UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABI

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1 UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABI TESIS DE GRADO Previa la obtención del título de INGENIERO EN SISTEMAS Tema SISTEMA DE TOMA DE DECIOSIONES PARA UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE NIVEL MEDIO, UTILIZANDO UNA HERRAMIENTA DE TIPO GERENCIAL REALIZADA POR: CINTHYA MARÍA CEDEÑO CANTOS JENNIFER VERÓNICA SÁNCHEZ MIRANDA Director de tesis ING. JACINTO REYES MANTA - Manabí - ECUADOR

2 INDICE Tema Dedicatoria Agradecimiento Dedicatoria Agradecimiento Declaración Expresa Certificación del Director de Tesis Glosario de Términos Resumen Ejecutivo I II III V VI VIII IX X XII CAPITULO I 1.1 Objetivos General Específicos Justificación Antecedentes Impactos Impacto Tecnológico Impacto Social Impacto Económico Métodos y técnicas Métodos Población y Muestra Técnicas Encuesta Entrevista Fichas de Observación 8 2

3 CAPITULO II 2. Marco Teórico Marco Teórico Institucional Marco Teórico Conceptual Sistema de Información Actividades básicas de un sistema de Información Entradas de Información Almacenamiento de Información Procesamiento de Información Salida de Información Tipos de sistemas de Información Sistemas Transaccionales Sistemas de Apoyo de las Decisiones Sistemas Estratégicos Toma de Decisiones Funciones Administrativas de la T. Decisiones Planeación Organización Dirección Control y Evaluación Pasos en el Proceso Racional de Toma de Decisiones Determinar la Necesidad de una Decisión Identificar los criterios de decisión Asignar peso a los criterios Análisis de acuerdo al peso asignado Evaluar las alternativas Seleccionar la mejor alternativa Sistema de Toma de Decisiones 24 3

4 Funciones del Sistema de Toma de Decisiones Características del Sistema de Toma de Decisiones Componente Funcionales que integran un STD Bases de datos Características de una Base de Datos Tipos de Bases de Datos Según la variabilidad de los datos Almacenados Bases de datos estadísticas Bases de datos dinámicas Según el contenido Bases de datos bibliográficas Base de datos de texto completo Directorios Base de Datos Biológica Modelos de bases de datos Bases de datos Jerárquicas Bases de datos de red Bases de datos transaccionales Bases de datos relacionales Bases de datos multidimensionales Bases de datos orientadas a objetos Bases de datos documentales Bases de datos deductivas Gestión de bases de datos distribuidas Sistema de Gestión de Bases de Datos Composición de un SGBD Gestor de base de datos Administración de la Base de Datos Objetivos que deben cumplir un SGBD Características de un SGBD 36 4

5 2.2.6 Almacén de datos (datawarehouse) Características de una datawarehouse Orientación al tema Integración De tiempo Variante No volátil Componentes del datawarehouse Detalle de datos actuales Detalle de datos antiguos Datos Ligeramente resumidos Datos completamente resumidos Metadata Proceso de Construcción del Datawarehouse Extracción Transformación Carga Beneficios de un Datawarehouse Cubos OLAP División de los datos en el modelo dimensional Dimensiones Medidas o Hechos Tabla de dimensión Tabla de Hechos Esquema de datos de un cubo OLAP Esquema en estrella Ventajas del esquema en estrella Esquema en copo de nieve Ventajas de usar un esquema de copo de nieve Operaciones de un cubo Olap Especialización y Generalización 47 5

6 Corte y Corte de Cubos (slice-dice) Pivotear Filtrar Inteligencia de Negocios (Business Intelligence) Características de Inteligencia de Negocios Herramientas de la inteligencia de negocios Beneficios de inteligencia de negocios 51 CAPITULO III 3. Reconocimiento Institucional Reseña Histórica Estructura Organizacional Estructura Orgánica Niveles de Autoridad y Responsabilidad Objetivos Institucionales Misión Visión Filosofía Institucional Políticas Institucionales Identificación de Recursos Humano Software Hardware Encuestas y Entrevistas Análisis de los resultados de las encuestas y entrevista Entrevista Encuestas Padres de Familia Personal Docente y Administrativo 68 CAPITULO IV 6

