Excel. Aplicacions informàtiques

Transcripción

1 Excel Aplicacions informàtiques

2 Aplicacions informàtiques Excel Índex Introducció... 5 Objectius Fonaments Operacions bàsiques i format Què és un full de càlcul? La finestra de l Excel L Ajuda de l Excel Anomenar i desar un document Recuperar un document desat Moure s pel full Introduir dades Selecció de cel les Inserir i eliminar cel les Copiar i moure cel les L opció Enganxat amb opcions Nom per a les cel les Inserir o eliminar files o columnes Cercar i substituir dades Validació de les dades Format de les cel les Format Número Format Alineació Format Tipus de lletra Format Vores Patrons Protecció de dades Files i columnes Opció Format automàtic Els fulls d un llibre de l Excel Canviar el nom a un full de càlcul Afegir fulls a un llibre Moure un full Copiar un full Suprimeix un full Seleccionar fulls Vincular fulls d un mateix llibre Immobilitzar subfinestres Fórmules i funcions... 29

3 Aplicacions informàtiques Excel 2.1. Fórmules Sintaxi d una fórmula Operadors tipus Missatges d error Referències Funcions Sintaxi d una funció L auxiliar de funcions Tipus de funcions Gràfics, configuració de pàgina i altres opcions Gràfics Elements del gràfic Crear un gràfic Canviar l aspecte d un gràfic Configuració de pàgina Pàgina Marges Capçalera i peu de pàgina Full Visualització prèvia d impressió Impressió Altres opcions Treballar amb una llista de dades Incloure un full de càlcul en el Word Macros... 60

4 Aplicacions informàtiques 5 Excel Introducció

5 Aplicacions informàtiques 6 Excel

6 Aplicacions informàtiques 7 Excel Objectius 1. Confeccionar fulls de càlcul senzills aplicables al càlcul i al control d operacions i estadístiques de les àrees funcionals d una empresa o organització. 2. Desenvolupar els processos d enllaços d informacions, de dades i de gràfics en un document, entre documents i entre programes estàndard. 3. Realitzar les accions de localització, de selecció, de gestió, de visualització i d edició de fitxers des del mateix programa de treball i des d aplicacions específiques amb eficàcia i seguretat. 4. Comprovar l accés i la recuperació de la informació tractada en els processos de salvaguarda i protecció realitzats.

7 Aplicacions informàtiques 9 Excel 1. Fonaments L Excel és una aplicació que ofereix el full de càlcul que us permetrà realitzar operacions amb unes dades prèviament introduïdes d una manera còmoda, ràpida i senzilla. La funció fonamental de l Excel és la realització de càlculs, però també podreu gestionar dades de text, realitzar gràfics, afegir imatges i intercanviar informació amb la resta d aplicacions de Microsoft Office. Per familiaritzar-vos amb el full de càlcul, començareu a moure-us per aquest, a introduir les primeres dades, a copiar i enganxar dades, a posar nom a les cel les, a cercar i substituir dades, a donar format a les cel les i, en conseqüència, al mateix full de càlcul, a treballar amb diferents fulls de càlcul d un mateix llibre i a desar tota la informació que genereu per poder-la tornar a utilitzar en el moment addient Operacions bàsiques i format Per iniciar el treball amb un llibre de l Excel, primer heu d aprendre uns fonaments bàsics, per exemple, quants fulls de càlcul hi ha en un llibre, quina és l extensió de l àrea de treball, com us moureu pel document, com començareu a introduir les dades, com podeu canviar de color una lletra, una cel la o un grup de cel les, o com podeu simplificar la feina per no haver d introduir les dades i fórmules una a una. Com aquestes, us fareu moltes preguntes en el moment de treballar, però també trobareu la solució a mesura que avanceu en el coneixement i pràctica del full de càlcul Què és un full de càlcul? En un full de càlcul, la persona usuària introdueix dades a partir de les quals podrà introduir fórmules i funcions, i portar a terme procediments per tal d automatitzar processos de realització de càlculs o gestió de dades. Un full de càlcul està compost de columnes i files. Les columnes es disposen verticalment i s identifiquen amb lletres que van des de la A fins a la IV. Les files es disposen horitzontalment i s identifiquen amb nombres, que van des de l 1 fins al

8 Aplicacions informàtiques 10 Excel El full de càlcul està format per columnes i files que donen nom a les cel les. Aquestes cel les poden contenir dades, fórmules o funcions. El full de càlcul és el document principal per poder treballar amb l Excel. Cada full de càlcul forma part d un llibre. A aquest llibre, hi assignareu un nom per desar-lo, que tindrà extensió.xls i si es tracta d una plantilla l extensió serà.xlt. La cel la és el resultat de la intersecció d una fila i una columna, això és el que s anomena referència de cel la. Normalment, aquesta referència és columna/fila, de tal manera que la cel la C5 és la situada en la columna C i en la fila 5. Cada cel la pot contenir 256 caràcters. Quan se selecciona una cel la queda activa, i l emplenareu o en modificareu el contingut. El seu nom es pot visualitzar en el quadre esquerre de la barra de fórmules. Per desplaçar-vos d una cel la a una altra, ho podeu fer amb el ratolí, amb la tecla Tab o amb les fletxes de desplaçament. Cada cel la pot tenir un tipus de format diferent. S ha de tenir molt present quin tipus de format ha de tenir una cel la per poder-ne utilitzar el contingut i tenir la tranquil litat que no es produiran errades quan es manipulin les dades La finestra de l Excel Quan obriu l Excel, us trobeu amb una finestra molt similar a la de qualsevol aplicació del Windows. En primer lloc, apareix la barra de títol amb el nom de l aplicació i el nom del fitxer que heu obert. Per defecte us apareix el nom Llibre1. Quan doneu el nom adequat al fitxer, se substituirà Llibre1 pel nom donat a l arxiu. A sota apareix la barra de menús, que us ofereix diverses opcions per poder seleccionar i portar a terme tasques diverses. En la part esquerra d aquesta barra, us apareix la icona del document. No el podeu confondre amb la icona de l aplicació. Si hi feu clic a sobre, el document es tancarà. A sota de la barra de menús, teniu la barra d eines amb una relació de botons que us permeten realitzar algunes accions amb més rapidesa. A continuació, apareix la barra de fórmules, que us mostra el nom de la cel la i el seu contingut.

