Outsourcing Documental / Digitalización de Archivos

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1 Propuesta de Colaboración Outsourcing Documental / Digitalización de Archivos Avenida de los Metales Leganés - Madrid. Tel Fax

2 Propuesta de Colaboración Outsourcing Documental / Digitalización de Archivos 1. Introducción Grupo GIT-DOC a través de sus empresas Cadema Informática y GIT- DOC, ofrecen servicios documentales desde el año 1994, colaboran y realizan todos los servicios externos relacionados con el tratamiento de la documentación. Nuestra función y razón básica de existir es la de proporcionar a nuestros clientes los servicios documentales que necesiten en cada momento, con el profundo compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los mismos. La continua evolución y adaptación a las necesidades de nuestros clientes nos sitúan en una óptima posición para enfrentarnos a los continuos retos que plantea el mercado. La competitividad, es factor básico para toda empresa de cualquier sector que pretenda liderar el mercado. Principales puntos para lograr esta competitividad son el incremento de la productividad y una mayor especialización de la actividad que se desarrolla. Para conseguir estos objetivos es necesario que la empresa actual se apoye en profesionales externos que le permitan concentrar, dedicar todo el esfuerzo a su principal actividad. Un gran conocimiento de la evolución del mercado y una clara comprensión de las necesidades del mismo, han permitido a Grupo GIT- DOC prepararse y realizar cada uno de los desafíos de las empresas de hoy. Todo esto unido a una continua inversión en tecnología punta ha posicionado a Grupo GIT- DOC a la vanguardia del mercado. Los entornos a los que va dirigida la actividad de nuestra compañía son muy amplios, adecuándose a las necesidades particulares de cada sector: banca, sanidad, industria, transporte,... ayudando a conseguir y mantener grandes ventajas competitivas que posicionan favorablemente a las organizaciones ante el crecimiento y desarrollo del futuro.

3 2.- Objetivo Gestión y tratamiento de fondos documentales generados por su compañía para su conversión en imágenes en formato estándar de mercado.pdf o TIF 2.1-Descripción del proceso Recepción, recogida y transporte de soportes documentales. Realizamos la recogida de la documentación en cualquier lugar o conjunto de lugares donde se genere. Esta recogida puede ser exclusiva, utilizando un servicio únicamente para ese acto, o dentro de una ruta, pero siempre con personal contratado por Grupo GIT-DOC. Este servicio deberá asegurar: a) Realización de la transferencia de la documentación a contenedores que optimicen el espacio y que cumplan con todas las normas vigentes. b) Transporte de la documentación, en condiciones de plena seguridad. c) Constancia documentada de la entrada y salida de material de los locales de GIT- DOC con el reflejo correspondiente en las Bases de Datos Preparación y manipulación de la documentación Una vez recepcionada la documentación en nuestras instalaciones como paso previo a la digitalización se realizaran las siguientes tareas: > Eliminación de sobres. > Eliminación de grapas, clips u otros elementos extraños. > Documentación a expurgar, si lo solicita el cliente.

4 Digitalización de la documentación. Los equipos de digitalización utilizados por Grupo Gitdoc son de alta calidad de reproducción y están especialmente diseñados para el tratamiento de todo tipo de documentación. Se comprobara la legibilidad de los documentos originales. Se revisará la imagen obtenida del documento físico al mismo tiempo que se digitaliza, modificando los parámetros de calidad, si es necesario. Se realizarán los siguientes procesos de calidad de la imagen: > limpieza > alineación de las imágenes > girar aquellas que lo requieran para su correcta presentación Control de calidad imagen Durante el proceso de digitalización se irán revisando en pantalla todas las imágenes para verificar la calidad de la misma. Por cada escáner se realizara un test de calidad cada imágenes, con el fin de comprobar la calidad de la imagen digitalizada, así como para validar que todos los parámetros de calidad sean correctos. Aleatoriamente el responsable de control de calidad visualizara un 10% de los documentos que se digitalicen, comprobando la legibilidad, el contraste, el tamaño, la resolución y aquellos otros parámetros que indiquen que la imagen cumple con la calidad exigida.

5 Indexación para su posterior identificación. Generación de los índices necesarios que permiten asociar las imágenes a sus registros correspondientes. > Manual Se realizara un proceso de doble grabación para garantizar la calidad de los índices. > Automático Lectura de código de barras OCR, ICR la verificación se realiza manual para garantizar la calidad del mismo Exportación imágenes - Consultas Para el acceso de los usuarios a esta información, contamos con una variada gama de posibilidades: > El acceso a la documentación a través de internet mediante el servicio GITDOC Web. > Desde su propia intranet con el visualizador GITDOC > Archivos en formato PDF o TIF para su posterior visualización desde su ERP, se entregaran en soporte informático o por comunicación directa a través de la Red.

