V Jornadas Iberoamericanas sobre Tecnología y Mercados de Capitales. Gestión Documental. Ernesto Rivera Pitti Director Nacional de Administración

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1 V Jornadas Iberoamericanas sobre Tecnología y Mercados de Capitales Gestión Documental Ernesto Rivera Pitti Director Nacional de Administración Lima, Perú - 11 de septiembre de 2003

2 Agenda Antecedentes Concepto General del Sistema Proyecto SIGI Componentes del SIGI Esquema de Hardware Flujo de Documentos Sustento Legal Conclusiones y Experiencias

3 Antecedentes Decreto Ley de Valores en julio de 1999 Conformación de equipo de trabajo Año 2000 Plan de Reforzamiento de la Comisión Apoyo del BID Consultoría de Reglamentación Consultoría de Sistemas

4 Antecedentes Diagnóstico de la situación interna: Archivos 100% en papel y con una estructura tecnológica básica Circulación de documentos sin estandarizar Información Pública poco aprovechable por el público interesado Registros de datos descentralizados y sin estandarizar

5 Concepto General del Sistema Un sistema 100% integrado en todas sus partes Archivo digitalizado Registros centralizados Ofrecer servicios por Internet a los regulados y público en general Gestión electrónica de documentos (oficina sin papeles)

6 Proyecto SIGI Diseño (Octubre 2001 Enero 2002) Entorno de Información Definición de series documentales Definición de documentos Proceso manual Informatización Diseño de Sistema Integrado de Gestión de Información Inforarea S.L. - Diseño

7 Proyecto SIGI Estructuración (Enero 2002 a Septiembre 2002) Reordenamiento de Archivos Implementación de Series Documentales Envío de documentos de antigüedad a depósito externo Inicio del proyecto: 6 de enero 2002 Fecha de terminación: 30 de septiembre de 2002 Unidad de Gestión de Información -CNV

8 Proyecto SIGI Implementación (Octubre 2002 a la fecha) Desarrollo de base de datos de Entes y Regulados de Mercados Recopilación de datos de expedientes Implementación de infraestructura de equipos Cambio de cultura interna de papel EIS Consulting, S.A. Desarrollo Inforarea, S.L. - Supervisión

9 Componentes del SIGI Regulados y Entes del Mercado Gestión Documental Ventanilla Virtual Sitio de Internet

10 Componentes del SIGI INTERNET INTRANET EXTRANET Fax Digital Documentos en papel Documentos electrónicos Scanner Base de Datos de Entrada y Salida de Documentos (ESaD) Aplicación de Gestión Documental Documentos PUSH Informes de Actualización Datos Numéricos Correo Electrónico Base de Datos de Regulados y Entes del Mercado (REM) Firewall Datos Generales Ventanilla Virtual Base de Datos Financieros Consultas de Análisis Financiero Sitio Web CNV

11 Componentes del SIGI CAPA DE USUARIO CAPA INTERNA SITIO WEB VENTANILLA VIRTUAL INTRANET SISTEMA DE ENTES Y REGULADOS CONTROL DE DOCUMENTOS LEGATO APPLICATION MICROSOFT OUTLOOK FAXINATION ENTES Y REGULADOS CONTROL DE ENTRADA/SALIDA DOCUMENTOS VENTANILLA VIRTUAL GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO DIGITAL CORREO ELECTRONICO FAX DIGITAL MICROSOFT SQL SERVER LEGATO APPLICATION EXTENDER MICROSOFT EXCHANGE

12 Esquema de Hardware Firewall Safeguard Internet 1 MB SIMETRICO Redundante WEB SERVER Servidores Pentium Xeon 700 Mhz 1 GB RAM RAID 5 Discos de 40 GB Estaciones de Trabajo Pentium IV 1.2 Ghz 512 MB RAM Pantallas de 21 y 17 GESTION DOCUMENTAL MICROSOFT SQL SERVER MICROSOFT EXCHANGE CONTROLADOR DE DOMINIO

13 Flujo de Documentos EXTERNO ENTRADA / SALIDA DIRECCION OPERATIVA INTERNO 8 1 UNIDAD DE GESTION DE INFORMACION TRAMITE / CREACION DE DOCUMENTO COMISIONADOS ASISTENTE EMPRESAS 3 IMPRESION 4 ARCHIVOS FISICOS REVISION / APROBACION INVERSIONISTA SITIO WEB ARCHIVO DOCUMENTO FISICO

14 Sustento Legal Decreto Ley 1 de 1999 Ley 11 de 22 de enero de 1998 Almacenamiento Tecnológico Ley 43 de 31 de julio de 2001 Comercio Electrónico y Firma Digital

15 Conclusiones y Experiencias Ordenar la información interna Archivos Tipos de documentos Flujos de trabajo Reglamentación completa Conceptualización integral Todas las partes deben ser INTEGRADAS Experiencia en Gestión de Contenidos Poca experiencia de proveedores en proyectos de Gestión de Contenidos Confusión con Archivo Digital

16 Conclusiones y Experiencias Entorno Legal Desmaterialización Almacenamiento Tecnológico Inmaterialización Firmas Digitales Cultura Organizacional Cambio de paradigma Confianza

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