9 Aplicacions informàtiques 11 Excel La finestra de l Excel consta d una finestra principal que conté el nom de l aplicació i les barres que us permetran treballar, i d una altra finestra, la del document actiu, en què es veuran els resultats del vostre treball. Cada finestra conté uns elements. En la figura 1, en podeu veure amb claredat les diferents parts i, a continuació, es fa una explicació més detallada d alguns d aquests elements. Figura 1. Finestra de l Excel Com podeu veure, la finestra d aplicació conté molts elements. A continuació, es detallen característiques d alguns d aquests: La Barra de menús. Aquesta barra conté la llista de menús de l Excel. Cadascun té un menú desplegable amb unes opcions. Hi podeu accedir mitjançant el ratolí o prement la tecla Alt i la inicial de la lletra subratllada. Per exemple, per obrir l opció Edició amb el teclat, cliqueu Alt més la lletra d. La Barra d eines. Aquesta barra conté uns botons que permeten realitzar algunes tasques amb més rapidesa. Si situeu el cursor a sobre de cada botó, apareix una explicació sobre la seva funció. Podeu treure o afegir barres d eines des del menú Visualització, també podeu treure o afegir botons i realitzar altres modificacions des del menú Visualització\Personalitza. Referència de cel la. Aquest espai us indica com s anomena la cel la que teniu activa.

10 Aplicacions informàtiques 12 Excel Barra de fórmules. Serveix per introduir dades, fórmules i funcions en les cel les. Mostra el contingut de la cel la. Si la cel la té nombres o text, aquest espai us mostrarà els nombres o text, però si la cel la conté un resultat d una fórmula o funció, aquest espai us mostrarà la fórmula o funció. Àrea de treball. És l espai que teniu per treballar. Cada full del llibre de l Excel us ofereix una gran àrea de treball L Ajuda de l Excel Davant la situació de no poder resoldre un dubte en el moment i lloc on us trobeu, l Excel té una ajuda que us pot oferir la solució en qualsevol situació. Per accedir a l Ajuda de l Excel aneu a l opció Ajuda de la barra de menús o bé premeu la tecla F1. L Ajuda de Microsoft Excel permet cercar els temes relacionats amb la qüestió que heu plantejat. També podeu tenir accés a l índex de l Ajuda. Una altra manera d accedir a l ajuda, és mitjançant l auxiliar de l Office. Si escolliu aquesta opció, surt l assistent. La finalitat d aquest assistent és ajudar-vos i fer-vos suggeriments. Teniu la possibilitat de buscar solucions directament amb l assistent Anomenar i desar un document Normalment, quan obriu l Excel us surt un llibre de treball anomenat Llibre1. És molt important canviar el nom que per defecte us dóna l aplicació, pel nom que voleu posar al llibre de treball. Si voleu un altre llibre de l Excel, anirem al menú Fitxer\Crea. Podreu triar un llibre de treball en blanc o un llibre de treball nou a partir d un d existent, també podreu escollir una plantilla de les que hi ha en el vostre ordinador. Per anomenar i desar un document, aneu al menú Fitxer\Anomena i desa, trieu la unitat de disc o el lloc del vostre ordinador on voleu desar el document, poseu el nom i, només en el cas que vulgueu que tingui format de plantilla, canviareu el format del document. Si voleu que sigui un llibre d Excel amb format de full de càlcul, deixareu el format Llibre de treball de Microsoft Office.

11 Aplicacions informàtiques 13 Excel És molt important desar la informació cada cert temps per tal d actualitzar el document. Ho podeu fer mitjançant el botó que té forma de disquet de la barra d eines i, evidentment, quan sortiu de l aplicació deseu el document amb els últims canvis efectuats Recuperar un document desat Per tornar a obrir un document per continuar treballant-hi o fer-hi modificacions, aneu a Fitxer\Obre, seleccioneu la unitat on té la ubicació l arxiu, si és plantilla seleccioneu l opció de format Plantilla i, si no ho és, deixeu el format Tots els fitxers de Microsoft Office Excel. Sortirà una llista d arxius. L únic que heu de fer és seleccionar amb el ratolí l arxiu que voleu recuperar i acceptar. També podeu clicar dues vegades sobre el nom de l arxiu i s obrirà automàticament. Podeu recuperar un document desat des del botó de la barra estàndard representat per una carpeta oberta amb una fletxa que normalment és un dels botons que hi ha a l inici de la barra d eines Moure s pel full Us podeu moure amb agilitat i rapidesa pel full de càlcul de diverses maneres: Amb les fletxes de moviment del teclat. Amb el ratolí. Amb les barres de desplaçament de la finestra. Amb l opció del menú Edició\Vés a, que també s activa amb la tecla F5. Amb aquesta opció surt la finestra que mostra la figura 2. En l espai Referència, introduïu el nom de la cel la a la qual us voleu desplaçar. Figura 2. Funció Vés a Per desplaçar-vos pel full horitzontalment i verticalment, podeu utilitzar el ratolí, les barres de desplaçament o el teclat.

12 Aplicacions informàtiques 14 Excel En la taula 1, es detallen algunes de les funcions d algunes tecles i moviments combinats que podeu utilitzar per agilitar el vostre treball: Taula 1. Funcions del teclat Funcions i combinacions del teclat Av Pàg Re Pàg Alt + Av Pàg Alt + Re Pàg Tecla Inici Ctrl + Inici Tab Maj + Tab INTRO Ctrl + Av Pàg Ctrl + Re Pàg Acció Desplaçament a la part inferior de la pàgina Desplaçament a la part superior de la pàgina Desplaçament a la part dreta de la pàgina. Desplaçament a la part esquerra de la pàgina. Desplaçament a la primera cel la de la fila Desplaçament a la cel la A1 Desplaçament a la cel la de la dreta. Retrocés d una cel la a l esquerra. Desplaçament a la cel la de sota. Avanç d un full d Excel dins d un llibre. Retrocés d un full d Excel dins d un llibre Introduir dades Quan tenim el full de càlcul en blanc, hem de començar a introduir dades per poder realitzar operacions i començar a estructurar i donar format al contingut del document. També podem introduir noves dades en un full de càlcul ja existent. Per començar a introduir dades, situeu el cursor en la cel la i a continuació... podeu escriure el text directament. podeu fer clic en la barra de fórmules. podeu fer doble clic. podeu clicar F2. Per esborrar dades, podeu... situar el cursor en la cel la i clicar sobre la tecla Supr. anar al menú Edició\Suprimeix\Tot (o a la part que voleu suprimir). clicar amb el botó dret del ratolí i triar del menú contextual l opció Suprimeix. El text o nombres s introdueixen directament i no varien si no els modifiquem o els esborrem.

