PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y BIENES DEVOLUTIVOS

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1 Página 1 de 9 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GAF 1.2) Objetivo: Adquirir y poner en servicio los consumo y bienes devolutivos que requieren las diferentes Unidades. 1.3) Alcance: El procedimiento inicia con la necesidades de las unidades misionales y de gestión y termina con la puesta o entrega en servicio de los consumo y devolutivos en cada una de la unidades y centros de la UNAD. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Plan de Compras Proyección y programación de consumo y bienes devolutivos a adquirir durante una vigencia con el fin de satisfacer las necesidades requeridas en cumplimiento de una labor. (Art 74 ley 1474 de 2011). Kardex Son tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. (1602 del 4 de Septiembre de 2008). Placa de Activos Rotulo que contiene el código de identificación y ubicación de los bienes devolutivos, el cual se adhiere al bien e igualmente se registra en el sistema de control de inventarios. (1602 del 4 de Septiembre de 2008). Consolidación de Es la integración de registros, datos e informes periódicos de los movimientos de entrada- salida de Almacén para la consolidación con Contabilidad. (1602 del 4 de Septiembre de 2008). Bienes de Consumo Son aquellos bienes que se consumen el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar para integrante o constitutiva de otros. Bienes Controlables Son aquellos bienes que no se consumen en el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza se deterioran y su valor nominal es igual o menor a medio salario mínimo legal vigente. Bienes Devolutivos Son aquellos bienes que no se consumen en el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza se deterioran. 3) Condiciones Generales No Aplica

2 Página 2 de 9 Nº 4.1) Actividad 1 Realizar y socializar circular informativa para recopilar las necesidades de compra de los elementos de consumo de la siguiente vigencia. 2 Solicitar consumo. 4.2) Insumos necesarios para la actividad Necesidades de adquisición de elementos de consumo. Circular informativa socializada a toda la comunidad UNADISTA 4.3) Descripción detallada de la actividad Socializar la circular informativa de necesidades de compra para que todas las unidades y centros diligencien el formato de pedido. Diligenciar el Formato de consumo teniendo en cuenta las necesidades para la próxima vigencia. En el caso de adquisición de celulares y módems, revisar Instructivo para el servicio de telefonía celular y módems (I ). 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Circular socializada a toda la comunidad UNADISTA 12-1) diligenciado por los centros y las unidades misionales y de gestión. 4.5) Códigos de registros y documentos asociados 12-1) 12-1) 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) Digital N/A Persona l almacén, en Digital N/A Directores de Centro Director Zonal Jefes de Unidades en la sede nacional En el caso de los centros se debe enviar al coordinador administrativo y financiero de la zona, con el Visto

3 Página 3 de 9 bueno del director del centro. 3 Consolidar solicitudes de cada uno de los centros adscritos a la zona 4 Aprobar compra de consumo de la zonas y/o unidades misionales o de gestión elementos de consumo (F ) diligencia do por los centros Solicitudes de elementos de consumo de la zona y/o de las unidades misionales y de gestión consolidado s En el caso de las unidades misionales y de gestión continuar con el paso Nº4. Consolidar las solicitudes diligenciadas en el Formato de consumo enviados por los centros, teniendo en cuenta las necesidades para la próxima vigencia y entregar al director zonal para su aprobación, actividad que debe realizar el coordinador Administrativo y Financiero ZONAL. Revisar solicitudes, en caso que la la zona necesite ajustes lo devuelve al paso anterior. En el caso de las unidades misionales y de gestión que necesiten ajustes se devuelve al paso Nº2 En caso de estar correcta la información se envía a la coordinación del Grupo de inventarios el formato de Solicitudes de consumo de la zona consolidados y aprobados Solicitud de consumo enviado al Grupo de inventarios 12-1) aprobado 12-1) en archivo de Excel. Digital N/A Coordinador Administrativo y financiero zonal Digital N/A Director zonal y/o jefes de unidad

4 Página 4 de 9 5 Consolidar solicitudes y comparar la información con el plan de compras de la vigencia anterior y ajustar 6 Enviar información de la compra anual de consumo a Oficina Asesora de Planeación Solicitudes enviadas por los directores zonales y/o unidades misionales y de gestión. Proyecto de plan de compras anual de bienes de consumo. consumo en medio magnético archivo de Excel al correo: co del correo del Director zonal y/o jefe de Unidad, para formalizar la aprobación. Organizar y tabular la información suministrada por las unidades y/o zonas y luego comparar el consolidado con el consumo histórico de la vigencia anterior. Enviar la información de la compra anual de bienes de consumo a la Oficina Asesora de Planeación para la inclusión en el Plan de Compras. Una vez legalizada la Resolución del Plan de compras se procede a realizar la adquisición de los bienes de consumo por medio del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios (P-4-4). Datos para preparar el Proyecto del plan de compras de bienes de consumo. Contrato de compra legalizado de bienes de consumo N/A Digital N/A Persona l almacén, en N/A Físico Persona l almacén, en