6 Custodia de Archivos o Devolución. Grupo Gitdoc dispone de instalaciones acondicionadas para la custodia temporal o definitiva de sus fondos documentales, garantizando tanto la protección en nuestras instalaciones, como durante el transporte. El cliente podrá solicitar puntualmente la documentación que pudiera necesitar con independencia de la fase en que se encuentre la cual le será remitida en un periodo máximo de 24 horas. Instalación de la documentación en contenedores normalizados para su devolución al cliente o en su caso para iniciar el proceso de custodia definitiva Consultas Originales Los documentos pueden ser consultados por documento, archivador o por caja Las consultas por caja se satisfacen con el envío de la caja que contiene el documento (sin abrirla). La entrega de los documentos se efectuará en cajas normalizadas y con los debidos albaranes de entrega. Las consultas por documento, con el envío del documento solicitado En ambos casos se ofrecen servicios de consulta en nuestros centros de custodia, o con envío de la documentación el día siguiente (consulta normal) o bien en 4 hs. hábiles (consulta urgente) Destrucción Controlada La documentación administrativa tiene unos determinados plazos de vigencia legal. Pasado ese periodo, nosotros nos comprometemos a eliminárselo, garantizándole la destrucción y confidencialidad. Cuando un cliente nos comunica el deseo de Destrucción o Expurgo de Documentación, nosotros verificamos el contenido remitiendo una Solicitud de Verificación de la Orden de Expurgo junto con una copia de dicha Orden recibida. Sólo cuando recibimos una respuesta positiva del responsable pertinente, procedemos a la destrucción. Cuando de acuerdo con los criterios establecidos deba realizarse la destrucción de documentación, se le comunicará al cliente la relación de los mismos, y solo se procederá a destruirlos cuando se haya recibido la correspondiente aprobación firmada para llevar a cabo este servicio. Una vez realizado el proceso se emite el correspondiente certificado de destrucción y un Listado de Expurgos realizados.

7 3 Control y seguimiento. 3.1 Actuaciones: Grupo Gitdoc pondrá a disposición del cliente un interlocutor único responsable del proyecto. El cliente podrá solicitar a Grupo Gitdoc, la celebración de reuniones de seguimiento, cuantas veces considere necesarias para la prestación de un óptimo servicio. En las reuniones se analizaran las posibles incidencias que se hayan podido producir, en la prestación del servicio, levantándose acta final de las reuniones, en donde se reflejarán, por escrito, los acuerdos y compromisos alcanzados para la solución de las incidencias detectadas realizándose, posteriormente el seguimiento de los mismos. El cliente, podrá visitar las instalaciones de grupo Gitdoc tantas veces como considere necesarias, para garantizar el correcto cumplimiento del servicio.

8 4.- Centro de Custodia El centro de custodia de GIT- DOC, está situado en El Parque Industrial Los Albardiales( Ontígola)-Carretera Andalucía Km 49 y en Polígono Industrial de Manzanares. Contamos con más de 6000 m2 de superficie y con m3 de volumen o capacidad. 5.- Medios Materiales y Humanos INSTALACIONES: > Más de 1000 m2 de oficinas > Más de 100 puestos de captura PERSONAL: > Más de 100 operadores PRODUCCION: > Más de imágenes día

9 6.- Seguridad y Confidencialidad Grupo Gitdoc garantiza el cumplimiento de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) Nuestros depósitos de archivo están equipados con estrictas medidas de seguridad: Generales > Acceso restringido a las instalaciones. > Servicio nocturno de vigilancia zonal. Prevención de Robo > Detectores de presencia conectados a alarmas. > Sistemas de alarma conectados a central alarmas y policía. Prevención Contra Incendios > Detectores de incendio conectados a alarmas. Póliza de Seguros > Cobertura de incendio, rayo, explosión, fenómenos atmosféricos, vandalismo, huelgas. > Cobertura de robo y expoliación. > Cobertura de responsabilidad civil.

10 Seguridad Informática Seguridad al servidor en el que se albergarán los documentos escaneados. La seguridad de acceso a las aplicaciones aborda principalmente tres aspectos: > Protección del Servidor frente ataques externos: > Instalación del Firewall ISA Server en el Servidor, pudiendo permitir dar acceso a los clientes mediante certificados Digitales, VPN,s (PPTP, L2TP). > En cuanto al servidor será un Windows 2008 Server que cumple según el Common Criteria el nivel EAL4 (el mas alto dado para un sistema operativo). > El servidor Web IIS 6.0 es el más seguro actualmente del mercado. > Protección de los datos escaneados, ante cualquier intento de consulta a la base de datos donde están albergados: > Para proteger el servidor de base de datos se utiliza el mismo servidor el Firewall la aislará de cualquier intrusión. > Seguridad en el canal de acceso de los clientes que deseen visualizar los documentos escaneados: > Para proteger el canal de acceso, para las aplicaciones Web se utilizará un certificado digital de 64 o 128 Bits (Emitido por Verisign) obligando a conectarse a través de SSL. > Si se utilizaran aplicaciones cliente servidor, y opcionalmente también para aplicaciones Web, se podrá habilitar un acceso VPN (PPTP o L2TP), para blindar todos los datos que fluyen a través de Internet.

11 En cuanto a la seguridad física: > Backup en cinta: > Backup diario tanto del sistema operativo como de la base de datos ( físico y lógico). > Aislamiento del servidor: > El servidor utilizará una línea ADSL Premium (2Mb) dedicada para los accesos remotos, y se ubicará en una zona aislada y señalizada la prohibición de acceso. > Plan de disaster recovery: > Se harán pruebas para detallar las operaciones en caso de un desastre. Y los tiempos necesarios para recuperar el mismo. Detallándose todo en el SLA (Service level agreement). Integridad de los datos. > Software antivirus: De servidor, Firewall, y base de datos. La Confidencialidad > Nunca indicamos los nombres de nuestros clientes a un tercero. > Las cajas no reflejan ningún signo externo de a que cliente pertenecen. > Salvo raras excepciones, no mostramos nuestros Depósitos de archivos a los clientes.

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