13 Aplicacions informàtiques 15 Excel Les fórmules i funcions són valors que fan referència a altres cel les, i que generen un resultat. Les fórmules i funcions sempre porten al davant el signe =, si no, l aplicació les considera text. Introduir nombres o text Quan introduïu nombres, l Excel els deixarà tal com vosaltres els heu editat. Per exemple, si no poseu punts de milers, l Excel deixarà el nombre tal com l heu escrit. Podeu utilitzar signes com els següents: El punt (.) per separar els milers La coma(,) per diferenciar els decimals El signe menys ( ) per expressar les quantitats negatives El signe del percentatge (%) Si un nombre no cap en la cel la, apareixeran els signes ######. Això vol dir que heu de canviar l amplada de la cel la. Quan introduïu text, pot ser que els caràcters ocupin més espai que el que la cel la us ofereix; si és així, el text es visualitzarà al complet si la cel la o cel les del costat són buides. Si les cel les del costat contenen dades sortirà tallat. En aquest cas haureu de canviar el format de la cel la per poder-lo visualitzar. L opció Autocompletar us ofereix la possibilitat de no haver d introduir dades que es repeteixen o succeeixen en cel les contigües. Per exemple, si heu d introduir els anys des del 1989 fins el 2008, per no haver d escriure tots els anys un darrera de l altre, escriviu els dos primers anys, seleccioneu les cel les, us situeu en el marge dret inferior de l última cel la seleccionada i, quan el punter del ratolí es converteix en una creu, l arrossegueu i aconseguireu que us surti una sèrie que es va completant fins a l any L opció Autocompletar Aquesta opció la podeu fer servir, per exemple, per completar sèries de nombres, per copiar fórmules, per copiar el mateix text, per completar els mesos de l any, etc., sempre que les cel les siguin contigües.!! Visualitzeu el vídeo Autocompletar en la secció Recursos de contingut del web del crèdit. L opció Autocompletar també la podeu fer servir per escriure els dies de la setmana, els mesos de l any, sèries de nombres o, simplement, per escriure un mateix text que s ha de repetir en moltes cel les. Introduir fórmules i funcions Les fórmules i funcions han de portar sempre al davant el signe igual (=), i els caràcters s han d escriure seguits: no pot quedar cap espai en blanc al mig de la fórmula o funció.

14 Aplicacions informàtiques 16 Excel Els signes que es poden utilitzar per realitzar operacions senzilles són els següents: Suma (+) Resta ( ) Multiplicació (*) Divisió (/) Quan necessiteu utilitzar parèntesis en les fórmules o funcions, heu de seguir els criteris generals per realitzar càlculs amb parèntesis Selecció de cel les Per realitzar una sèrie de modificacions que afecten més d una cel la, teniu l opció de realitzar l acció per a tot el grup de cel les en comptes d anar una per una. Per treballar d aquesta manera, heu de seleccionar les cel les. Un grup de cel les es pot seleccionar de diferents maneres: Cliqueu sobre la primera cel la del grup i, sense deixar anar el ratolí, arrossegueu-la fins a l última cel la que voleu seleccionar. Si les cel les que voleu seleccionar no són contigües, seleccioneu el primer grup de cel les, premeu la tecla Ctrl i, sense deixar-la anar, aneu seleccionant la resta de cel les o grup de cel les. Per seleccionar una columna sencera d un full, feu clic en l encapçalament de la columna (la lletra). Per seleccionar una fila sencera d un full, cliqueu en l encapçalament de la fila (el nombre). Per seleccionar diverses columnes o files senceres contigües, cliqueu en la lletra o en el nombre de la columna o fila i, sense deixar anar el ratolí, arrossegueu el cursor fins on voleu realitzar la selecció. Si les files o columnes no són contigües, cliqueu en la primera columna que voleu seleccionar, premeu la tecla Ctrl i, sense deixar-la anar, feu clic en les columnes o files que voleu seleccionar. Per seleccionar tot el full, feu un clic en el quadre del vèrtex superior esquerre del full de càlcul. Amb el teclat situeu-vos en la primera cel la i, mantenint premuda la tecla Maj i amb l ajuda de les fletxes de desplaçament, podeu seleccionar les cel les contigües que vulgueu. Si voleu anular la selecció de cel les, només heu de clicar fora de l àrea de selecció o prémer la tecla Esc.

15 Aplicacions informàtiques 17 Excel Quan seleccioneu un grup de cel les, les modificacions que realitzeu amb la selecció activa afecten a tot el grup de cel les Inserir i eliminar cel les Quan treballeu en un llibre de l Excel, us podeu adonar que heu d inserir o eliminar cel les en el full de càlcul. L aplicació us permet realitzar les modificacions que necessiteu. Per inserir cel les, primer de tot s han de seleccionar les cel les que veuran afectada la seva referència (lloc que ocupen). També és important i si coincideix en nombre ho podeu fer seleccionar tantes cel les com cel les noves voleu afegir en el full de càlcul. Després, aneu al menú Inserció\Cel les, i us sortirà la finestra de la figura 3. Aquí heu d indicar si voleu desplaçar les cel les seleccionades cap a la dreta o cap avall, i també podeu inserir tota una fila o tota una columna. Figura 3. Inserció de cel les L acció d inserir cel les també s activa amb el ratolí, activant l opció del menú contextual Insereix. Per eliminar cel les, realitzeu la selecció i aneu al menú Edició\Suprimeix. També ho podeu fer amb l ordre Suprimeix del menú contextual. Per inserir o suprimir cel les, prèviament heu de seleccionar les que es veuran afectades Copiar i moure cel les El format i contingut de les cel les es pot traslladar a altres cel les del full de càlcul i a altres fulls de càlcul del mateix llibre. Per copiar o moure el contingut de les cel les, podeu fer servir les eines del menú Edició\Retallar o Copiar\Enganxar, primer seleccionant la cel la o cel les, anant al menú Edició\Copiar o Retallar, situant-vos en el

