Procesos Fin de Ejercicio 2008 Contabilidad

Transcripción

1 Procesos Fin de Ejercicio 2008 Contabilidad Logic Win Global

2 ÍNDICE CONTABILIDAD LOGIC WIN GLOBAL Introducción...2 Apertura de nuevo ejercicio sin cerrar el anterior...3 Empezar a trabajar en el nuevo ejercicio sin realizar cierres ni apertura Empezar a trabajar en el nuevo ejercicio sin realizar cierres pero con los saldos de cuentas del ejercicio anterior Proceso de acumulación...5 Regularización de stocks...7 Cierres contables...9 Cierre de ejercicio y Cierre de contabilidad Repetir cierres Apertura nuevo ejercicio Apertura manual Apertura automática Repetir apertura automática Eliminar asientos de cierres / apertura Proceso de renumeración Renumeración de asientos Renumeración de facturas IMPRESOS OFICIALES LOGIC WIN GLOBAL Declaración modelo 390 Resumen Anual de IVA Acumulación 390 Impresión 390 Declaración modelo 180 Resumen Anual de Retenciones e Ingresos a Cuenta de Arrendamientos de Inmuebles Acumulación 180 Impresión 180 SAGE LOGIC CONTROL 1

3 Introducción El objetivo de este manual es el de explicar de forma práctica y esquemática los diferentes procesos a realizar al finalizar el ejercicio contable. Las ventanas que se visualizan al entrar en algunas opciones de la aplicación pueden variar en función de que esté activado el asistente. En este manual la ayuda de los procesos se ha efectuado sin activarlo. La única diferencia entre un caso y otro es que cuando está activado las opciones de selección del proceso se muestran en varias ventanas, que el usuario deberá ir siguiendo. Para verificar cómo tiene configurado el asistente, pulsar el icono Administrador aplicación y acceder al menú Accesorios / Definición de asistentes. Si desea activar o desactivar un asistente pulse en la casilla de verificación de la opción correspondiente. SAGE LOGIC CONTROL 2

4 Apertura de nuevo ejercicio sin cerrar el anterior Existe la posibilidad de introducir asientos de un ejercicio nuevo sin la obligación de cerrar el anterior. Puede hacerlo de dos formas: - Empezar a trabajar en el ejercicio nuevo sin realizar cierres ni apertura Para crear un nuevo ejercicio y poder iniciar la contabilización pulsar el icono Administrador aplicación y acceder a la opción de menú Configuración de empresas / Creación ficheros ejercicio. Informar los límites de la empresa y ejercicio a crear. Por defecto presentará la empresa activa, el ejercicio posterior al activo y en el apartado Ficheros Empresa estará marcada la opción Generación Automática. Una vez aceptada la generación puede cambiar al nuevo ejercicio e iniciar la introducción de datos pulsando el icono Administrador aplicación y accediendo a la opción de menú Configuración de empresas / Cambiar de empresa. Posteriormente podrá realizar el asiento de apertura del ejercicio sin problema alguno, aunque ya existan movimientos entrados. - Empezar a trabajar en el nuevo ejercicio sin realizar cierres pero con los saldos de cuentas del ejercicio anterior Si además de empezar a introducir datos en el ejercicio nuevo le interesa tener los saldos de las cuentas del ejercicio anterior, a pesar de no haber realizado el cierre, deberá generar la apertura. Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Cierres y aperturas / Cierres y aperturas. Marcar únicamente la casilla de verificación de Apertura Ejercicio 2009 y Aceptar. SAGE LOGIC CONTROL 3

5 Seguidamente muestra un mensaje para confirmar el proceso. Aceptar. Si anteriormente no se había hecho la creación de ejercicio, presentará la ventana para realizarla en este momento. Aceptar con los valores que propone por defecto. Se realizarán tanto la creación del ejercicio como el asiento de apertura en el ejercicio siguiente. Recuerde que por defecto las cuentas configuradas para la creación de la apertura son las comprendidas entre la 1 y la , si desea que también se traspasen los saldos de las cuentas del grupo 6 y 7 en esta apertura provisional, acceder al botón de comando Parámetros del apartado Apertura Siguiente Ejercicio en la ventana Procesos de Cierres y Apertura y modificar tal como se indica en la siguiente imagen: SAGE LOGIC CONTROL 4

