1.-OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- POLÍTICAS. 3 Procedimiento para pago a proveedores. Realizar el pago a proveedores de la Facultad de Enfermería.

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1 Página: 1 de 8 1.-OBJETIVO Realizar el pago a proveedores de la Facultad de Enfermería. 2.- ALCANCE Aplica para llevar a cabo el pago con ingresos propios a los proveedores de la Facultad de Enfermería. 3.- POLÍTICAS 3.1. La recepción de facturas se realizará los lunes en un horario de 10:00 a 12:00 y de a horas en el área de caja de la facultad. Nota 1.- Cuando el lunes sea día inhábil se recepcionará al día hábil siguiente. Nota 2.- La recepción de facturas se realizará en cualquier día de la semana previa autorización de la Directora o de la Secretaria Administrativa Para poder otorgar el Contra recibo al proveedor deberá entregar lo siguiente: los archivos electrónicos en formato xml y pdf de la Factura por pagar, en cumplimiento con los requisitos fiscales vigentes y la documentación soporte correspondiente La Directora y la Secretaria Administrativa de la Facultad de Enfermería exclusivamente podrán autorizar en el momento que se requiera pago a proveedores. Nota.- La Secretaria Administrativa exclusivamente solicitará pago mediante el formato Solicitud de pago (F-FENF-SAD-09) Los pagos se llevarán a cabo 10 días hábiles posteriores a la recepción de factura y se realizarán los viernes en el horario de 10:00 a 12:00 y de a horas en el área de caja de la facultad. Nota 1.- Cuando el viernes sea día inhábil se pagará al día hábil siguiente. Nota 2.- Los pagos a proveedores mediante Solicitud de pago (F-FENF-SAD-09) se realizarán en el momento que se requiera Los pagos a proveedores se realizarán mediante cheque y serán nominativos para abono a cuenta. 3.6 Los cheques llevarán dos de tres firmas de las siguientes autoridades: Directora, Secretaria Administrativa y Secretaria Académica de la Facultad de Enfermería. Nota.- Todos los casos no previstos en las políticas serán resueltos por la Directora o la Secretaria Administrativa de la Facultad de Enfermería.

2 Página: 2 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GENERAR CONTRA RECIBO GENERAR LA SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE GENERAR CHEQUE

3 Página: 3 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Responsable Descripción de la actividad detallada Registro de Calidad (código) T1 Entregar factura Proveedor 1.1 Entrega archivo electrónico en formato xml y pdf y Factura impresa a la caja de la facultad con la documentación soporte correspondiente. 2.1 Verifica los datos fiscales de la Factura, que se tenga el archivo electrónico en formato xml y pdf así como la documentación soporte. T2 Recepcionar factura Responsable de Caja 2.2 Si cumple con todos los requisitos se recepciona la Factura Nota.- En caso de no cumplir con algún requisito no se acepta la Factura hasta que el proveedor cumpla en su totalidad. 3.1 Genera el registro de la recepción de Factura mediante el llenado del formato Contra recibo del cual se entrega el original al proveedor y anexa la copia a la Factura y documentación soporte T3 Generar contra recibo Responsable de Caja 3.2 Solicita la validación mediante firma de la Secretaria Administrativa. F-FENF-SAD Genera el registro mediante el llenado del formato Facturas recibidas y entrega al Responsable de junto con Contra recibo, Factura y Documentación soporte. T4 Generar la Solicitud de elaboración de cheque Responsable de 4.1 Verifica que la documentación recibida esté completa. 4.2 Genera el registro mediante el llenado del formato F-FENF-SAD-08 F-FENF-SAD-09 F-FENF-SAD-10

4 Página: 4 de 8 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Responsable Descripción de la actividad detallada Solicitud de elaboración de cheques de acuerdo a la fecha de recepción de las Facturas Recibidas y Solicitud de pago. Registro de Calidad (código) 5.1 Envía a la Responsable de caja el formato Solicitud de elaboración de cheques. T5 Enviar Solicitud de elaboración de cheque Responsable de Nota.- La Solicitud de elaboración de cheques incluye otros tipos de pago: Reembolso de gastos, Reposición de fondo fijo, Gastos por comprobar, entre otros, con el fin de tener el control del consecutivo de cheques emitidos. F-FENF-SAD-10 T6 Generar cheque Responsable de Caja/ Responsable de 6.1 Genera el registro mediante el llenado del formato Cheque y Póliza de cheque correspondiente. 6.2 Revisa la correcta elaboración de los Cheques. Nota.- En caso de ser incorrecta la elaboración de algún cheque se cancelará y se repetirá el procedimiento a partir de la tarea 4. T7 Gestionar firma Responsable de Caja 7.1 Gestiona la firma de los Cheques con las autoridades correspondientes. 7.2 Resguarda y custodia los Cheques hasta su entrega al proveedor. T8 Entregar cheque Responsable de Caja 8.1 Entrega Cheque a proveedor y recaba nombre, firma y fecha en la Póliza de cheque.

