Sincronización de Calendario UN MS Outlook

Transcripción

1 Sincronización de Calendario UN MS Outlook Objetivo Mostrar los pasos que se deben seguir para sincronizar el calendario UN y el calendario de MS Outlook. Alcance Esta sincronización solo puede realizarse con MS Outlook o con una Palm Definiciones Generalidades Debe tener instalado MS Outlook Las Palm que soportan SUN ONE Synchronization son: Palm OS v 3.1 /v 4.1 Palm OS v pero sólo si trabaja con el Patch 2 (dos) Palm Desktop 3.x /4.1 a excepción de: o Palm Desktop o Palm Tungsten E o Palm Tungsten T3 Desinstalar una versión anterior de SUN ONE SYNCHRONIZATION. Si va a hacer la sincronización con una Palm, conéctela primero al equipo. Para hacer la instalación es necesario haber entrado a su equipo como un administrador local. El software y el almacenamiento de las Palm deben estar en la misma carpeta. Sólo un usuario, a la vez puede usar en Sun One Synchronization. Tener en cuenta que los calendarios a sincronizar tengan el mismo formato de hora ( ) antes de sincronizarlos. Para sincronizar, la hora de su equipo debe estar en la opción (GMT -5:00) Bogota, Lima, Quito, y en la configuración del Sun One Calendar, debe quedar la hora América/Indianápolis. Cuando hay algún evento o tarea que esta en los dos calendarios a sincronizar y se borra en uno de ellos, al hacer la sincronización pregunta si lo borra del otro calendario. Página 1 de 8

2 Los recordatorios no se pasan a la Palm. Las alarmas no pasan al Sun One Calendar DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA Inicio En ftp://ftp.unal.edu.co/windows/herramientas/clientes/calendariosync/ y descargue sync-1.1p2-en.x86-intel-winnt4.0.exe. Para descargarlo, guárdelo en el escritorio. Aparecerá en el escritorio el icono: Pulse sobre este icono y empezará el proceso de instalación con la ventana: En esta ventana oprima Next. Página 2 de 8

3 Esta ventana tiene por objeto la aceptación de los términos de instalación. Así que pulse Yes. La siguiente ventana es: En User Name, coloque el nombre y en Company Name el nombre de la entidad que usted considere. Oprima Next. La siguiente ventana indica la ubicación en la que quedará instalado Synchronization. Página 3 de 8

4 En este caso quedará instalado en el disco C, en los archivos de Programa. Si usted considera que debe quedar instalado en otra ubicación, pulse sobre el botón Browse y escoja la ubicación deseada. Ahora oprima Next La siguiente ventana describe para que opciones Sun Synchronization será instalado. Sólo escoja las opciones que tiene instaladas. En este caso el paquete que tenemos instalado es Microsoft Outlook 98 / 2000, lo escogemos dando clic sobre el cuadro que tiene a su izquierda, aparecerá un en el recuadro. Oprima Next, surge una ventana que indica cuales son los paquetes para los cuales será instalado SunSynchronization, y el nombre del paquete en el que será instalado Sun Synchronization Página 4 de 8

5 Oprima Next y aparecerá la última ventana de instalación en la que se le especifica que el paquete ya ha sido instalado. En esta ventana oprima Finish. Para terminar el proceso. 3. AHORA SINCRONICE SUS CALENDARIOS Después de tener instalados Microsoft Outlook y Sun Synchronization, se deben sincronizar los calendarios, esto con el fin de que los cambios que realice en el calendario unal.edu.co, puedan verse reflejados en el Microsoft Outlooky viceversa. Para realizar este procedimiento, entre a Microsoft Outlook y pulse sobre el menú Sinchronize Ubíquese y pulse sobre la primera opción Sinchronize: Aparece una ventana de bienvenida y al esperar un momento saldrá la ventana: Página 5 de 8

6 Asegúrese que Calendar y Tasks tengan un a su izquierda. Ubíquese en el icono de la izquierda y oprima sobre él con el botón derecho. Se presenta la opción Configure, oprima sobre ésta y saldrá la siguiente ventana: unwebcal.unal.edu.co 81 No debe estar marcado Login y clave que usa para su correo UN Cuenta de correo UN Página 6 de 8

7 Oprima Aplicar y luego Aceptar. En la ventana que le queda abierta oprima Sinchronizeque se encuentra en la parte derecha. La ventana que se abre es: Escoja la última opción y pulse OK. Esta última ventana le indica que ya están sincronizados sus calendarios. En este momento su calendario de Microsoft Outlook y el calendario del servidor unal.edu.co están conectados. Cualquier actividad o tarea que usted coloque en un calendario aparecerá en el otro. Cuando usted abra su calendario unal.edu.co ya podrá visualizar las actividades y tareas que ha planeado en este calendario y en Microsoft Outlook. Cuando usted abra o quiera actualizar Microsoft Outlook deberá primero actualizar la sincronización pulsando sobre el botón que se presenta a continuación: Página 7 de 8

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