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Transcripción

1 N-FYC-001 Julio /8 1. OBJETIVO Y ALCANCE Esta norma establece los lineamientos para la apertura, el control, los desembolsos, el reembolso, el cierre y/o traslado y operatividad de las Cajas Chicas. Esta norma es de aplicación por parte del Gerente de Administración y Finanzas y los Gerentes de Unidad autorizados. 2. PARTICIPANTES Ma. Carolina Goncalves Gladys Linares Coordinación de Calidad Outsourcing Contable y Fiscal 3. DEFINICIONES Caja Chica: Es una cantidad de dinero asignada a un empleado para realizar pagos por cuenta de la empresa, en efectivo, menores a 20 U.T., los cuales no pueden ser cubiertos a través del proceso normal de compras. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. La Caja Chica estará destinado a cubrir gastos menores eventuales en la adquisición directa de bienes y servicios, en los que por su naturaleza, se podrá prescindir para su adquisición de la aprobación previa de la Gerencia de Administración y Finanzas, ya que estarán soportados por el presupuesto de gastos de la Gerencia ejecutora El monto de la Caja Chica se establecerá de acuerdo con las necesidades de la Gerencia ejecutora, previa autorización de Presidencia. Firmas de aprobación / / Presidencia Gerencia de Administración y Finanzas Coordinación de Calidad

2 N-FYC-001 Julio / Cada Gerencias responsable de una Caja Chica podrá realizar en una sola compra de hasta 20 Unidades Tributarias del monto asignado, (Bs , en 2007) La factura a fin de cumplir con los requisitos fiscales y contables (deducibilidad del gasto) debe contener los siguientes Ítems: Numeración consecutiva y única del documento. Numeración consecutiva y única del Nº de control. Contener la especificación "Contribuyente Formal" y/o Factura, según el caso. Identificación del contribuyente emisor, identificando el nombre, en el caso de persona natural, o su denominación comercial y domicilio fiscal. Nº de Rif. del emisor Nombre y Nº de Rif del adquirente del bien o receptor del servicio. Fecha de emisión del documento. Descripción de la venta o prestación del servicio, con indicación de la cantidad y precio. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio. Elaborado en una imprenta autorizada o a través de una impresora fiscal Los reembolsos se efectuarán a nombre del Gerente responsable de la Caja Chica y cuando se haya erogado por lo menos el 50% de la cantidad asignada Los pagos de Caja Chica deberán estar previamente soportados con la documentación correspondiente y autorizados por el Gerente de Unidad Los pagos autorizados para cada Caja Chica serán los establecidos en el formato Lista de Pagos Autorizados F-FYC-002 que se establecerá en el momento de su apertura, la cual deberá ser aprobada por el Presidente No deberá utilizarse la Caja Chica para efectuar pagos de salarios, horas extras, subsidios alimenticios y de vivienda, bonificaciones, tarjetas telefónicas, anticipos de viáticos y cualquier otro gasto menor que no esté contemplado en la Lista de Pagos Autorizados F- FYC La Caja Chica no deben mezclarse con los otros fondos por depositar, por ejemplo los provenientes de reintegros de viáticos, otros fondos de caja, etc.

3 N-FYC-001 Julio / Para los desembolsos de Caja Chica se utilizarán los formatos siguientes de Recibo de Caja Chica Provisional, Recibo de Caja Chica y Reporte de Reembolso Caja Chica. Ver Anexos Al efectuarse un adelanto para gastos y/o compras varias, sujetos a rendición de cuenta, este deberá soportarse con un Recibo de caja chica Provisional, que como su nombre lo indica, estará sujeto a la presentación ante el Responsable de la Caja Chica, de las Facturas y/o Recibos que justifiquen el gasto y/o compra dentro de un plazo no mayor de 72 horas hábiles siguientes. En caso contrario, la suma correspondiente a dichos adelantos le será cargada a la cuenta del empleado que haya firmado el Recibo de Caja Provisional. Si este comportamiento fuese recurrente se considerará causa de amonestación por escrito al empleado Los recibos de Caja Chica deberán ser numerados en forma correlativa, con el propósito de ejercer un eficiente control de los mismos por la Contabilidad y al anularse alguno de ellos deberán marcarse con un sello de anulado y anexarse el original de acuerdo al orden numérico, en los documentos de Reporte de Reembolso de Caja Chica. Estos recibos serán suministrados por la Gerencia de Administración y Finanzas, en el momento de la apertura, y posteriormente deberán ser solicitados a través de requisición interna Si una persona tiene a su cargo un Recibo de Caja Chica Provisional, pendiente de rendir cuenta, no se le podrá otorgar otro, mientras no justifique el anterior, salvo caso extraordinario, lo que deberá ser debidamente razonado en el desembolso que se le hiciere y autorizado por el Responsable de la Caja Chica El Recibo de Caja Chica Provisional será devuelto al beneficiario una vez que presente los soportes del gasto, y el Responsable de la Caja Chica emitirá un Recibo de Caja Chica El Responsable de Caja Chica deberá registrar diariamente en el formato electrónico Reporte de Reembolso de Caja Chica todas las solicitudes y recibos oficiales autorizados y verificar el saldo de la Caja Chica, a fin de solicitar su reembolso Las Cajas Chicas están sujetos a comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos, los cuales serán llevados a cabo por la Gerencia de Administración y Finanzas, por una persona que no tenga funciones de operación, custodia o registro de efectivo.

