ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN VERSIÓN 5.0 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ MARTHA INÉS MORALES MARTÍNEZ MARTHA INÉS MORALES MARTÍNEZ DORIS SEGUNDA GÓMEZ RIVEROS ASESOR PLANEACIÒN GESTIÓN DE CALIDAD Y COMUNICACIONES ASESOR PLANEACIÒN GESTIÓN DE CALIDAD Y COMUNICACIONES CONTRALOR DEPARTAMENTAL DEL META FECHA FECHA FECHA DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META

2 1. OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración, seguimiento y evaluación de los planes de acción de las dependencias de la Contraloría Departamental del Meta. 2. ALCANCE Inicia con la evaluación del plan estratégico incluyendo las metas anuales programadas, elaboración del plan de acción por cada dependencia y/o proceso y termina con el seguimiento a los planes de acción por cada responsable y por la Oficina Asesora de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones. 3. DEFINICIONES O GLOSARIO Plan de acción: Es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento en una vigencia a las actividades previstas para el cumplimiento de los resultados institucionales. Plan de acción institucional: Es el documento que consolida las actividades de las dependencias de la Contraloría Departamental del Meta. Actividades: Son las acciones programadas por la dependencia en el plan de acción que una vez ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos de proceso como el aporte o incidencia sobre los propósitos de los Objetivos Corporativos y del Plan Estratégico. Plan estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización e incorpora como mínimo: Misión, Visión, Valores Institucionales, Política Institucional, Objetivos, Estrategias y se puede incluir Actividades Estratégicas. Política Institucional: Son las intenciones Globales de la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico. Página 2 de 8

3 Meta: Punto de referencia o aspiraciones que las organizaciones deben lograr. Las metas deben ser medibles, coherentes, razonables, claras, comunicadas dentro de la organización y caracterizarse por una apropiada dimensión cronológica. Informe de gestión: Es el resultado de las actividades realizadas para dar cumplimiento al plan operativo de las dependencias y al plan estratégico de la entidad. Indicador: Es una herramienta que permite medir en un momento determinado la eficacia y eficiencia de la gestión en las metas propuestas. Reflejan los resultados concretos de las actividades desarrolladas que contribuyen al cumplimiento de los propósitos. 4. RESPONSABLES El (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones es el encargado de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado el presente procedimiento. Igualmente los funcionarios que participan en la elaboración, seguimiento y evaluación de los planes de acción son responsables de su aplicación. 5. DESARROLLO O CONTENIDO 5.1 FORMULACIÓN Cada dependencia formula su plan de acción teniendo como fuentes las políticas, objetivos, estrategias y metas establecidos en el plan estratégico con la finalidad de lograr su coherencia y cumplimiento. Igualmente tienen en cuenta las atribuciones constitucionales y legales El jefe de cada dependencia realiza seguimiento al plan de acción de la vigencia anterior y verifica su cumplimiento El jefe de dependencia puede reunirse con los funcionarios de las áreas o procesos para elaborar el plan de acción para la vigencia fiscal, incluye Página 3 de 8

4 aquellas actividades que no se cumplieron en la vigencia anterior y que requieren ser ejecutadas de acuerdo a las metas establecidas en el plan estratégico vigente El funcionario responsable de cada dependencia formula el plan de acción el cual contiene: introducción, objetivo general, objetivos específicos por cada uno de los procesos. En el formato Plan de Acción se relacionan las actividades o metas necesarias a desarrollar en el año fiscal orientadas a garantizar el cumplimiento de las metas institucionales, atribuciones legales y funciones esenciales para cada dependencia El formato Plan de Acción contiene: objetivo corporativo, estratégico, estrategia del plan estratégico de la entidad, igualmente debe indicar el cargo del responsable de ejecutar la actividad, fecha de inicio, fecha de terminación e indicador Las metas deben definirse de manera cuantitativa y coherente con las que espera cumplir la dependencia en el período fiscal vigente El indicador puede expresarse en porcentaje o valores. La definición del indicador depende de lo que se quiere medir y es formulado por el responsable de la actividad y validado por el jefe de la dependencia El jefe de la dependencia o funcionario designado consolida el plan anual operativo de las diferentes áreas o procesos y presenta al Despacho del Contralor el plan anual operativo consolidado a más tardar el 13 de enero. 5.2 APROBACIÓN El Comité Directivo aprueba los planes de acción de las dependencias a más tardar en 15 de enero de cada vigencia El funcionario responsable de cada dependencia presenta las modificaciones del Plan de Acción al (a) Contralor (a) Departamental, para ser aprobadas por el Comité Directivo. Una vez aprobadas las modificaciones, la Secretaria del Despacho envía los planes modificados a la Oficina Asesora de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones para su custodia. Página 4 de 8

