ORDENANZA MUNICIPAL Nº

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1 ORDENANZA MUNICIPAL Nº EL CONCEJO MUNICIPAL DE MANAGUA CONSIDERANDO: I Que en la Alcaldía de Managua no existe una reglamentación que garantice el funcionamiento del Archivo Municipal. II Que se hace necesario elaborar el Reglamento del Archivo Municipal, con el objetivo de regular el funcionamiento del mismo, para garantizar, recopilar, resguardar los materiales de información elaborados por cada una de las diferentes Direcciones de la Municipalidad, lo mismo que con el fin de agilizar el proceso de investigaciones, estudios, proyectos. III Que la presente reglamentación garantizará el proceso de modernización del Archivo Municipal, de cara a una política de transparencia y agilización de los medios informativos con que cuenta. POR TANTO: En uso de las facultades que le confiere el Arto. 28, inciso 10), de la Ley Nº 40 y 261 Ley de Reformas e Incorporaciones a la Ley de Municipios, publicada en La Gaceta, Diario Oficial Nº 155, del 17 de agosto de 1997 RESUELVE: Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento, Administración y Ordenamiento Legal del Archivo Municipal de Managua, Capital de Nicaragua. CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Arto. 1: Toda la documentación generada por la actividad municipal tendrá la consideración de bienes de propiedad municipal, la cual una vez cumplidos sus efectos jurídicos, técnicos o administrativos deberá ser entregada y custodiada en el Departamento de Documentación y

2 Archivo Municipal, cuya administración estará a cargo de la Dirección de Patrimonio Histórico Municipal. Arto. 2: Es deber de la Alcaldía de Managua la gestión documental y la protección especial de documentos de archivos, como instrumentos de apoyo a la administración, la cultura, el desenvolvimiento científico y como elementos de prueba e información. Arto. 3: Considérense archivos, para los fines de esta Ordenanza Municipal, los conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por la municipalidad en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, cualquiera que sea el soporte de información o la naturaleza de los documentos, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia como testimonio e información por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores. Arto. 4: Se considera gestión de documentos, al conjunto de procedimientos y operaciones técnicas concerniente a la producción del documento, tramitación, uso, valoración y archivamiento de documentos de archivo en la fase administrativa e intermedia. Arto. 5: Todos los ciudadanos de cualquier nacionalidad, funcionarios y trabajadores que laboran en la Institución tienen derecho a recibir del Departamento de Documentación y Archivo Municipal, información de su interés particular o de interés colectivo o general, contenidos en documentos de archivo. Arto. 6: Se generaliza el derecho de indemnización por los daños materiales o morales ocurridos a consecuencia de la violación del sigilo archivístico, sin perjuicios de acciones penales, civiles o administrativas. CAPITULO II DEL ARCHIVO MUNICIPAL Arto. 7: Los archivos municipales son un conjunto de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de la actividad municipal de cualquier índole, conservados y organizados por los propios administradores. Arto. 8: Los documentos de archivo generados por la actividad municipal son identificados como administrativos, intermedios e históricos. Arto. 9: Se consideran documentos de archivo administrativo aquellos conjuntos de documentos que son objeto de frecuentes consultas que se vinculan a los fines para los cuales fueron producidos, desde que se inicia el trámite hasta los 5 años.

