MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PROYECTOS FNDR. Gobierno Regional de Los Lagos Departamento de Estudio e Inversiones

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE PROYECTOS FNDR

2 INDICE I. INTRODUCCIÓN...3 II. III. GENERALIDADES Descripción 2. Objetivos PROCEDIMIENTOS Marco Legal y Normativa 2. Diagrama Global de Flujo de un Proyecto 3. Etapas del Diagrama. Responsables, Descripción y Check List 3.1. Formulación de un Proyecto Admisibilidad de un Proyecto Proyecto FNDR, Proyecto Circular 36, a. Sub. 31 Ítem 02 Proyectos (Conservaciones) b. Sub. 29 Adquisición de Activos no Financieros FRIL (Fondo Regional de Iniciativas Locales) 3.3. Recomendación Técnica Priorización del Proyecto Solicitud de Asignación del Proyecto. Diagrama de Procedimiento 3.6. Convenio Mandato. Diagrama de Procedimiento 3.7. Bases Administrativas. Diagrama de Procedimiento 3.8. Proceso de Licitación Proceso de Adjudicación Si el monto se ajusta a convenio Diagrama de Procedimiento Si el monto no sobrepasa el 10% más Actualización moneda Diagrama de Procedimiento Si el monto sobrepasa el 10% más Actualización moneda Diagrama de Procedimiento Reevaluaciones Contratos Ejecución de Proyectos Estados de Pago Diagrama de Procedimiento Garantías Diagrama de Procedimiento Notificaciones de Factoring y Cesiones de Contrato Diagrama de Procedimiento Aumentos de Obra Términos de Contrato Traspaso de Bienes Inmuebles IV. BIBLIOGRAFIA 24 2

3 I. INTRODUCCIÓN El es el encargado de administrar el Fondo Nacional de Desarrollo Regional, que es un instrumento financiero de inversión, de decisión regional, a través del cual el Gobierno canaliza recursos presupuestarios a cada región del país para la materialización de programas y proyectos de desarrollo regional. La ejecución de los proyectos y estudios del FNDR es un proceso que involucra una serie de etapas, múltiples procedimientos con distintos organismos involucrados. Estos procedimientos van desde la obtención de la Recomendación Técnica, por parte de la Secretaria Regional Ministerial de Planificación (Serplac), hasta la Recepción de la obra o diseño, es decir todo lo que involucra el ciclo de vida de un proyecto. Estos procesos son lo que se pretenden establecer en este manual de procedimientos, con el objeto de definir funciones y disminuir riesgos. 3

4 II. GENERALIDADES 1. Descripción El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Los procesos administrativos y tecnológicos se van transformando en rutinas que con el paso del tiempo se van modificando por lo que se hace necesario la creación de una herramienta que establezca los procedimientos para cada actividad que se realiza dentro de la institución, de manera de planear, organizar, dirigir y controlar de una manera mas eficaz las actividades que se designan a cada uno de los miembros de la institución. 2. Objetivos El manual tiene como objetivo ser una herramienta que establezca los procedimientos para cada actividad que se realiza dentro de determinadas áreas de la Institución, específicamente en el, de manera de planear, organizar, dirigir y controlar de una manera eficaz las actividades que se designan a cada uno de los miembros de la Institución. En todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, se tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función de la Institución. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida. Proveer de un mecanismo dentro de la estructura de la Institución, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción. Idealmente identificar los procedimientos, bajo un esquema de libro actualizable, para poder ir generando los cambios que se van generando con el paso del tiempo. 4

5 III. PROCEDIMIENTO 1. DIAGRAMA GLOBAL DEL CICLO DE UN PROYECTO FORMULADORES DE PROYECTO SERPLAC CONSEJO REGIONAL UNIDAD TECNICA DIV. ADM. Y FINANZAS GOBIERNO REGIONAL DIV. ANALISIS Y CONTROL DE GESTION DIV. PLANIFICACION URD CONTRALORIA DIPRES INICIO 1. FORMULACION PROYECTO 2. CREACION FICHA EBI, ARMA CARPETA Y REMITE A GORE 3. REVISION DE ADMISIBILIDAD 4. ANALISIS TECN IC O- ECONOMICO PROYECTO EVALUA FNDR C.36 DECRETO ITEMES RECOMENDACIÓ N TECNICA RS 6. APRUEBA PROYECTO 11.FIRMA CONVENIO MANDATO SOLICITUD DE ASIG. PPTARIA. 10.ELABORACION CONVENIO MANDATO FRIL EVALUACION 8. VISA ASIGNACION PPTARIA. 9. TOMA RAZON ASIGNACION 12. ELABORACION DDE BASES Y TTR 13. VISACION BASES Y AUTO RIZA LIC ITACION ELABORACION DE CONVENIO 14.PROCESO DE LICITACION 15. PROPUESTA DE LICITACION VISA BASES Y AUTORIZA LICITACION 17. ELABORA DECRETO DE ADJUDICACION 16. AUTORIZA PROPUESTA ADJUDICACION AUTORIZA PROPUESTA DE LICITACION 5

