Líder (es) del Proceso: Secretario de Hacienda y Tesorero de Rentas

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1 CARACTERIZACION DE PROCESOS Código: DE-F-001 Proceso: las Código Proceso: AR Versión: 001 Líder (es) del Proceso: Secretario de Hacienda y Tesorero de Página 1 de 1 Objetivo: Asegurar que los ingresos y egresos económicos de la Administración Municipal se ejecutan acorde a los requisitos legales y reglamentarios, suministrando de manera oportuna y eficaz las disposiciones presupuestales para la gestión de los procesos del SGI y el pago oportuno de sus obligaciones. Requisitos ISO 9001, NTCGP 1000: 5.2, 6.1, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.1, 8.2.4, 8.3 Alcance: Este proceso comprende desde la elaboración del Plan Anual de Caja, hasta el seguimiento y medición de la gestión. Elementos del MECI: 1.3, 2.1.1, 2.1.2, 2.2.1, Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Solicitud de actualización y Entes de Control, modificación de Gestión regulación y Normatividad 1. Identificar requisitos legales y reglamentarios la Documental legislación documentación o normograma Administrativa y Financiera Trámites Presupuesto, POAI, Plan de Compras, Contratos de Cofinanciación Liquidación y facturación de rentas P 2. Elaborar el plan anual mensualizado de caja (PAC) PAC SGI

2 Proveedores Entidades de control fiscal, contable, tributario y político Insumos Fechas de vencimiento para presentación de informes Estatuto de PAC "Plan Anualizado de Caja" P Salidas 3. Elaborar calendario tributario, contable y financiero de la entidad 4. Determinar estrategias de recaudo Clientes Calendario tributario, contable y financiero Recaudo de la diferentes SGI, SGI trámites Listados de cartera morosa 5. Iniciar procesos de cobro persuasivo o coactivo Acuerdos de pago, Títulos ejecutivos, Remates, Embargos, Sentencias administrativa y financiera administrativa y financiera SGI SGI SGI administrativa y financiera Presupuesto de gastos aprobado Plan de compras Solicitud de CDP Solicitud de RDP Solicitud modificaciones presupuesto y PAC proyectos H 6. Pagar las diferentes obligaciones de la entidad - CDP - RDP - Ajustes presupuestales - Modificaciones al PAC - Causación de C x P - Cheques - Transferencias electrónicas Proveedores Contratistas Acreedores Empleados

3 Proveedores Gestión y Desarrollo Humano Gestión Trámites y Gestión y Desarrollo Humano Trámites y Admón. de Insumos Liquidación de nómina Interfase Contable Bases de Datos de terceros y pagos realizados H Salidas 7. Generar informes y estados financieros 8. Elaborar y presentar las declaraciones tributarias 9. Elaborar y presentar informes de ejecución presupuestal Clientes Boletín de caja diario, Boletín de Bancos, Ejecución de ingresos y egresos, Balance general y sus anexos Declaración de retención en la fuente declaración de IVA, Información exógena FUT, SICEP, SCHIP, SEUD CGN, Entidades de control fiscal y político, DIAN Órganos de control fiscal Ejecuciones presupuestales Evaluación Independiente Administrativa y Financiera Resultados de auditorias internas y de calidad Análisis de Riesgos 10. Realizar el seguimiento y medición a la Gestión Planes de de la Gestión Revisión del proceso

4 Proveedores de la Gestión Insumos Quejas, Reclamos, Sugerencias H Salidas Clientes Proveedores 11. Atender las Quejas, Reclamos y Sugerencias de la Gestión, Q,R, S atendidas Partes Interesadas Recolección de la Información V Controles Preventivos: 12. Actualización de la Normatividad Vigente 13. Verificar el cumplimiento de los requisitos 14. Realizar conciliaciones y simulaciones periódicas 15. Verificar la ejecución de ingreso y egreso 16. Hacer seguimiento al cumplimiento de calendarios 17. Seguimiento a la Ejecución del PAC 18. Seguimiento a acuerdos de pagos y cobros persuasivo y coactivo Controles Correctivos: 19. Ajustar calendarios y proyecciones 20. Realizar planes de mejoramiento 21. Inactivar terceros no conformes 22. modificaciones al PAC y Presupuesto Análisis de Datos: 23. Analizar los informes de gestión 24. Analizar los resultados de los indicadores de gestión 25. Analizar los riesgos sobre el proceso 26. Analizar los informes de auditorías 27. Analizar los planes de mejoramiento 28. Analizar los resultados de las QRS Acta de Reunión de Grupos Primario y expectativas de auditorías de la Gestión Evaluación Independient e Partes Interesadas de la Gestión Acta de Reunión de Grupo Primario A 29. Tomar acciones para el mejoramiento Planes de SGI

5 Recursos Documentos Internos Documentos Externos P: Ejecución de IngresosP: Ejecución de EgresosP:Cierre Financiero de la Vigencia FiscalP:Generación de Estados FinancierosP: Cobro CoactivoP: Cobro PersuasivoP: Rendición de cuentas a entes de controlp: Registro contable de recursos físicosp: Contratación de la Deuda PúblicaI: RecaudosI: instructivo de interfaces de recaudosi: Legalización de notas debito y créditoi: Revisión de cuentas por pagari: instructivo ejecución y legalización de convenios interadministrativosi: Realizar cuadre de cajai: PACI: variasi: Ejecución y modificación del plan de comprasi: PagosI: Registro de contratos en contabilidadi: Generación de operaciones Físicos: Oficinas dotadas, Hardware, Software Comercial, Aplicativos Administrativos y Financieros, Video Beam.Humanos: Secretario de Hacienda, Tesorero de, Director Financiero, Asesores, Jefes de Oficina, Líderes de Programas, Profesionales Universitarios, Técnicos Operativos, Auxiliares Administrativos, Secretaria Ejecutiva.Ambiente de Trabajo: Temperatura ambiente, Iluminación adecuada, Fuera de ruido. Ver estudios de ergonomía para las cajas (taquillas) de recaudo y pago. recíprocas I: Generar proceso de depreciación acumulada en SRFI: Parametrización contable en el SRF plusi: Parametrización contables en el sistema SRF plus al iniciar vigenciai: Generación de información exógenai: Registro de bienes muebles e inmuebles entregados en comodatoi: Trámite presupuestal y contable de urgencias manifiestasi: Lineamientos para pagosi: Pago de la estampilla Universidad de AntioquiaI: Declaración bimestral de IVAI: Declaración de retefuente e IVA Ver listado Maestro de Documentos Externos Ver Normograma

6 Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Impuestos Riesgos (Matriz Institucional) Hurto Servicios (No aplica para este Proceso) Ingresos No Tributarios Fraude Contribuciones Iliquidez Aportes (SGP + ETESA+ FOSYGA) Incumplimiento Aportes (Cofinanciación) Fondos Especiales Recursos de Capital Pago efectivo de la Obligaciones - Funcionamiento con Recursos Propios Servicio a la Deuda con Recursos Propios Inversión con Recursos Propios Inversión con SGP, ETESA y FOSYGA Inversión con Cofinanciación

7 Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Inversión con Valorización Porcentaje de Cartera Morosa Objeto de Cobro Coactivo Recaudo Efectivo Realizado por Cobro Coactivo Ejecución Presupuestal Municipal-Gastos de Funcionamiento Ejecución Presupuestal Municipal-Servicio a la deuda Ejecución Presupuestal Municipal-Inversión Riesgos (Matriz Institucional) Servicios (No aplica para este Proceso) Solvencia de la deuda