3 Arto. 10: Se consideran documentos de archivo intermedio aquellos conjuntos de documentos que no siendo de uso administrativo para los órganos productores, se tornan pasivos de una acción común de éstos y de la administración de archivos. El usuario continúa siendo en primer lugar la administración, pero ya el ciudadano puede consultar aquellos documentos que le afectan directamente; serán archivos intermedios desde los 6 años a los 20 años. Arto. 11: Se consideran documentos de archivo histórico los conjuntos de documentos de valor histórico, probatorio e informativo que deben ser definitivamente preservados que cuenten con más de 20 años. Los documentos de valor permanente son inalienables e imprescindibles. Arto. 12: El Archivo Municipal tiene dentro de su competencia la custodia de documentos de todo tiempo y edad. CAPITULO III TRANSFERENCIA DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACION AL ARCHIVO MUNICIPAL Arto.13: Una vea tramitado o acabada la vigencia administrativa de un expediente o documentación cualquiera, la unidad administrativa emisora de la documentación procederá a llenar en forma precisa y completa un formato de Remisión-Recepción que se ha preparado para tal fin y que formará parte de este Reglamento, el cual debe ser dirigido con la documentación correspondiente al Departamento de Documentación y Archivo Municipal. El formato de Remisión-Recepción es el documento que permitirá controlar el envío y recepción de la documentación a archivar. Arto. 14: El Archivista Municipal llevará un libro de registro para anotar las transferencias de documentos al Departamento de Documentación y Archivo Municipal. Arto. 15: Los documentos de archivo procedentes de las unidades administrativas emisoras y cuya etapa administrativa esté totalmente finalizada, serán transferidos al Departamento de Documentación y Archivo Municipal en los primeros tres meses del año siguiente de funcionamiento de dicha instancia conforme el procedimiento establecido, para la custodia de los mismos. CAPITULO IV PROCESO DE ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN Arto. 16: El proceso de archivo de la documentación transferida supone la creación de un sistema de clases, dispuestas en determinado orden, según el cual se puedan agrupar los documentos. La clasificación de documentos de archivo involucra un trabajo de planeación, o de

4 determinación de clases y/o de ejecución; la de clasificación de cada documento, reconociendo el acceso a la información y el asunto definitivo. Arto. 17: El Cuadro de Organización de fondos del Archivo Municipal debe reflejar las funciones del órgano en sentido amplio y en particular las operaciones específicas individuales que integran las actividades del mismo órgano. Nota: El Cuadro de Organización de fondos, se asocia al Organigrama General de la Alcaldía de Managua. Arto. 18: Los documentos deben ser clasificados de forma que reflejen la organización y función. Cuando se da la valoración de los documentos de archivo, en la fase no corriente, el primer factor a considerarse es el testimonio y prueba que contienen los documentos. Arto. 19: El Cuadro de Organización de fondos identifica y distingue las funciones sustantivas de las auxiliares, de las políticas, de las ejecutivas y de un modo general, se separa la documentación importante de la secundaria. Arto. 20: Son tres los elementos principales a ser considerados en la clasificación de documentos de archivo. 1. La acción a que los documentos se refieren. 2. La unidad administrativa que lo emite o recibe. 3. Los contenidos de los documentos. CAPITULO V ACCESO Y DIVULGACION DE LA INFORMACIÓN DEL ARCHIVO Arto. 21: Las consultas de la documentación podrán hacerse en el local donde funciona el Departamento de Documentación y Archivo Municipal o en calidad de préstamo mediante procedimiento establecido, que formará parte de este Reglamento. La documentación estará disponible a todos los ciudadanos de cualquier nacionalidad, funcionarios y trabajadores que laboran en la Institución o para su consulta en el Departamento de Documentación y Archivo Municipal ocho días hábiles después de dar efectividad a la transferencia; este derecho no tiene más limitación que la derivada de la naturaleza del documento y de su estado de conservación. Arto. 22: Los préstamos se otorgarán no antes de ocho días después de haber sido transferida la documentación. La documentación en calidad de préstamo sólo se facilitará a los funcionarios y empleados que laboran en la Alcaldía de Managua. Arto. 23: Los préstamos de documentos se sistematizarán de la forma siguiente: 1. El usuario previo a la consulta de un documento, llenará un formato de préstamo elaborado para tal fin. 2. Los documentos facilitados en calidad de préstamo a una unidad administrativa o persona, en ningún caso deberán ser cedidos a otras sin pasar previamente por el Departamento de Documentación y Archivo Municipal. 3. La documentación en calidad de préstamo, no

