Manual para usuarios USO DE OUTLOOK. Universidad Central del Este

Transcripción

1 Manual para usuarios USO DE OUTLOOK Universidad Central del Este

2 Contenido 1. QUÉ ES Y PARA QUE SIRVE OFFICE 365? CÓMO ENTRAR A LA PLATAFORMA DE OFFICE 365 DE LA UCE? QUÉ ES OUTLOOK? CÓMO LEER LOS CORREOS? CÓMO CREAR UN NUEVO CORREO? CÓMO DAR FORMATO AL CORREO? CÓMO INSERTAR IMÁGENES EN EL CORREO? CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS AL CORREO? CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS QUE ESTÉN ALMACENADOS EN NUESTRA COMPUTADORA? CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS QUE ESTÉN ALMACENADOS EN NUESTRA CUENTA DE ONEDRIVE? CÓMO RESPONDER O REENVIAR UN CORREO? Uso de Outlook 11/02/2015 2

3 1. Qué es y para qué sirve Office 365? Microsoft Office 365 es un conjunto de servicios y herramientas que permiten obtener acceso al correo electrónico, documentos, contactos, mensajería instantánea, conferencias en línea y calendarios, prácticamente desde cualquier lugar y dispositivo. De este modo es posible trabajar cómo, cuándo, y dónde se requiera, lo que permite responder de manera oportuna peticiones importantes de compañeros, socios o relacionados. El servicio reúne las versiones en línea de las mejores herramientas de comunicación y colaboración de Microsoft que se utilizan en las empresas, organizaciones y centros de estudios para mejorar la productividad. Con Office 365 se puede editar documentos en cualquier explorador con aplicaciones web de Office (como Word, Excel y PowerPoint), revisar correo electrónico en cualquier dispositivo, realizar reuniones en línea para ver y escuchar a socios y clientes, además de que se pueden editar documentos de manera simultánea por varios usuarios, para así realizar trabajos de forma más eficiente y productiva. 1.1 Cómo entrar a la plataforma de Office 365 de la UCE? Lo primero que debemos hacer para comenzar a utilizar las herramientas que ofrece Office 365 es iniciar sesión en la plataforma. A continuación se explica la cuáles son los pasos necesarios para ingresar: 1. En un explorador de internet (puede ser Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, etc) navegar a la dirección office365.uce.edu.do 2. Escribir el nombre de usuario y la contraseña en los espacios correspondientes; luego dar clic en el botón Iniciar sesión (el nombre de usuario es el correo, se puede escribir completo y si desea puede solo escribir la primera parte y no Uso de Outlook 11/02/2015 3

4 Lo primero que se le va a mostrar cuando inicie sesión es Outlook, la herramienta que maneja el correo electrónico. Uso de Outlook 11/02/2015 4

5 Qué es Outlook? Outlook es la herramienta que gestiona el servicio de correo electrónico. La interfaz gráfica es muy intuitiva. Tiene un parecido con el cliente de correo Hotmail de Microsoft, lo que hace que su aprendizaje sea más rápido. A continuación se explica los principales elementos de la interfaz gráfica de Outlook 1. Este botón se utiliza para crear un nuevo correo. 2. Lista de carpetas: En esta lista se encuentran las carpetas que tenemos en nuestro correo. Las carpetas predeterminadas con que contamos son: Bandeja de entrada (es donde por defecto se almacenan todos los correos que nos envían), elementos enviados (en esta se almacenan todos los correos que enviamos), elementos eliminados (aquí se almacenan los correos que 5 Uso de Outlook 11/02/2015

6 eliminamos), borradores (en esta podemos almacenar correos que no hemos terminado de preparar) y correo no deseado (aquí se almacenan correos que el sistema reconoce como correo basura, pueden ser anuncios, promociones o intentos de phishing). También podemos crear nuestras propias carpetas para organizar el correo a nuestro antojo. Las carpetas que creemos también aparecerán en esta lista. 3. Campo de búsquedas: cuando deseamos buscar algo en específico lo podemos hacer utilizando este campo. Aquí puede buscar por nombres de personas o por texto que esté dentro de los correos. 4. Lista de mensajes de la carpeta seleccionada: En este espacio se muestran todos los mensajes que están dentro de la carpeta que hemos seleccionado de la lista de carpetas. 5. Panel de lectura: En este espacio es donde se muestra el contenido del correo que hemos seleccionado en la lista de mensajes. 2.1 Cómo Leer los correos? Como vimos en los pasos anteriores los correos se organizan en carpetas. Cuando seleccionamos una carpeta los correos que contiene se muestran en la sección de la lista de mensajes. Para leer un correo le damos clic para seleccionarlo, luego su contenido se mostrará en el panel de lectura. Los correos que aún no hemos leído estarán resaltados para que sea más fácil identificarlos. Uso de Outlook 11/02/2015 6

7 2.2 Cómo Crear un nuevo correo? Cuando necesitamos enviar un correo lo podemos crear siguiendo los próximos pasos: 1. Dar clic en el botón 2. En el campo Para escribir la o las direcciones de correos a las que deseamos enviar el correo que vamos a crear. Se puede escribir más de una. 3. En el campo Cc escribir la o las direcciones de correo a las que queremos enviar una copia del correo que vamos a crear. Se puede escribir más de una. 4. En el campo Asunto escribir el título que tendrá el correo que vamos a crear. 5. En el espacio en blanco de abajo escribir el contenido del mensaje que estamos creando. 6. Para enviarlo dar clic en el botón 2.3 Cómo Dar formato al correo? Generalmente los correos los enviamos con el formato predeterminado que nos ofrece Outlook, pero si lo deseamos podemos darle formato al texto para destacar ciertas cosas. Esto es una tarea sencilla y fácil de aprender. Uso de Outlook 11/02/2015 7

