DIJERON: ACORDARON: DISPONER

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1 En la ciudad de Salta, a los ocho días del mes de octubre de dos mil diez, reunidos en el Salón de Acuerdos de la Corte de Justicia el señor Presidente Dr. Guillermo Alberto Posadas y los señores Jueces de Corte Dres. María Rosa I. Ayala, Guillermo Alberto Catalano, Abel Cornejo y Sergio Fabián Vittar, DIJERON: Que siguiendo los lineamientos de este Tribunal respecto a la necesidad de modernizar la prestación del servicio de justicia y proveer de las herramientas conducentes al manejo racional de grandes volúmenes de papel, corresponde regular la organización y el funcionamiento de las oficinas de repositorio de expedientes existentes en los distintos Distritos Judiciales de la Provincia y disponer las medidas que permitan su descongestión. Que según informe de la Encargada de la Oficina de Repositorio del Distrito Centro, existen en esta sede aproximadamente un millón de expedientes y numerosa documentación administrativa en los distintos depósitos, lo que ha provocado la postergación de los turnos de recepción desde las diferentes dependencias con menoscabo de la normal prestación del servicio de justicia, a la vez que mayores erogaciones por la necesidad de habilitación de nuevos locales. Situación que empeora en los Distritos del Norte y del Sur que carecen además de la organización de sus archivos. Que en consecuencia, se torna imprescindible implementar un nuevo sistema de gestión y custodia de la documentación judicial que garantice, por una parte, la más idónea conservación de esos instrumentos que pudieran tener valor cultural, histórico, jurídico o administrativo por constituir parte integrante del Patrimonio Documental y Bibliográfico y, al mismo tiempo, que determine el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la documentación que haya perdido su utilidad, lo que permitirá mayor agilidad y rapidez de las oficinas judiciales evitando gastos innecesarios. Que para ello, en el orden funcional resulta necesario convertir las oficinas de repositorio en Archivo Central del Poder Judicial con asiento en el Distrito Judicial del Centro y en Archivo del Distrito Judicial del Norte Circunscripción Orán, Archivo del Distrito Judicial del Norte Circunscripción Tartagal y Archivo del Distrito Judicial del Sur las oficinas de repositorio existentes en los Distritos Judiciales del Norte y del Sur. Que el Archivo Central con asiento en el Distrito Judicial del Centro quedará integrado por dos Áreas: una de Recepción y Conservación y otra de Destrucción. El organismo estará a cargo de un Secretario con título de Abogado, quien además de la dirección general, específicamente dirigirá el Área de Destrucción en todo el ámbito de la Provincia, con sujeción a las medidas operativas que se dictarán para su funcionamiento. La otra Área de Recepción y Conservación de Expedientes en el Distrito Centro continuará en la forma actual, coordinando y complementando esa actividad con la nueva área y la Secretaría de Informática, teniendo en cuenta tanto la última técnica archivística como el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías. Sucesivamente se organizará esa tarea en los Distritos del Norte y del Sur. Que en cuanto al expurgo, corresponde establecer las tablas de permanencia y selección documental observando las características propias de los expedientes; el procedimiento para efectuar la eliminación, la transformación a soporte escrito de aquellos documentos que estén contenidos en el sistema electrónico actual y la garantía del acceso a la documentación por quienes tengan interés en ella conforme a lo señalado en los Anexos I y II que forman parte de la presente. Todo en concordancia con las disposiciones de la Ley Provincial 7092 y su Decreto Reglamentario 1813/03. Que la aplicación de lo precedente comprenderá los expedientes y documentación existentes en las Oficinas de Repositorio a la fecha, las que estén en trámite y las que se inicien en el futuro, verificándose los requisitos fijados en la presente. Que por ello y en uso de la facultad atribuida por el art. 41 inc. 9 de la ley 5642 y art. 153 inc. a) y b) de la Constitución Provincial, ACORDARON: I. DISPONER la conversión de las Oficinas de Repositorio de Expedientes en 1