7 4. Análisis de la Factibilidad del Proyecto Identificación de Problemas y Necesidades Alternativa de Solución Flujo de Información del Sistema de Toma de Decisiones Diagrama del DSS Descripción del Diagrama del DSS Descripción Interna y Resultados del DSS Diagrama de la Red a implantarse Descripción de la Red a implantarse Limitantes del DSS Factibilidad Factibilidad Técnica Selección del Software Bases de datos Lenguaje de Programación Selección del Hardware Recursos Necesarios de Hardware Requerimientos Mínimos del Cliente-Servidor Recursos Existente Recursos Necesarios vs Recursos Existentes Factibilidad Operativa Factibilidad Económica Materiales de Red Beneficios Cuantificados Explicación de valores calculados Análisis Costo Beneficio Riesgos Factibilidad Operativa Factibilidad Técnica 95 7

8 Factibilidad Económica 95 CAPITULO V 5. Diseño y Desarrollo Diseño de la Arquitectura Descripción de la Arquitectura Diseño de la bases de datos Diseño Lógico Dimensiones y grupos de medidas Modelamiento de datos Diseño Físico del Modelo de datos Diseño de la Interfaz Desarrollo del DSS Procesos Paquetes ETL Cubo de datos Reportes Cronograma de Trabajo 159 CAPITULO VI 6. Implementación Ejecución de Jobs Jobs Siscol - Temporal_Siscol Ejecución de Paquete fyle system (Siscol a Temporal) Jobs Dimensiones y Grupos de medidas a Bodega Ejecución del Cubo Servicios OLAP Servicios de Reportes Report Builder Excel 159 8

9 6.1.8 Accesos y Permisos Pruebas de Funcionamiento 162 Conclusiones 165 Recomendaciones 167 Bibliografía 168 Linkcografía 170 ANEXOS Anexo 1: Manual del Usuario Anexo 2: Manual del Técnico Anexo 3: Encuesta para los Padres de Familia Anexo 4: Encuesta para los Docentes y Administrativos Anexo 5: Reportes Anexo 6: Decisiones Anexo 7: Fotografías 9

10 CAPITULO 2 INDICE DE FIGURAS Figura 1. Área Central DEL Colegio El Carmen 9 Figura 2. Niveles de Organizacionales de la Toma de decisiones 25 Figura 3. Arquitectura de un sistema gestor de Bases de Datos 33 Figura 4. Arquitectura del Datawarehouse 40 Figura 5. Modelo de datos en Estrella 44 Figura 6. Modelo de datos en Copo de Nieve 46 Figura 7. Operaciones sobre cubos, Especializar y Generalizar 47 Figura 8. Operaciones sobre cubos, Corte y Corte de Cubo 48 Figura 9. Operaciones sobre cubos, Pivote 48 Figura 10. Operaciones sobre cubos, Filtrar 49 Figura 11. Procesos de Business Intelligence 50 CAPITULO 3 Figura 1. Puerta de Ingreso del Colegio El Carmen 52 Figura 2. Departamento de Secretaría del Colegio El Carmen 62 CAPITULO 4 Figura 1. Flujo de Información en forma general del SIG. 74 Figura 2. Red a implantarse en la institución educativa 78 Gráfico 1. Representación de los Niveles de Conocimientos 88 CAPITULO 5 Figura 1. Diseño de la Arquitectura 96 Figura 2. Modelamiento de registros de Inasistencia de los Administrativos

11 Figura 3. Modelamiento de registro de Inasistencia de Alumnos 101 Figura 4. Modelamiento de registro de Inasistencia de los Docentes 102 Figura 5. Modelamiento de registro de Justificaciones de Faltas de alumnos 103 Figura 6. Modelamiento de registro de Disciplinas de los Alumnos 104 Figura 7. Modelamiento de registros de Notas de los Alumnos 105 Figura 8. Modelamiento de registro de Materias asignadas a Docentes 106 Figura 9. Modelamiento de registro de Matriculación de los Alumnos 107 CAPITULO 4 INDICE DE TABLAS Tabla 1. Selección de Bases de Datos 82 Tabla 2. Selección del lenguaje de Programación 84 Tabla 3. Requerimientos mínimos del Cliente y Servidor 85 Tabla 4. Recursos Existentes 85 Tabla 5. Niveles de conocimiento 87 Tabla 6. Niveles de Conocimiento Aplicaciones 87 Tabla 7. Materiales para la red 90 Tabla 8. Costo del Proyecto 90 Tabla 9 Costo de Implementación 91 Tabla 10. Beneficios de la Aplicación 92 Tabla 11. Recuperación de la Inversión 93 CAPITULO 5 Tabla 1. Tabla de Dimensiones 99 Tabla 2. Tabla del grupo de Medidas 99 11

