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1 Sistemas de información EN LOS ÚLTIMOS MESES distintos medios se han hecho eco de la nueva propuesta de Microsoft para ofrecer una solución a uno de los retos más importantes que debe afrontar la gestión empresarial: la gestión del conocimiento (en adelante GC). Esta iniciativa, encuadrada dentro del programa de Microsoft llamado Sistema nervioso digital (o Digital nervous system), recibió el nombre de Digital dashboard y venía anunciada de antemano en la obra de Bill Gates Los negocios en la era digital en la que se dedicaba un amplio capítulo a este tema y a su impacto en el sector empresarial e institucional. «El escritorio digital de Microsoft puede definirse como la posibilidad de utilizar Outlook 2000 como una interface común desde la cual podemos acceder a toda la información necesaria para realizar nuestro trabajo, cualquiera que sea su origen o procedencia» Hasta ese momento Microsoft parecía haber asistido al auge de la GC como un mero espectador viendo cómo IBM (su histórico rival) acaparaba las mejores posiciones de la mano de Lotus notes/domino, un producto clásico para la administración de la mensajería, el trabajo en grupo y la gestión documental, los tres pilares básicos para lograr una GC eficiente. Escritorios digitales: la gestión del conocimiento según Microsoft Por Ricardo Eíto Brun Sin embargo, y al igual que sucedió en la batalla por internet frente a Netscape primero en torno a los navegadores y posteriormente en cuanto a los servidores y a la gestión de contenidos, Microsoft ha vuelto a demostrar que cuenta con los recursos y con la base tecnológica adecuada para poder competir con garantías de éxito en cualquier nuevo frente. «El objetivo que persigue el escritorio digital es reducir la presencia de información no relevante y el tiempo y la complejidad que produce tener que utilizar diferentes programas para completar un trabajo» En el caso de la GC la situación ha vuelto a repetirse. Microsoft presentó una aproximación conceptual que no difería ostensiblemente de la visión ya clásica que hemos comentado en distintos números de EPI, así como la infraestructura tecnológica sobre la que basar cualquier proyecto de GC. Las bases para la competencia El hecho de disponer de la mayor base instalada en sistemas operativos de sobremesa (Windows 3.x y 95) permitió a Microsoft hacerse con el liderazgo en los sistemas operativos de red con el lanzamiento de Windows NT. Progresivamente se fue haciendo con una presencia cada vez mayor en el ámbito empresarial e institucional con el sistema gestor de bases de datos SQL-Server y el servidor de mensajería Exchange. Esta evolución ha llevado a pensar en muchas ocasiones que acabaría convirtiéndose en la empresa líder en los sistemas para la gestión documental. La mayoría de los documentos que circulan en formato electrónico se crean con aplicaciones Microsoft (Office, FrontPage, Publisher, etc.), y poco a poco se han añadido más funcionalidades a estos editores para Office web components Los web components son unos controles COM disponibles con Microsoft office 2000 que permiten publicar documentos, hojas de cálculo y resultados de consultas en bases de datos Access en el web, de forma que otros usuarios podrán leer y editar esta información e interactuar con ellos desde su navegador de forma similar a como lo harían con Word, Excel o Access. Se incluyen cuatro controles: Spreadsheet y PivotTable: permiten trabajar con hojas de Excel. DataSource: hace posible manejar datos procedentes de Access. Chart: genera gráficos con la información extraída a través del componente Data- Source, Spreadsheet o PivotTable. Desde el editor de páginas html FrontPage podemos incluir estos componentes en nuestras páginas seleccionando una opción de menú. 23

2 Ricardo Eíto Brun ofrecer capacidades adicionales como el control de versiones, el bloqueo de documentos en edición o modelos de objetos que permiten procesar los documentos a través del sencillo lenguaje de programación VBA (visual basic for applications). Obviamente, las capacidades de gestión documental disponibles en los productos Office no son equiparables a las que presentan aplicaciones como Documentum, FileNet o LiveLink intranet, pero Microsoft ofrece los tres componentes necesarios para diseñar una solución GED (gestión electrónica de documentos), siempre que no sea necesario trabajar con sistemas operativos distintos a Windows. Éstas son: a. fácil integración con las aplicaciones desde las cuales se