UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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1 1 5 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO Generalidas Políticas De Operación Desarrollo Del Procedimiento 3 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 6. REGISTROS 5 7. CONTROL DE CAMBIOS 5 8. ANEXOS 5 Elaborado por Alfonso Estrella Otero Firma: Lír l proceso y Desarrollo l Talento Humano Revisado por Diana Martelo Barrios Firma: Lír l Proceso la Calidad Aprobado por Alberto la Espriella Firma: Representante la Alta Dirección ante el SIGEC

2 OBJETIVO Establecer las políticas y pasos a seguir para la afiliación y pagos al Sistema Seguridad Social en Salud, Pensión, Riesgos Laborales, los funcionarios y pensionados la Institución. 2. ALCANCE Este procedimiento va s la afiliación los funcionarios al Sistema, manejo novedas, svinculaciones l sistema, hasta el pago a cada una las administradoras los servicios. Aplica para funcionarios, pensionados, Aprendices; Monitores, Becarios la Institución y/o personal contratado mediante orn o contrato prestación servicio. 3. DEFINICIONES AFILIACIÓN: Acto jurídico que be cumplir con los requisitos legales (diligenciamiento y suscripción formulario oficial) todo empleador y Servidor Público. AFP: Administradora Fondos Pensión. APORTE: Porcentaje que se scuenta a los trabajadores y empleadores para cubrir el gasto la Seguridad Social. ARL: Administradora riesgos laborales. EPS: Entidas Promotoras Salud o núcleos organizativos básicos l sistema. Su función es la administrar los servicios salud y los recursos l Sistema General Seguridad Social. SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Conjunto entidas públicas y privadas, normas y procedimientos stinados a garantizar a toda la población, el servicio salud en todos los niveles, garantizar las prestaciones económicas y salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema. PILA: Planilla Integrada Liquidación Aportes, generada a través Internet. NOVEDADES A LA SEGURIDAD SOCIAL: conjunto Afiliaciones, Licencias Maternidad, Paternidad, licencias no remuneradas, Desvinculaciones e Incapacidas.

3 CONTENIDO 4.1 Generalidas El procedimiento afiliación y pago al Sistema Seguridad Social, tiene como objetivo garantizar que los funcionarios la Institución estén protegidos en materia salud, pensión y riesgos laborales, a través la afiliación y pago oportuno a las administradoras que prestan estos servicios, propendiendo a asegurar su bienestar y buen sarrollo en la Institución. 4.2 Políticas De Operación El pago a las administradoras se realizará conforme a las fechas estipuladas en el Decreto 1670 l (Para el caso la Universidad Córdoba se pagará hasta el tercer día hábil cada mes, en condiciones normalidad administrativa). La Universidad afiliará a sus funcionarios, Becarios y Monitores al Sistema General Seguridad Social en salud, pensión y riesgos laborales. El personal que se encuentra contratado en la Institución por orn o contrato prestación servicio, sólo será afiliado al Sistema Riesgos laborales, como lo establece el Decreto y el correspondiente pago estará a su cargo. La Universidad afiliará a los aprendices sólo al Sistema General Seguridad Social en Salud y Riesgos laborales, como lo establece el artículo 30 la Ley El pago correrá por cuenta la Institución. Para que un funcionario inicie sus labores en la Institución, be estar afiliado al Sistema Seguridad Social en salud, pensión y riesgos laborales. 4.3 Descripción l Procedimiento Pasos Responsable Descripción Funcionario Recibe la Secretaria y los profesionales nómina, las novedas ingreso personal a la Institución, como son: copia las Actas posesión, informaciones básicas docentes catedráticos y ocasionales, contratos aprendizaje, resoluciones vinculación monitores, becarios y supernumerarios. Si es un funcionario nuevo entrega al profesional seguridad social, carta autorización afiliación a, certificaciones las EPS y AFP, en caso estar afiliado y copia l documento intidad. Si es funcionario que ingresa periódicamente (catedráticos, ocasionales, Monitores, Becarios y personal vinculado mediante

4 4 5 Pasos Responsable Descripción Administradoras Lír l proceso Proceso gestión financiera contrato u orn prestación servicios) o funcionario antiguo que requiere traslado a otra entidad, entrega sólo documento intidad. Diligencia los formularios afiliación en físico y los envía a las diferentes administradoras, relacionándolos en el formato Envío Afiliaciones (FGRH-082). Las afiliaciones a ARL se hacen a través l portal Web la administradora. ta: Al personal vinculado mediante Contrato u orn prestación servicios, se afilia sólo a ARL, como trabajador inpendiente y se envía al Lír l proceso adquisición y Contratación, la respectiva afiliación para la legalización l contrato. Realizan la afiliación respectiva y envían copia l formulario radicado al la División Talento Humano la Universidad Córdoba. Recibe las copias los formularios afiliación y entrega copia al funcionario afiliado y al gestión la División Talento Humano, para anexar en la historia laboral. NOTA: Cuando una solicitud afiliación o traslado no es admitida, se le comunica al funcionario y se proce a hacer las correcciones a que haya lugar para afiliarlo. Recibe las novedas a la Seguridad Social (incapacidas, licencias, retiros, ingresos, traslados y vacaciones), reportadas mensualmente por las administradoras y los profesionales nómina, en el Formato Reporte vedas mina (FGRH- 042) y las ingresa al portal liquidador la Planilla Integrada Liquidación Aportes (PILA). Realiza liquidación, elabora las cuentas para pagos según formato Solicitud CDP (FGFI-052) y las remite al Lír l proceso para su aprobación. Revisa, firma las cuentas para pago y remite al Proceso financiera. Ejecuta el Procedimiento Pagos (FGGI-009), teniendo en cuenta que los giros electrónicos se realizan por el portal liquidador la Planilla Integrada Liquidación Aportes (PILA). Guarda en medio magnético los reportes pago la PILA e imprime los reportes l pago efectuado a la a los funcionarios que lo requieran. Fin l Procedimiento

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha Emisión Breve Descripción Ente que expi la rma 6. REGISTROS Código mbre Responsable diligenciarlo Lugar Medio Tiempo Disposición FGRH- 042 FGFI- 052 FGRH- 082 Formularios Afiliación Formato reporte novedas nómina formato Solicitud CDP Formato envío afiliaciones Carta y certificaciones afiliación Reportes pago la PILA Funcionario Archivo División Asuntos financieros Archivo Físico 4 años Conservar Físico 2 años Eliminar Físico 5 años y 15 años respectivamente Conservar Físico 2 años Eliminar Magnético 4 años Conservar Magnético 4 años Conservar 7. CONTROL DE CAMBIOS 8. ANEXOS