MASTER DE ADUANAS PARA WINDOWS

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1 MASTER DE ADUANAS PARA WINDOWS 1. INTRODUCCIÓN Porqué utilizar Master de aduanas? REQUISITOS UN CRITERIO LÓGICO PARA EMPEZAR A FUNCIONAR Indexación y creación de campos Configurar los datos EMPECEMOS A TRABAJAR OPCIONES DEL MENU ARCHIVO Archivo de Clientes Archivo de Partidas Estadísticas Archivo de Textos Predefinidos Otros Submenús REALIZAR UN EXPEDIENTE PASO A PASO NODIFICAR UN EXPEDIENTE DUPLICAR UN EXPEDIENTE LIBRO REGISTRO DE EXPEDIENTES TRABAJAR CON EDI Importar una respuesta IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Selección de impresoras Impresión de documentos FACTURACIÓN Archivo de Conceptos de Facturación Archivo de Modelos de Facturas Crear un formulario de facturación Facturar expedientes Facturar servicios PASO A CONTABILIDAD UTILIDADES Preferencias Exportación de datos a otras oficinas Pág. 1

2 2

3 1. INTRODUCCION Master de Aduanas se trata de un aplicación completa para la gestión de documentación aduanera que permite gestionar expedientes de importación, exportación o tránsito, desde su apertura hasta su gestión, gestión de garantías, envío por EDI, facturación y traspaso automático a contabilidad, así como otras utilidades. El sistema EDI cuenta con un traductor propio a formato EDIFACT, por lo que no se hace necesaria la utilización de programas externos. La aplicación incorpora un sistema completo de traspaso entre oficinas para aquellos clientes que disponen de distintas sucursales (puerto, aeropuerto, zonas francas, dentro de la ciudad, etc..). Utiliza tecnología MRU que permite acceder instantáneamente al expediente o factura más recientemente usado. Permite crear un número indefinido de facturas personalizadas tanto de expedientes cómo para facturar servicios, puede imprimir hasta 23 documentos oficiales distintos, así como un gran número de listados e informes estadísticos. Además puede configurarse para acceder a los programas favoritos de cada usuario sin salir de la aplicación, desde el procesador de textos hasta la base de datos arancelaria, la cual viene incorporada en el paquete completo. Igualmente es posible arrancar la aplicación en ventanas independientes para multiconsulta o multigestión, y si se sitúa la barra de iconos en posición flotante pueden tenerse a la vez dos expedientes dentro de la misma ventana, o un expediente y su factura, etc Porqué utilizar Master de aduanas? Somos especialistas en el sector desde Proximidad: dado que hoy día y gracias a las comunicaciones así como un servicio de telemantenimiento no hace falta tener una oficina al lado del cliente. Tramitación de buzones EDI. Operativamente se demuestra que un usuario no necesita más de UNA HORA para utilizar MASTER con soltura. Actualizaciones continuas desde página web. Desde el primer momento ya puede enviar datos a la aduana. Además si usted dispone de otra aplicación tendrá opción de cambiarla por un precio muy competitivo. También disponemos de software para Gestión de Depósitos Aduaneros, Gestión actividades portuarias (declaraciones sumarias, manifiestos,..), así como otros relacionados con el sector. 3

4 2. REQUISITOS. Master de Aduanas para Windows necesita: - Windows 3.xx o Windows 95 - Procesador 486 con 16 Mb de memoria RAM (preferible Pentium) - Una unidad de disquetes de 3.5 " y 1.44 de capacidad - Pantalla VGA con una resolución mínima de 800x600 - Al menos 20 Mb de espacio libre en el disco duro. - Impresora. Master de Aduanas para Windows es 100% compatible con Master de Aduanas para MS-DOS y aprovecha plenamente los datos que tenga de éste último. La ventana principal de Master. BARRA DE TITULO BARRA DE MENU BARRA DE ICONOS La Barra de menús es el motor de funcionamiento de Master de Aduanas a base de desplegar cada una de las opciones. La Barra de iconos da acceso inmediato a las opciones de uso más frecuente, sin necesidad de buscarlas en el menú, ahora bien, qué significa cada icono?. Nuevo expediente. Modificar un expediente. Duplicar expediente. Listar expedientes. Altas. Búsquedas y consultas. Consultas EDI. Respuestas EDI buzón 1. Respuestas EDI buzón 2. Listar facturas de expedientes. Listar facturas de servicios. Enlace contabilidad. Cambiar formulario de facturación. Selección de impresora. Calculadora. Calendario. Editor de textos. Importación de partidas estadísticas. Base de datos arancelaria. Comunicaciones. Correo. Salir de la aplicación. 4

