PORTALES CORPORATIVOS:

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1 PORTALES CORPORATIVOS: Integración de la información y colaboración en la empresa

2 El Desafio Hay una necesidad de orden a la proliferación web y el caos y potenciar las inversiones realizadas en tecnología... Las compañías realizan grandes inversiones en infraestructura sin una estrategia de intranet que las coordine... Situación de intranets de una compañía Fortune 500 Numero de sites 1300 Numero de Intranets 827 Numero de Webmasters 772 Numero de Diseños unicos 600 Numero de desarrolladores 228 Numero de sites en construccion 157 Numero de autores web 48 Numero de Knowledge Mgrs 30 Situación de intranets de una compañía regional Numero de sites 154 Numero de Intranets 7 Numero de desarrolladores 9 Numero de Autores web 17 Page 2

3 Global Financial Services Company Sales -MTD Sales FY 01 Forecast Q4 FY 01 Hewlett Packard $500k 600K $2.2 million Sun Microsystems $375k 400K $1.1 million Motorola $220k 200K $1.6 million Feb Apr Jun Aug Oct Dec Orbit Company Staff Role Performance Hewlett Packard Chip Shot Project Manager 1.5 S.D. Ram Team Lead 1.3 P.C. Pavillion Consultant 2 Sun Microsystems Al R. Birdie Project Manager 1.5 I.M. Orion Consultant 2 ecrm PwC 2000 My Clients Company Contact Designation Phone Hewlett Packard P.C. Power VP Finance Sun Microsystems Sir. V.R. Speeds Director Technology Motorola I.R. Comms Vice President HP Sales Statistics Company Sales -MTD Sales FY 01 Forecast Q4 FY 01 Hewlett Packard $500k 600K $2.2 million 400K El Desafio Business Consulting Services... Impulsando un único acceso El crecimiento del numero de sitios de intranet han producido un ambiente inmanejable e improductivo varias organizaciones. Hoy Visión Varias puertas de entrada Aplicaciones independientes Varias passwords de seguridad Todos los usuarios con el mismo contenido Sé que la información está en algún lado Diversas experiencias de usuarios Inconsistencia en la Identidad Corporativa Redundante, muy costosa en infraestructuras Una única puerta para todos los servicios Procesos cross funcionales Una sola password Personalización (roles, afiliación, etc.) Acceso a Información de primera fuente Consistencia y Homogeneidad en la Identidad Corporativa Infraestructura menos costosa y pública - Vanilla Solution Page 3

4 Qué es un programa de portal corporativo? Qué es B2E? e-business Network Office productivity External Applications/Services GroupWare & Messaging Engagement Management e-commerce Services Learning & Development Knowledge Management My View Relationship Management B2E(Business to Enterprise) es el portal corporativo que concentra de forma personalizada la información, los recursos y las aplicaciones, siendo el destino de todos en la organización y el medio por el cual cada persona realiza su trabajo, colabora y convive en el ambiente empresarial Page 4

5 Qué es un programa de portal corporativo? Características y contenido de un portal ERP-systems Groupware Systems Intranets Data-warehouses Portal Corporativo Document Mgt. System HR Systems El Portal es la principal interfaz de entrada que conecta los programas B2E con los empleados Page 5

6 Qué es un programa de portal corporativo? Poniendo todos los componentes juntos a funcionar Dealers Customized Views Socios Empleados Clientes Seguridad Intranet: B2E & B2B Internet: B2C & B2B Aplicacion B2E: ejemplo HR Autoservicio de beneficios Información de liquidación Datos personales Horas y gastos E-Learning m-business celulares, PDA, etc Impresiones Brochures Catalogues Se integra con el portal en distintos puntos Servicios de Portal BD de Personalizacion Contenidos Aplicación comercio electronico Capa de integración Suite de manejo de contenido BD de Contenido Se integra con el portal en distintos puntos Aplicaciones B2C CRM Catalogo Online Carrito de compras Canal B2C extendido Sites afines Sites de industria Kioskos XYZ.com Affiliate 2 XYZ.com Site 2 Kiosk 1 Site 2 Contribuyentes y aprobadores de Contenidos Herramientas de Knowledge Management Work Flow File System Workflow de contenido Autor Revisor Aprobador Publicar rechazar Archivar Aplicacion B2B e-procurement Catalogo Online Planeamiento Colaborativo Ciclo de vida En curso Activo Retirado Legacy Systems, ERP, etc. La integración varia dependiendo de la estrategia de la compañia Indicadores, Analytics, Balanced Scorecards, etc. Integración mediante el portal Page 6