12 TEMA SISTEMA DE TOMA DE DECIOSIONES PARA UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE NIVEL MEDIO, UTILIZANDO UNA HERRAMIENTA DE TIPO GERENCIAL 12

13 DEDICATORIA A Dios, por ser mi apoyo y fortaleza en todo momento. A mis padres, porque desde mi niñez, me inculcaron lo importante que es superarse, dándome siempre el buen ejemplo, convirtiéndose así en mi modelo a seguir, como persona y como profesional. A mis hermanos, por enseñarme que todo sacrificio vale la pena, que las ganas son la base para cumplir una meta y que para todo en la vida hay tiempo!!! Este trabajo es para ustedes una pequeña parte de la recompensa que merecen! Cinthya 13

14 AGRADECIMIENTO A mis Padres por darme la oportunidad de educarme, aunque eso significara alejarme de su lado, por la confianza que me brindaron, por la paciencia que tuvieron a tan larga espera, por sus sabios consejos que muchas veces no supe entender, por su apoyo incondicional y por ese inmenso e inigualable amor. A mis hermanas, las mejores del mundo! Gracias por estar a mi lado incondicionalmente, ustedes fueron el apoyo para no caer y cuando lo hice fueron la mano y la voz que me ayudo a levantarme para poder seguir adelante. Al igual que ustedes LO LOGRE A ti ñaño, por que muchas veces tuviste que dejar a un lado tus intereses para ayudarme, tú lo sabes y se que lo hiciste de corazón no imaginas cuanto valoro eso! y a pesar de la distancia, siempre estuviste conmigo dándome todo tu apoyo. A una gran mujer, quien hace 15 años se convirtió en una segunda Madre para mis hermanos y para mí Gracias Consuelito, por todo ese afecto, compresión y colaboración a mi familia. A mis maestros en general, de jardín, escuela, colegio y universidad, por las enseñanzas y valores difundidos, que no solo servirán en mi vida profesional sino también en lo personal. Al Ing. Jacinto Reyes, quien además de ser nuestro Director de Tesis, fue un verdadero amigo!!! Gracias por guiarnos en cada paso que dimos para la culminación de este proyecto, haciéndolo tan suyo como nuestro. 14

15 A mis familiares y amigos, por sus palabras de ánimo, por sus oraciones, por formar parte de mi vida compartiendo alegrías y tristezas. A todas aquellas personas que colaboraron sin interés alguno en la realización de este trabajo, muy especialmente a la Ms. Solanda Cabrera y a todo el personal que labora en el Colegio El Carmen, por brindarnos la ayuda que necesitamos y por tratarnos como parte de esa institución. A ti Padre Celestial, GRACIAS POR DARME TODO Por la vida, por cada persona y por cada suceso que hasta ahora has puesto en ella. Mis infinitos agradecimientos, sin ustedes no habría sido posible el cumplimiento de esta meta! Cinthya 15

16 DEDICATORIA Dedico la presente tesis a los seres que más amo en este mundo. A ti Dios por haberme dado la vida, las fuerzas para seguir adelante a pesar de todas esas piedras con que tropecé, iluminando cada paso de mi vida. A mi adorada hija Juleisy quien es mi inspiración y motivación para seguir adelante cada día, y que a mis momentos de tristeza con su dulzura e inocencia los convierte en alegría. TE AMO MI GORDITA. A mi querido esposo, Juan Carlos mi ayuda idónea, por su amor, paciencia y comprensión, sin los que hubiese sido imposible lograr terminar estos estudios. A mi madre Patricia y a mis tías quienes me han acompañado sigilosamente en mi diario vivir. Y muy en especial a una gran mujer mi Abuelita Yolanda, que ha sido mi Madre y que gracias a ella soy quién soy hoy en día, discúlpame si en algún momento te fallé. Este triunfo te lo dedico a ti. Jennifer 16