5 La última fila de la ventana es la Barra de estado, la cual contiene un mensaje de ayuda en función de la opción de menú seleccionada, el estado del teclado, la fecha y la hora del sistema; haciendo doble clic con el ratón en cada una de ellas se puede cambiar su estado. 3. UN CRITERIO LÓGICO PARA EMPEZAR A FUNCIONAR Indexación y creación de campos. Antes de nada, y para un mejor funcionamiento del programa deberá indexar los ficheros de la aplicación, para ello; seleccione Utilidades Avanzadas Herramientas Crear los indices. Después haga clic en los botones continuar e indexar. 5

6 3.2. Configurar los datos Seleccione Utilidades - Opciones - Parámetros de la empresa para introducir los datos de la empresa y demás parámetros de utilidad, garantías de importación, códigos E.D.I., códigos para tránsitos, localización de la aplicación de contabilidad (en su caso), contadores, etc. así pues tendremos en pantalla el siguiente cuadro de diálogo; Al activar la casilla Códigos EDI se podrán configurar datos para la gestión de hasta dos buzones de EDI distintos, e incluso con distintos operadores. 6

7 4. EMPECEMOS A TRABAJAR El siguiente paso consiste en seleccionar el menú Archivo y desde ahí cada una de las bases de datos, Clientes, Partidas estadísticas, Fichero de paises y ciudades, Fichero de conceptos de facturación, Fichero de modelos de facturas etc. y completarlas según las necesidades propias. (Master incorpora cuando se instala por primera vez todas las bases de datos oficiales debidamente actualizadas, con excepción de la base de datos de clientes - obviamente -, los conceptos de facturación, y los modelos de facturas) 7

8 Ahora ya están sentadas las bases para empezar el trabajo diario, para ello seleccione el menú Expedientes y gestione las importaciones, exportaciones o tránsitos de una manera totalmente intuitiva, puesto que se utiliza el mismo formato de un DUA, aunque eso si, dividido en varias pantallas para facilitar su uso. 5. OPCIONES DEL MENU ARCHIVO. Dada la extensión del menú archivo, aquí solo veremos el alta de un cliente y explicaremos brevemente que significa alguno de los apartados de este menú, debido a que es preferible aclarar antes otras cuestiones Archivo de Clientes Consta de tres apartados; Gestión de Clientes, Listado de Clientes y Cambiar clave de Clientes. En cuanto al primer apartado, permite dar altas, bajas y modificaciones en las fichas personales de cada uno de los clientes. Permite indicar características tales cómo el Modelo de factura que se utilizará automáticamente para este cliente o el crédito máximo permitido. Si lo desea, puede imprimir la ficha completa en papel. ESQUEMA DE USO PARA: Abrir un nuevo cliente.- 1.-Pulsar el botón NUEVO 2.-Introducir los datos 3.-Pulsar el botón OK 8