7 Qué es un programa de portal corporativo?... Todo en un sólo acceso y una experiencia única! Live/Work Conectar Todos con Todo Page 7

8 Identificar beneficios Algunos beneficios de los programas de portales son... Asegurar consistencia y homogeneidad en la identidad corporativa. Perseguir el alineamiento estratégico de los empleados con la compañía. Reducir costos Consolidación de infraestructura de IT y de las nuevas inversiones Costos de soporte y operación de aplicaciones e infraestructura Separar la administración de contenidos de la administración tecnológica Estandarización del desarrollo de aplicaciones web Reducción de soporte por incremento de la autogestión Potenciar la inversion en IT: Permite mayor diseminación de aplicaciones e información Habilita el acceso a aplicaciones, mediante la web, a la fuerza de trabajo antes sin acceso Promueve la cultura de internet y el autoservicio Page 8

9 Identificar beneficios Algunos beneficios de los programas de portales son... Mejorar el contenido: Consolida e integra la información on-line Establece estándares de datos Alienta a compartir conocimientos Modificar la forma de trabajo: Aumenta la productividad al mover el trabajo a la web. Mayor disponibilidad (todo momento y todo lugar) Crear valor, mediante El incremento de la productividad de los empleados La promoción y la facilitación del trabajo colaborativo La reducción del costo de distribución y del mantenimiento de información La provisión de una única fuente de información. Page 9

10 Nuestro enfoque de implantación Definición de un posicionamiento y un plan de evolución Grado de Complejidad Portales funcionales Un portal con aplicaciones para una función (ej. HR, Finanzas). Beneficio Mejorar la eficiencia de una función Soluciones funcionales Una aplicación web para un proceso corporativo (ej. Busquedas y selección, Rendiciones de gastos, etc.) Beneficio Mejora la eficiencia de un proceso en particular Portales completos Un portal corporativo que crea un ambiente de trabajo personalizado que puede ser accedido desde cualquier lugar y en cualquier momento Beneficio Un solo ambiente, integración cultural, colaboración, cultura e y una nueva forma de trabajar Portales simples Un portal corporativo de comunicaciones y vínculos con sitios y aplicaciones de intranets e internets existentes. Beneficio Proveer de un único canal de comunicaciones y facilitar la búsqueda para acceder a información y aplicaciones. Alcance de la organización Page 10

11 Nuestro enfoque de implantación El portal evoluciona en cada release Se busca obtener rapidamente resultados y luego expandirse gradualmente en su alcance. Se evoluciona en componentes tecnológicos, en contenidos, en servicios, en las comunidades, en la integración, en el acceso y el soporte operacional. Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Alcance del Portal Audiencia Contenido & Servicios Integracion ERP Componentes Técnicos SCM HR Finanzas Portal B2E CRM Servicios Administrativos Informacion externa Medios de acceso Estrategia de releases Suporte Operacional... incorpora aplicaciones y contenidos de las distintas áreas y más allá de la empresa Pensar en Grande, ejecutar en pequeño! Page 11

12 Nuestro enfoque de implantación Los pilares de un programa de portales Cuál es el mayor desafio en temas de portales? Temas Organizacionales 71% Temas de diseño de portales Temas de implantación Temas tecnológicos de portales 6% 15% 23% Tecnología Forrester Research Report Making Enterprise Portals Pay August, 2001 Page 12

