MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN

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1 ENERO DE 2006

2 1 I N D I CE PAGINA INTRODUCCIÓN 2 I. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO 3 ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES A-1 IDENTIFICACIÓN DE BIENES Y MATERIALES EN ALMACÉN B-1 PARA EL SUMINISTRO Y REGISTRO DE MATERIALES C-1 LEVANTAMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO D-1 NOTIFICACIÓN POR EXTRAVIÓ O ROBO DE BIENES E-1 BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES F-1

3 2 INTRODUCCIÓN La Dirección Administrativa a través de la Subdirección de Recursos Humanos, en cumplimiento al Artículo 48, fracción f, del Reglamento Interior, y la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales han desarrollado el presente con la finalidad de contar con un documento normativo que permita unificar criterios en el desarrollo de las atribuciones encomendadas a las áreas que en el intervienen. El documento contiene los apartados: Índice, Introducción, Marco Jurídico- Administrativo, Objetivo, Políticas de Operación, Descripción Narrativa, Diagrama de Flujo, así como las Formas e Instructivos de llenado diseñados para este efecto. Es importante señalar, que a fin de mantener actualizado este manual, se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal responsable de su operación.

4 3 I MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 134 LEYES Ley del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal (D.O.F ), sus reformas y adiciones Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (D.O.F ) sus reformas y adiciones Ley de Austeridad para el Gobierno del Distrito Federal (G.O.D.F ) Ley General de Bienes Nacionales (D.O.F ) sus reformas y adiciones Ley del Impuesto al Valor Agregado (D.O.F ) sus reformas y adiciones Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público (D.O.F ) sus reformas y adiciones CÓDIGOS Código Civil para el Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones

5 4 Código de Procedimientos Penales para el Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones Código Financiero para el Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones REGLAMENTOS Reglamento Interior del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal. (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones DECRETOS Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal (Vigente en el ejercicio de que se trate) OTROS DOCUMENTOS NORMATIVO-ADMINISTRATIVOS Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas para las reservas del Tratado del Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional (D.O.F ) sus reformas y adiciones Manual de Normas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestal para la Administración Pública del Distrito Federal Vigente para el ejercicio de que se trate

6 5 Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones Normas Generales de Bienes Muebles de la Administración Pública del Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Clasificador por Objeto del Gasto para el Gobierno del Distrito Federal (G.O. D.F ) sus reformas y adiciones Circular Uno Normatividad en Materia de Administración de Recursos Oficialía Mayor emite cada año y demás disposiciones que resulten aplicables.

7 A-1 ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES Objetivo Describir las políticas y el procedimiento a seguir para registrar y almacenar los bienes y materiales, adquiridos por el Tribunal o que pasen a ser de su propiedad por cualquier forma jurídica (dación en pago, permuta, donación, etc.), al fin de mantener el control de los mismos, que permita un abastecimiento adecuado a las diferentes áreas conforme a las normas contenidas en el presente manual. Políticas - Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y aplicación general para las áreas involucradas en el procedimiento. - Las áreas cuando así lo requieran deberán enviar a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, el consumo anual estimado de materiales, suministros, mobiliario y equipo; considerando la calendarización de los recursos durante el año con el objeto de elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, de conformidad con la normatividad vigente. - En caso de una modificación a las funciones de alguna área, con oportunidad, se deberán plantear las necesidades derivadas de la misma con base en sus programas especiales de desarrollo y crecimiento. - Es responsabilidad de la Jefatura de Unidad Departamental de Recursos Materiales proporcionar copia de los pedidos a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a fin de que éste se entere de la fecha de entrega, cantidades y especificaciones de los materiales y suministros por recibir. - El horario de recepción de bienes en el Almacén será de las: 9:00 a 14:30 horas en días hábiles. - Es responsabilidad de la Jefatura de Unidad Departamental de Recursos Materiales a través del encargado del almacén verificar que los bienes que ingresen al almacén, así como la factura, cumplan totalmente con las especificaciones asentadas en el pedido: características, precio y cantidad. -

8 A-2 - Cuando no sea posible la entrada física al almacén debido a las características técnicas y/o naturaleza de los bienes, el área solicitante podrá recibir los bienes directamente en sus instalaciones siempre por escrito y a satisfacción del solicitante, previo aviso y justificación presentada ante la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales quien a su vez supervisará la entregarecepción de los bienes a través del Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales. - Las áreas serán las encargadas de requisitar y entregar la Solicitud de Suministros, de acuerdo al calendario establecido con base en sus necesidades; la cual será atendida por el Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales en el orden en que se reciban.

9 No DE PÁGINA A-3 PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN NARRATIVA ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES RESPONSABLE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES (ALMACEN) ACTIVIDAD 1. RECIBE COPIA DE PEDIDO DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. 2. RECIBE BIENES O MATERIALES DEL PROVEEDOR. EN CASO DE ENTREGA TOTAL DEL PEDIDO. CONTINUA ACTIVIDAD No. 3. EN CASO DE ENTREGAS PARCIALES DEL PEDIDO. CONTINUA ACTIVIDAD No. 6. EN CASO DE ENTREGA TOTAL DEL PEDIDO. 3. REVISA SI LA ENTREGA DE LOS BIENES O MATERIALES CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES REGISTRADAS EN EL PEDIDO Y EN LA. CUMPLE ESPECIFICACIONES? NO 4. DEVUELVE BIENES O MATERIALES Y LA AL PROVEEDOR, EXPLICANDO LAS INCONSISTENCIAS. CONTINUA ACTIVIDAD No. 2. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS PEDIDO PEDIDO