6 FORMULADORES DE PROYECTO SERPLAC CONSEJO REGIONAL UNIDAD TECNICA DIV. ADM. Y FINANZAS GOBIERNO REGIONAL DIV. ANALISIS Y CONTROL DE GESTION DIV. PLANIFICACION URD CONTRALORIA DIPRES 18. FIRMA CONTRATO Y RECIBE GARANTIAS 19. RECIBE DECRETO, CONTRATO Y GARANTIAS RECIBE DECRETO CONTRATO Y GARANTIAS, ENVIA A DEPTO. INVERSION GORE 20. EJECUCION DE PROYECTO NO 22. AUME NTO DE OBRA S SI 21. CONTROL FINANCIERO Y OBRAS 23. RECIBE SOLICITUD AUMENTO DE OBRAS CONTROL FINANCIERO Y DE OBRAS, ENVIA E. PAGO A DEPTO INVERSION GORE 24. RECOMIENDA 25. APRUEBA AUMENTO OBRAS 26. MODIFICA CONVENIO 27. FIRMA MODIFICACION CONVENIO 28. MODICA CONTRATO, RENUEVA GARANTIAS 29. RECIBE DECRETO, CONTRATO Y GARANTIAS 30. RECIBE Y VISA ESTADOS DE PAGO 31. REVISA Y CURSA ESTADOS DE PAGOS 32. RECEPCION OBRAS Y ENVIA ANTECEDENTES A GORE 33. RECIBE ANTECEDENTES Y DEVUELVE GARANTIAS Y RETENCIONES FIN 6

7 1. Etapas del Diagrama. Responsables, Descripción y Check List El diagrama muestra el ciclo completo de un proyecto y del proceso podemos explicar lo siguiente: 3.1 Formulación de un proyecto Responsables Municipios, Servicios Públicos, Comunidad Descripción Los responsables detectan una necesidad y la unidad encargada elabora el perfil o proyecto para satisfacer la necesidad con los antecedentes que se cuente en el instante. Se genera la ficha EBI correspondiente y se elabora la carpeta de antecedentes según las metodologías sectoriales de evaluación social de proyectos y de acuerdo a las normas y procedimientos del Sistema de Estadísticas Básicas de Inversiones (SEBI). 3.2 Admisibilidad de cartera de proyectos FNDR Responsables Gobierno Regional, División de Planificación, Unidades Técnicas Descripción Los formuladores de proyectos los ingresan al Gobierno Regional, donde la División de Planificación es la encargada de revisar si estos cumplen con las condiciones de admisibilidad. Luego el comité de Inversiones analiza la pertinencia de la inversión y el Intendente toma la decisión de enviar el proyecto a SERPLAC para la evaluación técnico económica y la obtención de Recomendación Técnica, entendiéndose en ese acto voluntad para su financiamiento. Tiempo 1 semana CIRCULAR 36 a. SUBTITULO 31 ITEM 02 PROYECTOS (CONSERVACIONES) Responsables Gobierno Regional División de Planificación y División de Análisis y Control de Gestión, Unidad Técnica Descripción Los formuladores de proyectos los ingresan al Gobierno Regional, División de Planificación y esta deriva a la División de Análisis y Control de Gestión, donde la Unidad de la Circular 36 evalúa cada iniciativa, la cual luego es derivada al Depto. de Estudio e Inversiones para iniciar el proceso de financiamiento. Estas Iniciativas son aprobadas por el Consejo Regional y no pasan por la evaluación de Serplac. Tiempo 3 semanas 7