16 Aplicacions informàtiques 18 Excel lloc on voleu copiar el format o contingut de la cel la, i tornant al menú Edició i clicant sobre Enganxar. El teclat i el ratolí també us ofereixen una altra manera, potser més ràpida, de copiar o moure. Els moviments que realitzareu per moure el contingut d una cel la o grup de cel les són molt senzills: seleccionareu allò que voleu moure, quan el punter del ratolí adopti la forma de creu amb aspes clicareu i, sense deixar-lo anar, arrossegareu la creu fins a l àrea on voleu traslladar les dades.!! Visualitzeu el vídeo Moure i copiar en la secció Recursos de contingut del web del crèdit. Si el que voleu fer és copiar el contingut de les cel les, seguireu els mateixos passos, però haureu de prémer la tecla Ctrl. En aquest cas, el punter del ratolí adoptarà la forma d una creu molt més petita. Les accions de copiar, retallar i enganxar també es poden fer amb les opcions del menú contextual. En el vídeo Moure i copiar de l apartat web "Continguts", teniu una demostració gràfica de com podeu realitzar aquests canvis amb el teclat i el ratolí L opció Enganxat amb opcions Quan utilitzeu l opció Enganxar del menú Edició o del menú contextual, l Excel us enganxa totes les propietats i continguts de la cel la, però, què passa si només voleu enganxar la fórmula que conté? L opció Enganxat amb opcions us permet escollir què voleu copiar en la cel la de destinació. Podeu copiar solament el format, o el format i la fórmula, o el valor només, l amplada de les columnes... Podeu enganxar simplement allò que us convingui o enganxar-ho tot. L enganxat amb opcions us ofereix possibilitats de traslladar alguna, algunes o totes les característiques d una cel la o grup de cel les a una altra cel la o grup de cel les Nom per a les cel les L Excel us ofereix la possibilitat de donar nom a una cel la o rang de cel les. Un rang de cel les és un conjunt de cel les contigües, i s identifiquen amb el nom de la primera cel la situada a l esquerra i el nom de l última cel la situada en la part inferior dreta, separades per dos punts (:). Per exemple, el rang A1:B3 estarà format per les cel les A1, B1, A2, B2, A3 i B3.

17 Aplicacions informàtiques 19 Excel El fet de donar nom a una cel la o rang de cel les és útil per a les fórmules o, simplement, per identificar millor els rangs. Per donar nom a les cel les us heu de situar en la cel la o seleccionar el rang de cel les. En l espai situat a l esquerra de la barra de fórmules que indica el nom que l Excel ha posat a la cel la (per exemple, A1), heu de fer clic amb el ratolí, escriure el nom i, després, prémer Intro. Donar nom a una cel la o rang......facilita la feina a l hora de realitzar tasques en els fulls de càlcul que tenen gran contingut de dades i operacions Inserir o eliminar files o columnes Per inserir files o columnes en un full de càlcul, heu de seleccionar tantes files o columnes com en vulgueu de noves, i activar l opció del menú Insereix\Files o Insereix\Columnes. D aquesta manera, les files o columnes seleccionades es desplacen per cedir espai a les noves. L acció d inserir o eliminar files o columnes també es pot realitzar des del menú contextual. Per eliminar files o columnes, primer les seleccionem i, des del menú Edició\Suprimeix, les suprimim Cercar i substituir dades L Excel us permet cercar una dada concreta en qualsevol part del llibre de treball. Aquesta opció la podeu portar a terme des del menú Edició\Cerca. Des d aquí heu d assignar els criteris de cerca que podeu ampliar en el desplegable Opcions, així l Excel proporciona la informació buscada. El menú Edició\Substitueix us permet cercar un valor i modificar-lo per un altre, també podeu fer extensiva la modificació a totes les cel les que compleixin els criteris de cerca que heu indicat Validació de les dades Quan treballeu en un llibre de l Excel, us podeu trobar que en una o més cel les sempre hi ha d anar un valor d entre uns quants que ja estan definits, i per tant hauríeu d introduir sempre les mateixes dades (per exemple, les referències d articles en una factura). L opció del menú Dades\Validació us permet generar una llista desplegable que us ofereixi les diverses opcions o limitar el nombre de caràcters que pugui contenir una cel la; també podeu dissenyar missatges d ajuda i advertència.!! Visualitzeu el vídeo Validació de dades en la secció web Recursos de contingut.

18 Aplicacions informàtiques 20 Excel L opció Validació de dades és molt útil quan heu d introduir les mateixes dades en un grup de cel les. També us facilita la feina i us ofereix l oportunitat d assegurar-vos que les dades introduïdes seran les correctes Format de les cel les Per tal d obtenir uns resultats satisfactoris, podeu personalitzar el full de càlcul, ja que així oferirà un format més professional. Els canvis de format no afecten la informació que conté el llibre de treball, solament afecten la visualització en la pantalla i la impressió del document. Podeu aplicar o modificar el format de les cel les mitjançant els elements següents: Anant al menú Format\Cel les. Seleccionant la cel la i activant l opció Format del menú contextual. Anant a l opció Format de la barra d eines que es mostra en la figura 4. Figura 4. Barra d eines Format Des de la fitxa Format de cel les, podeu modificar el contingut i l aspecte amb les pestanyes Número, Alineació, Tipus de lletra, Vores, Trames i Protecció Format Número La pestanya Número us ofereix la possibilitat de canviar el format de les dades numèriques del full de càlcul. En la figura 5, podeu veure les opcions que us ofereix aquesta fitxa. En l apartat Categoria hi ha unes opcions que, quan se seleccionen, generen mes informació: per exemple, en l opció Número, podeu triar les posicions decimals, triar si voleu utilitzar separadors de milers, i triar el format dels nombres negatius. L apartat Exemple us mostra com quedarà el contingut de la cel la quan accepteu els canvis.

19 Aplicacions informàtiques 21 Excel Figura 5. Pestanya Número Format Alineació Per realitzar alineacions senzilles com esquerra, dreta o centrat, podeu utilitzar els botons de la barra d eines. Per realitzar modificacions més acurades, anireu a la pestanya Alineació de la fitxa Format de les cel les. Figura 6. Pestanya Alineació Com veieu, la pestanya Alineació de la figura 6 mostra dos menús desplegables per poder alinear el contingut de la cel la de diferents maneres: horitzontalment o verticalment.

