. Tras ello se va haciendo click en cada celda que contenga los valores y se van escribiendo los símbolos de la operación matemática a realizar. Todo del mismo modo a como lo haríamos en una calculadora. La diferencia es que aquí debemos escribir un símbolo = al comenzar a escribir en la celda. Vemos como queda este paso: Los pasos resumidos de lo que hemos hecho son: Pincho en la celda donde va el resultado (en este caso D4) Escribo el = Pincho en la celda que contiene el primer valor de la operación (en este caso B4) Escribo el * Pincho en la celda que contiene el segundo valor de la operación (en este caso C4) Pulso la tecla Enter - Página 20-

4 Con eso nos queda el resultado en esa celda. Para poder llevar el resultado al resto de celdas que representan al resto de capitales de Castilla y León, no hace falta que repitamos los pasos capital por capital sino que solo es necesario arrastrar la fórmula pinchando y arrastrando desde el cuadro de arrastre como ya hemos visto en ejemplos anteriores al arrastrar fechas, palabras, etc. Hacemos un pequeño alto y nos fijamos en la barra de fórmulas. En ella se verá para la celda que tengáis seleccionada en cada momento, su contenido real, es decir, no es igual que una celda contenga un valor 100 porque le hemos escrito con el teclado que contenga un valor 100 porque es el resultado de multiplicar 25 por 4. En la barra de fórmulas se puede diferenciar si el contenido de una celda es un valor escrito con el teclado (se ve ese valor en la barra de fórmulas) o si el contenido de una celda es un valor que proviene de realizar una operación matemática (se ve la fórmula de la operación matemática en la barra de fórmulas) - Página 21-

5 Con todo el trabajo que hemos hecho nos queda: Una vez que tenemos ya los resultados escritos, debemos dedicarnos a aplicar formatos también a los números de las celdas. Estos formatos son necesarios para que los números puedan representar el punto de separación de los miles, el símbolo de los, quitar decimales por ejemplo al número 1155,555556, etc. Para ello debemos hacer uso de la misma estrategia de siempre: Seleccionar las celdas con números, ir a la cinta de opciones Inicio y en la categoría Número elegir la representación más adecuada para lo que queramos: Pondremos todos los números que queramos en formato de con dos decimales usando el icono que representa la Moneda : Vemos que el formato de asigna automáticamente el punto de separación de los miles. Si a continuación seleccionamos los datos de las unidades de ordenadores y pinchamos en el icono de al lado de la moneda, el que representa tres ceros, vemos que aparece el punto de separación de los miles: A continuación le vamos a quitar los decimales a los precios. Solo dejamos decimales al precio medio del final. Para quitar los decimales, tenemos también unos iconos en esta misma zona, uno de ellos para poner decimales y otro para quitarles. - Página 22-

6 El resultado final aplicando algún otro formato para hacerlo estéticamente más agradable a la vista es: Recordar por último, que todas las modificaciones en el formato de las celdas, incluidas estas últimas en el aspecto de los números, se pueden hacer también seleccionando las celdas deseadas, haciendo click con el botón derecho del ratón en ellas y eligiendo la opción Formato de celdas. Aparecerá un panel con una solapa por cada una de las opciones de formato que hemos comentado aquí. - Página 23-