8 b. SUBTITULO 29 ADQUICISION DE ACTIVOS NO FINANCIEROS - ITEM 01 Terrenos - ITEM 02 Edificios - ITEM 03 Vehículos - ITEM 04 Mobiliarios y otros - ITEM 05 Maquinas y Equipos - ITEM 06 Equipos informáticos - ITEM 07 Programas Informáticos - ITEM 99 Otros Activos No Financieros Responsables Gobierno Regional División de Planificación y División de Análisis y Control de Gestión, Unidad Técnica Descripción Los formuladores de proyectos los ingresan al Gobierno Regional, División de Planificación y esta deriva a la División de Análisis y Control de Gestión, donde la Unidad de la Circular 36 evalúa cada iniciativa y la presenta al Consejo Regional. Luego es derivada al Depto. de Estudio e Inversiones para iniciar el proceso de financiamiento. Este proceso comienza por solicitar a DIPRES que decreten las platas correspondientes a cada Ítem. Una vez decretadas, se elabora una subasignación presupuestaria (interna, no va a contraloría) y comienza el proceso de financiamiento como cualquier proyecto FNDR. Estas Iniciativas son aprobadas por el Consejo Regional y no pasan por la evaluación de Serplac. Tiempo 1 mes FRIL (SUBTITULO 33, ITEM 03, ASIGNACION 125) Responsables Gobierno Regional, División de Planificación, Unidad Técnica Descripción Los formuladores de proyectos los ingresan al Gobierno Regional a la División de Planificación que a través del Depto. de Municipios, es la encargada de evaluar, elaborar convenio mandato, visar bases, autorizar proceso de licitación, autorizar adjudicación y llevar el control físico y financiero de las obras, este último proceso en conjunto con el Depto. de Estudio e Inversiones de la División de Análisis y control de Gestión. Estas iniciativas, se aprueban en el Consejo Regional por marco presupuestario y no pasan por la evaluación de Serplac. Su costo no supera los 50 millones y su ejecución no es mayor a 4 meses. Tiempo 2 semanas 3.3 Recomendación Técnica Responsables Formuladores de proyectos, SERPLAC Descripción Una vez que el proyecto a pasado la admisibilidad y cuenta con marco presupuestario, el Gobierno Regional ingresa los antecedentes a SERPLAC, donde comienza el proceso de evaluación técnico económica del proyecto, según las metodologías del sector, hasta la obtención de la Recomendación Técnica. Tiempo 1 Mes 8

9 3.4 Priorización del proyecto Responsables Descripción Tiempo Consejo Regional El Intendente presenta un determinado proyecto o cartera de proyectos al Consejo Regional de Los Lagos, quienes revisan y autorizan, en la comisión correspondiente. Luego se presenta al Pleno del Consejo para su aprobación. 45 Días 3.5 Solicitud de Asignación Presupuestaria Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Intendencia), Unidad Regional Subdere, Contraloría Regional Descripción El Gobierno Regional, específicamente el Departamento de Estudio e Inversiones de la División de Análisis y Control de Gestión, se encarga de preparar una solicitud de asignación presupuestaria, la cual firma el Intendente, y es visada por la Unidad Regional de la Subdere para luego ser enviada la Contraloría Regional para su toma de razón. Esta solicitud de asignación presupuestaria puede ser de aumento, reducción y creación de montos de asignaciones de proyectos. Tiempo 3 Semanas Diagrama de Procedimiento GOBIERNO REGIONAL, DIVISION DE ANALISIS Y CONTROL DE GESTION INTENDENTE URS CONTRALORIA INICIO 4 DIAS 1. ELABORA SOLICITUD DE ASIGANCION PRESUPUESTA RIA 2. FIRMA INTENDENTE 3 DIAS 3 DIAS 3. VISA SOLICITUD ASIGANCION PPTARIA. Y ENVIA A GORE 4. GORE REMITE ASIGNACION A CONTRALORIA REGIONAL 1 DIA 5. TOMA RAZON CONTRALORIA Y REMITE A GORE 6. GORE CARGA ASIGNACIONES EN SISTEMAS BIP, SAGIR Y SIGFE 10 DIAS 2 DIAS FIN 9

10 3.6 Convenio Mandato Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Unidad Jurídica, Intendencia), Unidades Técnicas, Contraloría Regional Descripción Una vez tomada razón de contraloría la asignación Presupuestaria, el Gobierno Regional, específicamente el Depto. de Estudio e Inversiones de la División de Análisis y Control de Gestión, elabora el Convenio Mandato, el cual se remite a la Unidad técnica para la firma correspondiente. Una vez firmado, vuelve al Gobierno Regional para la firma del Intendente y se elabora la resolución que la aprueba. Si el monto del convenio supera los UTM la resolución es afecta por lo que va a toma de razón de contraloría. Si el monto es menor a UTM, la resolución es Exenta y no va a la contraloría. Tiempo 2 semanas Check List Monto (moneda EBI correspondiente) Plazo Georrefenciación en 1er estado de pago Validación boletas de garantía (incorporar a convenio) Exigencia de la 4ta copia cedible (incorporar a convenio) Certificado Inspección de Trabajo, especificando la obra y sin deuda para esa obra. (incorporar a convenio) - Deuda ejecutoriada: ya esta cobrada y pagada, es decir, totalmente tramitada. - Deuda no ejecutoriada: puede estar en apelación por lo que se debe retener del estado de pago o en su defecto no se puede cursar este. (incorporar claramente a convenio) - Deuda Provisional: Si aparece en el certificado, se debe retener del estado de pago o en su defecto no se puede cursar este. Diagrama de Procedimiento GOBIERNO REGIONAL D E P T O E S T U D IO E IN V E R S IO N E S UNIDAD JURIDICA INTENDENTE UNIDAD TECNICA CONTRALORIA IN IC IO 1. ELABORA CONVENIO MANDATO 1 DIA 1 DIA 2. VºBº UNIDAD JURIDICA 3. GORE REMITE CONVENIO MANDATO A U. TECNICA 3 DIAS 5 DIAS 4. FIRMA CONVENIO MANDATO 5. ELABORA RESO LUCION Y ENVIA A INTENDENTE 1 DIA 6. FIRMA CONVENIO Y RESOLUCION AFECTA (SOBRE UTM) 7 DIAS EXENTA (MENO S DE UTM) 4 DIAS 7. TOMA RAZON Y ENVIA A GORE 8. ENVIA CONVENIO Y RESOLUCION A U. TECNICA 2 DIAS FIN 10