17 AGRADECIMIENTO Al culminar mis estudios universitarios, y al ver con emotividad que uno de mis anhelos y los de mi familia se han cumplido, debo destacar que mi graduación es el primer paso de mi vida profesional, con él orientaré mi accionar como miembro de esta sociedad, tengo entonces que agradecer a todos aquellos que hicieron posible que esta meta alcanzada en mi vida sea una realidad. Definitivamente a Dios, mi guía, mi luz en medio de la obscuridad, sabes lo esencial que ha sido en mi vida y en la culminación de mi carrera universitaria. A mi hija, y a mi esposo, por el amor que ambos me dan para continuar cada día. A mi abuelita quien desde pequeña nos encaminó a mi hermana y a mí para que sepamos que ser una profesional es la mejor garantía de superación que podemos tener. A mi mamá y a mis Tías Estela, Tania y Laura, con cuyos ejemplos de trabajo diario supieron demostrarme que nada es gratis, que todo se consigue con esfuerzo. A mis hermanos, sobrinas, primos, Tíos y Tías políticas por que me han apoyado en todos los momentos más importantes de mi vida. A mi director de Tesis Ing. Jacinto Reyes por su generosidad al brindarme la oportunidad de recurrir a su capacidad y experiencia en un marco de confianza, afecto y amistad, fundamentales para la concreción de este trabajo. 17

18 A mis profesores por sus consejos y por compartir desinteresadamente sus amplios conocimientos y experiencia. A mi Compañera de Tesis por el apoyo y motivación que de ella he recibido. A todos aquellas personas que hicieron posible la realización de esta Tesis, gracias. Jennifer 18

19 DECLARACION EXPRESA Nosotras, Cinthya María Cedeño Cantos y Jennifer Verónica Sánchez Miranda declaramos bajo juramento que el trabajo aquí es de nuestra autoría y que no ha sido presentado en ningún grado o calificación profesional Por medio de la presente declaración cedemos los derechos de propiedad intelectual correspondiente a este trabajo, a la ULEAM, según lo establecido por la ley de Propiedad Intelectual, por sus reglamentos y por la normatividad institucional vigente. Cedeño Cantos Cinthya Sánchez Miranda Jennifer 19

20 CERTIFICACION En mi calidad de Director de Tesis de Grado de la Facultad de Ciencias Informáticas de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí CERTIFICO: Haber dirigido y revisado la tesis sobre el tema Sistema De Toma De Decisiones Para Una Institución Educativa De Nivel Medio, Utilizando Una Herramienta De Tipo Gerencial, a las egresadas: Cinthya María Cedeño Cantos y Jennifer Verónica Sánchez Miranda; considero que el mencionado trabajo investigativo cumple con los requisitos y tiene los méritos suficientes para ser sometido a la evaluación del jurado examinador que las autoridades de la facultad de Ciencias Informáticas designen. Atentamente, Ing. Jacinto Reyes Director de Tesis 20

21 Manta, 6 de Enero del 2010 Ing. José Arteaga Decano de la Facultad de Ciencias Informáticas Presente.- De nuestras consideraciones: Nosotras, Cinthya María Cedeño Cantos con C.I y Jennifer Verónica Sánchez Miranda con C.I , Egresadas de la Facultad que usted dirige, nos dirigimos a Ud para presentar nuestro Tema de Tesis previo a la obtención del titulo Ingenieras en Sistemas, para que sea calificado. Por la atención que se le brinde a nuestra petición, expresamos los más sinceros agradecimientos. Atentamente, Cinthya Cedeño Cantos Jennifer Sánchez Miranda C.I C.I

22 GLOSARIO DE TERMINOS DB: Base de Datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. SGBD: Sistema de Gestión de Base de Datos: Es una agrupación de programas que sirven para definir, construir y manipular una base de datos. ST: Sistema Transaccional: Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una empresa. SIG: Sistema de Información Gerencial: Son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y proporcionan información para cubrir necesidades de tipo operacionales y administrativas. DSS: (Decision Support System) Sistema de Soporte a Decisiones o Sistema de Toma de Decisiones. STD: Sistema de Toma de Decisiones: Es un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones. DATAWAREHOUSE: 22

