Sistema de Gestión y Consulta Documental. eprocess

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1 Sistema de Gestión y Consulta Documental eprocess MACROBIT - DEPARTAMENTO DE DESARROLLO MARZO DE

2 TABLA DE CONTENIDOS Capítulo 1: Introducción... 3 Capítulo 2: eprocess Manager... 6 Capítulo 3: eprocess Scan Capítulo 4: Process Index Capítulo 5: Process Viewer

3 C AP Í T U L O 1: I N T R O D U C C I Ó N El presente escrito tiene por objeto informar acerca de las herramientas que conforman eprocess, aplicaciones desarrolladas por Diseño e Ingeniería Macrobit Ltda. y orientada a la administración documental electrónica. eprocess es una solución para la gestión documental, esto es el manejo electrónico de documentos. Se entiende por manejo electrónico de documentos a el(los) procesos que permiten administrar, a través de un software, sus documentos de gestión directamente en su computador en vez de recurrir al documento físico. Esto proporciona ventajas considerables, entre las que se encuentran: a) El documento físico permanece guardado y protegido. b) El documento puede ser consultado rápidamente. c) Puede almacenar ordenadamente sus documentos en el computador. d) Fascilita el conocimiento de donde se encuentra el documento físico. eprocess ha sido diseñado para ser una solución apta para todo tipo de administración, sin importar la dimensión organizacional de su empresa. Para conseguir esto, eprocess se integra con la base de datos Microsoft SQL Server. El esquema general y por capas de la solución es: 3

4 eprocess dispone de siete herramientas independientes e integradas entre sí que son: 1. eprocess Console Se encarga de configurar los distintos parámetros para la operación de la herramienta. Entre las principales configuraciones se encuentran:? Directorio raíz de trabajo y subcarpetas.? Configuración de servidores (datos e imágenes).? Configuración de origen de datos (DSN).? Test de comunicación con servidores. 2. eprocess Tools Esta herramienta se utiliza como aplicación de servicio. Entre sus funciones principales se encuentran:? Reemplazar una imagen digitalizada por una copia nueva.? Corregir datos relacionados con una imagen que se encuentre en el servidor.? Ingresar, modificar y eliminar datos de clientes. Estos registros se utilizan entre otras cosas para enviar correos con copias de documentos (imágenes digitales de facturas u ordenes de compra) al cliente.? Emisión de listado de documentos de imágenes no exportados al servidor. 3. eprocess DataService Esta herramienta se utiliza para exportar registros desde un archivo de texto plano (por ejemplo generado por el sistema AS/400) hacia el servidor SQL Server. Cumple la misma función que los procesos DTS (Servicio de Transformación de Datos) en el mismo servidor. Con esta herramienta puede además generar un listado con registros no validados durante la exportación. 4. eprocess Manager Se encarga de administrar las cuentas de Usuarios, asignando propiedades y permisos para utilizar las aplicaciones. 5. eprocess Scan Permite digitalizar documentos (hoja a hoja o por lotes de documentos), generando un archivo de imagen. Durante la digitalización se genera un archivo de texto plano temporal utilizado como índice para la carga de datos al utilizar la aplicación eprocess Index. 4

5 6. eprocess Index Permite indizar o vincular datos a los archivos de imágen. Estos datos conforman registros que se almacenan en una base de datos. La indización se valida contra registros cargados previamente en el servidor SQL Server. Una vez validados los documentos, estos se exportan al servidor de imágenes y de datos respectivamente. 7. eprocess Viewer Permite visualizar o consultar los archivos de imágen y sus respectivos registros contenidos en la base de datos. Además puede enviar por correo los documentos de imágenes y archivos vinculados a ellos directamente de la aplicación (usuario requiere tener cuenta de correo internet). eprocess es una solución definida como escalable y a medida. Ello permite incorporar funcionalidades personalizadas a su empresa haciendo de eprocess una solución con nombre y apellido. eprocess incorpora un archivo de licencia para servidor y para cliente (epros.lic y eproc.lic respectivamente). La licencia habilita al poseedor del producto adquirido para utilizar las herramientas de eprocess. En este caso, la licencia se encuentra habilitada para 1 servidor y 10 clientes. Para concluir, eprocess permite incorporar funcionalidades propias para su organización gracias a que eprocess no es un producto cerrado. Cada cliente adquiere un producto final que cumple con los objetivos requeridos satisfaciendo plenamente sus necesidades. Diseño e Ingeniería Macrobit Ltda. agradece a usted la gentileza en responder nuestra presentación y esperamos estar presentes con nuestro producto y servicio en su empresa, apoyando permanentemente su gestión administrativa y técnica. LA GERENCIA 5