5 deberá permanecer más de ocho días hábiles fuera del Departamento de Documentación y Archivo Municipal, excepto en casos de requerimientos judiciales. Si hubiere necesidad de ampliar el término, no debiendo exceder el término original se solicitará al responsable del Departamento en mención. Asimismo, éste podrá reducir el término concedido no más de la mitad del término original en caso de urgencia. Arto. 24: El personal del Departamento de Documentación y Archivo Municipal, procederá a la elaboración del inventario de la documentación, con el fin de facilitar el acceso a la misma a las unidades administrativas interesadas. Para facilitar las consultas y préstamos a los usuarios del Departamento de Documentación y Archivo Municipal elaborará elementos descriptores, comenzando por la de un inventario e índice de la documentación transferida por las distintas unidades administrativas que conforman la Alcaldía de Managua. CAPITULO VI DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO MUNICIPAL Arto. 25: El Departamento de Documentación y Archivo Municipal dependerá de la Dirección de Patrimonio Histórico Municipal y deberá contar con el personal técnico especializado, en número suficiente y con el nivel que exijan las diversas funciones de acuerdo a los requisitos establecidos por la Dirección de Organización y Métodos de la Dirección General de Sistemas. Arto. 26: La Dirección de Patrimonio Histórico Municipal, a través de la ejecución de actividades de capacitación (cursos específicos y seminarios permanentes) así como en la participación de encuentros y reuniones de carácter técnico con otros centros homólogos, procurará la continua preparación y actualización del personal que se desempeñará en el Departamento. CAPITULO VII DE LAS INFRACCIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS Arto. 27: Constituye infracción en materia de archivos toda vulneración de las prescripciones contenidas en esta Ordenanza Municipal y en las normas reglamentarias que las desarrollen. De acuerdo a lo anterior se consideran infracciones: 1. El incumplimiento de las medidas de conservación. 2. La destrucción o deterioro con malicia o por imprudencia de la documentación transferida perteneciente al Archivo Municipal de la Alcaldía de Managua. 3. La inobservancia de las normas que regulan la transferencia de la documentación de archivos al Departamento de Documentación y Archivo Municipal. 4. Obstaculizar o impedir deliberadamente la consulta de los documentos de archivo, respecto a quienes esté establecida dicha obligación. 5. Los cuatro artículos anteriores se aplicarán

6 conforme el Arto. 117 de la Ley de Carrera Administrativa Municipal, sin perjuicio de las acciones penales que amerite según el caso. Arto. 28: Las infracciones se sancionarán, por vía administrativa, previa incoación y tramitación del correspondiente expediente, con audiencia del interesado. Arto. 29: las sanciones se graduarán en función de la gravedad de la infracción y del perjuicio causado o que pudiera haberse causado al patrimonio archivístico documental. Arto. 30: El órgano competente para imponer sanciones y las cuantías máximas de estas, es el Señor Alcalde. CAPITULO VIII DE LA CONSERVACIÓN Arto. 31: Los depósitos de archivo estarán provistos de estanterías metálicas de medidas estándares adecuados para el cumplimiento de su función. Arto. 32: El depósito de archivo contará con instalación de aireación, medidas contra incendios y robo, todo ello de acuerdo con la normativa general para archivos. Los depósitos de archivos estarán dotados de aparatos que midan la temperatura, humedad y polución atmosférica. Con el fin de mantener en buen estado de conservación la documentación, se cuidará la entrada de luz solar, el calor, los cambios bruscos de temperatura y demás circunstancias que impidan dicha conservación. Arto. 33: Con el fin de garantizar la conservación del contenido de la información documental se procederá a su microfilmación y/o digitalización en dos copias, una de las cuales se guardará en un local aparte y alejado del lugar de la documentación original. Las cajas para resguardar la documentación del polvo y otros elementos nocivos, deben ser de cartón, antiácidas, disponer de un agujero para la ventilación y de medidas estándares que se utilizan en los archivos. CAPITULO IX DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS Arto. 34: para este fin se creará una comisión de valoración compuesta por el archivista y un funcionario de la unidad administrativa emisora de la documentación que se pretende depurar. Se guardará una relación de inventario de la documentación desechada.