crean los documentos, b. control de los metadatos de los documentos mediante el gestor de bases de datos relacionales SQL-Server, y c. repositorio de documentos, gestión de archivos y mecanismos de seguridad del sistema operativo de red. Así, Microsoft se ha presentado en ocasiones como una seria amenaza para los proveedores de sistemas de gestión documental, tan íntimamente asociados a la GC, al disponer de: a. la mayor base instalada de aplicaciones utilizadas para la creación de documentos, y b. la tecnología necesaria para diseñar y construir estas soluciones. Por otro lado, los proveedores de sistemas para la gestión docu- Ejemplo de escritorio digital basado en Outlook 2000 mental se ven obligados a mantener una estrecha relación con esta organización para algunos incluso dependencia si quieren mantener la integración de sus aplicaciones con los programas utilizados para crear los documentos y con el Explorador de Windows. Ejemplo de escritorio creado por InfoImage en el que se integran distintas fuentes de información Escritorio digital creado por Cornerstone En este punto Microsoft no sólo tiene un control absoluto sobre las herramientas, sino también sobre los formatos en los que se crean los documentos. Esto se ha visto acentuado con las recientes adquisiciones de Visio (programa utilizado para crear gráficos) y de la gama de productos Corel. Se materializa la amenaza? A pesar del poder que podría llegar a ejercer, es evidente que no entra en sus planes estratégicos competir con los proveedores de soluciones, al menos siempre que éstas se basen en la tecnología de Microsoft. La táctica de la empresa ha consistido en ofrecer la infraestructura sobre la cual se pueden diseñar sistemas de información y adaptarlos a las necesidades específicas. Este enfoque es el que sigue manteniendo respecto a la GC con el Digital dashboard, como demuestran las relaciones establecidas con FileNet, InfoImage y otros socios a los que nos referiremos en un apartado posterior. 1. Digital dashboard. Su lanzamiento coincidió con el de la versión 2000 de Office. Por primera vez el marketing de Microsoft presentaba una total integración entre sus recursos de sobremesa, la suite Office y las aplicaciones destinadas a la gestión empresarial: 24

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4 Ricardo Eíto Brun SQL-Server, Exchange, Site server, etc. Office 2000 también ofrecía una mayor unificación entre las herramientas para la creación de documentos (Word, Excel, etc.) y el editor de páginas web FrontPage, así como un soporte rudimentario al lenguaje xml. Pero la piedra angular de la nueva versión de Office era la selección del sistema de información personal Microsoft outlook, como cliente para la colaboración y la mensajería. Outlook estaba llamado a sustituir al software cliente de Microsoft exchange, que se iba a seguir utilizando como servidor de mensajería, formularios o colaboración y que se presentó como una alternativa al servidor de trabajo en grupo por excelencia: Lotus notes/domino. La capacidad de Outlook 2000 aumentó notablemente al añadir la posibilidad de parametrizar la herramienta utilizando el lenguaje VBA, con lo que se complementaba la única opción disponible hasta entonces: VBScript. Pues bien, el objetivo inicial de Digital dashboard (o Escritorio digital) era convertir Outlook en la interfaz desde la cual se pudiese acceder a las distintas fuentes de información que una persona necesita para realizar su trabajo, sean éstas personales, internas a la institución o externas. Las fuentes de información personales son el correo electrónico, las tareas, los contactos y la agenda. Las internas de la empresa incluirían documentos publicados en carpetas públicas de Exchange, en la intranet, en servidores de ficheros de red y servicios de directorio que permiten contactar fácilmente con otros colaboradores con el fin de compartir experiencias, resolver dudas, etc. En cuanto a las externas se refieren a documentos, servicios de news, etc., disponibles en internet. Así, el Escritorio digital podría definirse como la posibilidad de utilizar Outlook 2000 como una interfaz común desde la cual se puede obtener toda la información necesaria, cualquiera que sea su origen o procedencia. Este repositorio de conocimiento puede consistir en documentos, datos, mensajes, etc. «La creación de un escritorio digital consistiría en diseñar una página html o xml con la que se reemplazará la página Outlook today, que se nos presenta al iniciar Outlook» El objetivo que se persigue