5 Página 5 de 9 7 Recibir consumo. 8 Ingresar bienes de consumo y devolutivos al sistema de información del almacén Lista de chequeo con las necesidades y característic as de la Compra. Factura, orden de compra, contrato o convenio, CDP, certificación de cumplimient o y el documento por medio del cual se asignan lo responsable s de los elementos adquiridos. Por parte del Recibir a satisfacción por parte del almacén de la UNAD y el supervisor del contrato o quien delegue; las cantidades y características de los elementos solicitados de acuerdo al contrato de compra. En caso de que los elementos no coincidan con lo solicitado en el contrato devolver al proveedor y solicitar cambios. Clasificar los bienes de consumo o devolutivos según su naturaleza por grupo contable y se registran en el sistema de información. Recibo a satisfacción y certificación de cumplimiento del supervisor del contrato Comprobante de ingreso de almacén N/A Físico Persona l almacén, en Directores de Centro N/A Físico Persona realizar los ingreso en el sistema de inventarios, en

6 Página 6 de 9 9 Asignar responsable del control y buen uso de los elementos. 10 Asignar los bienes controlables y devolutivos para las unidades y/o Centros supervisor del contrato. Generar comprobant e de ingreso y salida de almacén, con las solicitudes de las zonas y de las unidades, y asignación del responsable. Comprobant e de ingreso y salida de almacén y lista de asignación de los responsable s de los elementos a ingresar por parte del supervisor del contrato Analizar las cantidades solicitadas, de elementos de devolutivos y controlables para confrontar las existencias y determinar cantidad a entregar, a cada uno de los responsables de las solicitudes de bienes de consumo. Continua el paso 10. Una vez filtrada la solicitud trimestral de consumo se procede hacer la salida en el sistema de información y continúa con el paso 11. Realizar el traslado en el sistema de información de los acuerdo a la lista de distribución realizada por el supervisor del contrato, e impresión de la placa de identificación del elemento. En el caso que el bien se encuentre en bodega se procede a colocar la placa de identificación; cuando Comprobante de salida Comprobante de traslado, placa de identificación del elemento. N/A Físico Persona realizar las salidas en el sistema de inventarios, en N/A Físico Persona realizar eta labor en Adquisiciones e

7 Página 7 de 9 11 Entregar a corresponden cia los bienes a distribuir en los diferentes centros 12 Generar reporte para contabilidad Guía de despacho y/o comprobant e de salida Documentos soportes de entradas y salidas de almacén. llegue directamente al centro o unidades se envía las placas con el comprobante de traslado para la firma del responsable quien lo devolverá firmado y escaneado por correo electrónico. Coordinar y hacer seguimiento de la entrega de los bienes realizada por la empresa de correspondencia. En el caso de la sede Nacional el grupo de adquisiciones e inventarios realiza la entrega. Generar informe mensual de entradas y salidas de almacén de los elementos de consumo y bienes devolutivos que se ingresaron al sistema de información. Guía de despacho y/o comprobante de salida firmado con recibido. Informe de entrada y salida de Almacén FIN N/A Físico Persona realizar eta labor en Adquisiciones e N/A Digital N/A Persona realizar eta labor en Adquisiciones e

8 Página 8 de 9 Persona encargada en Directores de Centro 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Director Zonal Jefes de Unidades en la Sede Nacional Coordinador Administrativo y Financiero Zonal INICIO Realizar y socializar circular informativa para recopilar las necesidades de compra de los consumo de la siguiente vigencia. Solicitar consumo. NO Es centro regional? SI Consolidar solicitudes de cada uno de los centros adscritos a la zona Aprobar compra de consumo de la zonas y/o unidades misionales o de gestión Unidades Misionales y de Gestión La solicitud necesita ajustes? Zonal Consolidar solicitudes y comparar la información con el plan de compras de la vigencia anterior y ajustar NO Enviar información de la compra anual de consumo a Oficina Asesora de Planeación Recibir consumo. Ingresar bienes de consumo y devolutivos al sistema de información del almacén Asignar responsable del control y buen uso de los elementos.

9 Página 9 de 9 Asignar los bienes controlables y devolutivos para las unidades y/o Centros Entregar a correspondencia los bienes a distribuir en los diferentes centros Generar reporte para contabilidad FIN 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Ley 1993 Plan General de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación, Doctrina Contable Pública CGN

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