MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES CS-STAB-02-P02-01

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES CS-STAB-02-P02-01 Versión /05/2015

2 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES CS-STAB-02-P01 PROPÓSITO: Gestionar la recepción de los bienes muebles permanentes para uso de dos o más Instituciones Públicas y los administrados para transferencia. DISPARADOR: Disposición del Subdirector Técnico de. Adquisición de mobiliario para los Edificios donde funcionen dos o más Instituciones Públicas. Proceso de Regularización y administración de los Bienes Inmuebles que contengan bienes muebles. ENTRADAS: Memorando sumillado por el Subdirector Técnico de. Descripción ACTIVIDADES PRINCIPALES: Coordinar la recepción de bienes con la Institución que realiza la entrega o la Unidad de INMOBILIAR respectiva. Elaborar el cronograma previamente socializado y concordado entre los diferentes actores para la actividad de la constatación física de bienes muebles y coordinar su ejecución con la CGAF. verificación y la constatación física de los bienes muebles. Levantar el inventario de los bienes muebles e ingresarlos a la base de datos. Suscribir las actas de entrega recepción internas con la CGAF. PROCESO RELACIONADO Inmuebles.. Contratación y Compras Públicas 2

4 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 3 de 12 Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal Base de datos. Acta de entrega-recepción interna. Sustantivo Director Nacional de Cliente Externo Reglamento General Sustitutivo del Sector Público. Normas de Control Interno. Manual General de y Control de los Activos Fijos del Sector Público. Acuerdo 025-CG, Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no considerados Activos fijos, del 5 de septiembre de Ley 106, Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales, del 29 de diciembre de Normativa de Contabilidad Gubernamental. Reglamento de Chatarrización Inservibles, Sector Público. Ley sobre armas, municiones, explosivos y accesorios. Reglamento a la Ley sobre armas, municiones, explosivos y accesorios. Ley de. Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Decreto Ejecutivo Nro. 52, del 22 de julio de Decreto Ejecutivo No. 906, del 3 de octubre de LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO El proceso de Recepción requiere considerar los siguientes lineamientos: Los bienes muebles administrados para transferencia, serán inventariados e ingresados en la base de datos para mantener un control de los bienes muebles hasta su respectiva disposición. Los bienes muebles permanentes para uso de dos o más entidades públicas, serán inventariados, etiquetados e ingresados en la base de datos para una administración permanente. 3

5 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 4 de ROLES Analista de.- Ejecuta los procesos de administración de bienes muebles como las constataciones físicas, ingreso de información en la base de datos, etiquetación de los bienes muebles, entre otros. Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director Nacional de.- Gestiona la recepción y administración de aquellos bienes muebles que son transferidos a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor comercial. Experto de.- Coordina y organiza los procesos de la gestión de administración de bienes muebles transferidos a INMOBILIAR. Subdirector Técnico de.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los Bienes Inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración e Inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega - recepción.- Documento único que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Adicional, definir los responsables por el bien o bienes recibidos. Bienes muebles.- Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad, adicional son entregados para la administración y/o control temporal de la Institución. Bienes permanentes para uso de dos o más entidades públicas.- Son aquellos bienes legalmente adquiridos para uso de las entidades públicas; y, que son administrados por INMOBILIAR. 4

6 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 5 de 12 Bienes administrados para transferencia.- Son aquellos bienes disponibles para atender los requerimientos de las entidades públicas; y, que pueden ser sujetos de arriendo o disposición. CGAF.- Coordinación General Administrativa Financiera. Custodio de INMOBILIAR: Funcionario responsable del inventario de bienes muebles e inmuebles de existencia de la Institución, así como de la recepción y entregas de los bienes. Constatación física de bienes muebles.- Comprobación de la existencia de los bienes muebles transferidos a INMOBILIAR mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos, tomando en cuenta los siguientes objetivos: Mantener actualizados en forma permanente los inventarios de bienes muebles de Larga Duración (activos fijos), Bienes Sujetos a Control Administrativo y/o Bienes de Consumo (existencias), dentro del ámbito de su competencia. Confirmar la ubicación, existencia real de los bienes muebles y la nómina de los responsables de su tenencia, dentro del ámbito de su competencia. Determinar novedades o faltantes; identificar aquellos que están obsoletos, fuera de uso o inservibles a efectos de realizar los trámites legales correspondientes y aplicar los correctivos pertinentes, dentro del ámbito de su competencia. DNABI.- Dirección Nacional de Inmuebles. 5

7 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 6 de 12 6

8 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente el proceso de recepción de los bienes muebles permanentes para uso de dos o más Instituciones Públicas y los administrados para transferencia ALCANCE Este subproceso abarca desde la solicitud de recepción de bienes por parte de la Dirección Nacional de Legalización o la Dirección Administrativa, hasta la suscripción del acta entrega-recepción interna DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Disponer gestión Subdirector Técnico de Una vez recibidos los memorandos ya sea de la Dirección Administrativa, Dirección Nacional de Legalización o de la Máxima Autoridad, el Subdirector dispone la gestión para la recepción de bienes muebles al Director. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Memorando sumillado Recibir y disponer gestión Director Nacional de El Director dispone la gestión al Experto, para inicio de la coordinar la recepción de los bienes muebles con las Entidades o Unidades de INMOBILIAR involucradas. Para la coordinación de la recepción de los bienes muebles identifica cuál es el origen de los bienes muebles, y procede: Memorando sumillado Coordinar recepción de bienes Experto de Si el requerimiento corresponde a la recepción de un bien inmueble que contiene bienes muebles, deberá coordinar en primera instancia con la DNABI con el fin de: garantizar que se mantenga un único canal de comunicación con la Entidad que hace la entrega de los bienes, comunicar a la DNABI toda la información necesaria respecto de los bienes muebles, que permita viabilizar eficientemente la recepción de los mismos, tal como: dirección y accesibilidad al lugar de entrega de bienes, volumen y peso de bienes o número aproximado de bienes muebles si Plan de acción 7