20 Aplicacions informàtiques 22 Excel En l àrea Orientació, podeu diferenciar el contingut d una cel la clicant sobre la forma vermella i arrossegant-la amb el ratolí en el sentit que voleu donar al text. Quan en una cel la s introdueix més text del que l espai d aquesta permet visualitzar, es pot ajustar el text en diverses línies, reduir-lo fins que s ajusti, la qual cosa donarà com a resultat que la mida del contingut es farà més petita perquè ocupi l amplada de la columna. També es poden combinar cel les. Aquesta última opció combina dos o més cel les en una de sola; en aquest cas, la referència o nom de la cel la combinada serà la primera cel la superior esquerra seleccionada. La pestanya Alineació del quadre de diàleg Format de les cel les us ofereix diverses opcions per modificar la posició de les dades dins una cel la o grup de cel les Format Tipus de lletra Per canviar el tipus de font i la seva aparença, utilitzareu les eines de la pestanya Tipus de lletra que teniu en la figura 7. Figura 7. Pestanya Tipus de lletra Com veieu en la figura 7, quan sou en aquesta finestra podeu canviar el tipus, estil, mida i color de la lletra, i el tipus de subratllat; també podeu donar efectes al text, i sempre podreu observar la visualització prèvia de les modificacions que realitzeu. Tipus de lletra Les fonts que mostra la pestanya Tipus de lletra depenen del tipus d'impressora instal lada i de les fonts del mateix sistema.

21 Aplicacions informàtiques 23 Excel Format Vores Per realitzar un disseny àgil i més senzill, podeu afegir i treure vores amb els botons de la barra d eines Format, però per distingir més el vostre treball, la pestanya Vora del quadre de diàleg Format de les cel les que es mostra a continuació en la figura 8 us ofereix més possibilitats. Algunes d aquestes modificacions també es poden realitzar amb els botons de la barra d eines de Format. Figura 8. Pestanya Vora Les opcions que ofereix aquesta pestanya i que permeten posar o modificar vores són les següents: Predefinit. Permet donar l ordre que no hi hagi vores, posar vores exteriors o posar vores interiors. Línia. Per diferenciar el resultat de la vostra feina en el full de càlcul, podeu triar l estil i el color de la vora. L àrea de vora. Quan heu seleccionat l estil i el color de la vora, feu clic en els costats de la cel la on voleu crear o modificar la vora. També els podeu treure fent clic amb el ratolí a sobre del costat que no voleu Patrons Si voleu assignar a una cel la o grup de cel les un color de fons diferent del predeterminat, des de la fitxa Patrons podreu triar el color i seleccionarlo com a tramat. Abans d acceptar els canvis es visualitza la mostra.

22 Aplicacions informàtiques 24 Excel Protecció de dades Perquè el contingut especialment important d una cel la o grup de cel les no es pugui modificar, aquestes es poden bloquejar. L acció de bloqueig de les cel les es realitza des de la pestanya Protecció, de la fitxa Format de les cel les, però heu de tenir en compte que el bloqueig no serà efectiu si abans no s ha protegit el full des del menú Eines\Protegeix\Protegeix el full o Eines\Protegeix\Protegeix el llibre. Des de la pestanya Protecció, també podeu ocultar el contingut d una cel la Files i columnes En aquest apartat, aprendreu a modificar l alçada i l amplada de les files i columnes del full de càlcul, i realitzareu aquests canvis des de l opció del menú Format\Fila o Format\Columna. Una fila de l Excel té habitualment una alçada de 12,75 (17 píxels). Podeu modificar aquesta alçada de diferents maneres: Situeu el punter del ratolí entre dues files de l encapçalament, feu clic i arrossegueu el punter fins a l alçada que vulgueu. Des del menú Format\Fila\Alçada, podeu modificar la mida manualment introduint l alçada que voleu. Des del menú Format\Fila\Ajusta automàticament, podeu adaptar l alçada de la fila al contingut de la cel la seleccionada. Una columna de l Excel té habitualment una amplada de 10,71 (80 píxels). La podeu modificar de diferents maneres: Amb el ratolí, situeu-vos entre dues columnes de l encapçalament, feu clic i arrossegueu el cursor fins a obtenir l amplada desitjada. Des del menú Format\Columna\Amplada. Des del menú Format\Columna\Ajusta automàticament la selecció. En aquest cas, l amplada de la columna s ajusta al contingut de la cel la seleccionada.

23 Aplicacions informàtiques 25 Excel Des del menú Format\Files o Format \Columnes, podeu modificar l alçada o amplada de les files o columnes respectivament. També ho podeu fer des dels encapçalaments. Una altra opció és des del menú contextual. Per ocultar files o columnes, primer les heu de seleccionar i heu de realitzar l acció des del menú Format\Fila\Amaga o Format\Columna\Amaga. Per tornar-les a mostrar, seguiu els mateixos passos però activeu l opció Mostra Opció Format automàtic L aplicació us ofereix uns formats predefinits on podeu triar entre diversos models i, així, canviar d una manera ràpida l aparença del full de càlcul. Abans d executar l acció, heu de seleccionar l àrea del full de càlcul que es veurà afectada per aquest canvi. Una vegada seleccionades les cel les, aneu al menú Format\Format automàtic i escolliu el tipus de format. A més, teniu el botó Opcions, que us ofereix la possibilitat d aplicar aquest format als nombres, a les vores, al tipus de lletra, als patrons, a l alineació, a l amplada i a l alçada Els fulls d un llibre de l Excel Els arxius de l Excel s anomenen llibres de treball. Cada llibre de treball pot estar format per diversos fulls de càlcul. Per defecte, hi ha fulls per cada llibre, i les pestanyes de cada full es visualitzen en la part inferior de l àrea de treball Canviar el nom a un full de càlcul Per defecte l Excel anomena, els fulls, Full1, Full2, Full3. Per la vostra comoditat i perquè les tasques ho poden requerir, molt sovint podeu donar un nom específic a cada full de càlcul. Per canviar el nom, teniu diferents opcions: Clicar dues vegades a sobre de la pestanya del full i escriure el nom directament.