6 Proceso de acumulación Para asegurar que los cierres y apertura se realizan correctamente, antes de efectuarlos, es recomendable hacer el proceso de acumulación de cuentas. Pulsar el icono Procesos auxiliares y acceder a la opción de menú Acumulador y renumeradores / Acumulador y desacumulador. Seleccionar el botón de opción Acumulados a Cero y Actualizar y Aceptar. Para poder ejecutar este proceso todos los períodos deben estar desbloqueados, si no mostrará el siguiente mensaje: En este caso deberá acceder al botón de comando Períodos y habilitar el período que esté bloqueado desmarcando la casilla de verificación correspondiente. La ventana debe quedar: SAGE LOGIC CONTROL 5

7 Finalizado el proceso de acumulación continuar con la operativa de cierres y apertura. SAGE LOGIC CONTROL 6

8 Regularización de stocks Mediante esta opción podrá realizar el asiento de regularización de existencias para que en el balance quede reflejado el valor final de éstas. Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Cierres y aperturas / Regularización de stocks. En esta ventana puede definir el Canal a seleccionar, el Diario, la Fecha Proceso y el Comentario que se asignará al movimiento contable y los límites de cuentas a regularizar. Marcar la casilla de verificación Diario Borrador si desea imprimir el asiento de regularización que se generará. Si desea efectuar el proceso de regularización de otra empresa diferente a la activa, pulsar el botón de comando Empresas para cambiar a la empresa que le interese. Si los datos informados son correctos pulsar el botón de comando Aceptar. La siguiente ventana se divide en dos apartados: SAGE LOGIC CONTROL 7

9 En Variación Existencias presenta la cuenta o contrapartida correspondiente a la variación de existencias, y dependerá de la cuenta seleccionada en Existencias. Puede modificarla pulsando el desplegable. En Existencias presenta la primera cuenta a regularizar, según los límites indicados en la ventana Regularización de Stocks, y los importes de Debe, Haber y Saldo correspondientes. Si procede la regularización de dicha cuenta, deberá indicar el Valor Stock Final. Al Aceptar la aplicación generará dos movimientos contables, uno cancelando las existencias iniciales y otro por el valor del stock final. Con los botones de comando Siguiente, Anterior, Último y Primero se podrá desplazar por las diferentes cuentas de existencias que desee regularizar y así sucesivamente. Pulsar el botón de comando Cancelar para finalizar el proceso. A continuación, si se activó la opción de Diario Borrador, se imprimirán los apuntes que se han generado de todas las regularizaciones. SAGE LOGIC CONTROL 8

10 Cierres contables La aplicación realiza dos procesos de cierre diferenciados, por una parte el cierre de ejercicio, que cancela las cuentas del grupo 6 y 7 contra la cuenta de resultados, y las cuentas del grupo 8 y 9 contra la cuenta de cierre de patrimonio correspondiente, y por otra parte el cierre de contabilidad que salda las cuentas del grupo 1 al 5. Dichos procesos pueden ejecutarse por separado o ambos a la vez. Antes de realizar el cierre, recuerde que la cuenta de resultados debe estar con saldo cero, es decir, se debe efectuar la distribución de resultados. Para informar o modificar la cuenta de cierre de patrimonio de los grupos 8 y 9, pulsar el icono de Mantenimientos maestros y acceder a la opción de Mantenimientos maestros Conta / Plan de cuentas. - Cierre Ejercicio y Cierre Contabilidad Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Cierres y aperturas / Cierres y aperturas. SAGE LOGIC CONTROL 9

11 Cierre Ejercicio Pulsar la opción de verificación Cierre Ejercicio 2008 y en caso de querer imprimir el asiento activar también Listado Borrador. Acceder al botón de comando Parámetros para configurar los valores que utiliza la aplicación para efectuar el asiento de cierre de ejercicio: SAGE LOGIC CONTROL 10

12 Podrá modificar el Comentario de Cierre, N. Diario e informar un Documento. Marcar la casilla de verificación Cuenta Resultados por Total en caso que desee generar un único apunte a la cuenta de resultados. Desmarcada generará tantos apuntes a la cuenta de resultados como cuentas se cierren. La cuenta indicada en Código Cuenta Resultados será la que se utilizará como contrapartida en el asiento de cierre ejercicio. Por defecto muestra la definida en la opción Administración aplicación / Configuración de empresas / Definición de cuentas. En esta misma opción también se define el límite de cuentas del cierre (Desde cuenta / Hasta Cuenta), pudiendo modificarlas en el momento de realizarlo. Cierre Contabilidad Pulsar la opción de verificación Cierre Contabilidad 2008 y en caso de querer imprimir el asiento activar también Listado Borrador. Acceder al botón de comando Parámetros para configurar los valores que utiliza la aplicación para efectuar el asiento de cierre de contabilidad: SAGE LOGIC CONTROL 11