7 Arto. 35: El Archivo Municipal procederá a la eliminación de: 1. Duplicados, conservando el original, o, si éste no existe, una copia. 2. Borradores, siempre y cuando no contengan ampliación de información con respecto al original. 3. Sobres y papeles en blanco. 4. Copias de originales, a no ser que se trate de copias dirigidas a distintos interesados y formen parte del trámite del expediente. 5. Circulares repetitivas. 6. Notas de régimen interior de envíos de documentos. 7. Duplicados de padrones de diversas contribuciones. 8. Duplicado de nóminas. 9. Libros que no estén debidamente diligenciados. CAPITULO X DESTRUCCIÓN Y/O INCINERACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Arto. 36: El Jefe de Departamento de Documentación y Archivo Municipal cuando requiera destruir y/o incinerar documentos según lo establecido en el Capítulo IX, Arto. 35, debe solicitar tal acción y contar de previo con la autorización por escrito del Director de Patrimonio Histórico Municipal. Arto. 37: El Jefe de Departamento de Documentación y Archivo Municipal previo al proceso de destrucción y/o incineración de documentos depurados, tiene la responsabilidad de revisar y seleccionar la documentación por tipo de documentos y vigencia de los mismos, así como contar con un listado de los documentos. Arto. 38: Para la destrucción y/o incineración de documentos depurados se debe contar con la presencia de un Auditor Delegado por la Dirección General de Auditoría Interna en calidad de observador, previa solicitud por escrito por parte del Director de Patrimonio Histórico Municipal. Arto. 39: El Jefe de Departamento de Documentación y Archivo Municipal previo al proceso de destrucción y/o incineración de documentos debe definir el lugar donde se realizará la acción, el traslado de la documentación así como la del personal participante y de apoyo es responsabilidad del área en mención. Arto. 40: El Auditor delegado, previo al inicio del acto de destrucción y/o incineración podrá seleccionar documentos de manera selectiva para confrontar y verificar información contra listado previamente elaborado. Arto. 41: Se debe levantar Acta al finalizar la acción de destrucción y/o incineración de los documentos, la cual debe ser firmada por los presentes y distribuir copia de la misma a las personas involucradas en el proceso.

8 CAPITULO XI DISPOSICIONES TRANSITORIAS Arto. 42: Se orienta con carácter de obligación a todos los funcionarios y empleados que se desempeñan en las unidades administrativas del nivel central, Planteles y Delegaciones Distritales que tengan bajo su custodia todo tipo de documentos sobre la actividad municipal llevadas a cabo en la Alcaldía de Managua, antes del 31 de diciembre de 2002, a que sean remitidos al Departamento de Documentación y Archivo Municipal, a partir de la fecha de aprobación del presente Reglamento. Arto. 43: Cualquier funcionario o empleado que retenga en su poder documentos de los especificados anteriormente está obligado a entregarlos para su reintegración en el Departamento de Documentación y Archivo Municipal. De no cumplirse la entrega de la documentación requerida, la autoridad administrativa deberá adoptar las medidas que con arreglo a la legislación vigente, procedan para que se lleve a efecto aquélla. Arto. 44: Se establece un plazo máximo de un año para reunir las condiciones necesarias de espacio físico, conservación, seguridad, organización y acceso al Departamento de Documentación y Archivo Municipal que reglamentariamente se establezcan para subsanar sus deficiencias a partir de la publicación de esta Ordenanza Municipal. CAPITULO XII DISPOSICIONES FINALES Arto. 45: Se autoriza a la Alcaldía de Managua, dictar todas las demás disposiciones reglamentarias necesarias para el desarrollo y cumplimiento de esta Ordenanza Municipal. Arto. 46: La presente Ordenanza Municipal entrará en vigencia a partir de su aprobación por el Concejo Municipal, sin perjuicio de su posterior publicación en La Gaceta, Diario Oficial. Dado en la ciudad de Managua, a los un días del mes de febrero del año dos mil ocho. Ing. José Dionisio Marenco G. Alcalde de Managua Sr. Francisco Antonio Pérez Sequeira Secretario del Concejo Municipal

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