MÓDULO4 ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS 4.1. CONCEPTO Y FINALIDAD REQUISITOS PARA SU ELABORACIÓN.
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- Mariano Ortíz Carrasco
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1 MÓDULO4 ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS 4.1. CONCEPTO Y FINALIDAD REQUISITOS PARA SU ELABORACIÓN CLASIFICACIÓN SEGÚN SU CONTENIDO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y PRESENTACIÓN RECOMENDACIONES PARA SU DISEÑO.
2 4.1. CONCEPTO Y FINALIDAD. El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. A continuación mencionamos otras definiciones: PARA TERRI: Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva. MELINKOFF: Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos. Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y correlación. Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre". Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la cual está colocada al lado de la unidad principal). Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la organización. Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.
3 Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada o con zigzagueos. BENJAMÍN FRANKLIN: Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. GUILLERMO GÓMEZ CEJA: Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan. KAST, FREEMONT Y JAMES E. ROSENZWEIG: Una manera característica de describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicación formales de la organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No es una representación exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización formal, y ninguna en la organización informal. KOONTZ, HAROLD: Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad. MUNCH GALINDO Y GARCÍA MARTÍNEZ: Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. REYES PONCE, AGUSTÍN: Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales
4 funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva." Otro autor expone su concepto de esta forma: "El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación. Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma." Según el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras). La estructura de la organización. Los aspectos más importantes de la organización. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vías. Las vías de supervisión. Los niveles y los estratos jerárquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización. Las unidades de categoría especial. El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros
5 OBJETO DEL ORGANIGRAMA El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información. Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
6 Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compañía. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismo 4.2. REQUISITOS PARA SU ELABORACIÓN. Para la elaboración de los organigramas se toman en cuenta tres requisitos generales e indispensables: PRECISIÓN. En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. VIGENCIA. Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se recomienda indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración. UNIFORMIDAD. Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño. Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y números de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con
7 letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: 1. Títulos de descripción condensada de las actividades. 2. Nombre del funcionario que formuló las cartas. 3. Fecha de formulación. 4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 5. Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar: Los datos que deben recogerse. Las fuentes de información. Los métodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste. Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:
8 INFORMACIÓN SOBRE UNIDADES 1. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control. 2. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel. 3. Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto. INFORMACIÓN SOBRE RELACIONES Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. INFORMACIÓN SOBRE FUNCIONES O LABORES Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama. ORGANIZACIÓN FUTURA O ACTUAL? La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones: Planeación de una organización nueva. Representación de una organización existente. PLANEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados. FUENTES DE INFORMACIÓN En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
9 1. Los archivos de la institución 2. Los empleados y funcionarios, 3. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). 2. Cuestionarios escritos. 3. Entrevistas con jefes y empleados. 4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora). NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro. REGISTRO DE DATOS Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso. ANÁLISIS DE DATOS La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama CLASIFICACIÓN SEGÚN SU CONTENIDO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y PRESENTACIÓN. Según Enrique B. Franklin, autor del libro "Organización de Empresas", los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: 1) Por su contenido, 2) Por su ámbito, 3) Por su presentación y 4) Por su Naturaleza.
10 1. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: o INTEGRALES: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Ejemplo: o FUNCIONALES: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo:
11 o DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. Ejemplo: 2. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: o GENERALES: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente,
12 en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo: o ESPECÍFICOS: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo: 3. POR SU PRESENTACIÓN: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
13 o VERTICALES: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo. o HORIZONTALES: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
14 o MIXTOS: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de esquematización. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. o DE BLOQUE: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
15 4. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: o o o MICROADMINISTRATIVOS: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. MACROADMINISTRATIVOS: Involucran a más de una organización. MESOADMINISTRATIVOS: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado RECOMENDACIONES PARA SU DISEÑO. Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga. Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades. Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica el criterio con que se han dividido las actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupación de los segmentos de trabajo). La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.
16 REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES Para representación de las unidades conviene usar siempre rectángulos. No es recomendable el uso de Círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen más difícil la comprensión del organigrama. No es necesario hacer unos rectángulos más grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. Ésta se la da su colocación en el organigrama y su relación con las demás unidades. En el diagrama, además de anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama. En los organigramas complementarios y analíticos, en que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ángulo inferior derecho interno del rectángulo, el número de plazas que integra el puesto. FORMA Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades. DIMENSIÓN Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes. COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS La ubicación de las figuras en el gráfico debe apegarse a las siguientes consideraciones: En diferente nivel jerárquico La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
17 SECTOR PÚBLICO. Por lo general, en la administración central estos niveles son: Primer nivel Secretario Segundo nivel Subsecretario Tercer nivel Oficial mayor Cuarto nivel Dirección general Quinto nivel Dirección de área Sexto nivel Subdirección de área Séptimo nivel Departamento Octavo nivel Oficina Noveno nivel Sección Décimo nivel Mesa EN LA ADMINISTRACIÓN PARAESTATAL: Primer nivel Asamblea general Segundo nivel Consejo de administración Tercer nivel Dirección general o su equivalente Cuarto nivel Dirección divisional o su equivalente o gerencia Quinto nivel Dirección de área, subdirección o subgerencia Sexto nivel Departamento
18 A U T O E V A L U A C I Ó N Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura futura de una organización. F V 2.- Menciona tres finalidades de un organigrama. 3.- En este método se realiza Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.) y cuestionarios escritos. a) de Recolección de datos. b) documental. c) histórico. 4.- Estor organigramas contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. a) Generales b) Horizontales c) Mixtos 5.- Como regla general se debe usar varios tipos de figura para simbolizar sus elementos. F V
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