11 3.7 BASES ADMINISTRATIVAS Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones), Unidades Técnicas Descripción Una vez tomado razón el convenio mandato, se procede a la revisión, y autorización de bases administrativas y términos de referencia, por parte del Gobierno Regional. Este proceso lo lleva a cabo la unidad técnica con el sectorialista asignado del Depto. de Estudio e Inversiones de la División de Análisis y Control de Gestión del GORE. Tiempo 2 semanas Check List Monto (moneda EBI correspondiente) Plazos Calendario de Licitación El contratista debe estar inscrito en Chile Proveedores al momento del contrato, según lo establecido en la Ley de Compras Públicas. Georreferenciación debe venir en el 1er estado de pago Validación boletas de garantía: (incorporar en las bases) - seriedad de la oferta (a nombre del municipio) - fiel cumplimiento (a nombre del GORE **) - correcta ejecución (a nombre del GORE**); y - Pólizas de Seguro Entrega de 4ta copia cedible en cada estado de pago (incorporar) Certificado Inspección de Trabajo, especificando la obra y sin deuda para esa obra. (incorporar en las bases) ** Cuando se trata de Transferencias de Capital (Subtítulo 33), la unidad técnica también es Mandante del proyecto, por lo que las boletas de garantía van a nombre de la Unidad Técnica y Mandante, el cual debe validarlas con la Institución respectiva. 3.8 PROCESO DE LICITACION Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones), Unidades Técnicas Descripción En el mismo oficio, del Jefe de División de Análisis y Control de Gestión, específicamente el Depto. de Estudio e Inversiones, donde se aprueban las bases administrativas, se procede a autorizar el llamado a licitación pública correspondiente. La Ley , establece 3 mecanismos de adjudicación de contratos: 1. Licitación publica como regla general y obligatoria para adquisiciones mayores a 1000 UTM. 2. Licitación privada previa resolución fundada, excepciones establecidas 3. Trato o contratación directa, con carácter excepcional: - si en las licitaciones publicas respectivas y el la privada no se hubiesen presentado interesados. - si se trata de contratos correspondientes a la terminación de un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente, cuyo remanente no supere las 1000 UTM. 11

12 - En casos de emergencia calificados mediante resolución fundada del jefe superior de la unidad contratante. - Si solo existe un proveedor del bien o servicio - si se trata de convenios de prestación de servicios a celebrara con personas extranjeras que deban ejecutares fuera del territorio nacional - si se trata de servicios de naturaleza confidencial - cuando por la naturaleza de la negociación existan circunstancias o características del contrato que hagan indispensable la contratación directa - cuando el monto de la adquisición será inferior al limite que fije el reglamento. Cabe señalar que si las bases son modificadas, se deberá nuevamente, llamar a licitación publica. Tiempo 2 días Check List Bases Administrativas Oficio conductor (solicitando autorización de bases y licitación) 3.9 PROCESO DE ADJUDICACION Si el monto ofertado se ajusta al convenio mandato Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Intendente), Unidades Técnicas Descripción Si el monto de la oferta se ajusta al monto del convenio mandato, o con el inflacte de moneda (actualización del año de la moneda EBI) alcanza para adjudicar la oferta, el Intendente puede: ratificar, rechazar o solicitar más antecedentes. Si se ratifica, se elabora un oficio firmado por el Intendente que autoriza la adjudicación. Posteriormente le corresponde a la unidad técnica elaborar el decreto o resolución de adjudicación, firmar el contrato y solicitar las garantías correspondientes, luego enviar toda esta documentación al GORE. Tiempo 19 días Check List Oficio conductor de la Unidad técnica al Intendente con la propuesta de Adjudicación. Publicación Presupuesto con todas las partidas Copia boleta de garantía de Seriedad de la Oferta Carta Gantt (Programación física y financiera) 12