23 Almacén de Datos: Base de Datos multidimensional, donde están guardados los Datos más importantes para la generación de reportes. DATAMART: Son subconjunto de Datos que ayuda a que un área específica de la Institución pueda tomar mejores decisiones. DATAMINING: Minería de Datos: Son técnicas de Análisis de Datos encaminadas a obtener información oculta en un Datawarehouse. OLAP: Procesamiento Analítico en Línea: Es una tecnología que se basa en el análisis multidimensional de los datos y que le permite al usuario tener una visión más rápida e interactiva de los mismos. BI: Business Intelligence (Inteligencia de Negocios):Es un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y análisis de los datos existentes en una empresa. 23

24 RESUMEN EJECUTIVO Los Sistemas de Toma de Decisiones son sistemas de información interactivos, que se basan en el computador y que utilizan modelos de decisión y bases de datos especializadas para apoyar los procesos de toma de decisiones de los usuarios finales. Para el desarrollo de esta Tesis se tomo como referencia al Colegio Nacional Mixto El Carmen, institución que estuvo presta a brindar la información requerida para cumplir con los objetivos propuestos en el proyecto, con el sistema se beneficiarán principalmente las autoridades, jefes departamentales y sobre todo los clientes: padres de familia y estudiantes en general. Inicialmente se realizó una investigación de la situación actual del colegio, conociendo sus necesidades y dificultades en el momento de organizar sus datos, paso previo para automatizar los procesos del mismo, desarrollando los módulos transaccionales que permitan el registro de: matrícula, notas, disciplina, asistencia de alumnos, docentes y administrativos, y justificaciones de las inasistencias de los alumnos, con el fin de extraer datos relevantes a través de la utilización de una herramienta que les brinde una solución de tipo gerencial. El Sistema de Toma de Decisiones permitirá a los directivos y jefes departamentales, disponer de información al instante, para poder decidir oportunamente sobre aspectos como la disponibilidad de conceder matrícula, información de aprovechamiento y disciplina de los estudiantes, horas inasistidas del alumnado y del personal, justificaciones de inasistencia, entre otras. 24

25 Los profesores, estudiantes y padres de familia se beneficiarán a través de la información que el sistema proporcione por pantalla o por la impresora, lo que les servirá como apoyo para la toma de decisiones adecuadas. Con la implantación de esta herramienta de trabajo, se logró satisfacer a los clientes internos y externos por lo ágil y oportuno del servicio, dado que hasta la presente fecha los trámites administrativos se demoran, ocasionando malestar e insatisfacción en los usuarios. Población y Muestra. Para la realización del presente análisis tomaremos como muestra a 94 estudiantes[1] de la asignatura Organización del computador y Laboratorio de Hardware dentro de la Facultad Ciencias Informáticas del periodo lectivo Para obtener resultados confiables que sirvan como punto de partida en nuestro proyecto y estos puedan ser aplicados con exactitud, hemos utilizado la siguiente fórmula estadística de la teoría de muestreo. Fórmula: Z 2 *p*q*n n = N*E 2 + Z 2 *p*q 25

26 Descripción: n: es el tamaño de la muestra; Z: es el nivel de confianza; p: es la variabilidad positiva; q: es la variabilidad negativa; N: es el tamaño de la población; E: es la precisión o el error. Proceso: (1,95) 2 (0,5) (0,5) (94) (94) (0,05) 2 + (1,95) 2 (0,5) (0,5) n = Resultado: n = 75,37 Obteniéndose como tamaño de la muestra 75,37; con un nivel de confianza del 1.95 en base a un nivel de exactitud del 95% (0.95) relacionado con un valor de unidad del 100%(1). [1] Fuente de información: Secretaría Facultad Ciencias Informáticas

27 CAPITULO I 1.1 Objetivos General Implementar un Sistema de toma de decisiones, para una Institución Educativa de Nivel Medio, utilizando una herramienta de tipo gerencial Específicos Establecer las necesidades y dificultades del Colegio Nacional El Carmen al momento de organizar su información educativa. Construir un sistema de toma de decisiones para el Colegio Nacional El Carmen, utilizando una herramienta de tipo gerencial. Diseñar una aplicación en un ambiente agradable al usuario que le permita interactuar con el Sistema de Toma de Decisiones. Emitir reportes con información detallada que facilite la Toma de Decisiones a las principales autoridades educativas del plantel. Implantar el Sistema de Toma de Decisiones en el Colegio Nacional El Carmen. 28