9 Modificar un cliente ya existente.- 1.-Escribir el número del cliente en cuestión 2.-Modificar o actualizar los datos 3.-Pulsar el botón OK La barra de desplazamiento rápido permite moverse entre las fichas de manera casi instantánea. El Listado de clientes nos permite las opciones que vemos en el siguiente cuadro de diálogo; Y por último Cambiar clave de cliente nos permite cambiar el código de cliente Archivo de Partidas Estadísticas. Es la base de datos arancelaria, opcionalmente, Master de Aduanas, permite enlazar la aplicación con una determinada base de datos arancelaria de otro fabricante de software, pero en cualquier caso puede añadir, borrar o modificar su propia base de datos desde esta opción. En el submenú Archivo de partidas estadísticas tenemos Gestión de Partidas y Listado de partidas. En cuanto a la gestión de partidas estadísticas, Master de Aduanas instala todas las existentes, pero eso si, se necesitará de una aplicación externa para mantenerlas actualizadas. La aplicación utiliza el campo Partida núm. Para la introducción de datos en los expedientes. Esto representa una ventaja especial, ya que se pueden configurar códigos de partidas de uso frecuente, es decir, por ejemplo, si importamos pescado frecuentemente, podemos asignar números del 1 al XX para las distintas especies. Pero por supuesto, también se pueden utilizar los códigos estadísticos de la nomenclatura combinada (códigos NC). 9

10 ESQUEMA DE USO PARA: Abrir una nueva ficha.- 1.-Pulsar el botón NUEVA 2.-Introducir los datos 3.-Pulsar el botón ARANCELES 4.-Completar los datos 5.-Pulsar el botón SUIENTE TIPO DE ARANCELES 6.-Volver al punto 4 hasta completar los aranceles de cada uno de los tipos 7.-Pulsar el botón OK (de los aranceles) 8.-Pulsar el botón OK (la cabecera) Modificar una ficha ya existente.- 1.-Escribir el número de la partida en cuestión 2.-Modificar o actualizar los datos de la cabecera o de los aranceles 3.-Pulsar el botón OK La barra de desplazamiento rápido permite moverse entre las fichas de manera casi instantánea. 10

11 5.3. Archivo de Textos Predefinidos. Esta utilidad permite desde cualquier parte de la aplicación y pulsando la tecla F9 del teclado, insertar un texto, lo que es muy útil para aquellos que se usan con mucha frecuencia como, garantía, persona que presenta el documento ante la aduana, precintos, etc.. Para añadir un texto, haga clic sobre Añadir y después sobre la barra azul, escriba el texto que desee y pulse intro Otro Submenús. Los submenús de la imagen de abajo son los que contienen los datos relativos a Aduanas, Tipos de bultos, errores EDI, etc, por supuesto todas estas tablas se pueden editar, para así mantenerlas actualizadas en caso de que en una actualización del programa se haya omitido algún dato. Aclarar que nunca se actualizan los cambios de monedas (Submenú Archivo de Países y Ciudades) puesto que es la Aduana quien fija estos cambios, así pues deberemos entrar en dicho submenú para mantenerlos actualizados. 11

12 6. REALIZAR UN EXPEDIENTE PASO A PASO. En la barra de menús o en la barra de iconos escoger nuevo expediente; NUEVO EXPEDIENTE Se abrirá una ventana preguntando el número de expediente, normalmente se deja el que viene por defecto, al ser este autonumérico. Después de dar OK, se mostrará la pantalla para realizar el nuevo expediente. Sólo tendremos que ir rellenando los datos. En primer lugar tendremos la cabecera del dua, donde se irán poniendo los datos relativos al expediente. Durante toda la aplicación tendremos disponibles los iconos de búsquedas y altas, puesto que en cualquier momento pueden hacernos falta. Muestra el estado del expediente una vez remitido a la aduana y recibida la respuesta EDI. Para dar altas. Para buscar clientes, partiadas estadísticas, etc... Para buscar por nombre, NIF,... Textos predefinídos. 12

13 Nota: antes de empezar a introducir los datos, debe saber que como todas las aplicaciones basadas en Windows le será más practico utilizar el tabulador del teclado para ir pasando a los distintos campos. Al situarnos en la casilla 2 u 8 del dua, las cuales corresponden respectivamente al Expedidor y Destinatario, tendremos la opción de introducir el número de cliente, o simplemente pulsar intro, con lo que se nos mostrará el siguiente menú contextual; para lo cual elegiremos la opción deseada. La diferencia entre un cliente temporal y fijo, es que este último es un cliente habitual de la empresa, y por el contrario un cliente temporal es aquel que rara vez volverá a ser cliente, debido a que suele ser alguien de paso que requiere de nuestros servicios ocasionalmente, por lo cual el cliente será dado de alta con un número 13