13 Podrá modificar el Comentario de Cierre, N. Diario e informar un Documento. En los campos Desde Cuenta / Hasta Cuenta informar las cuentas sobre las que realizará el cierre. Por defecto, muestra las definidas en la opción Administración aplicación / Configuración de empresas / Definición de cuentas. La Apertura Siguiente Ejercicio, que se explica más adelante, también podría efectuarse en el momento de generar los cierres. Parámetros globales Las opciones de este apartado afectan a cualquier proceso de la ventana Procesos de Cierres y Apertura. Marcar el botón de opción Mantener código de canal para realizar un cierre por el saldo de cada canal de una misma cuenta. Por el contrario, si ha trabajado con canales y desea un único asiento por cuenta marcar Canal destino igual a cero. Los movimientos de cierre se imputarán al canal cero. Si no utiliza la gestión de canales es indiferente la opción que deje marcada. Selección de Canales a procesar. Activar esta casilla de verificación si desea seleccionar el canal que intervendrá en el proceso de cierre. Procesar por código de divisa. Si trabaja con divisas y activa esta casilla de verificación se generará un asiento de cierre desglosado para cada una de las divisas. SAGE LOGIC CONTROL 12

14 Eliminar antes de procesar. La casilla de verificación viene activa por defecto, por lo tanto, antes de generar el proceso de cierre se borrarán los asientos de cierre que se hayan realizado anteriormente. SAGE LOGIC CONTROL 13

15 - Repetir cierres Los cierres que se realizan de forma automática pueden repetirse tantas veces como sea necesario. Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Cierres y aperturas / Cierres y aperturas. Si anteriormente se han generado los cierres los procesos aparecen atenuados. Esto es debido a que la aplicación deja cerrados automáticamente los períodos, lo que significa que estos asientos no se pueden modificar ni eliminar si antes no se desbloquean dichos períodos. Pulsar en el botón de comando Períodos. En el caso de querer repetir los cierres del ejercicio 2008, pulsar el botón de comando 2008 y en la ventana Definición de Períodos desmarcar las casillas de verificación correspondientes a los cierres. SAGE LOGIC CONTROL 14

16 Tras desbloquear los períodos y comprobar que esté marcada la casilla de verificación Eliminar antes de procesar, continuar con los procesos de cierre tal y como se indica en el punto Cierre Ejercicio y Cierre Contabilidad, explicado anteriormente. SAGE LOGIC CONTROL 15

17 Apertura nuevo ejercicio El proceso de apertura puede hacerse automáticamente, siempre y cuando se tengan datos en el ejercicio anterior, o de forma manual, cuando no exista esta información. - Apertura manual Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Asientos contables / Altas de asientos. Para facilitar la entrada de dicho asiento seleccionar el diseño Aperturas y cierre contabilidad accediendo a la opción de la barra de menú Opciones / Selección entrada. En la ventana Entrada Movimientos [Altas], después de informar la fecha, el cursor se posiciona en el campo Período y por defecto muestra Enero, pulsar el desplegable y seleccionar Apertura. A continuación puede proseguir con la entrada del asiento. La aplicación distinguirá, en los diferentes apartados, los movimientos introducidos con el período de apertura. - Apertura automática Teniendo datos en el ejercicio anterior podrá realizar la apertura de forma automática. Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Cierres y aperturas / Cierres y aperturas. SAGE LOGIC CONTROL 16

18 Pulsar la opción de verificación Apertura Ejercicio 2009 y en caso de querer imprimir el asiento activar también Listado Borrador. Acceder al botón de comando Parámetros para configurar los valores que utiliza la aplicación para efectuar el asiento de apertura de ejercicio: SAGE LOGIC CONTROL 17

19 Podrá modificar el Comentario de Apertura, N. Diario e informar un Documento. En los campos Desde Cuenta / Hasta Cuenta informar las cuentas sobre las que realizará la apertura. Por defecto, muestra las definidas en la opción Administración aplicación / Configuración de empresas / Definición de cuentas. Parámetros globales Las opciones de este apartado afectan a cualquier proceso de la ventana Procesos de Cierres y Apertura. Marcar el botón de opción Mantener código de canal para realizar un movimiento de apertura por el saldo de cada canal de una misma cuenta. Por el contrario, si ha trabajado con canales y desea un único asiento por cuenta marcar Canal destino igual a cero. Los movimientos de apertura se imputarán al canal cero. Si no utiliza la gestión de canales es indiferente la opción que deje marcada. Selección de Canales a procesar. Activar esta casilla de verificación si desea seleccionar el canal que intervendrá en el proceso de apertura. Procesar por código de divisa. Si trabaja con divisas y activa esta casilla de verificación se generará un asiento de apertura desglosado para cada una de las divisas. - Repetir apertura automática La apertura generada de manera automática puede repetirse tantas veces como sea necesario. Pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Cierres y aperturas / Cierres y aperturas. SAGE LOGIC CONTROL 18