13 Diagrama de procedimientos GOBIERNO REGIOAL DE LOS LAGOS DIV. ANALISIS Y CONTROL DE GESTION DEPTO. ESTUDIO E INVERSIONES INTENDENTE UNIDAD TECNICA INICIO 2. REVISA PROPUESTA DE ADJUDICACION 4 DIAS 1. REVISA PROPUESTA DE ADJUDICACION 3 DIAS 3. AUTORIZA ADJUDICACION CON OFICIO INTENDENTE 3 DIAS 4. FIRMA OFICIO AUTORIZANDO ADJUDICACION 1 DIAS 5. REMITE AUTORIZACIÓN A UNIDAD TECNICA 3 DIAS 6. ELABORA DECRETOS Y FIRMA CONTRATO, SOLICITA GARANTIAS A CONTRATISTA Y REMITE A GORE 7 DIAS 7. RECIBE ANTECEDENTES, CARGA CONTRATO EN BIP, SAGIR Y REMITE BOLETAS DE GARANTIA A DEPTO. DE FINANZAS PARA CAUCION. 2 DIAS FIN Si el monto ofertado no sobrepasa el inflacte + el 10% del monto de la EBI Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Intendente), Unidades Técnicas, Serplac, Consejo Regional. Descripción Si el monto de la oferta sobrepasa en menos de un 10% mas el inflacte el monto de la ficha EBI, se solicita actualización de ficha EBI a SERPLAC y luego se pasa a la autorización del Consejo Regional para su aprobación. Una vez autorizado se procede a la modificación del convenio mandato, y luego se autoriza su adjudicación. Posteriormente le corresponde a la unidad técnica elaborar el decreto o resolución de adjudicación, firmar el contrato y solicitar las garantías correspondientes, luego enviar toda esta documentación al GORE. Tiempo 4 semanas Check List Oficio conductor de la Unidad técnica al Intendente con la propuesta de Adjudicación. Publicación Presupuesto con todas las partidas Copia boleta de garantía de Seriedad de la Oferta Carta Gantt (Programación física y financiera) 13

14 Diagrama de Procedimiento GOBIERNO REGIONAL DIVISION DE ANALISIS Y CONTROL DE GESTION SERPLAC CONSEJO REGIONAL INTENDENTE UNIDAD TECNICA CONTRALORIA INICIO 1. ENVIA PROPUESTA DE ADJUDICACION GORE 2. REVISA PROPUESTA DE ADJUDICACION 3. REMITE ANTECEDENTES A SERPLAC PARA ACTUALIZACION DE FICHA 4. LEVANTA RATE PARA QUE LA U. TECNICA ACTUALICE MONTO EN FICHA EBI 6. COLOCA RECOMENDACIÓN TECNICA 7. AUTORIZA AUMENTO DE PRESUPUESTO 5. ACTUALIZA FICHA EBI 8. MODIFICA CONVENIO 9. FIRMA MODIFICACION DE CONVENIO Y REMITE A GORE 10. REMITE CONVENIO A CONTRALORIA 12. AUTORIZA ADJUDICACION CON OFICIO DE INTENDENTE 14. REMITE AUTORIZACION A U. TECNICA 16. CARGA CONTRATO BIP, SAGIR Y REMITE BOLETAS DE GARANTIA A DEPTO DE FINANZAS 13. FIRMA OFICIO AUTORIZACION 15. ELABORA DECRETOS Y FIRMA CONTRATO, SOLICITA GARANTIAS Y REMITE A GORE 11. TOMA RAZON ODIF. CONVENIO Y REMITE A GORE FIN Si el monto ofertado sobrepasa el inflacte + el 10% del monto de la EBI Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Intendente), Unidades Técnicas, Serplac, Consejo Regional. Descripción Si el monto de la oferta sobrepasa el inflacte (actualización de la moneda) y el 10% del monto de la ficha EBI, se procede a autorizar un segundo llamado a licitación pública. Si la propuesta sigue sobrepasando el monto se solicita reevaluación del proyecto a SERPLAC para la obtención de una nueva Recomendación Técnica, y luego se pasa a la autorización del Consejo Regional para su aprobación. Una vez autorizado se procede a la modificación del convenio mandato, Modificado el convenio se autoriza la adjudicación. Posteriormente le corresponde a la unidad técnica elaborar el decreto o resolución de adjudicación, firmar el contrato y solicitar las garantías correspondientes, luego enviar toda esta documentación al GORE Tiempo 6 semanas Check List Oficio conductor de la Unidad técnica al Intendente con la propuesta de Adjudicación o solicitando autorización para un 2do llamado a licitación. Publicación Presupuesto con todas las partidas Copia boleta de garantía de Seriedad de la Oferta Carta Gantt (Programación física y financiera) 14