14 superior al , y con el paso del tiempo se borrará automáticamente. Una vez rellenos todos estos datos relativos a la cabecera del DUA pasamos al apartado partidas. Líneas de partidas Al principio del todo se pide que se introduzcan los valores totales para su comprobación final, esto no son campos obligatorios a rellenar, pero si son útiles para saber en un DUA con más de una partida si nos hemos equivocado en alguno de los valores, es decir, si nos sale un mensaje como el siguiente sabremos que el valor declarado no es correcto, por lo que nos rechazarán el DUA. Al pulsar sobre la tecla Añadir o hacer doble click sobre la línea de partidas se abrirá la pantalla propia de cada partida. 14

15 Una vez dadas de alta todas las partidas pasaremos a la liquidación del DUA, donde sólo tendremos que rellenar los datos relativos al transporte y otros, puesto que lo demás ya estará calculado por el programa. Y todo listo, sólo nos falta imprimir, o mandar a la aduana a en formato EDIFACT. 15

16 Una vez terminado el DUA, y al hacer clic sobre el botón terminar nos aparecerá la siguiente pantalla (SIEMPRE QUE EL SISTEMA EDI ESTE CONECTADO). Pero esto lo veremos mas adelante. 7. NODIFICAR UN EXPEDIENTE. En el menú Expedientes, haga clic en Modificar expediente, introduciremos el número de expediente a modificar y trabajaremos sobre él. 16

17 8. DUPLICAR UN EXPEDIENTE. Habitualmente trabajamos con DUAS cuya diferencia están en tan solo unos cuantos datos, es pues aquí donde podremos utilizar esta opción, para ello en el menú Expedientes, haga clic en Duplicar expediente, escoja que expediente desea duplicar, y después modifique los datos oportunos. 9. LIBRO REGISTRO DE EXPEDIENTES. Utilice la opción para seleccionar determinados filtros que permitan múltiples posibilidades de consulta relacionadas con los expedientes ya confeccionados. 17

18 10. TRABAJAR CON EDI. Para trabajar con el formato EDI no se requiere ninguna habilidad especial, puesto que es el programa el que se encarga prácticamente de todo, solo hay que tener presente dos puntos esencialmente: - NO se puede utilizar los símbolos o `. - NO dejar campos de importancia en blanco (Nombre del exportador, NIF, país de origen y destino, etc..). Por supuesto, en el menú Utilidades Opciones Parámetros de Empresa, botón códigos EDI deberá tener configurado al menos un buzón de EDI, así como la ruta de envío / recepción de archivos Para mandar un documento a EDI solo tendrá que responder SI a la pregunta Traducir a EDI?, por la que se pedirán los datos necesarios. En el caso de que sea un expediente de transito lo que estemos tramitando se nos mostrará el siguiente cuadro; en caso contrario y de todas formas se nos mostrará la siguiente pantalla; 18

19 Una vez se haga clic sobre OK solo tendremos que esperar la respuesta de la Aduana Importar una respuesta. Una vez recibido el fichero de respuesta de la aduana, tendremos que importarlo a la aplicación para poder ver el estatus. Para hacerlo picaremos sobre el símbolo EDI inverso de la barra de iconos: Y se nos mostrará la siguiente pantalla; por la cual seleccionaremos el fichero de respuesta, y haremos clic en aceptar, ya tenemos importada la respuesta. Ahora ya podemos verla, para ello picamos sobre el icono del menú y haremos clic sobre Ver información seleccionada, nos aparecerá una lista con todos los 19