13 Nuestro enfoque de implantación Los pilares de un programa de portales Desde la definición de la visión y durante los sucesivos releases, el programa B2E considera integralmente las distintas dimensiones... Governance y Cambio organizacional Definir estrategia del portal y plan de releases Identificación de beneficios y priorizaciones Definir estructura de governance y operacional Manejo de cambio organizacional Contenido & Servicios Ofrecer Contenidos y Servicios (CRM, e-hr, SCM, eproc) Diseño de navegación y procesos Colaboración y Manejo de Conocimiento Tecnología Desarrollar el portal y la infraestructura Asegurar el soporte operacional Page 13

14 Las nuevas mejores prácticas Lección: Indentificar los beneficios aporta mayores probabilidades de éxito en el tiempo y mayor ROI. No olvidarse de los soft dolars Realizar aplicaciones y servicios más rápido Proveer protección de ingresos y oportunidades de cross selling Consolidar compras de hardware y software Reducir empleados de backoffice y costos admin. Ahorro en Costos Eficiencia Operacional Generación de Ingresos Satisfacción de Usuario Colaborar y aprender de la experiencia colectiva Incursionar en nuevos mercados Comunicar vía un canal...no 150+ websites Relacionar eventos basados en procesos cross funcionales Incrementar la verasidad de los datos Alinear Inversiones de IT Compartir una infraestructura sencilla Concentrarse en contenidos y servicios, no tecnología Modernizar el soporte operacional Desarrollar el sentido de pertenencia Facilitar mi trabajo y mi vida Ganar diferencia competitiva Page 14

15 Las nuevas mejores prácticas Reducción de costos: Compañía de telecomunicaciones Beneficio Ahorro Observaciones Consolidación de Servers $1.2 Million Consolidación de 6 servidores web y de su administración al pasar a 1 portal Reducción de personal de HR $ K Reemplazo de empleados de HR de soporte telefónico y/o en persona por herramientas de consulta en línea. Comunicaciones on-line, informaciones, correos $800K Traspaso de informes, noticias, políticas y otra información al portal; eliminación de correos multitud. Inducción de nuevos empleados $3.1 Million Mayor productividad desde el comienzo y menor costo en procesos de inducción del empleado Obtención de información $4.9 Million % de empl. que gastan de 1 hs/sem en búsqueda de información. Portal ahorra 15 min por 100,000 empleados E-Learning $1.2Million Capacitación on-line, ahorros de administracion y de viajes y facilities Costos de proyectos $3.3 Million Estandarización de servicios web por el portal Page 15 (All savings in USD)

16 Las nuevas mejores prácticas Reducción de costos: Compañía de multinacional de energia CATEGORIA: IT AHORROS Reducción del presupuesto para proyectos de web en 20%al utilizar una plataforma unificada (licencias, hardware, hosting) Reducción de gastos de promoción y marketing de cientos de intranets distintas Reducción de un 20% en esfuerzo de desarrollo de aplicaciones (estandarización de plataformas genera desarrollos más veloces, reducción de entrenamiento, etc) Consolidacion de los web sites existentes en 30% (hosting, maintenance) $7.1M/yr $6.1M/yr 9.8M/yr $13.6M/yr Page 16

17 Las nuevas mejores prácticas Lección: Un enfoque coordinado reducirá el desarrollo y los costos operativos de todas las iniciativas web. Al alinear las iniciativas de B2B, B2C, B2E se pueden reducir las inversiones en infraestructura y guiar a futuras reducciones de costos. Hemos encontramos ahorros entre 20-25% en empresas. Ambiente Actual Ambiente de Portales Proveedores de Servicio Proveedores de Servicio Portal Users Funcionalidad web Contenidos/ Aplicaciones Users Users Users Contenidos/ Aplicaciones Funcionalidad web común Users Users Cada aplicación desarrolla independientemente costosas funcionalidades web Arquitectura no-estandarizada Los usuarios deben ir a varios sitios para acceder a las aplicaciones Una plataforma que permite funcionalidad web para ser potenciada a través de todas las aplicaciones y ahorrar costos Arquitectura más standard Los usuarios pueden acceder a aplicaciones desde un origen común La integración de aplicaciones comienza a ser posible Page 17