15 Diagrama de Procedimiento GOBIERNO REGIONAL DIVISION DE ANALISIS Y CONTROL DE GESTION SERPLAC CONSEJO REGIONAL INTENDENTE UNIDAD TECNICA CONTRALORIA IN IC IO 1. ENVIA PROPUESTA DE ADJUDICACION GORE 2. REVISA PROPUESTA DE ADJUDICACION 3. REMITE ANTECEDENTES A SERPLAC PARA REEVALUACION 4. REEVALUA PROYECTO Y EMITE OBSERVACIONES A U. TÉCNICA 5. CONTESTA OBSERVACIONES Y REMITE A SERPLAC 6. COLOCA RECOMENDACIÓN TECNICA 7. AUTORIZA AUMENTO DE PRESUPUESTO 8. MODIFICA CONVENIO 10. REMITE CONVENIO A CONTRALORIA 12. AUTORIZA ADJUDICACION CON OFICIO DE INTENDENTE 14. REMITE AUTORIZACION A U. TECNICA 16. CARGA CONTRATO BIP, SAGIR Y REMITE BOLETAS DE GARANTIA A DEPTO DE FINANZAS 13. FIRMA OFICIO AUTORIZACION 9. FIRMA MODIFICACION DE CONVENIO Y REMITE A GORE 15. ELABORA DECRETOS Y FIRMA CONTRATO, SOLICITA GARANTIAS Y REMITE A GORE 11. TOMA RAZON ODIF. CONVENIO Y REMITE A GORE FIN 3.10 EVALUACIONES Responsables Descripción Unidad Técnica, Gobierno Regional, Serplac Las reevaluaciones se efectuarán en los siguientes casos para estudios básicos, proyectos o programas de inversión: 1. Proyectos Nuevos: - si al momento de la licitación el monto es superior al 10% respecto del monto aprobado y actualizado. - Debe existir al menos un proceso de licitación - Cuando se presente un solo oferente, deben existir a lo menos dos procesos de licitación. - Cuando se presenten varios oferentes que permitan sustentar que el costo de la iniciativa deba ser mayor, se puede presentar con un solo proceso de licitación. 2. Proyectos de Arrastre: - si durante su ejecución presentan aumentos de costos superiores al 10% en el costo total o para algunos y/o todos los ítems o bien requieren cambios en sus plazos de ejecución. Esto se analizara con carácter de urgencia por parte de Mideplan. Tiempo Check List para ingresar a Serplac 15 días 1. Proyectos Nuevos: - Análisis comparativo de precios y partidas entre lo recomendado y lo propuesto - Justificación y nueva evaluación económica - Presupuesto detallado 15

16 - Diseños (especificaciones, memoria de calculo, cubicaciones, etc, aprobados pro al institución correspondiente - Carta gantt 2. Proyectos de Arrastre: - Contrato y resolución o decreto exento que lo aprueba - Presupuesto detallado adjudicado contratado - Análisis comparativo de precios y partidas entre lo recomendado y lo propuesto - Copia ultimo estado de pago cursado y estado de avance que le dio origen - Justificación y nueva evaluación económica en caso que corresponda - Presupuesto detallado de los aumentos u obras extraordinarias - Carta gantt actualizada - Ampliaciones de plazo en caso que corresponda - Diseño (especificaciones, memoria de calculo, cubicaciones, etc) aprobados pro la institución correspondiente CONTRATOS Responsables Unidad Técnica, Oferente adjudicado Descripción Una vez que se autoriza la adjudicación, la unidad técnica elabora y firma el contrato con el oferente, en varias copias. Se debe enviar original de contrato al GORE, quien lo carga al BIP (** Si es transferencia solo se envía copia de contrato). Tiempo 5 días Check List Monto del contrato Plazo Georreferenciación 4ta copia cedible de la factura para cada estado de pago (implementar) Validación de las garantías y/o Pólizas de Seguro (implementar) Cada modificación de contrato debe ser autorizada por el Mandante (plazo, aumento de obra, costo cero) Check List envío al GORE Contrato en original (2 copias) (implementar en oficio de adjudicación a u. técnica) Decreto de Adjudicación Decreto que aprueba el contrato Documentos Bancarios (Boleta de garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, Vale Vista de Fiel Cumplimiento de Contrato) o Póliza de Seguro Validación garantías y/o Póliza de Seguro(implementar en oficio de adjudicación a u. técnica) Carta gantt Programación financiera 16