10 No DE PÁGINA A-4 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS SÍ 5. SELLA DE RECIBIDO Y ASIGNA NÚMERO CONSECUTIVO A LA, REGISTRA NÚMERO Y DATOS DE LA EN TARJETAS DE CONTROL (KARDEX). TARJETAS DE KARDEX CONTINUA ACTIVIDAD No. 10 EN CASO DE ENTREGAS PARCIALES DEL PEDIDO. 6. REVISA SI LA ENTREGA DE LOS BIENES O MATERIALES CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL PEDIDO Y EN LA NOTA DE REMISIÓN. PEDIDO NOTA DE REMISIÓN O CUMPLE ESPECIFICACIONES? NO 7. DEVUELVE BIENES O MATERIALES Y LA NOTA DE REMISIÓN AL PROVEEDOR, EXPLICANDO LAS INCONSISTENCIAS. NOTA DE REMISIÓN O CONTINUA ACTIVIDAD No. 2. SÍ 8. SELLA DE RECIBIDO LA NOTA DE REMISIÓN, DEVUELVE ORIGINAL AL PROVEEDOR Y CONSERVA COPIA. NOTA DE REMISIÓN O UNA VEZ REALIZADA LA ENTREGA TOTAL DE LOS BIENES O MATERIALES CORRESPONDIENTES A UNA

11 No DE PÁGINA A-5 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES RESPONSABLE ACTIVIDAD 9. VERIFICA CANTIDADES AMPARADAS CON NOTAS DE REMISIÓN Y, SELLA DE RECIBIDO Y ASIGNA NÚMERO CONSECUTIVO A LA Y REGISTRA DATOS EN EL LIBRO DE ALTAS. 10. VERIFICA QUE LA ENTREGA SE HAYA REALIZADO EN EL TIEMPO ESTIPULADO. SE ENTREGÓ EN TIEMPO? NO 11. SELLA LA CON LA LEYENDA RECIBIDO CON DEMORA, E INFORMA AL PROVEEDOR QUE ACUDA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES PARA QUE EFECTÚE EL CÁLCULO DEL MONTO POR LA PENA CONVENCIONAL. CONTINUA ACTIVIDAD No. 13. SÍ 12. SELLA LA CON LA LEYENDA RECIBIDO SIN DEMORA. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS PEDIDO NOTAS DE REMISIÓN TARJETAS DE KARDEX PEDIDO 13. DEVUELVE ORIGINAL AL PROVEEDOR Y ARCHIVA COPIA. VER PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A PROVEEDORES. FIN DEL PROCEDIMIENTO

12 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES A-6 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES (ALMACÉN) I N I C I O 1 1 RECIBE COPIA DE PEDIDO DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS. MAT. Y 2 PEDIDO RECIBE BIENES O MATERIALES DEL PROVEEDOR EN CASO DE ENTREGA TOTAL DEL PEDIDO EN CASO DE ENTREGAS PARCIALES DEL PEDIDO 3 6 REVISA ESPECIFICACIONES REGISTRADAS EN EL PEDIDO Y EN LA PEDIDO REVISA ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL PEDIDO Y EN LA NOTA DE REMISIÓN PEDIDO NOTA DE REMISIÓN O A 2

13 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES A-7 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES (ALMACÉN) A CUMPLE ESPECIFICACIONES? NO DEVUELVE BIENES O MATERIALES Y LA AL PROVEEDOR CUMPLE ESPECIFICACIONES? SÍ NO DEVUELVE BIENES O MATERIALES Y LA NOTA DE REMISIÓN AL PROVEEDOR, EXPLICANDO LAS INCONSISTENCIAS NOTA DE REMISIÓN O SÍ 8 SELLA DE RECIBIDO, ASIGNA NÚM.A LA, REGISTRA 5 1 SELLA LA NOTA DE REMISIÓN, DEVUELVE ORIGINAL AL PROVEEDOR Y CONSERVA COPIA NOTA DE REMISIÓN O 1 TARJETA DE KARDEX UNA VEZ REALIZADA LA ENTREGA TOTAL DE LOS BIENES CORRESPONDIENTES A UNA 3 B

14 SERVICIOS GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ENTRADA Y REGISTRO DE BIENES Y MATERIALES A-8 UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES (ALMACÉN) B 9 SE ENTREGÓ EN TIEMPO? NO VERIFICA CANTIDADES EN NOTAS DE REMISIÓN Y, SELLA Y ASIGNA NÚMERO, REGISTRA EN EL LIBRO É PEDIDO NOTA DE REMISIÓN TARJETA DE KARDEX SI SELLA CON LA LEYENDA RECIBIDO SIN DEMORA SELLA LA RECIBIDO CON DEMORA, E INFORMA AL PROVEEDOR QUE ACUDA A LA U. D. R. M. PARA EL CÁLCULO DEL MONTO POR LA PENA CONVENCIONAL VERIFICA QUE LA ENTREGA SE HAYA REALIZADO EN EL TIEMPO ESTIPULADO PEDIDO DEVUELVE ORIGINAL AL PROVEEDOR Y ARCHIVA COPIA O - PROVEEDOR 1 - DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES FIN

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