UNIDAD DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Transcripción

1 UNIDAD DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

2 Debido a que en nuestras oficinas tenemos Una cantidad enorme de documentos almacenados. Falta de espacios para resguardar documentos. PROBLEMATICA Desconocimiento que se debe resguardar.

3 PROBLEMATICA

4 PROBLEMÁTICA

5 PROBLEMÁTICA

6 Baja documental Identificar inventarios documentales de expedientes con plazo vencido en el Cuadro General de Clasificación Hacer solicitud de baja a la Unidad de Información La UI valora la documentación mediante la ficha de prevaloración hecha por archivo de tramite Una vez valorados los documentos, a UI envía la información a CEGAIP CEGAIP valora los documentos y emite autorización para la baja Autorizada la baja se procede a firmar Acta Circunstanciada y se procede a la destrucción del documento

7 PROCESO PARA DAR DE BAJA DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1. Se identifica en los inventarios documentales los expedientes con plazo vencido el cual se indica en el Cuadro General de Clasificación. 2. Se hace la solicitud a la unidad de Información. 3. La unidad de información valora la documentación, mediante la ficha de prevaloración hecha por el archivo de tramite y los inventarios documentales. 4. La unidad de Información envía la información a CEGAIP 5. CEGAIP revisa los documentos y emite el documento donde se autoriza la baja documental. 6. Una vez autorizada la baja se elabora el acta circunstanciada y se procede a su firma al momento de la destrucción de los documentos.

8 SOLUCIÓN

9 COMO LOGARLO

10 EXPURGO Separar o limpiar

11 1. PASO. SEPARAR

12 TRATAMIENTO Y DISPOCISIÓN DE LOS DOCUMENTOS En los archivos de tramite así como existen Documentos del acervo de archivo, Documentos de Comprobación administrativa inmediata Documentos de Apoyo informativo

13 DOCUMENTOS DE ARCHIVO

14 DOCUMENTOS DE ARCHIVO Es aquel que sin importar su formato o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad, es decir, son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.

15 CARACTERÍSTICAS 1. Documentos identificados con alguna codificación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia. 2. Testimonio y garantía documental del acto administrativo, es documentación única. 3. Son o pueden ser patrimonio documental. 4. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria o se tramita su baja. 5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID

16 ADMINISTRATIVOS

17 CONTABLES

18 LEGALES

19 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA

20 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Son creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato.

21 CARACTERISTICAS DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. No son documentos estructurados con relación a un asunto.

22 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Características No se clasifican conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. No son transferidos al Archivo de Concentración. Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad o una vez concluida su vigencia, eliminándose bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa. Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses.

23 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA

24 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

25 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Está constituido por ejemplares múltiples de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.

26 CARACTERISTICAS DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales. No se transfiere al Archivo de Concentración. Carecen de conceptos tales como vigencias o valores administrativos. Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad

27 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

28 PASO 2. ORGANIZAR

29 Los documentos deben estar debidamente relacionados en el formato de baja. Almacenados en las cajas las cuales deben estar identificadas con la caratula de caja No deben tener ningún tipo de Clip, Carpeta ledford, 3 aros, broches bacos, sujeta documentos. Ordenados con base a la relación que se presenta Separados de documentos de Comprobación Administrativa Inmediata de los de Apoyo Informativo

30 REQUISITOS PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE EXPURGO 1. Los documentos deben estar debidamente inventariados y relacionados en el formato de baja. 2. Almacenados en cajas debidamente identificadas con la caratula de identificación. 3. No deben llevar grapas, clip s, broches mariposa o sujeta documentos, carpetas ledford o de tres aros, broches bacos. 4. Los documentos ordenados con base al listado que se esta emitiendo. 5. Separados por Documentos de Comprobación Administrativa inmediata y Documentos de Apoyo Informativo.

31 2. ALMACENAMIENTO Y/O BAJA

32 Se realiza la solicitud a la unidad de información para llevar a cabo la baja mediante memorando Especificar que son documentos de Comprobación Administrativa Inmediata y de Apoyo Informativo Comunicarse a la UI para informar del traslado Se procede al a firma del Acta y a la destrucción del documento Se realiza el Acta circunstanciada La UI valora y verifica que los documentos correspondan a los inventarios

33 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE EXPURGO Una vez identificados los documentos expurgados a dar de baja 1. Se realiza la solicitud mediante memorándum a la 1. Se debe especificar que son documentos de con valor de Comprobación administrativa inmediata o de Apoyo Informativo. 2. Se comunica a la UI para el traslado de los mismos. 3. La unidad de Información valora y verifica que los documentos correspondan a los inventarios 4. Una vez valorados los documentos se realiza el Acta Circunstanciada. 5. Se procede a la firma del Acta Circunstanciada el día de la destrucción del documento.

34 Material de Apoyo

35 Contacto LMI Isaac Moreno Flores Jefe de la LBI Gisela Zambrano Gómez Coordinadora de Archivos (444) Ext