2 Archivo Central del Poder Judicial con asiento en el Distrito Judicial del Centro y en Archivo del Distrito Judicial del Norte Circunscripción Orán, Archivo del Distrito Judicial del Norte Circunscripción Tartagal y Archivo del Distrito Judicial del Sur las Oficinas de Repositorio del Distrito Judicial del Norte en ambas Circunscripciones y en el Distrito Judicial del Sur. II. ESTABLECER que el Archivo Central contará con una estructura orgánica integrada por un Área de Recepción y Conservación y un Área de Destrucción de Expedientes y documentos. III. DETERMINAR que el Archivo Central del Poder Judicial en el Distrito Centro, esté dirigido por un Secretario con título de Abogado quien, además de la Dirección, estará a cargo del Área de Destrucción en todo el ámbito de la Provincia. El Área de Recepción y Conservación de Expedientes funcionará en la forma actual coordinadamente con el Área que se crea por la presente, en el Distrito Centro. IV. DISPONER el reordenamiento de los Archivos de los Distritos del Norte y del Sur conforme al funcionamiento del Archivo Central. V. DEJAR ESTABLECIDO que anualmente, previo cumplimiento de las normas contenidas en el Anexo I de la presente, la Corte de Justicia dispondrá la eliminación material de los documentos y expedientes que se encuentren en las condiciones allí previstas, mediante procedimientos que respeten las disposiciones ambientales, los que serán determinados en cada oportunidad. VI. APROBAR como Anexo II las Tablas de Permanencia y Selección Documental para efectuar la eliminación de los expedientes y de la documentación del Archivo Central del Poder Judicial. VII. NOTIFICAR al Consejo Ejecutivo del Sistema Provincial de Administración de Documentación y Archivos (SIPADA) a los fines establecidos en la Ley VIII. DISPONER que por resolución de Presidencia se reglamente la aplicación de la presente Acordada, estableciendo las Misiones y Funciones de las Áreas referidas en los apartados I y II, y a través de la Secretaría de Superintendencia, el dictado de las medidas operativas para su funcionamiento. IX. DEJAR SIN EFECTO las Acordadas 7830/96 y 8268/98. X. COMUNICAR a quienes corresponda. Con lo que terminó el acto, firmando el Señor Presidente y señores Jueces de Corte, por ante la Secretaría de Actuación que da fe. (Fdo.: Dres. Guillermo A. Posadas -Presidente-, María Rosa I. Ayala, Guillermo Alberto Catalano, Abel Cornejo, Sergio Fabián Vittar -Jueces de Corte-. Ante mí: Dra. Mónica Vasile de Alonso -Secretaria de Corte de Actuación-). ANEXO I Procedimiento para la eliminación de expedientes judiciales 1.- Anualmente, el Director del Archivo Central elevará un informe a la Corte de Justicia, consignando la nómina de los expedientes y documentación en condiciones de ser destruidos con los datos que indique el tipo documental, la carátula completa, la fecha de la sentencia si ésta se hubiere dictado, la dependencia de la cual proviene, la numeración si la tuviere y las fechas extremas conforme las tablas de permanencia establecidas en el Anexo II. 2.- Dentro de los treinta días se expedirá la Corte de Justicia y ordenará la publicación del listado durante tres días en el Boletín Oficial y en un diario de los de mayor difusión, para que quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo o a través de sus representantes soliciten, en el plazo de hasta 10 (diez) días hábiles posteriores a la publicación, el recupero de documentos propios u la obtención de testimonio o certificación que hicieren a su derecho o su conservación. Respecto de los dos 2