5 5.2.3 El (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones envía al profesional universitario con funciones de sistemas los planes de acción aprobados y sus modificaciones para ser publicados en la Intranet de la entidad, dejando evidencia en el formato Actualización Intranet El (a) Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones a través del formato Plan de Acción Institucional, consolida los planes de acción aprobados. El plan de acción institucional contiene los objetivos corporativos, objetivos estratégicos, estrategias, metas, responsables e indicadores El (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones publica a más tardar el 31 de enero de cada vigencia en la página web el Plan de Acción Institucional de la Contraloría Departamental del Meta, dejando evidencia en el formato Actualización Página Web. Este plan de acción lo acompaña el informe de gestión de la vigencia inmediatamente anterior. 5.3 CONTROL Y SEGUIMIENTO El jefe de dependencia es el responsable de realizar de manera trimestral seguimiento al plan de acción y presenta su avance en el informe de gestión a través de formato seguimiento al plan acción El informe de gestión es presentado por el jefe de la dependencia al Despacho del Contralor Departamental dentro de los quince días hábiles siguientes al cierre del trimestre, excepto el informe de gestión anual que se entregará a más tardar el 15 de enero de cada vigencia Las áreas o procesos que deban enviar información al jefe de la dependencia para ser incluida en el informe de gestión, deben remitir la información dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes al cierre del trimestre, excepto el informe anual que se entrega dentro de los cinco primeros días hábiles. Página 5 de 8

6 5.3.4 El (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones realiza seguimiento de manera semestral al cumplimiento de las metas establecidas en el plan de acción institucional a través del formato , el cual se presenta en los informes de gestión institucional del primer semestre y anual de la entidad. En el primer semestre del año en que se posesione el Contralor Departamental no se realiza informe de seguimiento al plan estratégico Los informes de gestión consolidados son presentados por el (a) Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones al (a) Contralor (a) Departamental, los cuales pueden servir como soportes para realizar los ajustes pertinentes a los planes de acción o plan estratégico institucional Cuando se presente el incumplimiento de metas establecidas en el plan estratégico de la entidad y plan acción de acuerdo al informe de gestión semestral o anual, el Contralor (a) Departamental y/o Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones pueden dar a conocer los resultados a través del Comité Directivo y/o comunicación a los responsables de las dependencias. Página 6 de 8

7 6. FLUJOGRAMA: CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META INICIO 1 JEFE DEPENDENCIA Formula el plan de acción JEFE DEPENDENCIA Envía al Despacho del Contralor el plan de acción COMITÉ DIRECTIVO Aprueba los planes de acción ASESOR DE PLANEACIÓN, GESTIÓN DE CALIDAD Y COMUNICACIONES Consolida el plan de acción institucional y lo publica Requiere modificación? SI 1 NO JEFE DEPENDENCIA Realiza seguimiento al plan de acción de manera trimestral y presenta informe de gestión ASESOR DE PLANEACIÓN, GESTIÓN DE CALIDAD Y COMUNICACIONES Realiza seguimiento de manera semestral y anual presenta informe de gestión institucional al Contralor Departamental Incumplimiento metas? NO TERMINA SI CONTRALOR DEPARTAMENTAL O ASESOR DE PLANEACIÓN, GESTIÓN DE CALIDAD Y COMUNICACIONES Comunica a los responsables de dependencias Página 7 de 8

8 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS Normatividad relacionada con planeación estratégica 8. ANEXOS Plan de acción Plan de acción institucional Seguimiento plan de acción Seguimiento plan de acción institucional Página 8 de 8