28 1.2 Justificación Con la ayuda de la tecnología de información las organizaciones han logrado grandes beneficios como son el mejoramiento de las operaciones de las empresas, conocer mejor las necesidades de los clientes, ofrecer una mejor entrega del servicio, llegar a un mayor número de clientes y a nuevos mercados y optimizar sus recursos logrando aumentar su eficiencia. Ahora bien, a menudo la toma de decisiones se ve influida por la información disponible, de modo que en distintas ocasiones no se toma una decisión mejor y oportuna por carecer de datos necesarios o porque aún contando con ellos, no son útiles por estar demasiado enmarañados o difíciles de asimilar, o simplemente porque no se dispone de tiempo suficiente para analizarlos. Siendo la Educación un área compleja de administrar, se ve la necesidad de colaborar con las Instituciones Educativas de Nivel Medio, colaborando con los directivos, permitiendo la toma de decisiones correctas en su administración. Por lo tanto el proyecto se justifica por las siguientes razones: El área educativa es poco explotada en lo que a sistemas de información se refiere y además no llevan una adecuada administración y distribución de la información, que les permita organizarse mejor. Un sistema de información es necesario en las instituciones, debido a que facilita la toma de decisiones de las autoridades de dicho plantel. La presencia de este sistema permite la selección de la mejor alternativa en cuanto a la aplicación del reglamento ante la problemática que exista, ya sea en el área académica o administrativa de una institución. 29

29 Facilita el trabajo, ahorra tiempo y disminuye los problemas en la organización del plantel. Es factible realizar este proyecto ya que se cuenta con el apoyo de la institución proporcionando la información requerida para la implementación del sistema. 1.3 Antecedentes A modo de recuento es necesario mencionar que en la mayoría de las instituciones educativas de nuestro país, las actividades administrativas se han venido desarrollando con una planificación tradicional que generalmente se ha caracterizado por la ausencia de visión de futuro, como máximo se ha planificado la planta física, la admisión de estudiantes y la cantidad de personal docente, administrativo y de servicio necesario, esta ha sido la administración centralizada, rígida e inflexible. En pleno siglo XXI, cuando nos desenvolvemos en la era del conocimiento y de la información, debemos reconocer que seguimos con este mismo tipo de planificación que nos trae como consecuencia sinsabores administrativos. En esta época los clientes internos y externos buscan organizaciones o instituciones que brinden un servicio ágil, eficiente y eficaz que conduzca a la calidad de servicio. En la mayoría de las instituciones educativas del país nos encontramos con la insatisfacción de los clientes internos y externos. Los maestros, padres de familia y estudiantes desean una administración muy dinámica y oportuna que satisfaga sus requerimientos tales como: información de estudiantes, reportes estudiantiles, nómina de estudiantes, entrega de documentos y respuestas inmediatas a sus 30

30 inquietudes, pero eso no es posible por la inexistencia de una herramienta eficaz que brinde esos datos. Esta demora en la toma de decisiones a nivel de directivos y mandos medios estanca el desarrollo institucional dado la pérdida de tiempo por el retraso en la atención a los miembros de la comunidad educativa. No se encuentra explicación para la no atención ágil y oportuna, máximo si casi todas las instituciones educativas cuentan con computadoras, considerados equipos rápidos para la realización de trabajo; pero la realidad es otra, las computadoras son manejadas por seres humanos por un lado, y por otro la carencia de programas informáticos completos que permitan tomar decisiones acordes a la época. En las condiciones de desarrollo de la dirección en el ámbito mundial donde la educación juega un papel preponderante dada la globalización, la integración de los mercados, la apertura de las fronteras a través del libre comercio, nos confronta con la incertidumbre y la complejidad de los procesos educativos de otras latitudes del planeta que haciendo uso del conocimiento y de la tecnología, la información del record estudiantil de los educandos llega a sus hogares por vía satelital en forma inmediata, en el momento que se dan los sucesos, en nuestros planteles aún permanecen dando información verbal y escrita a largo plazo. A partir de este análisis retrospectivo de la administración educativa en comparación con el desarrollo actual en la filosofía de la dirección institucional, debemos introducir los cambios necesarios, a fin de incorporar a los procesos administrativos de las instituciones educativas de nivel medio, actividades motivacionales en los procesos de toma de decisiones que les permitan desarrollar la capacidad de crear e integrar a los equipos de trabajo otras herramientas adecuadas, para incorporar al lenguaje administrativo una verdadera planificación estratégica informática que permita brindar la calidad de servicio que los usuarios anhelan. 31