6 C AP Í T U L O 2: EPROCESS M AN AG E R eprocess Manager es una herramienta que debe ser instalada en el servidor. Su función es administrar las cuentas de usuarios. Antes de instalar eprocess Manager, debe instalar eprocess Console y configurar los parámetros según se indica en la Guía del Administrador. Al ejecutar eprocess Manager por primera vez debe autentificarse con el nombre de usuario Administrador y la clave de acceso admin. Si desea, puede modificar la clave del administrador con posterioridad. 6

7 Con eprocess Manager usted puede ejecutar las siguientes funciones: 1. Asignar propiedades de los usuarios. 2. Habilitar, inhabilitar o caducar las cuentas de los usuarios. 3. Asignar permisos para utilizar las herramientas de eprocess Scan, eprocess Index y eprocess Viewer). INTERFAZ DE USUARIO DEFINICION DE GRUPOS eprocess Manager incorpora cuatro grupos de usuarios: 1. Administrador : Usuarios habilitados para administrar cuentas. 2. Usuarios de consultas : Usuarios habilitados para utilizar eprocess Viewer. 3. Usuarios de indización : Usuarios habilitados para utilizar eprocess Index. 4. Usuarios de digitalización: Usuarios habilitados para utilizar eprocess Scan. 7

8 PROPIEDADES DE LOS USUARIO eprocess Manager maneja cuatro grupos de propiedades que son: 1. Grupo General Corresponde a los datos generales y personales de los usuarios. 2. Usuarios de consultas Corresponden a los datos de las cuentas de los usuarios. 8

9 3. Usuarios de indización Corresponden a los datos de la organización. 4. Usuarios de digitalización Corresponden a los datos relacionados con la habilitación de permisos para utilizar el administrador de cuentas de usuarios y las herramientas de eprocess (Scan, Index y Viewer). 9

10 C AP Í T U L O 3: EPROCESS S C AN eprocess Scan es una herramienta que debe ser instalada en una estación cliente. Su función es ejecutar el proceso de digitalización de documentos. Los archivos de imágen capturados de este proceso quedan almacenados localmente en una carpeta configurada para estos fines. Esta carpeta se denomina directorio raíz y en su interior pueden crearse una o más subcarpetas según lo disponga el usuario para el almacenamiento individual o colectivo de documentos digitalizados. eprocess Scan esta diseñado para ser utilizado con escáners conectados a la puerta paralela del computador además de aquellos que utilizan tarjeta Kofax (recomendado). Antes de instalar eprocess Scan, debe instalar eprocess Console y configurar los parámetros según se indica en la Guía del Administrador. Al ejecutar eprocess Scan debe autentificarse con el nombre de usuario y clave de acceso respectiva. Para modificar la clave de acceso, consulte la Guía del Usuario. 10

11 Con eprocess Scan usted puede ejecutar las siguientes funciones: 1. Configurar el directorio raíz para almacenamiento de carpetas de trabajo. 2. Crear las carpetas de trabajo (donde se almacenan los archivos de imágen digitalizados. 3. Digitalizar documentos. 4. Eliminar archivos de imágen digitalizados. 5. Visualizar los archivos de imágen. 6. Exportar/Importar carpetas de documentos digitalizados hacia y desde otra estación de trabajo respectivamente. INTERFAZ DE USUARIO DEFINICION DE FUNCIONALIDADES eprocess Scan incorpora las siguientes funciones o procesos: 1. Digitalización de documentos : Generación de un archivo de imágen de los documentos. 2. Captura de código de impresión : Opcional dependiendo del escáner. 3. Visualización de la imágen : Ve el archivo de imágen y ejecuta una serie de funciones como zoom, girar, imprimir, etc. 4. Importar y exportar carpetas : Importa y exporta carpetas con archivos de documentos a otros pc s. Esto permite indizar archivos de imágen sin detener el proceso de digitalización. Para ello, consulte la Guía del Usuario. 11