24 Aplicacions informàtiques 26 Excel Des del menú Format\Full, canviar el nom, ocultar el full (les dades no s esborren), mostrar el full amagat, triar un fons per al full de càlcul i canviar el color de la pestanya. És recomanable que els fulls de càlcul d un llibre de l Excel tinguin un nom relacionat amb el contingut. Situar-vos a sobre de la pestanya del full i, des del menú contextual, activar diferents opcions Afegir fulls a un llibre Per defecte, l Excel us ofereix tres fulls de càlcul per llibre. Si voleu afegir fulls, podeu anar al menú Eines\Opcions\General, i en l opció Fulls al llibre de treball nou podeu incrementar el nombre de fulls. Si voleu afegir fulls al llibre de treball actiu, aneu al menú Inserció\Full de càlcul, d aquesta manera apareixerà un nou full que, a més, es converteix en el full actiu Moure un full Per canviar l ordre d un full dins del llibre actual, feu clic sobre la pestanya i arrossegueu-la al lloc on el voleu situar. També podeu moure un full des del menú Edició\Desplaça o copia el full. En aquest moment, surt un quadre de diàleg similar al de la figura 9 que us permet desplaçar o copiar un full. Figura 9. Desplaçament o còpia d un full

25 Aplicacions informàtiques 27 Excel Podreu traslladar el full actiu a un altre llibre o deixar-lo en el mateix llibre i canviar l ordre dels fulls en tots dos casos Copiar un full El menú Edició\Desplaça o copia el full també ofereix la possibilitat de copiar-ne el contingut: se selecciona primer el full a copiar i, després, es decideix en quin lloc s enganxarà la còpia. Per obtenir la còpia, heu d activar la casella de Crea una còpia. També es pot realitzar la còpia amb el ratolí, prement la tecla Ctrl al mateix temps que cliqueu a sobre de la pestanya del full, i arrossegant-lo fins al lloc desitjat. Per obtenir el resultat, heu d alliberar el botó del ratolí abans de deixar de prémer la tecla Ctrl Suprimeix un full Per suprimir un full, se selecciona l opció Suprimeix del menú contextual i es clica a sobre. També el podeu suprimir des del menú Edició\Suprimeix, després de seleccionar el full Seleccionar fulls Quan es realitzen modificacions que afecten més d un full de càlcul, es poden seleccionar i es pot realitzar el canvi alhora, tenint present que aquests canvis poden substituir dades dels altres fulls. Per seleccionar un full, feu clic amb el ratolí. Per seleccionar diversos fulls contigus, feu clic en el primer full, premeu la tecla Maj, i feu clic en l últim full. Per seleccionar diversos fulls que no són contigus, feu clic en el primer full, premeu la tecla Ctrl i, sense deixar-la anar, seleccioneu la resta de fulls. Per seleccionar tots el fulls, feu clic a sobre de qualsevol full, activeu el menú contextual, i trieu l opció Selecciona tots els fulls Vincular fulls d un mateix llibre Un llibre de treball pot tenir diferents fulls. La informació d aquests fulls pot estar relacionada i en algun moment de la vostra tasca podeu necessitar utilitzar dades que són en un altre full del mateix llibre.

26 Aplicacions informàtiques 28 Excel Per utilitzar cel les d altre full en el full actiu, no podeu posar solament el nom de la referència, sinó que n heu d indicar la procedència. Això ho fareu posant, al davant del nom de la cel la, les paraules Full1!, Full2!... o el nom que tingui el full. Exemple de vinculació de dades de fulls diferents d un mateix llibre Teniu dades en el Full1 i en el Full2 d un llibre de treball. Full1 actiu: necessiteu sumar les cel les A23 i B35 del Full1; en la barra de fórmules escriurem =A23+B35. Full1 actiu: necessiteu sumar les cel les A23 del Full1 i C32 del Full2; en la barra de fórmules escriurem =Full2!C32+A23. Quan utilitzeu dades d altres fulls heu de posar, al davant de la referència de cel la, el nom Full1!, tenint en compte que si el full1 s anomenés Clients, posaríeu Clients! davant del nom de la cel la Immobilitzar subfinestres Pot passar que les dades que contingui un full de càlcul facin que aquest sigui molt extens i que els títols de referència que teniu en les files i columnes per introduir dades desapareguin de l àrea visible de la pantalla. En aquest cas, per mantenir a la vista els títols dels encapçalaments de les files i columnes, l Excel us ofereix la possibilitat d immobilitzar-los de tal manera que podeu visualitzar o introduir dades en el full de càlcul sense perdre de vista els títols de referència. Per immobilitzar els títols d una fila, us heu de situar en la fila inferior immediata. Per immobilitzar els títols d una columna, us heu de situar en la columna de la dreta. Per immobilitzar títols de files i columnes, us heu de situar en la cel la de just a sota de la fila i a la dreta de la columna que voleu immobilitzar. En tots tres casos, una vegada situats, aneu al menú Finestra\Immobilitza subfinestres (vegeu el vídeo explicatiu anomenat Immobilitzar subfinestres en l espai web Recursos de contingut ). El primer resultat visible seran unes línies negres que delimiten la zona que queda immobilitzada. En desplaçar-vos, veureu que els encapçalaments no es mouen.!! Visualitzeu el vídeo Immobilitzar subfinestres en la secció web Recursos de contingut. Per anul lar la immobilització, aneu al menú Finestra\Mobilitza subfinestres.

27 Aplicacions informàtiques 29 Excel 2. Fórmules i funcions L Excel és una aplicació amb la qual podeu realitzar des de petits càlculs fins a càlculs complexos mitjançant la utilització de fórmules i funcions. Les fórmules us permetran obtenir resultats a partir d uns valors ja introduïts en el full de càlcul. Les funcions us ofereixen la possibilitat d incloure càlculs predefinits en el full de càlcul Fórmules Una fórmula és una equació que permet realitzar càlculs utilitzant els valors que conté el full de càlcul actiu o un altre full de càlcul del mateix llibre de l Excel. Els càlculs poden ser des de suma, resta, multiplicació, divisió i potències fins a càlculs financers o estadístics i comparació de valors Sintaxi d una fórmula Una fórmula és una expressió que s escriu en una cel la i que ha de complir uns requisits: Sempre ha de començar pel signe igual (=). Pot contenir text, nombres o referències de cel les. Utilitza operadors que es poden combinar amb parèntesis o no, segons el resultat que es vol obtenir. Exemples de fórmules =SUMA(A1:B5); en aquesta fórmula s ordena la suma del contingut de les cel les A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 i B5. =A5+A6; en aquesta fórmula s ordena la suma dels valors de la cel la A5 i A6. =(A5*A8)/2; aquesta fórmula multiplicarà el valor de la cel la A5 pel valor de la cel la A8, i el resultat el dividirà per 2. = Vendes - Compres ; aquesta fórmula restarà el contingut de la cel la anomenada Vendes del contingut de la cel la anomenada Compres.