5 Página: 5 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) Nombre del documento Lugar de almacenamiento M-DGF-CGDF-03 POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DE EGRESOS PAGINA WEB DE LA DIRECCION GENERAL DE FINANZAS LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA PAGINA WEB DEL SAT LEY DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO PAGINA WEB DEL SAT CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION PAGINA WEB DEL SAT 7.- CONTROL DE REGISTROS Identificación (código) Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros F-FENF-SAD-08 F-FENF-SAD-09 F-FENF-SAD-10 Facturas recibidas Solicitud de pago Solicitud de elaboración de cheques Factura Contra recibo Póliza de cheque Archivo electrónico de Archivo de Archivo electrónico de Archivo de Archivo de 2 años en archivo destrucción. 2 años en archivo destrucción. 2 años en archivo destrucción. 5 años en archivo destrucción. 5 años en archivo destrucción 5 años en archivo

6 Página: 6 de 8 Archivo de destrucción 8.- ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Facturas Recibo de Honorarios Contrato de honorario asimilable a salario Solicitud de cheque Proveedores Autoridades Recursos financieros Proveedores Autoridades Pagos correctos, oportunos y de conformidad con la normatividad de la UADY. 9.- GLOSARIO no es obligacion utilizarlos, solo si son necesarios SIGLAS F: Formato FENF: Facultad de Enfermería : No aplica SAD: Secretaría Administrativa SAT: Servicio de Administración Tributaria. UADY: Universidad Autónoma de Yucatán DEFINICIONES: Documentación soporte.- cualquier documento que compruebe mediante firma la recepción del bien o servicio ( nota de remisión)

7 Página: 7 de CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 01 Sección 3 Sección 4 Sección 5 Sección 6 Sección 7 En la política 3.1 se corrigió el horario y el lugar de recepción de facturas, se modificó la nota 1 en día hábil siguiente y se agregó la nota 2. En la política 3.3 se modificó eliminando y poniendo en la nota 1 el nombre y código del formato Solicitud de cheque En la política 3.4 se modificó el horario y área de pago, en la nota 1 se modificó el día de pago y se agregó la nota 2. Se modificaron las tareas 3 y 6 para cambiar la palabra elaborar por generar Se modificó la tarea 4 de programar pago a generar la solicitud de elaboración de cheque. Se modificaron las tareas 3 y 6 para cambiar en la descripción la palabra elaborar por generar adecuando la redacción de la descripción de actividad detallada correspondiente. En la tarea 4 se modificó en la descripción de programar pago a generar la solicitud de elaboración de cheque adecuando la redacción de la descripción de actividad detallada correspondiente. Se eliminó del código del Manual de política para la administración de egresos el nivel de revisión Se agregaron tres registros: Factura, Contra recibo y Póliza de cheque. 15 de Julio Sección 3 En la política 3.1 se corrigieron las notas 1 y 2. En la política 3.2 se adicionó el formato. En la política 3.3 se modificó la redacción y en la nota se actualizó el nombre del formato. En la política 3.4 se modificó de días naturales a hábiles y en la nota 2 se actualizó el nombre del formato. En la política 3.5 se especificó a proveedores. En la política 3.6 y nota se mencionaron a que autoridades.

8 Página: 8 de 8 02 Sección 5 Sección 9 Página 1 En el punto 2.1 se adecuó la redacción. En el punto 3.3 se adecuó la redacción. En el punto 4.2 se incluyó el nombre del formato solicitud de pago y en el registro de calidad se incluyó el código del formato 10. En el punto 5.1 y en la nota se adecuó la redacción. En el punto 6.2 se incluyó una nota. Se incluyeron dos siglas. Se corrigió la fecha de emisión del procedimiento 25 de Agosto Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. ELABORO REVISO APROBO CPC. RITA XANEET NOVELO HERNANDEZ RESPONSABLE DE CONTABILIDAD MCE. ANA ELENA MARRUFO COUOH SECRETARIA ADMINISTRATIVA M en C Enfría. SILVIA CAROLA SALAS ORTEGON DIRECTORA Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su Implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán.

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