17 3.12 EJECUCION DE PROYECTOS Responsables Unidad Técnica, Gobierno Regional (Depto. de Estudio e Inversiones, Depto de Finanzas) Descripción El proceso de ejecución de los proyectos, se refiere al control de avance y de los estados de pago (o transferencias), las visitas a obra y las recepciones correspondientes. Tiempo El plazo de la ejecución del proyecto Estados de Pago Responsables Unidad Técnica, Gobierno Regional (Depto. de Estudio e Inversiones, Depto de Finanzas) Descripción Una vez entregado el terreno al contratista por parte de la Unidad Técnica, se comienza con la ejecución de la obras y con la generación de los estados de pago correspondientes. Estos generalmente son en forma mensual y deben ser revisados, visados y firmados por la unidad técnica. Luego la unidad técnica lo remite al Gobierno Regional quien inicia el trámite de pago, lo carga al Sigfe y al Sagir. Tiempo 15 días Check List Formulario interno de Pago (debe indicar la provisión a la que pertenece y si existe factoring) Oficio conductor Copia Convenio Mandato (1er estado de pago) Contrato de obras en original (1er estado de pago) Copia boleta de garantía de fiel cumplimiento (1er estado de pago) Carátula estado de pago Presupuesto itemizado (presupuesto oficial) Certificado de la inspección del trabajo vigente de la obra específica y sin multas para esa obra. Cabe señalar que en algunas ocasiones, y en casos calificados, dependiendo del tiempo que lleve la obra, el 1er estado de pago no viene con certificado de la Inspección. Factura con 4ta copia cedible para verificar factoring, si no viene, debe venir la notificación. Escritura o Mandato, en el caso de Cesión de Contratos. Boleta de Honorarios (electrónica o papel) si es diseño o consultoría Informa del ITO que respalde el pago Acta de Recepción Provisoria (ultimo estado de pago o Devolución de Retenciones)) Copia Boleta de Correcta Ejecución (ultimo estado de pago) 17

18 Diagrama de procedimientos UNIDAD TECNICA DEPTO ESTUDIO E INVERSIONES GOBIERNO REGIONAL DEPTO DE FINANZAS INICIO 1. VISA Y ENVIA ESTADO DE PAGO A DIVISION DE ANALISIS Y CONTROL DE GESTION DEL GORE. 1 DIA 6 DIAS SOLICITA ANTECEDE NTES A U. TECNICA 2. RECIBE ESTADO DE PAGO Y REVISA LISTADO DE ANTECEDENTES NO 3. VISA 2 DIAS SI 1/2 DIA 4. CARGA PAGO AL SIGFE Y SAGIR 1 DIA 1/2 DIA 5. ENVIA ESTADO DE PAGO A DEPTO DE FINANZAS 6. REVISA ANTECEDENTES ESTADO DE PAGO SOLICITA ANTECEDE NTES A DEPTO. INVERSION ES NO 7. VISA 1/2 DIA SI 1/2 DIA 8. GENERA PAGO FIN 1 DIA Boletas de Garantía y Pólizas de Garantía Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Depto. Finanzas), Unidades Técnicas Descripción La responsabilidad en cuanto a la exigencia, monto y vigencia de las garantías es de exclusiva responsabilidad de la Unidad Técnica, debiendo comprobar la validez a través de algún documento de autenticidad emitido por quien emite la garantía. También es responsabilidad de la unidad técnica solicitar al Depto. de estudio e inversiones la devolución de las garantías. La custodia de las boletas es responsabilidad del Depto. de Finanzas a solicitud del Depto. de Estudio e Inversiones. Los Instrumentos validos de caución son: - Boletas de Garantía Bancaria - Vales vista - Pólizas de seguro En todos los actos que se deben garantizar las garantías deben ir a nombre del Gobierno Regional, a excepción de la Seriedad de la Oferta que va a nombre de la Unidad Técnica. Los actos que se deben garantizar corresponden a: - Seriedad de la Oferta - Fiel Cumplimiento de Contrato 18