20 Si anteriormente se ha generado la apertura el proceso aparece atenuado. Esto es debido a que la aplicación deja cerrado automáticamente el período, de forma que el asiento no se puede modificar ni eliminar si antes no se desbloquea dicho período. Pulsar en el botón de comando Períodos. En el caso de querer repetir la apertura del ejercicio 2009, pulsar el botón de comando 2009 y en la ventana Definición de Períodos desmarcar la casilla de verificación correspondiente a la apertura. Tras desbloquear el período y comprobar que esté marcada la casilla de verificación Eliminar antes de procesar, continuar con el proceso de apertura tal y como se indica en el punto Apertura automática, explicado anteriormente. SAGE LOGIC CONTROL 19

21 Eliminar asientos de cierres / apertura Como se ha explicado anteriormente, los asientos de cierres y apertura se pueden eliminar de forma automática al volver a realizar de nuevo los procesos de cierre y apertura. Si desea eliminar de forma manual dichos asientos pulsar el icono Operativa contable y acceder a la opción de menú Asientos contables / Consulta asientos. Acceder a la opción de la barra de menú Opciones / Borrar asiento. Se presentan varias opciones que hacen referencia al ejercicio activo: Borrar asiento Actual: borrará el asiento seleccionado. Borrar asientos de Apertura 2008: borrará los asientos correspondientes a la Apertura del ejercicio activo. Borrar asientos de Cierre Ejercicio 2008: borrará los asientos correspondientes al Cierre de Ejercicio del ejercicio activo. Borrar asientos de Cierre Contabilidad 2008: borrará los asientos correspondientes al Cierre de Contabilidad del ejercicio activo. Al seleccionar la opción deseada mostrará un mensaje del tipo: Aceptar pulsando el botón de comando Sí. Presentará otro mensaje: SAGE LOGIC CONTROL 20

22 Confirmar para borrar el asiento, en este caso el de Cierre de Ejercicio pero será exactamente igual para el Cierre de Contabilidad y la Apertura. SAGE LOGIC CONTROL 21

23 Proceso de renumeración Si desea que todos los asientos y facturas entradas tengan una numeración correlativa para proceder a imprimir los libros oficiales, deberá realizar el proceso de renumeración. La renumeración realizada no se podrá retroceder posteriormente, por lo tanto, se recomienda efectuar una copia de seguridad antes de ejecutar el proceso. - Renumeración de asientos Pulsar el icono Procesos auxiliares y acceder a la opción de menú Acumulador y renumeradores / Renumerador de asientos. Si desea renumerar los asientos de todo el ejercicio indicar la Fecha inicial del ejercicio, en Asiento inicial informar 0 y en Asiento nuevo 1, si la numeración debe empezar a partir de este número. Marcar Renumerar por cuadres sólo cuando quiera que el programa le asigne un nuevo número de asiento cada vez que se produzca un cuadre (diferencia 0 entre Debe y Haber). La opción Actualizar contadores se presenta activada para que los contadores se modifiquen tras la renumeración. Si trabaja con canales y desea que la numeración de los asientos sea correlativa en cada uno de ellos deberá marcar la casilla de verificación Numeración por Canal y seleccionar en la parte inferior el canal a renumerar. Una vez cumplimentados los límites pulsar Aceptar. Se presenta un mensaje para confirmar el proceso, si no hay ningún usuario trabajando en la aplicación aceptarlo. SAGE LOGIC CONTROL 22

24 - Renumeración de facturas Pulsar el icono Procesos auxiliares y acceder a la opción de menú Acumulador y renumeradores / Renumerador de facturas. Seleccione si desea renumerar las facturas Emitidas o Recibidas. El proceso es igual para ambas. Indique la Serie/Fact. Inicial y la Serie/Fact. Nueva. Si la renumeración es de todas las facturas del ejercicio informe 1 en ambos campos. Si trabaja con canales y desea renumerar únicamente las facturas de alguno de ellos, debe marcarlo en Seleccionar Canales. En Datos Iniciales indique si la renumeración debe ser por ejercicio contable o por año natural. Informe también la Fecha Inicial a partir de la cual desea renumerar. La opción Actualizar contadores se presenta activada para que los contadores se modifiquen tras la renumeración. La opción Contador por Series estará activa si tiene definido el contador de facturas por cada serie (Administrador aplicación / Configuración de empresas / Definición datos generales). En este caso podrá realizar la numeración por series indicando en Serie/Reg. Inicial y Serie/Reg. Nuevo el valor de la serie a renumerar. Una vez cumplimentados los límites pulsar Aceptar. Se presenta un mensaje para confirmar el proceso, si no hay ningún usuario trabajando en la aplicación aceptarlo. SAGE LOGIC CONTROL 23