es reducir la presencia de información no relevante así como la pérdida de tiempo y la complejidad que produce tener que utilizar diferentes programas para completar un trabajo. Es importante resaltar que el concepto de Escritorio digital es más amplio que el tradicional de portal, ya que no sólo se puede acceder a la información juzgada como relevante para todos los miembros de la organización sin hacer ningún tipo de distinción, sino también a la información personal. Pero este enfoque puede resultar un tanto vago para el usuario final de las tecnologías de la información y surgen preguntas del tipo: se puede comenzar a trabajar directamente con una aplicación que se llame Escritorio digital? Qué puede esperarse de esta solución? 2. En qué consiste la solución. Outlook 2000 se comporta como un navegador internet y permite abrir páginas html, ASP y xml. La creación de un escritorio digital consistiría en diseñar una página html o xml con la que se reemplazará el Outlook today. Ésta es una página que se nos presenta al iniciar la aplicación y que contiene las tareas y convocatorias de reunión previstas para el día en curso y los mensajes de correo electrónico que se han recibido. Un escritorio digital contaría con una página base que se puede configurar para mostrar información y datos procedentes de distintas fuentes, con lo cual se consigue acceder a toda ella desde un único punto de acceso evitándose la necesidad de cambiar de programas para utilizar fuentes heterogéneas. En su primera propuesta hecha pública en abril de 1999, Microsoft utilizó el término nugget (literalmente pepita o trocito) para hacer referencia a las distintas secciones en las que se podía dividir la página base del Escritorio digital. Cada una de éstas debía estar asociada a una fuente de datos distinta de forma que, en una misma página, se podían incluir varios nuggets. Por ejemplo, uno para mostrar mensajes relacionados con un proyecto, otro para los documentos utilizados, otro con una hoja Excel con métricas, etc. «El concepto de escritorio digital propone un modelo conceptual de más amplitud que el que se encuentra detrás de los tradicionales portales de empresa al añadir a la agregación de fuentes de información corporativas y externas las fuentes de información personales» En su primera versión también se publicó el Outlook view control: la posibilidad de acceder desde cualquier página html al repositorio de información gestionado por Outlook, es decir: mensajes, tareas, calendario, etc. Pero el Escritorio digital ha evolucionado desde su primer en- 26

5 Escritorios digitales: la gestión del conocimiento según Microsoft foque con cambios que han afectado tanto a la terminología propuesta por Microsoft como a las técnicas para crearlo. En la última versión, publicada en junio del año 2000, la página base pasó a consistir en un fichero xml al que se pueden añadir varias webparts. Webparts Este concepto equivaldría a las anteriores nuggets y consiste en un fichero xml que establece qué contenidos se van a mostrar en una sección del escritorio. El contenido puede ser un fichero html, xml, o código script ejecutable en el servidor. El webpart puede contener el código xml o html propiamente dicho o una URL que apunte a un fichero remoto disponible en cualquier otro servidor web. «El Digital dashboard resource kit 2.01 contiene ejemplos que pueden tomarse como base para el desarrollo de nuevos escritorios digitales y webparts» En el nuevo modelo los webparts se pueden agrupar en distintos catálogos de forma que los usuarios podrán seleccionar de éstos los que quieren mostrar en su escritorio. Otra mejora importante en la redefinición del Escritorio digital se refiere al almacenamiento de los escritorios digitales y de las distintas webparts que los componen. Microsoft propone tres alternativas para guardarlos: a. El sistema de ficheros de un servidor Windows b. La base de datos SQL-Server. c. El servidor de colaboración y mensajería Exchange server 2000, publicado recientemente. La documentación ofrecida por la empresa sobre el Escritorio digital (disponible en el Digital dashboard resource kit 2.01, en adelante Ddrk 2.01) contiene ejemplos de escritorios digitales creados para cada uno de estos modelos de almacenamiento. Desde estos repositorios se puede definir la política de seguridad que se aplicará a los distintos escritorios digitales, indicar qué usuarios o grupos de ellos podrán utilizarlos, etc. Crear escritorios digitales Necesitamos contar con un servidor Windows 2000 en el