19 - Correcta Ejecución de las Obras - Caucionar el Anticipo - Garantía adicional por factor de riesgo de oferta menor - Canje de Retenciones Los procesos que se gestionan en el Gobierno Regional son los siguientes: 1. Caución de las boletas o pólizas de garantía, tanto de Fiel cumplimiento de contratos (obras civiles y diseños), como de Correcta Ejecución de las Obras. 2. Devolución de boletas de garantía, para lo cual el proceso se inicia con la solicitud de la Unidad Técnica de la devolución al contratista por los siguientes motivos: - último estado de pago, donde se ingresa la boleta de correcta ejecución y se devuelve la de fiel cumplimiento - reemplazo por aumento de obra o plazo - por haber concluido las obras y el plazo de caución de estas. 3. Cobro de las garantías, se procede al cobro cuando se produce una liquidación anticipada de contrato con cargo al contratista. Tiempo 10 Días (Devolución) 20 Días (Cobro) Check List Oficio conductor del depto. de Estudio de Inversiones al Depto. de Finanzas, con formato tipo de oficio. PROYECTO PROVEEDOR RUT BANCO NUMERO VENCIMIENTO MONTO ** Ver Manual de procedimientos de Garantías, FNDR año 2005 Diagrama de procedimientos UNIDAD TECNICA DEPTO. ESTUDIO E INVERSIONES GOBIERNO REGIONAL DEPTO. FINANZAS 1. CAUCION IN IC IO 1. REMITE BOLETA FIEL CUMPLIMIENTO O CORRECTA EJECUCIÓN, VALIDADA A DEPTO. ESTUDIO E INVERSIONES 2. RECIBE BOLETA CARGA A SAGIR Y ENVIA A DEPTO. FINANZAS PARA CAUCION CON OFICIO TIPO 3. RECIBE BOLETA Y ARCHIVA FIN 2. DEVOLUCION IN IC IO 1. SOLICITA DEVOLUCION A DEPTO. ESTUDIO E INVERSIONES POR TERMINO DE CONTRATO NORMAL O CAMBIO POR GARANTIA CORRECTA EJECUCION (ADJUNTA ACTA RECEPCIÓN PROVISORIA) 2. RECIBE SOLICITUD DEVOLUCION BOLETA Y ANTECEDENTES Y ENVIA A DEPTO. FINANZAS 4. TOMA CONOCIMIENTO DE ENTREGA Y ENDOSO 3. RECIBE ANTECEDENTES ENDOSA BOLETA, DEVUELVE A CONTRATISTA Y DA AVISO A DEPTO INVERSIONES FIN 3. COBRO IN IC IO 1. INFORMA PROCESO LIQUIDACION A DEPTO. ESTUDIO E IN VERSIONES 2. AUTORIZA PROCESO LIQUIDACION 3. HACE RESOLUCION O DECRETO DE LIQUIDACION Y ENVIA ANTECEDENTES A GORE 4. RECIBE ANTECEDENTES, AUTORIZA COBRO DE BOLETA Y REMITE OFICIO A DEPTO. FINANZAS 5. RECIBE SOLICITUD Y EFECTUA EL COBRO DE GARANTIA NO SE EFECTUA COBRO SI REMITE A JURIDICA PARA TRAMITE JUDICIAL FIN 19

20 Notificación Factoring y Cesiones de Contrato Responsables Gobierno Regional (Depto. Estudio e Inversiones, Depto. Finanzas), Unidades Técnicas, Factoring, Instituciones de Créditos Descripción Factoring: (Ley /2004) Notificación - Se notifica al Deudor, a través de notario público o personalmente o carta certificada - Se puede factorizar el contrato o por factura - Debe ser notificado al obligado al pago - Cuarta copia Cedible, firmada al reverso (solo en caso que esté factorizada) **Cabe señalar que si esta mal notificado, es decir, no se hace al Intendente, no existe obligación legal por parte del Gobierno Regional de extender los pagos correspondientes a nombre del Factoring. Cesión de Créditos /Mandatos Irrevocables - No produce efectos mientras no se ha notificado al deudor - Se notifica al deudor mediante acto formal al representante legal, El Intendente. - Se materializa en una Escritura Pública Tiempo Check List Factoring Check List Cesión de Créditos 3 días Si hay Factoring: no viene la cuarta copia cedible, debe venir notificación No hay factoring: si viene la cuarta copia cedible, sin firma al reverso Si hay Cesión de Crédito: Debe venir la escritura notarial Diagrama de Procedimiento GOBIERNO REGIONAL CONTRATISTA U. TECNICA FACTORING DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIVISIO N D E AN ALIS IS Y CO NTRO L DE G ESTIO N OF. DE PARTES DEPTO. FINANZAS DEPTO. JURIDICO DEPTO. ESTUDIO E INVERS IO NE S INICIO 1. ENTREGA FACTURA A U. TECNICA 3. FACTO RIZA FACTURA 2. RECIBE FACTURA (LA FIRMA) 4. RECIBE FACTURA, LA CONFIRMA, Y INICIA TRAM ITE NOTARIAL DE NOTOFICACIÓN 5. FACTORING INGRESA NOTIFICACIÓN (MEDIANTE CARTA CERTIFICADA O FUNCIONARIO NOTARIA), PARTES DERIVA A JURIDICA 6. RECIBE NOTIFICACION Y DERIVA A DEPTO ESTUDIO E INVERSIONES Y DEPTO. DE FINANZAS 7. RECIBE NOTIFICACION DE FACTORING 7. RECIBE NOTIFICACIÓN DE FACTORING, SE INGRESA EN CARPETA DEL PROYECTO. FIN 20

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