25 Declaración modelo 390 Resumen Anual de IVA Para realizar el modelo 390, al igual que para cualquier otro modelo oficial que tenga que liquidar del ejercicio 2008, deberá acceder a la aplicación de Impresos Oficiales Logic Win Global. Previo a la acumulación del modelo 390 debe asegurarse que TODAS las liquidaciones mensuales o trimestrales tengan el estado de la liquidación Aceptada o Listada. - Acumulación modelo 390 Pulsar el icono Gestión IVA y acceder a la opción de menú Liquidaciones. Seleccionar el Modelo 390 pulsando en el desplegable. En Ejercicio indicar Desde el botón de comando Empresas seleccionar la empresa que desee acumular. Pulsar el botón de comando Acumular y seguidamente el botón de comando Aceptar para visualizar los datos de la declaración. Desde la ventana de la liquidación puede acceder al detalle de la información de las diferentes Pantallas. Tras comprobar y/o modificar los datos aceptar la declaración pulsando el icono de la barra de herramientas. Aceptar - Impresión modelo 390 Pulsar el icono Gestión IVA y acceder a la opción de menú Impresión modelos oficiales o bien desde el mantenimiento de la liquidación, en la barra de herramientas pulsar el icono Impresión (desde esta opción la impresión se realiza de forma individual). SAGE LOGIC CONTROL 24

26 Recuerde que la aplicación de Impresos Oficiales Logic Win Global incorpora el programa de impresión de la AEAT. Este programa requiere unos requisitos técnicos mínimos que se indican a continuación: Microcomputador: PC o compatible, procesador Pentium o superior con 128 Mb de RAM. Se recomienda 256 Mb de RAM. Entorno operativo: Windows 98 o superior. Impresora: Inyección de tinta o láser con resolución mínima de 300 ppp (puntos por pulgada). No se admiten impresoras matriciales por no alcanzar la resolución mínima necesaria para la impresión del código gráfico de puntos PDF-417 que se imprime en la declaración. Requisitos adicionales: Requiere, en cada puesto de trabajo que vaya a realizar las impresiones, tener instalado el software correspondiente a la Máquina Virtual de Java para poder ejecutarse. La versión mínima garantizada es la y para instalarla en el equipo se necesitan permisos de administrador (si su equipo tiene múltiples usuarios). Requiere también la utilización de un visor de ficheros PDF, por lo que se hace necesario tener instalado el software correspondiente al Acrobat Reader versión 7.0 para Windows XP y Windows 2003 o la versión 5.0 para otras versiones de Windows que, aunque existiendo versiones superiores en su equipo, son las versiones que soportan impresiones sucesivas de declaraciones. Si no dispone de alguno de estos programas, desde nuestra web de soporte puede proceder a su instalación. Una vez seleccionada la aplicación correspondiente deberá acceder al apartado Información de Interés y marcar la opción que desee ejecutar o visualizar. SAGE LOGIC CONTROL 25

27 Declaración modelo 180 Resumen Anual de Retenciones e Ingresos a Cuenta de Arrendamientos de Inmuebles Para realizar el modelo 180 deberá acceder a la aplicación de Impresos Oficiales Logic Win Global. Previo a la acumulación del modelo 180 debe asegurarse que TODAS las liquidaciones mensuales / trimestrales tengan el estado de la liquidación Aceptada o Listada. - Acumulación modelo 180 Pulsar el icono Gestión IRPF arrdtos. y acceder a la opción de menú Liquidaciones. Seleccionar el Modelo 180 pulsando en el desplegable. En Ejercicio indicar Desde el botón de comando Empresas seleccionar la empresa que desee acumular. Pulsar Acumular y seguidamente Aceptar para visualizar los datos de la declaración. Tras comprobar y/o modificar los datos aceptar la declaración pulsando el icono de la barra de herramientas. Aceptar - Impresión modelo 180 Pulsar el icono Gestión IRPF arrdtos. y acceder a la opción de menú Impresión modelos oficiales o bien desde el mantenimiento de la liquidación, en la barra de herramientas pulsar el icono Impresión (desde esta opción la impresión se realiza de forma individual). SAGE LOGIC CONTROL 26