que instalaremos los escritorios de ejemplo que se incluyen en el Ddrk Cuando se instalan se incorpora también una herramienta de administración con la cual podemos crear uno nuevo vacío, al que se sumarán webparts. Para facilitar el diseño de webparts, el Ddrk 2.01 incorpora un añadido, add-in, para la herramienta de programación Visual interdev aunque, al tratarse de archivos xml, podríamos utilizar cualquier editor de texto para crear una webpart. Para desarrollar una, además de indicar cuál va a ser el contenido o los datos que se mostrarán en ella, podremos indicar mediante otras propiedades cuál va a ser su situación en la página base del escritorio, si el usuario podrá mostrarla y ocultarla, etc. Finalmente, para que los usuarios finales puedan acceder al nuevo escritorio bastará con configurar su aplicación Outlook desde el registro de Windows para indicar en qué servidor Windows 2000 se encuentran los escritorios digitales disponibles. El papel de los integradores Como se puede deducir de la sección anterior, Microsoft no está ofreciendo lo que se suele llamar una solución llave en mano para la GC. Es decir, un programa listo para ser instalado y comenzar a trabajar. En su lugar, presenta la base que nos permite construir soluciones parametrizadas a las necesidades de cada organización. Así, si se decide afrontar una iniciativa GC basada en el Escritorio digital será necesario contar con la colaboración de un proveedor de soluciones Microsoft o disponer de personal interno cualificado para su desarrollo. «Cualquier solución para la gestión del conocimiento necesita una mayor o menor parametrización si se quiere que ofrezca el servicio esperado» Esta propuesta no puede juzgarse como desacertada, ya que si bien los pilares de la GC son comunes y universalmente aceptados, el diseño de una solución GC estándar resulta extremadamente complejo al depender en gran medida las necesidades de gestión documental y de colaboración de cada organización, del tipo y del alcance de proyectos que realice, etc. Por lo tanto, en este sentido cualquier solución necesita una mayor o menor parametrización si se quiere disponer de una solución que ofrezca el servicio esperado. Desde el lanzamiento de la idea del Escritorio digital, Microsoft estableció relaciones con empresas como InfoImage, FileNet, etc., con el fin de que éstas integrasen sus productos en el concepto del Escritorio digital. Como resultado contamos con productos como FileNet Panagon dashboard, que permite a los usuarios del sistema de gestión documental Panagon IDM de FileNet acceder al repositorio de documentos a través de Outlook 2000 y otros desarrollos similares. La lista inicial de empresas que han diseñado programas en torno al concepto del Escritorio digital 27

6 ha ido creciendo con nuevas incorporaciones: Plumtree (con sus Digital dashboard solutions), Cornerstone Concepts y sus soluciones Portico y Envision (esta última para crear fácilmente webparts) o Linq con su Linq- Portal. El concepto de Escritorio digital puede considerarse un acierto al proponer un modelo conceptual de más amplitud que el que se encuentra detrás de los tradicionales portales de empresa, al añadir a la agregación de fuentes de información corporativas y externas los recursos de información personales. Por otra parte, la elección de Outlook 2000 como la herramienta estratégica constituye un importante impulso para este sistema gestor de información personal, que en muchas ocasiones sólo se utiliza como lector de correo electrónico, con lo que se desperdicia gran parte de su capacidad. Bibliografía y recursos Conclusiones Microsoft ofrece todos los recursos necesarios sobre los que cimentar una estrategia de GC: herramientas para la colaboración como NetMeeting, Exchange, bases de datos, aplicaciones de edición de documentos, búsqueda a texto completo, etc. Sin embargo era necesario un entorno de integración para todas ellas, e incluso Microsoft necesitaba un marco o modelo que le situase en la primera línea de una de las áreas que mayor interés acapara en el mundo empresarial y tecnológico: la GC. Plantilla para la creación de webparts. Son archivos en formato xml 1. Cornerstone Concepts. 2. Digital dashboard resource kit Contiene ejemplos y documentación. 3. FileNet. 4. Gates, Bill. Los negocios en la era digital. Barcelona: Plaza & Janés, InfoImage. 6. Linq. 7. Mello, John P. It s the content that counts. Microsoft Enterprise. 1999, septiembre. print.html 8. Plumtree. 28

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