8 Para dar formato al texto debemos utilizar la barra de herramientas que está debajo del campo Asunto. En esta barra encontramos herramientas para cambiar el tipo de letras, el tamaño de letras, poner negritas, cursivas, subrayados, hacer viñetas, numeraciones de lista, cambiar el color al texto, alinear el texto a diferentes lados, entre otras. Para aplicar formatos básicos (como cambiar tipo de letras, tamaño, color, negrita, cursiva o subrayado) debemos seleccionar/marcar la parte del texto que deseamos cambiar y luego hacer el cambio que necesitamos. 2.4 Cómo Insertar imágenes en el correo? En los correos se pueden insertar o copiar fotografías e imágenes procedentes de orígenes distintos, incluidas las descargadas de páginas web o las insertadas desde una carpeta donde guarde imágenes. Por lo regular las imágenes se utilizan para reforzar con contenido gráfico el tema que se comenta en el cuerpo del correo, haciendo de esta manera que algunos puntos sean más fácil de entender. Los pasos necesarios para insertar imágenes son los siguientes: 1. Cuando estamos creando un nuevo correo posicionar el cursor donde deseamos que esté la imagen y luego dar clic en el botón Insertar 2. En el menú que se despliega hacer clic en la opción Imágenes incorporadas Uso de Outlook 11/02/2015 8

9 3. En el cuadro de diálogo que aparece seleccionar la imagen que deseamos insertar y dar clic al botón Abrir (Open si la computadora está en inglés) Después de haber hecho eso la imagen se insertará en el correo en el lugar donde hayamos puesto el cursor; se verá así: Uso de Outlook 11/02/2015 9

10 2.5 Cómo Adjuntar archivos al correo? Además de insertar imágenes en los correos se pueden adjuntar archivos de casi todos los tipos para ser enviados al destinatario. Estos archivos pueden ser documentos, presentaciones, audio, video, imágenes, archivos comprimidos, entre otros. El destinatario recibirá los archivos intactos, es decir, con el mismo formato y contenido que fueron enviados. Podemos adjuntar archivos que estén almacenados en nuestra computadora o archivos que tengamos almacenados en OneDrive (un disco duro virtual que explicaremos en una próxima sesión) Cómo Adjuntar archivos que estén almacenados en nuestra computadora? 1. Cuando estamos creando un nuevo correo hacer clic en el botón Insertar Uso de Outlook 11/02/

11 2. En el menú que se despliega hacer clic en la opción Datos adjuntos o archivos de OneDrive 3. En la nueva pantalla dar clic en la opción Equipo 4. En el cuadro de diálogos que se abre buscar y seleccionar el archivo que deseamos adjuntar, luego dar clic en el botón Abrir (Open si la computadora está en inglés) Uso de Outlook 11/02/

12 5. En la pantalla que se muestra dar clic en la opción Enviar como datos adjuntos Después de esto el archivo se adjuntará al correo como se muestra a continuación. Se pueden adjuntar tantos archivos como se desee, pero sin pasar un tamaño de 35 MB en total. Si deseamos eliminar un archivo adjunto solo tenemos que dar clic al pequeño botón de la X que está ubicado en la esquina superior derecha del archivo que deseamos eliminar. 12 Uso de Outlook 11/02/2015

13 2.5.2 Cómo Adjuntar archivos que estén almacenados en nuestra cuenta de OneDrive? Ahora aprenderemos a adjuntar archivos que tengamos almacenados en nuestra cuenta de OneDrive. En una próxima sesión aprenderemos cómo almacenar archivos en la cuenta de OneDrive. 1. Cuando estamos creando un nuevo correo hacer clic en el botón Insertar Uso de Outlook 11/02/

14 2. En el menú que se despliega hacer clic en la opción Datos adjuntos o archivos de OneDrive 3. En la nueva pantalla seleccionar una de las opciones que están debajo de OneDrive (después de seleccionar una de estas opciones los archivos se mostrarán a la derecha) o Recientes: mostrará los archivos de OneDrive que hemos utilizado más recientemente o Mis archivos: mostrará todos los archivos y carpetas que tenemos almacenados en OneDrive o Compartidos conmigo: mostrará todos los archivos que otros usuarios han compartido conmigo 4. Seleccionar el archivo que deseamos de la lista de la derecha y luego dar clic al botón Siguiente Uso de Outlook 11/02/

15 5. En la pantalla que se muestra dar clic en la opción Enviar como datos adjuntos Después de eso el archivo será adjuntado al correo. Uso de Outlook 11/02/

16 2.6 Cómo Responder o reenviar un correo? Los correos que recibimos los podemos responder a quien nos lo envió o reenviar a otras personas si deseamos continuar la conversación. Para responder o reenviar debemos seguir los pasos que se explican a continuación: 1. Seleccionar el correo que deseamos responder o reenviar 2. Dar clic en una de las opciones siguientes: o Responder: Para responder solo a la persona que envió el mensaje o Responder a todos: Para responder a la persona que envió el mensaje y a todos a los que se les haya enviado copia del mismo o Reenviar: Para enviar el mensaje a una nueva persona, es decir, al alguien que no fue quien lo envió originalmente. 3. Redactar la respuesta. Si desea pude agregar más destinatarios en los campos Para y Cc 4. Dar clic en el botón Enviar Uso de Outlook 11/02/