GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA FACTORING

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1 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA FACTORING

2 GDF Gestión de Documentación Factoring Situación inicial Las Entidades Financieras gestionan un elevado volumen y múltiples formatos de documentación necesaria para el estudio de viabilidad para conceder operaciones singulares o líneas de factoring a una empresa. Al encontrarnos ante una operación con unas características especiales, ello supone el tratamiento de multitud de tipos de facturas en diferentes formatos. Las Entidades Financieras se encuentran además con la problemática añadida de poder controlar los vencimientos de las mismas. Por otro lado, desde las áreas de Riesgos de las Entidades Financieras se deben analizar los riesgos en base a múltiples aspectos, cuantitativos y cualitativos de cada uno de sus clientes y proveedores a factorizar, lo que ralentiza y dificulta la correcta evaluación. En el caso de Factoring, las Entidades Financieras actúan en nombre de la empresa solicitante (su cliente) para reclamar las facturas pendientes a cada uno de sus proveedores. El cliente podrá posteriormente tener la potestad de anticipar esos importes o no. Dentro del proceso del factoring se deben gestionar el cobro de las facturas, lo que supone una importante inversión de recursos para la Entidad Financiera. Además, deben tramitar los recobros de las facturas impagadas, lo que requiere de la disponibilidad de todos los datos de los proveedores y de una inversión de tiempo en la realización de dichas reclamaciones con procesos muy manuales y poco automatizados. 02

3 La gestión de automática de la documentación al servicio de las operaciones de Factoring de los bancos Para entender mejor el Factoring lo definimos como una operación por la que una empresa cede las facturas generadas por sus ventas a una compañía de factoring, entidad financiera, para que se ocupe de su gestión de cobro. Pudiendo solicitar, según qué casos, el pago anticipado de las facturas. Las fases de las que se compone la prestación del servicio se clasifican en: 1. FASE CONTRATACION 1.1. El cliente va a la oficina del Banco o Entidad Financiera para solicitar una operación financiera a corto plazo en formato factoring. Se le requiere la documentación necesaria para el análisis del riesgo, tanto para el titular de la operación como para los garantes personales (persona física o persona jurídica) si los hubiese: Documentación Identificativa. Escrituras de Poder. Escrituras de Constitución. Documentación económica de la empresa: o Balances. o Cuentas de resultados. o Impuestos (al día). Documentación de la cartera de los clientes La Entidad Financiera realiza las siguientes acciones para poder o no aprobar la operación: Bastanteo de Poderes. Análisis Financiero Empresa para conceder el crédito. (solvencia, incidencias en los ficheros de RAI y Asnef, solicitud de Riesgos-CIRBE). Análisis Financiero de los clientes (solvencia, incidencias en los ficheros de RAI y Asnef, volumen mínimo de cesión, etc.) Comunicación a la empresa de la resolución. Preparación de la operación para la firma. (Contrato-Notaria y formalización). Analizan, además, la acumulación de riesgo por proveedor. 2. FASE OPERATIVA DIARIA 2.1. En primer lugar la empresa se ha de poner en contacto con sus clientes para comunicarles que a partir de una fecha determinada tendrán que pagar a la entidad bancaria las facturas La Empresa llevará a la entidad todas las facturas emitidas de los clientes aceptados. La entidad puede adelantar o no el cobro de las misma a su cliente, previo análisis de riesgo. En este caso la entidad podrá abonar un porcentaje de la factura o incluso la factura completa, dependiendo del análisis de riesgo que se haya hecho sobre los proveedores A vencimiento de la factura, la entidad realiza las gestiones de cobro pertinentes a los clientes Gestiones de recobro en el caso de impagos. 03