12 C AP Í T U L O 4: P R O C E S S I N D E X eprocess Index es una herramienta que debe ser instalada en una estación cliente. Su función es ejecutar el proceso de indización de documentos digitalizados. La información requerida para la indización se efectúa mediante el siguiente proceso: 1. El Cliente genera un archivo con formato de texto plano con registros de largo único. 2. Macrobit instala dos Servicios de Transformación de Datos (DTS) en el servidor SQL Server. Estos servicios se encargan de la carga y validación de los registros exportados desde el archivo de texto plano hacia SQL Server. 3. Macrobit instala para comodidad del Administrador, una aplicación servidor que ejecuta el mismo proceso que los servicios indicados en el punto anterior. 4. El usuario que ejecuta la indización de archivos de imágen, solo digita un campo clave (ejemplo: rut). Este rut más el tipo de documento (ya conocido) conforman la llave de búsqueda de los registros en la tabla de SQL Server. Una vez pareados los registros, estos se cargan automáticamente en la tabla dispuesta para estos fines y que posteriormente se exportan al servidor SQL Server. 5. Los registros de las imágenes se almacenan localmente en la misma carpeta activa donde se encuentran las imágenes hasta que son exportados al servidor de imágenes. 6. Conjuntamente con la exportación de las imágenes, se exporta el documento de orden de compra referenciado en la factura (si existe). Las carpetas de trabajo para la indización deben encontrase en el mismo pc donde se efectúa el proceso. Para ello, debe configurarse un directorio raíz para estos fines. No se debe indizar una carpeta remotamente. 12

13 Antes de instalar eprocess Index, debe instalar eprocess Console y configurar los parámetros según se indica en la Guía del Administrador. Al ejecutar eprocess Index debe autentificarse con el nombre de usuario y clave de acceso respectiva. Para modificar la clave de acceso, consulte la Guía del Usuario. INTERFAZ DE USUARIO DEFINICION DE FUNCIONALIDADES eprocess Index incorpora las siguientes funciones o procesos: 1. Indizar los documentos de imágenes contenidos en las carpetas. 2. Exportar las carpetas de imágenes y sus datos al servidor SQL Server. 13

14 C AP Í T U L O 5: P R O C E S S V I E W E R eprocess Viewer es una herramienta que debe ser instalada en una estación cliente. Su función es ejecutar el proceso de consulta de los documentos de imágen que se encuentran en el servidor de documentos. La búsqueda de estos documentos se fascilita por el uso de criterios de búsqueda. Los criterios se dividen en criterios generales y criterios presonalizados definidos a continuación: 1. Criterios generales : Corresponden a los campos de los datos de las imágenes. 2. Criterios personalizados : Fecha de creación, entre rango de fechas, por usuario, carpeta, etc. Antes de instalar eprocess Viewer, debe instalar y ejecutar el programa de configuración de origen de datos (edbsource) según se indica en la Guía del Administrador. 14

15 Al ejecutar eprocess Viewer debe autentificarse con el nombre de usuario y clave de acceso respectiva. Para modificar la clave de acceso, consulte la Guía del Usuario. INTERFAZ DE USUARIO 15

16 DEFINICION DE FUNCIONALIDADES eprocess Viewer incorpora las siguientes funciones o procesos: 1. Búsqueda de documentos de imágenes contenidos en las carpetas del servidor. 2. Impresión de archivo de imagen y documento adjunto (orden de compra). 3. Guardar archivo de imágen en maquina local para procesos (ej: enviar por correo a algún destinatario). 16

17 Copyright 2003 Macrobit Diseño e Ingeniería Ltda. Bandera 566 Of. 82 Santiago Fono (56 2) Fax (56 2)

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