3 primeros puntos se dará intervención al Juez o titular de la dependencia, con remisión de la documentación respectiva, para que en el plazo de diez días hábiles se expida sobre lo peticionado y, cumplido, la remita en devolución. 3.- Una vez vencido el plazo anterior, se enviará una copia del listado a la Secretaría de Jurisprudencia y al Consejo Ejecutivo del SIPADA para que en el término de treinta días corridos se pronuncien sobre la desafectación de la documentación propuesta, observando en su caso la necesidad de reserva de alguna documentación o expediente de interés en el Poder Judicial o en el Archivo Histórico de la Provincia, respectivamente. 4.- Concluido el procedimiento anterior, la Corte de Justicia ordenará la eliminación material de los expedientes y documentación que cumplan con los plazos de permanencia, ordenará la guarda de aquéllos cuya desafectación dispuso y transferirá al Archivo Histórico los que deben conservarse en forma permanente. 5.- En el Archivo Central y en el Archivo del Distrito Judicial del Norte Circunscripción Orán, Archivo del Distrito Judicial del Norte Circunscripción Tartagal y Archivo del Distrito Judicial del Sur se llevará un registro general de la documentación destruida conformado por la nómina referida en el punto 1 y otro con la individualización de los reservados. 6.- Cuando hubiere constancia de que se hayan hecho depósitos de dinero en los expedientes destruidos, la Corte de Justicia remitirá nómina de los mismos a la entidad bancaria autorizada para recibir depósitos judiciales y ésta deberá transferir a una cuenta, a nombre del Poder Judicial, los fondos depositados en los expedientes destruidos. 7.- El procedimiento de la destrucción será supervisado por la Secretaría de Corte de Actuación y un Inspector Notarial del Poder Judicial, quienes labrarán el acta correspondiente. ANEXO II Tablas de permanencia para la selección de expedientes y documentación del Archivo Central del Poder Judicial 1.- No se podrán destruir: a) Los expedientes judiciales cuyas disposiciones se refieran a derechos reales sobre inmuebles, derechos de familia relacionados con la identidad y capacidad de las personas, causas referidas a desaparición forzada de persona, sucesiones, quiebras y concursos; b) Los que se declaren de interés jurídico, histórico, político, económico o social; c) Los Libros de Protocolo de Sentencias y Resoluciones; Libros de mesa de entradas provenientes de los juzgados o Mesas Distribuidoras de Expedientes; d) La documentación laboral referida a Libros de Registros Únicos, Planillas Móviles, Recibos de Sueldos, y Documentación Previsional cuya procedencia se refiera a prueba de expedientes judiciales o de oficinas del Poder Judicial, de la que se ordenará su reserva en el Archivo Central del Poder Ejecutivo, según comunicación recibida del Ministerio de Gobierno, en el marco del Plan de Recuperación de Documentación, expte. Nº /08 ; f) Los Legajos del Personal del Poder Judicial. En los casos en que existiera duda respecto a la procedencia de la destrucción, se solicitará opinión al Juzgado donde se tramitó la causa, tribunal o repartición de que se trate, remitiendo el expediente o las actuaciones correspondientes, a fin de que se pronuncien por escrito sobre la conveniencia de la reserva, en el plazo de 10 días, bajo apercibimiento de proceder a la destrucción. En caso de oposición al expurgo por parte del Juez, Tribunal o autoridad administrativa, no se ordenará la eliminación por un período de 5 años a partir de la consulta. 2.- Se podrá ordenar el expurgo de los expedientes o documentación que cumplan con los siguientes plazos: 3

4 a) Los expedientes que se encuentren en las Oficinas de Repositorio provenientes de la Corte de Justicia. Las causas cuyo conocimiento y decisión sea de competencia originaria, a los dos años de que se haya enviado el expediente con archivo definitivo. Los expedientes que se hayan enviado al Repositorio por encontrarse paralizadas, a los cinco años del último decreto. b) Los expedientes provenientes de los juzgados en lo Civil y Comercial. Las causas tramitadas por proceso ordinario y terminadas con decreto definitivo de archivo, a los 5 años de este último decreto. Los expedientes ordinarios simplemente paralizados a los 10 años de la última actuación. Los expedientes tramitados por procedimiento