31 1.4 Impactos Impacto Tecnológico En la actualidad los sistemas de información gerencial son de gran importancia en especial los que brindan soporte a decisiones, existen herramientas útiles para el desarrollo de estos, mejorando la organización, dirección y control de manera ágil y oportuna, lo cual incide considerablemente en el desarrollo de las instituciones, la educación no puede mantenerse al margen de las exigencias científicas y tecnológicas de actualidad. La organización contará con una serie de beneficios entre ellos tenemos: Mejor uso del hardware, en el sentido de que este se utilizaría también con el Sistema de Toma de Decisiones, y no solo en aplicaciones tradicionales y de ofimática. De este modo se aprovecharían de manera efectiva los equipos informáticos, reduciendo una obsolescencia tecnológica apremiada. Propender al aumento de la cultura informática por parte de los usuarios finales, a través de las diferentes interfases y opciones que ofrecería el Sistema de Toma de Decisiones. El Sistema de Toma de Decisiones estaría relacionado en un alto grado de integración con los Sistemas de Procesamiento de Transacciones, ya que los últimos se diseñarían de acuerdo a las nuevas exigencias educativas y tecnológicas, logrando una sola arquitectura de datos de las aplicaciones en mención, contribuyendo a un mejor desempeño de todos los sistemas de información. 32

32 1.4.2 Impacto Social El Sistema de Toma de Decisiones, logrará satisfacción tanto en clientes internos como externos por la agilidad que brindará este servicio, dado que hasta la presente fecha los trámites administrativos son tardíos. Los directivos y jefes departamentales serán los principales favorecidos con la implantación del Sistema, ya que les permitirá tomar decisiones mas acertadas, como: conceder matrícula, información sobre aprovechamiento y disciplina de los estudiantes, horas inasistidas del personal y alumnado, justificaciones de inasistencia, entre otros. Los padres conocerán el estado académico de sus representados de manera más rápida y confiable, al igual que los estudiantes y profesores ya que constantemente se les proporcionará la información que requieran sobre sus actividades en la institución. Gracias a la calidad de servicio que se brindará con la implantación de este Sistema, los hará más competitivos y líderes en la toma de decisiones Impacto Económico El manejo de un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones reporta a las empresas una serie de beneficios que consisten, por ejemplo en: El incremento en la velocidad del procesamiento de datos, muchos informes serían generados en el Sistema de Toma de Decisiones y en base a su propia arquitectura de datos. 33

33 Aumento en la productividad, debido a que la toma de decisiones va a ser en menos tiempo y fundamentada en la veracidad de la fuente, producto de la oportunidad que ofrecería el Sistema de Toma de Decisiones. Reducción de los costos de la organización, una vez que se este explotando adecuadamente el Sistema de Toma de Decisiones, este brindará una gran capacidad de almacenamiento y procesamiento de datos. Por todo lo citado anteriormente, el Sistema de Toma de Decisiones va a generar expectativas en otras instituciones educativas. 1.5 Métodos y Técnicas Métodos En el transcurrir de nuestra investigación y de acuerdo al proyecto propuesto, utilizaremos los métodos: Científico y analítico-sintético. El método científico lo utilizaremos como el conjunto finito y ordenado de normas regulativas que, adecuada y sistemáticamente previstas y aplicadas, nos ayudarán al logro del conocimiento científico, mediante el empleo de modelos, procedimientos, instrumentos y pautas de procesamiento. Con el método científico obtendremos la identificación, definición y delimitación del problema a resolver. El método analítico-sintético, nos permitirá analizar los hechos y los programas informáticos que vienen utilizando las instituciones educativas del cantón El Carmen, provincia de Manabí y su repercusión en la toma de decisiones. 34