28 Aplicacions informàtiques 30 Excel Operadors tipus Una fórmula o funció pot combinar operadors. Aquests poden ser de diferents tipus: operadors aritmètics, operadors de comparació i operadors de referència. Els operadors aritmètics són els que permeten realitzar les operacions bàsiques. Els podeu veure en la taula 2. Taula 2. Operadors aritmètics Signe Operació Exemple + Suma =A5+A6 - Resta =A5-A6 * Multiplicació =A5*A6 / Divisió =A5/A6 % Percentatge 5% ^ Exponent 4^3 (4 elevat a 3) Els operadors de comparació us serviran, com ho indica el seu nom, per comparar valors dins una fórmula o funció. Els teniu en la taula 3. Taula 3. Operadors de comparació Signe Comparació = Igual a > Més gran que < Més petit que >= Més gran o igual que <= Més petit o igual que <> Diferent de Els operadors de referència us ajudaran a determinar si els valors que introduïu en una fórmula o funció designen un rang, unes cel les determinades o més d un rang. A continuació, en la taula 4, els podeu diferenciar. Taula 4. Operadors de referència Operador Referència Exemple : Els dos punts indiquen el rang que hi ha entre dues cel les. A5:A7 Aquest operador de referència indica que la fórmula o funció es calcularà amb els valors que contenen les cel les A5, A6 i A7.

29 Aplicacions informàtiques 31 Excel Operador Referència Exemple ;, El punt i coma uneix diverses referències de cel les que no són contigües. La coma pot unir alguns rangs per realitzar la mateixa operació. B5;C6;D8 Aquest operador de referència indica que la fórmula o funció realitzarà els càlculs amb els valors que contenen les cel les B5, C6 i D8. =SUMA(A2:B3,N2:N5) Aquest operador indica que la fórmula o funció es realitzarà amb els valors A2, A3,B2, B3, N2, N3, N4 i N5. Uneix dos rangs. Quan s introdueix una fórmula o funció, s ha de tenir en compte que alguns operadors tenen prioritat sobre altres. L Excel determina els càlculs segons les regles algebraiques, que són les següents i per aquest ordre: Operacions que són dins un parèntesi. Operacions de potenciació. Multiplicacions i divisions. Sumes i restes. Quan coincideixen càlculs de la mateixa categoria els resol d esquerra a dreta. En la taula 5, trobareu una fórmula amb els mateixos valors però amb diferents combinacions. Fixeu-vos que, segons les regles algebraiques, el resultat és diferent cada vegada. Taula 5. Exemple de regles algebraiques Operació Resultat =50-8* =(50-8)*(3+5) 336 =50-(8*3+5) 21 És molt important situar correctament els operadors en les fórmules i funcions per poder obtenir el resultat esperat.! Missatges d error Quan s introdueixen fórmules amb l Excel, es poden produir errors tot i que penseu que ho esteu fent correctament. L Excel us avisa de l error que heu comès amb un missatge. Aquests missatges poden ser per diverses raons i us pot resultar molt útil conèixer-ne el significat. En la taula 6, teniu

30 Aplicacions informàtiques 32 Excel els missatges que poden sorgir durant la realització de la feina amb fulls de càlcul de l Excel. Taula 6. Missatges d error Missatge d error Significat # DIV/0! Un nombre s està intentant dividir per 0. #N/A # NOMBRE? # NULO! # NUM! # VALOR! La dada que volem obtenir conté un valor no disponible. L Excel no reconeix el nom que heu utilitzat. Intersecció sense validesa de dues àrees. Hi ha algun nombre que s ha utilitzat incorrectament. L operació o l argument és erroni. ########### El resultat no cap en la columna, s ha d ajustar l amplada. # REF! No heu donat la referència correcta de la cel la Referències Les referències són el nom que s assigna a les cel les o grup de cel les d un full de càlcul. Quan escriviu la referència en una fórmula, esteu indicant a l Excel els valors que ha de buscar per obtenir el resultat. Si heu de copiar aquesta fórmula en més cel les, heu de triar quin tipus de referència assigneu a la cel la. N hi ha de tres tipus: relativa, absoluta i mixta. És una referència relativa quan es dóna nom a una cel la o grup de cel les de manera que, quan les copieu en un altre lloc del full de càlcul, aquesta referència s adapta a la nova posició. Tal com podeu veure en la figura 10, quan copieu la fórmula de la cel la ombrejada cap a la dreta s actualitza la columna, i quan la copieu cap avall s actualitza la fila. Figura 10. Exemple de còpia de fórmula utilitzant una referència relativa

31 Aplicacions informàtiques 33 Excel És una referència absoluta quan el nom de la cel la porta el signe $ davant de l indicador de la columna i de la fila de manera que, quan es copien en altres cel les o grup de cel les, els seus valors queden invariables. Com podeu veure en la figura 11, la referència no s actualitza, es manté igual tant si la copieu cap a la dreta com si la copieu cap avall, la columna i la fila queden fixades. Figura 11. Exemple de còpia de fórmula utilitzant una referència absoluta Una referència mixta és una manera de donar nom a una cel la o grup de cel les de manera que, quan les copieu en una altra posició, només canviarà el número de la fila o la lletra de la columna. Al davant de la fila o de la columna, posareu el signe $. En la figura 12, teniu un exemple on podeu veure tots dos tipus. $A1 i $B1 indiquen que la columna es mantindrà fixa i que la fila s actualitzarà, i A$1 i B$1 indiquen que la columna s actualitzarà i la fila es mantindrà fixa. Figura 12. Exemple de còpia de fórmula utilitzant una referència mixta