sumario terminados, a los 3 años de dictado el decreto definitivo. Los procesos sumarios paralizados, a los seis años de su paralización. Los expedientes de trámite sumarísimo terminados, a los dos años de ordenado el archivo. Los paralizados, a los cuatros años de su paralización. c) Los expedientes provenientes de los Juzgados en lo Civil y Comercial de Procesos Ejecutivos. Los expedientes terminados a los tres años de decretado el archivo definitivo; los que se encuentren paralizados a los seis años de haberse decretado su paralización. d) Los expedientes de los Juzgados del Trabajo. De trámite ordinario o accidentes de trabajo, a los cinco años de decretado el archivo definitivo del expediente o desde la última actuación en la cual se halla intimado a las partes a instar el trámite. En los demás juicios especiales, sumarísimos o accesorios del principal, a los tres años de decretado el archivo definitivo, última actuación o intimación a instar el trámite, según el caso. e) Los expedientes del Juzgado de Minas y en lo Comercial de Registro. A los cinco años de remitidos a la Oficina de Repositorio con decreto de archivo definitivo. f) Los expedientes del Juzgado en lo Contencioso Administrativo. Los expedientes ordinarios o de ejecución de sentencia, a los diez años de la remisión al archivo con decreto definitivo o de la última actuación. Quedan exceptuadas de la disposición anterior los expedientes ordinarios cuyas sentencias hayan dispuesto la Reprogramación de Deudas establecida por ley. Se ordenará el expurgo previa consulta al Juez donde se tramitó atendiendo a posibles ejecuciones en trámite. g)las causas penales y del Fuero de Menores. Las causas terminadas por absolución o sobreseimiento firme en que no se haya dispuesto medida de seguridad o tratamiento tutelar, a los cinco años de dictadas las respectivas decisiones. En los juicios en que se haya dispuesto medida de seguridad o tratamiento tutelar, a los cinco años de cesadas éstas. En los juicios terminados por condena, a los cinco años de cumplida la pena o de producida la muerte del condenado. Los juicios paralizados o con decreto de reserva, a los cinco años de extinguida la acción o la pena de conformidad al Código Penal. Las causas contra personas no identificadas (NN), transcurridos dos años del vencimiento del plazo de prescripción de las acciones. h) En las causas tramitadas en los Juzgados de Menores, a los 5 años de cumplida la mayoría de edad. i) Expedientes de los Juzgados de Personas y Familia. Los juicios terminados, a los cinco años de ordenado el archivo definitivo; los juicios paralizados, a los cinco años del proveído que ordena su paralización. j) En todos los expedientes en que exista regulación de honorarios y éstos no hayan sido ejecutados o cobrados por todos los interesados, se los deberá reservar en el Archivo Central del Poder Judicial por el término de diez años a partir del correspondiente auto 4

5 regulatorio. k) En expedientes administrativos o documentación provenientes de Secretaría de Superintendencia, Mesa de Entradas de la Corte de Justicia, Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Administración, Dirección de Mantenimiento Edilicio, así como expedientes o documentación de otras dependencias del Poder Judicial, luego de transcurridos diez años de haber cesado el servicio del personal de que se trate, o concluído el ejercicio financiero, o que la documentación se haya mandado al repositorio por paralización o archivo con las siguientes excepciones: Solicitudes de licencia de funcionarios y empleados e informes médicos visados; memorandums; notas recibidas de la Administración de Justicia; cédulas diligenciadas y recibos; planillas de asistencia y tarjetas; permisos de retiro; notas sobre pagos de feria y solicitudes de pago de horas extras, las que se destruirán transcurridos dos años. (Fdo.: Dres. Guillermo A. Posadas -Presidente-, María Rosa I. Ayala, Guillermo Alberto Catalano, Abel Cornejo, Sergio Fabián Vittar -Jueces de Corte-. 5

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