20 documentos mandados a EDI, el estatus, número definitivo, etc.., ya podemos imprimirlo o sacar copia para el cliente, o simplemente archivarlo. 11. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS. En este apartado veremos lo que se refiere a la impresión de documentos aduaneros, pero antes de pasar a ello, daremos una breve explicación sobre el sistema de impresión Selección de impresoras. Debido a que la mayoría de documentos se hace sobre papel oficial, se recomienda la utilización de impresoras matriciales, excepto para el sistema de tránsitos NCTS, para lo que se requiere una impresora láser. Hay que saber que los impresos ya vienen configurados para su impresión por lo que sólo tendremos que configurar la impresora para el tamaño de papel y los márgenes de impresión. Una vez aclarado esto, pasaremos a configurar la impresora/s que utilizaremos para la impresión de documentos. Para ello Seleccionarenos en el menú Utilidades Emulación de impresión MS- DOS... nos aparecerá la siguiente pantalla: Aquí se muestra una potente herramienta de configuración de impresoras, en la que podremos seleccionar desde la configuración mas sencilla, que todo se imprima en el puerto LPT1, o la mas compleja, que cada documento se imprima en una impresora distinta. Una vez hecha esta aclaración iremos a la impresión de documentos. 20

21 11.2. Impresión de documentos. Para imprimir un documentos seleccionaremos en el menú la opción Documentos y seleccionaremos el documento que deseamos imprimir, en cada caso se pedirán los datos relativos a la impresión. (Ej. Impresión de un DUA). 21

22 Seleccionamos el expediente o expedientes que deseamos imprimir. y entonces rellenaremos los datos necesarios. 22

23 12. FACTURACIÓN. Master de Aduanas puede realizar dos tipos de facturación, de expedientes y de servicios, las primeras toman los datos directamente de los expedientes permitiendo una potencia poco común y las segundas permiten facturar cualquier tipo de servicio. Antes de pasar a ver los distintos tipos de facturación, veremos dos puntos del menú Archivo que pueden facilitarnos el trabajo de una forma considerable Archivo de Conceptos de Facturación. Debe detallar en este apartado los conceptos que figurarán mas tarde en las facturas, indicando el texto, el código por el que Master de Aduanas lo reconocerá, la cuenta contable y si está sujeto o no a IVA. Haga clic en Añadir, ilumine la celda del campo correspondiente, haga doble clic o pulse INTRO y añada o modifique los datos necesarios, pulse INTRO de nuevo, pulse ESC para terminar con esta celda, repita la operación para todos los datos que desee añadir o modificar Archivo de Modelos de Facturas. Defina aquí las condiciones especiales de facturación para un cliente determinado, conceptos, FORFAIT, cantidades, etc. Una vez definido el modelo puede asignarlo, por su número, al cliente en el campo correspondiente de su ficha personal, de modo que cada vez que le facture, el documento se conforme automáticamente, ahorrando así trabajo y errores. 23

24 ESQUEMA DE USO PARA: Abrir un nuevo modelo.- 1.-Pulsar el botón NUEVO 2.-Introducir los datos 3.-Pulsar el botón OK Modificar un modelo ya existente.- 1.-Escribir el número del modelo en cuestión 2.-Modificar o actualizar los datos 3.-Pulsar el botón OK Crear un formulario de facturación. Master de Aduanas utiliza por defecto un formulario standart para cada uno de los dos tipos de facturas, Facturas de expedientes y Facturas de servicios, pero puede diseñarse el suyo propio utilizando esta herramienta. Los formularios de expedientes creados deben tener la extensión.foe y un nombre no mas largo de ocho caracteres validos, al igual que los formularios de servicios, pero estos últimos con la.fos. Cuando vaya a crear un formulario nuevo, debe utilizar un impreso previamente entramado utilizando la opción Crear entramado de este modo podrá situar fácilmente las filas y columnas correspondientes, para ello, seleccione en el menú Utilidades Avanzadas Formularios de 24