32 Aplicacions informàtiques 34 Excel 2.2. Funcions Quan s han de realitzar operacions més complexes, l Excel permet utilitzar càlculs predefinits que es realitzen mitjançant la incorporació de funcions. Hi ha funcions lògiques, matemàtiques, financeres, de temps, de cerca, de text i estadístiques Sintaxi d una funció Quan es treballa amb funcions, el que heu de saber és quina funció utilitzareu i amb quines dades treballareu. La sintaxi d una funció és així: =MEDIANA(A4:B7) En la barra de fórmules, el primer que heu d introduir és el signe igual (=). Tot seguit, escriviu el nom de la funció (en aquest cas, MEDIANA). A continuació, poseu l argument. L argument són les dades amb les quals la funció treballarà (A4:B7), va entre parèntesis i poden ser nombres, noms de cel les, altres funcions o text. Exemples de funcions =SUMA(B1;C1;80) El resultat serà la suma del contingut de la cel la B1 i el contingut de la cel la C1 més 80. Quan introduïu fórmules o funcions, no hi pot haver cap espai en blanc en la seva sintaxi. =PROMEDIO(B1:C3) S obtindrà com a resultat la mitjana del contingut de les cel les B1, B2, B3, C1, C2 i C L auxiliar de funcions Les funcions es poden introduir manualment, però també podeu utilitzar l auxiliar de funcions situat en el menú Inserció\Funcions. Sortirà una finestra com la que teniu en la figura 13. En la Cerca de funció heu de posar quina funció s utilitzarà. És important realitzar la cerca en l idioma de la instal lació original del programa. A continuació, fem clic a Vés i, segons la categoria de Recomanades, ens ofereix les possibles funcions corresponents als criteris de cerca que heu proposat i, si us hi fixeu, la descripció de la funció apareix subratllada. Seleccioneu la funció que voleu utilitzar i cliqueu sobre D acord: sortirà la pantalla de la figura 14. Botó Inserció de funcions. Amb aquest botó que està situat en la barra de fórmules, també s activa l auxiliar de funcions.

33 Aplicacions informàtiques 35 Excel Figura 13. Auxiliar de funcions Figura 14. Arguments de funció En la figura 14, la funció Promedio s ha introduït en la cel la A9 mitjançant l auxiliar de funcions. Quan ja s ha triat el tipus de funció, surt la finestra d Arguments de funció. Aquesta finestra us demana amb quins arguments voleu treballar, és a dir, amb quins valors es vol, en aquest cas, calcular la mitjana aritmètica. Podeu introduir nombres, noms de cel les o rangs. Com s ha fet en aquest cas, es calcularà la mitjana aritmètica dels valors que hi ha en les cel les que conté el rang A1:D5. Si us hi fixeu, la fórmula surt automàticament en la barra de fórmules i en la cel la A9, però abans d acceptar les dades, la finestra d arguments de funció us dóna el resultat. Quan cliqueu sobre D acord, el resultat de la funció apareixerà en la cel la A Tipus de funcions L Excel ofereix diferents tipus de funcions, des de funcions que us permetran realitzar càlculs matemàtics, funcions lògiques que us simplificaran

34 Aplicacions informàtiques 36 Excel el treball, financeres per realitzar càlculs d inversions, de temps per ajudar-vos a tenir actualitzats els documents, de cerca que us ofereixen utilitats molt interessants, i les funcions de text i estadístiques. Funcions matemàtiques En aquesta categoria de funcions, es poden distingir els tipus següents: La funció Suma, realitza la suma dels valors inclosos dins els parèntesis. =SUMA(ARGUMENT) Exemples de la funció SUMA =SUMA(B1:C2) Donarà com a resultat la suma dels valors continguts en les cel les del rang B1:C2. =SUMA(B2;C2;2000) Donarà com a resultat la suma dels valors de les cel les B2 i C2 més La funció Raíz calcula l arrel quadrada del nombre o referència de cel la que conté dins els parèntesis. =RAIZ(ARGUMENT) Exemples de la funció RAIZ =RAIZ(B28) Donarà com a resultat l arrel quadrada del valor que contingui la cel la B28. =RAIZ(64) Donarà com a resultat 8. La funció Sumaproducto calcula el producte de les cel les incloses en l argument i, després, suma els productes. =SUMAPRODUCTO(ARGUMENT) La funció Redondear arrodoneix el nombre o valor que contingui dins els parèntesis amb el nombre de decimals que indiqueu. =REDONDEAR(NOMBRE;NOMBRE DE DECIMALS) Exemples de la funció REDONDEAR =REDONDEAR(B12;2) Si el valor que conté la cel la B12 és , la funció torna el resultat de 12.38, ja que s ha indicat que arrodoneixi dos decimals.

35 Aplicacions informàtiques 37 Excel =REDONDEAR(125,83497;0) El resultat que s obté és 126, ja que s indica que arrodoneixi el nombre amb zero decimals. Funcions lògiques Són funcions que analitzen condicions establertes com a arguments i simplifiquen la feina quan s han d analitzar moltes dades. Entre d altres, hi ha les següents: La funció SI comprova si es dóna alguna de les condicions que conté com a argument. Si es compleix la condició retorna el valor VERDA- DERO, si no es compleix la condició retorna el valor FALSO. =SI(CONDICIÓ;VERDADERO:FALSO) Exemple de la funció SI =SI(B5=8; BLAU ;SI(B5=7; BLANC ;VERMELL)) Com veieu, podeu utilitzar més d una condició. Amb aquesta funció voleu dir: si el valor que hi ha en la cel la B5 és un 8, en la cel la on heu ficat la funció sortirà la paraula BLAU; si en la cel la B5 hi ha un 7, escriurà la paraula BLANC, i si és qualsevol altre nombre o valor escriurà VERMELL. És important que quan introduïu text en l argument d una funció, el poseu sempre entre cometes. Recordeu que no hi poden haver espais en blanc en la utilització de les fórmules i funcions, i que heu de tancar tants parèntesis com hi hagin oberts.! La funció Y retorna VERDADERO si tots els arguments lògics són veritat. Si algun dels arguments és fals, retorna FALSO. Sol combinar-se amb la funció SI. =Y(VALOR_LÒGIC;VALOR_LÒGIC2;...) Exemple de la funció Y inclosa en la funció SI =SI(Y(B5>=20;B5<=40); Té més de vint anys ; Té més de 40 anys ) =SI(Y(VALOR LÒGIC;VALOR LÒGIC2);VERDADERO;FALSO) Una vegada introduïda aquesta funció en una cel la s indica: que si el valor que hi ha en la cel la B5 és superior o igual a 20 i inferior o igual a 40, escriurà Té més de vint anys ; si no es compleixen aquestes dues condicions retornarà el valor FALSO, Té més de 40 anys. La funció O retorna VERDADERO si algun dels arguments lògics són veritat. Si tots els arguments són falsos retorna el valor FALSO. Aquesta funció també es combina amb la funció SI. =O(VALOR_LÒGIC;VALOR_LÒGIC2;...)