4 N-FYC-001 Julio /8 Cualquier diferencia deberá ser justificada y/o reembolsada por el responsable de la referida Caja Chica. Determinación de asignación y monto Para la apertura de una Caja Chica, se elaborará un memorando en original y dos copias, donde se especificará el monto total que tendrá la Caja Chica, el tipo de moneda, el pago máximo que podrá efectuar, el límite presupuestario mensual, el nombre del Gerente de Unidad autorizado a firmar los Recibos de Caja Chica y el nombre del encargado de manejar operativamente la Caja Chica, si lo hubiere. Al original de este memorando se le anexará el formato Lista de Pagos Autorizados F-FYC-002, la cual será archivada en la Gerencia de Administración y Finanzas, quién deberá garantizar el cumplimiento de lo allí dispuesto; la primera copia es para la Gerencia solicitante y la segunda copia soportará la emisión del cheque Se podrán crear Fondos de Trabajo para cubrir los gastos menores para la organización y desarrollo de eventos previamente autorizados por Presidencia, a cargo de las distintas Unidades organizativas o personas, las cuales tendrán una vigencia limitada a la duración del Evento. El manejo de estos Fondos de Trabajo se regirán por la normativa de funcionamiento de Caja Chica, en todo cuanto les sea aplicable. De los desembolsos El Responsable de la Caja Chica, atenderá solicitudes de desembolsos para gastos menores, conforme el monto establecido por la Presidencia y en base a la Lista de Pagos Autorizados F-FYC-002 de acuerdo a la disposición establecida en la autorización de apertura de la Caja Chica y de acuerdo a las Normas establecidas Estos desembolsos se pueden presentar como adelantos para realizar compras, gastos y pagos; y como gastos definitivos En el caso de adelantos para compras o gastos, se procederá de acuerdo a lo siguiente: 1. El solicitante del desembolso solicitará al encargado o responsable de la Caja Chica un Recibo de Caja Chica Provisional" colocando su nombre como beneficiario, la cantidad en número y en letras, el objeto del adelanto y la fecha.

5 N-FYC-001 Julio /8 2. El Recibo de Caja Chica Provisional lo firma el Encargado y el Beneficiario. 3. El Responsable de Caja Chica recibirá el formato Recibo de Caja Chica Provisional con toda la información descrita en el Inciso 1, procediendo a su debida autorización, como Gerente de la Unidad ejecutora. 4. El Responsable de Caja Chica obtendrá la firma del beneficiario en el espacio "Recibí Conforme", del Recibo de Caja Chica Provisional. 5. Entregará el efectivo al beneficiario y archivará temporalmente el Recibo de Caja Chica Provisional. 6. El Beneficiario recibe el efectivo y realiza las compras o los gastos para los cuales le autorizaron el desembolso. 7. Efectuadas las compras o gastos, el beneficiario presentará los documentos soportes al Responsable que le autorizó el desembolso para obtener la firma respectiva en señal de aceptación del soporte. 8. Una vez autorizados los documentos soportes del gasto, se los presentará al Encargado y/o Responsable de Caja Chica. 9. De existir sobrante en efectivo del adelanto, el Responsable de Caja Chica, recibirá la diferencia y procederá a preparar el "Recibo de Caja Chica" en original por el total de la compra o gasto efectuado adjuntándole los documentos soportes respectivos, obteniendo la firma del solicitante en el espacio "Recibí Conforme", sellará con sello de "Pagado" los documentos soportes y firmará en el espacio "Hecho por". 10. El Responsable de Caja Chica devolverá al solicitante el Recibo de Caja Chica Provisional. 11. Los Recibos de Caja chica con las facturas soportes correspondientes se archivarán temporalmente mientras se solicita el reembolso En el caso de pagos definitivos se procederá de la siguiente manera: 1. El Responsable de Caja Chica recibirá la factura, recibos, etc., por la compra o gastos previamente autorizados.

6 N-FYC-001 Julio /8 2. Inmediatamente procederá a elaborar el formato "Recibo de Caja Chica en original, solicitando la firma del interesado en el espacio "Recibí Conforme", para el trámite del reintegro de Caja Chica, cada uno de los Recibos deberán ser conformados por el Gerente de Unidad competente, quien a su vez autorizará el reintegro. Del Reembolso de caja chica El Responsable de Caja Chica, con los documentos autorizados, invalidados o anulados, luego de haber efectuado pagos que hayan disminuido el fondo en al menos un 50%, procederá a elaborar el detalle pormenorizado del gasto para el reembolso de Caja Chica de acuerdo a los siguiente: 1. El Responsable de Caja Chica ordenará numéricamente los Recibos de Caja Chica con sus respectivos documentos y soportes. 2. Elabora el detalle pormenorizado del gasto en el Reporte de Reembolso Caja Chica F-FYC-003, adjuntando los comprobantes con sus respectivos soportes y firmando en "Elaborado por" y Autorizado por, si fuese el caso. El reporte lo remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas. 3. La Gerencia de Administración y Finanzas revisará y evaluará la solicitud de reembolso para su debida autorización y trámite de reembolso en un plazo no mayor a un (1) día hábil, a través de la emisión de un cheque y/o transferencia. Del cierre y/o traslados de Caja Chica Al finalizar el año contable (31 de octubre) los encargados de Caja Chica deberán hacer el corte de gastos con sus respectivos documentos para efectos del cierre contable, de acuerdo con lo establecido en el punto señalado como Cuando se proceda a cerrar definitivamente una Caja Chica, la Gerencia de Administración y Finanzas realizará arqueo y Acta de Cierre de los correspondientes documentos y efectivo.

7 5. ANEXOS N-FYC-001 Julio /8 Recibo de Caja Chica Provisional Provisional Recibo de Caja Chica (prenumerado)

8 N-FYC-001 Julio /8 Reporte de Reembolso Caja Chica F-FYC-003 Lista de pagos autorizados F-FYC CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO Ver el registro de los cambios realizados a este documento normativo en el formato Control de cambios del documento normativo F-CAL-002.