4 3. FASE DE RENOVACIÓN DEL FACTORING El plazo normal de aprobación para esta operación es de un año, por lo que la entidad tiene la facultada de renovarla o no. Cada año realizará un nuevo estudio de la operación. Teniendo en cuenta estas fases, SGAIM presta su servicio de Gestión de documentación para Factoring. La llegada de información se produce en SGAIM, donde se recibe toda la documentación entregada por las empresas para la solicitud de factoring (identificativa y económica de la empresa y de sus apoderados, de los clientes de los que se requiere el factoring, etc.). Toda aquella que se encuentre en formato físico se digitaliza y se agrupa en un repositorio único junto con la que se ha recibido en formato electrónico. SGAIM ofrece también la opción de que desde las propias sucursales bancarias se pueda realizar la digitalización de los documentos correspondientes y se envíen a SGAIM, es la solución Digitalización web distribuida, que acorta tiempos en la disponibilidad de información. El siguiente paso es la categorización automática de los diferentes documentos y la extracción de los datos relevantes. De esta manera el banco tiene controlada la documentación necesaria para evaluar el riesgo de la operación. Para ayudar a las empresas en la gestión del riesgo de las operaciones de crédito SGAIM está especializada en la gestión automática de balances de situación, solución Credit Risk Management. Para garantizar que se dispone de toda la documentación necesaria, se realizará un check list de todos los documentos requeridos, emitiendo avisos automáticos a la entidad, informando de los documentos necesarios pero que no se han recibido. Todos los datos capturados y los documentos se integran en sus sistemas, de tal manera que el departamento de riesgos dispondrá de todo lo necesario para la toma de la decisión, sin haber tenido que invertir su tiempo en introducir ningún dato manualmente. La información y los documentos digitalizados estarán disponibles ONLINE para los usuarios que lo necesiten en cualquier momento, introduciendo su usuario y contraseña en el gestor documental de SGAIM, TTID. El servicio se complementa con la gestión de los poderes de los representantes de la empresa solicitante del factoring, lo que se consigue a través de la solución Gestión de bastanteo de poderes de SGAIM. 04

5 Lo anterior serían los pasos previos a la aceptación de una operación del factoring, el día a día comienza con la llegada de las primeras facturas. De cada una de ellas SGAIM captura la información contenida (nombre de la empresa, número de factura, CIF, importe, etc.) y concilia con la lista de clientes autorizados para asegurar que está incluido, además se verifica que el importe de la factura no sobrepasa el límite pactado en el acuerdo de factoring. Poniendo toda esta información a disposición del cliente. Por otro lado, SGAIM genera alarmas automáticas para: Avisar a la entidad financiera si, teniendo en cuenta el porcentaje de anticipo pactado en el contrato, se supera la cantidad máxima aprobada para adelantar al cliente. Al vencimiento de las facturas al banco para que pueda comprobar su cobro. La Entidad Financiera facilita el listado de pagos e impagos, además de los datos de contacto de los clientes, al menos el para que SGAIM envíe comunicaciones electrónicas certificadas a sus clientes informando del pago de las facturas por parte de sus proveedores. Además, realizará reclamaciones automáticas a las empresas que están pendientes de realizar el pago a través de envíos electrónicos certificados, utilizando la plataforma Certified Delivery Service. SGAIM, adicionalmente ofrece su solución de Gestión de impagos para agilizar y facilitar las tareas de reclamación a la entidad bancaria. Año a año se necesita la renovación del contrato de factoring, para lo cual se debe entregar la documentación económica actualizada. Por ese motivo SGAIM volverá a digitalizar y poner a disposición del cliente, en formato electrónico, dicha documentación. 04

6 Beneficios de la Gestión de Documentos para Factoring Integración y automatización de la documentación generada entre la cadena de suministro y cadena financiera. Importantes ahorros de tiempo en la fase de análisis de la información entregada por el cliente y su gestión interna hasta el momento de evaluar el riesgo. Disponibilidad online inmediata de toda la documentación para todos los agentes que intervienen en la operación, sin necesidad del envío físico de los mismos. Evitando pérdidas de documentos y tiempos, lo que supone una importante mejora en la ágil respuesta al cliente. El control de vencimientos y la disponibilidad de las facturas de una forma rápida permiten al banco conocer el estado real de cada una de las facturas. Garantía de que las facturas cumplen con los requisitos marcados en el contrato respecto al límite aprobado para cada una de ellas. Avisos electrónicos certificados realizados por parte de SGAIM, ahorrando al banco la gestión de dicha labor. 04

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