GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX

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1 Rev: 1 Fecha: 21/12/06 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 1 de 3 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Puesto: Puesto: José Manuel Ocaña Barba Comisión de Revisión Comisión de Expertos del Área José Luis Díaz Gómez Firma: Firma: Firma: Fecha: Fecha: Fecha:

2 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 2 de 12 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE PROCESO Diagrama de Flujo Explicación del proceso INDICADORES DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 9

3 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 3 de OBJETO El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de actuación rápido, eficaz y seguro que defina y garantice el trámite interno de la documentación recibida o enviada por fax desde la Unidad de Información y Registro, para su entrega a las distintas Unidades Administrativas y Órganos de Gobierno de la Universidad de Castilla- La Mancha competentes para resolver en cada caso. 2. ALCANCE Este procedimiento afecta a la Vicegerencia General y del Área Administrativa y Servicios; a la Unidad de Información y Registro, y a todas las Unidades Administrativas y Órganos de Gobierno de la Universidad de Castilla-La Mancha con sede en el Rectorado.

4 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 4 de PROCESO 3.1 DIAGRAMA DE FLUJO

5 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 5 de EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Se envía o se recibe un fax? El encargado de registro es la persona encargada de la gestión del sistema de comunicación vía fax. Este encargado envía o recibe todo tipo de faxes. En función de si envía o recibe un fax, este encargado desempeña unas tareas u otras. 2. Comprobar Reporte. El encargado de registro comprueba, utilizando el reporte que proporciona el fax, si el fax ha sido recibido correctamente o se ha enviado correctamente. 3. Se ha enviado o recepcionado correctamente? En caso afirmativo, continuaremos con el procedimiento general. En caso negativo, el encargado de registro actuara diferentemente en función del tipo de Fax. * En los envíos de fax, si se ha enviado de manera defectuosa, el encargado de su envió transmite de nuevo el fax para comprobar que no hay ningún problema en la línea telefónica. Si este problema persistiera, contacta con la Unidad Administrativa que envía el Fax para la comprobar el número de teléfono indicado en la carátula. * En el caso de los Faxes recibidos, comprobamos si es posible conocer el remitente. Si dispusiéramos de esta información, se establece contacto con el remitente para solicitar de nuevo el envío.

6 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 6 de 12 En caso de no conocerlo y poder abstraer información para conocer el remitente, continuamos con el proceso general. 4. Registro en la Aplicación Informática de Gestión del Fax y Mensajerías El encargado de registro anota todas y cada una de las comunicaciones realizadas en la Aplicación Informática de Gestión del Fax y Mensajerías que la Unidad de Información y Registro tiene para tal efecto (ANX-22-01). 5. Imprimir la Nota Interna Tras el registro de los faxes recibidos o enviados, se imprime por duplicado una Nota Interna con los datos grabados de la actividad anterior (ANX-22-02). 6. Escaneo y Envío de la Nota Interna y el Fax a su destinatario/remitente a través del Se escanea la nota interna y el fax y posteriormente se envía un correo electrónico a la persona que ha emitido o enviado el fax (ANX en fase de estudio) adjuntando la documentación arriba mencionada. 7. Archivo y Control de la documentación La Unidad de Información y Registro archiva durante un mes la documentación de los faxes recibidos o enviados. Esta

7 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 7 de 12 documentación se controla utilizando los índices diarios que emite el equipo emisor/receptor 8. Destrucción de la Documentación no reclamada. Transcurrido el mes desde su envió o recepción procedemos a la destrucción de la documentación no reclamada. 4. INDICADORES Nº fax enviados Indicador Nº de fax recibidos Nº de fax enviados/recibidos correctamente Responsable del Control Encargado de Registro Encargado de Registro Encargado de Registro Frecuencia de Control Diario Diario Diario 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que

8 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 8 de 12 se dan instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento de los registros oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha. 6. RESPONSABILIDADES Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión diaria de la documentación registrada, así como responsable del Registro del Rectorado. Directores de Unidad y Jefes de Gabinete de las Unidades Administrativas/Órganos de Gobierno con sede en los edificios del Rectorado. 7. REGISTROS Registro Responsable Lugar de Archivo Tiempo Mínimo Aplicación Fax/ Mensajería Subdirector Unidad Soporte Informático Permanente Panel de Actividad Ejecutivo/Aux. Administrativo Archivo Excel Mensual Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Digital Permanente

9 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 9 de ANEXOS ANX Aplicación Informática de Gestión del FAX. ANX Nota Interna de Gestión del FAX. ANX Correo Electrónico con acuse de recibo enviando la documentación (en fase de estudio por la gerencia del área de tecnología y comunicaciones).

10 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 10 de 12 ANEXO Aplicación informática de Gestión del FAX

11 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 11 de 12 ANEXO Nota Interna de Gestión del Fax

12 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VIA FAX Pág.: 12 de 12 ANEXO 8.03 Correo Electrónico enviando el Fax al interesado

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