MANUAL PARA LA RENDICION DE FONDOS FIJOS POR RENDIR Y/O DEVOLUCIÓN DE GASTOS MENORES

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1 MANUAL PARA LA RENDICION DE FONDOS FIJOS POR RENDIR Y/O DEVOLUCIÓN DE GASTOS MENORES NOMBRE: Jorge A. Escárate Molina CARGO: Director Ejecutivo INSTITUCION: Corporación de Municipal Deportes de Ñuñoa FECHA DE PREPARACIÓN: Julio de 2011.

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3 OBJETIVO DEL MANUAL. El presente Manual tiene por finalidad establecer el mecanismo o procedimiento para la correcta administración, control, contabilización y rendición o pago de los fondos a rendir y/o la devolución de gastos de la Corporación de Deportes de Ñuñoa. Se aplica a todas las áreas y/o empleados de la Corporación de Deportes autorizadas por el Director Ejecutivo para manejar Fondos a Rendir y/o que requieran Rembolsar Gastos de autorizado en el presente Manual. RESPONSABILIDADES. Del Director Ejecutivo: Autorizará fondos a rendir y/ o reembolso de gastos efectuados por terceros cuando éstos se justifiquen conforme necesidades de la Corporación. Del Jefe Administrativo y/o la Contadora: Tramitará y controlará a cabalidad el cumplimiento del o los procedimientos establecidos en este Manual. Del Usuario: Será responsabilidad del usuario, cumplir el procedimiento establecido y respaldar debidamente los gastos conforme los plazos y formas instauradas en este Manual, debiendo asumir que los recursos entregados en custodia son intrínsecamente valiosos, escasos y por consiguiente debe tenerse especial cuidado con ellos. DEFINICIONES. Fondos por Rendir: Es un monto determinado de dinero que se asigna o entrega a un empleado o prestador de un servicio contratado para solventar gastos urgentes o imponderables de monto reducido, e s t o e s q u e n o s u p e r e n u n i t a r i a m e n t e l a s 3 U T M. y q u e d i c e n r e l a c i ó n para con la función o gestión que evacúan. Documentación contablemente válida: Son las Boletas de servicios y/o compras, Facturas de Compra o Venta, tickets de tarjetas BIP., Bouchers de Peajes y/o Parquímetro y en general, todo documento que se requiera para acreditar el buen uso del monto entregados por la Corporación de Deportes. Dada la condición de Agentes de Retención, no puede cancelarse Honorarios de ningún tipo con éstos recursos otorgados, sin previa autorización de la Dirección Ejecutiva. PROCEDIMIENTO. Todo persona señalada en el punto superior, que necesite una cantidad de dinero como Fondo a Rendir, debe elevar por escrito o a través de correo electrónico, una solicitud a la Dirección Ejecutiva de la Corporación, quien evaluará y determinará la procedencia de dicho requerimiento. La petición de un Fondo a Rendir, deberá contemplar al menos como requisito mínimo para su tramitación, la siguiente información:

4 Detalle de la actividad o gasto a realizar con los fondos solicitados. Monto requerido. Fecha de la actividad o de la ejecución del gasto. Fecha en que se necesita disponer del fondo. Justificación o explicación de la petición de los fondos. Lugar de ejecución de la actividad o identificación del o los probables proveedores. Nombre de la persona responsable a quien girarse el respectivo documento financiero. APROBACIÓN. Una vez verificado el presupuesto y aprobado el Fondo a Rendir por el Director Ejecutivo de la Corporación, la Contadora procederá a emitir el correspondiente cheque nominativo, el cual deberá ser retirado en la oficina de Contabilidad. MONTO DEL FONDO A RENDIR. El monto de cada Fondo s o l i c i t a d o, será fijado por la Dirección E j e c u t i v a de la Corporación de Deportes, conforme la procedencia de la solicitud. MONTO MAXIMO POR COMPRA. El gastos unitario a realizar con el Fondo a Rendir o Caja Chica estará limitado a montos que no supere 1 UTM. Las compras realizadas a un mismo proveedor no podrán superar, en total el límite de 3 UTM. Por razones de Urgencia debidamente sustentadas, se puede comprar o adquirir Bienes de Uso y Consumo Corriente por un valor de hasta 3 UTM. en cuyo caso, se deberá presentar a lo menos tres cotizaciones y la respectiva Factura de Compra. RENDICIÓN. La rendición de Fondos a Rendir debe cumplir los siguientes requisitos: Presentación en planilla digital. Acompañarse del o los documentos oficiales contablemente válidos para su respectivo respaldo. Entregarse en soporte papel y/o por correo electrónico dirigido al Jefe Administrativo con copia a la oficina de Contabilidad. Los montos no utilizados en el plazo autorizado, deberán reintegrarse en efectivo directamente al Jefe Administrativo quien deberá depositar en la misma cuenta corriente de la cual se giró el día hábil siguiente a la recepción, indicando explícitamente el origen y motivo de la devolución. La documentación de respaldo de esta gestión deberá entregarse directamente en Contabilidad.

5 Requisitos que debe cumplir la documentación presentada: Todo comprobante de respaldo debe ser original. La fecha de vencimiento de los comprobantes no puede ser anterior a la fecha de emisión del mismo y debe ser emitida dentro del periodo autorizado para hacer uso del fondo a rendir. Los comprobantes deben ser siempre a nombre de la Corporación Municipal de Deportes de Ñuñoa. PLAZOS: El plazo máximo de rendición de cada fondo a rendir no debe exceder las 48 horas desde la ejecución del gasto. Los fondos solicitados específicamente para una actividad deportiva recreativa realizada en un B.N.U.P. y masiva, tendrá una semana de plazo para su rendición, a contar del término de su realización. CUMPLIMIENTO DEL PLAZO. El incumplimiento del plazo establecido según este Manual, dará origen a las siguientes medidas: El monto del fondo por rendir pasa a cuenta corriente del responsable, pudiendo ser descontado de su remuneración, lo que quedará estipulado al momento de la entrega de los fondos. Mientras no se rinda el monto total de un fondo entregado, no podrá solicitar otro nuevo.

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