25 Facturación Crea entramado. Por supuesto, debe tener el impreso de facturación que vaya a usar colocado en la impresora. Una vez sepamos como va estarán configurados la impresión de los datos en la factura Seleccionaremos en el menú Utilidades Avanzadas Formularios de Facturación Crea/Modifica Formulario, y seleccionaremos cual de ellos queremos crear o modificar. Al pulsar sobre OK, se nos pedirá el nombre para el nuevo formulario, o bien seleccionamos uno ya existente y hacemos clic sobre Aceptar Aparecerá un cuadro de diálogo que según se seleccione Campos definibles ó Campos definidos podremos decir fila y columna (basándonos en el entramado anterior) en los que se debe situar cada dato Facturar expedientes. Permite dar altas, bajas, y modificaciones de facturas de expedientes. Puede tener facturas predeterminadas, utilizando el Fichero de modelos de facturas, ese modelo una vez creado puede asignarlo a un cliente, y Master de Aduanas se encargará de que cada vez que facture al mencionado cliente, aparezca en pantalla la mascara predefinida. Si lo que desea es introducir los conceptos manualmente, debe, en primer lugar, definirlos en el Fichero de conceptos de facturación y cuando esté confeccionando la factura sólo indicar el número de código, de esta forma la factura se configura con el mínimo esfuerzo. 25

26 Ilumine la celda del campo correspondiente, haga doble clic o pulse INTRO y modifique los datos necesarios, pulse INTRO de nuevo, pulse ESC para terminar con esta celda, repita la operación para todos los datos que desee modificar. ESQUEMA DE USO PARA: Abrir una nueva factura.- 1.-Pulsar el botón NUEVA 2.-Introducir los datos 3.-Pulsar el botón CONCEPTOS 4.-Completar los datos solicitados 5.-Pulsar el botón TERMINAR Modificar una factura ya existente.- 1.-Escribir el número de la factura en cuestión 2.-Modificar o actualizar los datos de la cabecera o de los conceptos 3.-Pulsar el botón OK La barra de desplazamiento rápido permite moverse entre las facturas de manera casi instantánea. 26

27 12.5. Facturar servicios. Cómo su nombre indica, esta facturación está pensada para cualquier tipo de servicio que no tenga directamente que ver con la gestión de expedientes. Es de una gran versatilidad, por lo que en contrapartida su automatización es menor que en la facturación de expedientes. Su numeración va incluida con las facturas de expedientes. ESQUEMA DE USO PARA: Abrir una nueva factura.- 1.-Pulsar el botón NUEVA 2.-Introducir los datos 3.-Pulsar el botón OK Modificar una factura ya existente.- 1.-Escribir el número de la factura en cuestión 2.-Modificar o actualizar los datos 3.-Pulsar el botón GRABAR La barra de desplazamiento rápido permite moverse entre las facturas de manera casi instantánea. 27

28 13. PASO A CONTABILIDAD Una vez creadas las facturas puede traspasarlas automáticamente a contabilidad utilizando cualquiera de las cinco aplicaciones comerciales que se especifican en el cuadro de diálogo, para ello seleccione el icono de la barra de iconos, o bien, en el menú Facturas Enlace con Contabilidad. Seleccionaremos cualquiera de ellas, Solo tiene que seguir los pasos, así pues seleccionaremos el primero; 28

29 Introducir los datos relativos a las facturas que quiere exportar y posteriormente, revisar los datos acumulados, y crear el fichero de exportación. 14. UTILIDADES En el menú Utilidades de la aplicación disponemos de varias herramientas que nos ayudarán a mantener la aplicación en condiciones óptimas, o bien nos harán más fácil el trabajo diario. Aquí veremos unas cuantas que pueden resultar de gran interés Preferencias. Es simplemente un acceso a aquellas aplicaciones que usamos más frecuentemente. En el menú utilidades seleccionaremos opciones y posteriormente preferencias, nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo; Para indicar el camino de la utilidad bien hacemos clic sobre el icono con forma de lupa y buscamos la aplicación, o bien ponemos la ruta. Así pues, cuando estemos en la aplicación Master de Aduanas podremos acceder a cualquier utilidad haciendo clic sobre el menú Utilidades, sobre el icono correspondiente de la barra de herramientas de la aplicación o bien sobre su icono Exportación de datos a otras oficinas. Esta es una de las propiedades que hacen de Master de Aduanas un programa sin competencia en el mercado ya que dispone de una utilidad para trabajar con expedientes de Importación, Exportación y Tránsitos que se gestionan desde otros departamentos u oficinas, fuera de las 29

30 instalaciones centrales, utilizando desde disquetes hasta INTERNET, para hacer que todas las oficinas dispongan de los mismos datos. 30

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