9 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 8 de 12 fuera el caso; y elaborar un único cronograma para la constatación física de bienes a ser atendido por las Unidades de INMOBILIAR correspondientes. Si el requerimiento corresponde a la recepción de un bien mueble transferido a INMOBILIAR, deberá coordinar con la Entidad que hace la entrega, se facilite la información necesaria respecto del bien mueble que permita viabilizar eficientemente la recepción del mismo, tal como: dirección y accesibilidad al lugar de entrega del bien, volumen y peso del bien mueble o número aproximado de bienes muebles si fuera el caso. Si el requerimiento corresponde a la Dirección Administrativa posterior a la adquisición de mobiliario, deberá coordinar la recepción la Unidad Administrativa (custodio). Con el levantamiento de información el Experto elaborará un plan de acción para la recepción de los bienes el cual deberá contener los insumos necesarios para garantizar la eficiencia de las actividades a generarse en campo, adicional deberá ser socializado con todos los actores que intervienen en el proceso de entrega recepción hasta que todas las partes estén de acuerdo. Elaborar cronograma para la constatación física de los Bienes Experto de Con el plan de acción definido y habiendo socializado las fechas tentativas con las Unidades de INMOBILIAR correspondientes, el Experto elabora el cronograma de constatación física de bienes y lo remite al Director para su revisión. Cronograma Revisar y remitir Cronograma Director Nacional de El Director revisa el cronograma y de no encontrar inconsistencias lo remite a la CGAF con copia al Subdirector Técnico de y a la DNABI de ser el caso. Memorando, Cronograma 8

10 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 9 de 12 Disponer gestión Realizar verificación y constatación física de los bienes muebles Etiquetar bienes Director Nacional de Analista de Analista de El Director dispone la gestión al Analista de para la verificación y constatación física de los bienes conforme lo establecido en el cronograma. El Analista realiza la verificación y constatación física de los bienes como apoyo de las Direcciones Administrativa y Financiera; adicional levanta el inventario de los bienes existentes. Si los bienes muebles recibidos son permanentes, para el uso de dos o más Instituciones Públicas, el Analista etiqueta los bienes en el mismo acto de verificación y constatación física. Memorando Inventario Etiquetas de bienes muebles Ingresar información en la Base de Datos Analista de Tanto para los bienes permanentes o administrados para transferencia, el Analista ingresará la información del inventario en la Base de Datos de la Dirección Nacional de. Base de Datos Recibir cronograma y disponer gestión Coord. General Administrativo Financiero El Coordinador recibe el cronograma y dispone la gestión a la Dirección Financiera y la Dirección Administrativa, para que realicen la verificación y constatación física de los bienes conforme lo establecido en el mismo. Memorando Realizar verificación y constatación física de los bienes muebles Director Financiero El Director Financiero o su delegado, realiza la constatación física de bienes en coordinación con la Dirección Administrativa y la Dirección Nacional de, de ello deja constancia mediante la elaboración de un Informe. Informe Realizar verificación y constatación física de los Bienes Director Administrativo El Director Financiero o su delegado, realiza la constatación física de bienes en coordinación con la Dirección Financiera y la Dirección Nacional de, de ello deja constancia mediante la elaboración del Inventario. Inventario 9

11 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 10 de 12 Suscribir Acta de entrega recepción Director Administrativo Una vez culminada la ejecución de la constatación física, cronograma, el Director Administrativo oficializa la recepción de los bienes muebles mediante la suscripción del Acta de entrega-recepción con los involucrados. Acta entregarecepción Elaborar y suscribir Acta de Entrega Recepción Interna Director Administrativo Una vez suscrita el acta de entrega-recepción el Director Administrativo formalizará la entrega de la custodia de los bienes al Director Nacional de, mediante la suscripción del Acta entrega recepción interna. Acta de entrega recepción interna Suscribir Acta de Entrega Recepción Interna Director Nacional de Una vez suscrita el acta de entrega-recepción interna, el Director dará inicio al proceso de. Acta de entrega recepción interna 7. ANEXOS o o o Guía para el levantamiento del inventario de los Bienes de Larga Duración, Bienes Sujetos a Control Administrativo y de Consumo en los edificios administrados por INMOBILIAR y transferidos mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos. Formato Acta de Constatación Física (CS-STAB-02-P01-F01Formato Informe de la Constatación y Análisis de los Bienes (CS-STAB-02-P01-F02). Manual del Proceso de. 10

12 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES Página: Página 11 de 12 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Aprobado Por: Validado Por: Mgs. Paola González Mgs. Fabián Moscoso Mgs. Fabián Moscoso Directora de Procesos y Cultura Organizacional Subdirector Técnico de Subdirector Técnico de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 12/05/