18 Las nuevas mejores prácticas Lección: Un enfoque coordinado reducirá el desarrollo y los costos operativos de todas las iniciativas web. 100% Desarrollo vs Soluciones pre-configuradas Desarrollos customizados Soluciones puntuales Paquetes integrados.com Custom code Custom code 80% 60% 40% 20% Custom code (HTML, Java, C++) Custom code Web platforms Tools/utilities Data bases E-business Packages Web platforms Tools/utilities Data bases Preconfigured Packages and Templates E-business Packages Ciclo de desarrollo Web platforms Tools/utilities Data bases Costo de mantenimiento

19 Las nuevas mejores prácticas Lección: Es clave contar con un área sponsor HR ha sido un sponsor clave para portales. Sus servicios afectan a mucha gente y los beneficios del portal son significativos. Otros candidatos: Ventas y marketing Finanzas En Health Net, se comenzó como un portal de HR, pero rápidamente se reconoció el gran punto de desarrollo que podía ser construir una infraestructura en la cual todo el negocio de operaciones pudiese participar. B2X Portal HR Portal Contenido De HR Contenido de HR Servicios a empleados Comunicaciones Funciones HR Servicios a empleados Comunicaciones Servicios de IT Servicios de Finanzas Servicios de una U.N. Desarrollar Capacidades Page 19

20 Las nuevas mejores prácticas Lección: Programa centrado en el usuario Lograr una gran experiencia para el usuario Unico punto de acceso Single Sign On Servicios basados en roles Cantidad mínima de Clicks (generalmente 1-2 clicks) Navigación intuitiva Lenguaje comun en todo el portal Rápido tiempo de respuesta (1 segundo) Actualización de información en tiempo real Disponibilidad 24 x 7 Page 20

21 Las nuevas mejores prácticas Lección: Identificación y priorización de contenidos... Priorización de oportunidades Foco inicial Page 21 Criterios de valor: Desarrollo de personal Productividad del empleado No web capability exist currently Web capability exists today Valor para el negocio High Low Low Professional Career Development Service Providers Variable/Incentive Compensation Management Training Submit Concession Requests Workforce Management Benefit Enrollment Work/Life Balance Info Management Reporting Corporate Security Annual Compensation Review Paycheck Modeling Time & Expense Talent Sourcing & Selection Planning/Policy Information Manage Employee Relations Benefits Information Pension Administration Life/Status Changes Total Compensation Statements Travel Program Enrollment Network Security Dificultad de implementación New Hire Processing Leave Administration Facilities Management Internal Communications Surveys Service Awards Stock Plans Administration External Communications Deliver Pay On-Line Payroll Changes Process Terminations Health & Safety Vendor Services News Link to Government Agencies Relocation Processing High

22 Las nuevas mejores prácticas Lección: Establecer un objetivo agresivo para conducir las transacciones administrativas y de soporte hacia el portal y mantenerse lejos de otros canales El valor real viene de la transformación del modelo de entrega de servicios por la modernización de los procesos de workflow y entrega de servicios transaccionales al menor costo y de fácil uso del canal. Establecer medidas de uso. % Llamadas La diferencia entre 50% y 98% de uso es la transformación La información desde el CEO esta alcanzando a los empleados No imprimir informes de ganancias, newsletters, etc., nuevamente Tender a eliminar front-end de centros de servicios Exigir a los empleados el uso de e-travel, e-learning, e-procurement 3 capas (Politica) 2 capas 1 capa (Call Center) 0 capa (Web Selfservice) % 2% 96+% Ya Tenemos web self-service PERO Cuánta gente lo está usando? Page 22

23 GRACIAS Luis Fernando Padilla

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