34 Población y Muestra Sectores investigados: Colegio General Miguel Iturralde y Santa Mariana de Jesús en la ciudad de Portoviejo. En Manta: Colegio Salesiano San José y Colegio Técnico Nacional Manta. En El Carmen: Colegio Lastenia Isabel Vera Pinargote y Nacional El Carmen (Institución donde se realizará la implantación del sistema informático de toma de decisiones) Técnicas Encuesta: Con esta técnica determinaremos el estado de satisfacción del personal docente, administrativo y padres de familia en cuanto a la atención en el Colegio Entrevista: Nos permitirá recopilar mediante el diálogo directo entre el rector y las investigadoras el como se están tomando las decisiones en el momento de ejecutar las diferentes acciones que realizan, también nos permitirá confrontar y profundizar las opiniones, intereses y valoraciones del Sistema de toma de decisiones que se pretende implantar en el Colegio Fichas de observación: Nos ayudarán a fortalecer nuestro trabajo, porque en ella se anotarán todos los trabajos que realizan los diferentes departamentos del Colegio: Secretaría e Inspección en forma manual. 35

35 CAPITULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1 Marco Teórico Institucional El colegio Nacional El Carmen se crea el 4 de agosto de 1970, mediante decreto ejecutivo No. 190, suscrito por el entonces Presidente Constitucional de la República Dr. José María Velasco Ibarra, e inicia sus labores el 17 de noviembre del mismo año, constituyéndose en el primer plantel educativo fiscal del cantón El Carmen, Provincia de Manabí. Tiene mil setecientos estudiantes en sus 2 secciones de estudios, contando con cerca de mil padres de familia, setenta maestros, entre ellos las 3 autoridades, y, diecinueve servidores públicos. Figura 1: Área Central del Col. El Carmen Fuente: Desarrolladores 36

36 Desde el inicio de sus labores educativas ha liderado la educación fiscal en el cantón, considerándoselo como un colegio piloto. Tiene dos bachilleratos: Técnico en comercio y administración, especialidad Contabilidad y Bachillerato en Ciencias, especialidades Sociales, Físico-Matemático y Químico Biológicos. Cuenta con una extensa área de terrenos, buena infraestructura física, laboratorios y salas especiales, que le permiten ofertar una buena educación. A partir del periodo educativo , se esta ejecutando el proyecto Educativo Institucional, cuya duración esta planteada para 6 años, en busca de lograr una educción de calidad. Con este proyecto educativo institucional, se reorientan los bachilleratos. Quedando de la siguiente forma: Bachillerato técnico en Comercio y Administración, especialidad Contabilidad y Administración; y el bachillerato único en Ciencias, con auxiliaturas en: Ecoturismo, Electricidad y Paramédicos, con que se estará preparando a los hombres y mujeres para que continúen sus estudios superiores. De la investigación que se realizó en lo referente a la toma de decisiones, pudimos comprobar que las que se toman están basadas en una administración tradicionalista, sustentadas en un plan operativo estratégico de varias actividades, sin contar con estrategias que permitan a directivos y funcionarios involucrados en la toma de decisiones, ser ágiles y oportunos. No se cuenta con un programa informático que permita a las autoridades tener un conocimiento del avance de los trabajos que realiza cada departamento, a fin de tomar decisiones inmediatas en el momento oportuno, o poder atender a los clientes internos y externos en sus requerimientos de forma inmediata. Sería imposible implantar el sistema informático de toma de decisiones en cada una de las instituciones educativas de la provincia, delimitando nuestro trabajo concretamente en el Colegio Nacional Mixto El Carmen, ubicado en el cantón 37

37 El Carmen, por estar considerado Colegio piloto en el cantón, siendo un referente para las demás instituciones educativas del sector, y sobre todo por el interés de sus directivos y las facilidades que nos están brindado. A través del diálogo mantenido con la señora rectora del plantel y con los jefes departamentales del colegio se logró tener información básica para afianzar el proyecto. El departamento de Secretaría siendo el eje principal de la información, no cuenta con un sistema informático que le permita brindar atención a los clientes internos y externos en forma ágil y oportuna. La no existencia de este sistema, retrasa el trabajo administrativo, es decir el rectorado desconoce información básica y fundamental para la toma de decisiones. Por ejemplo, si algún padre de familia solicita matrícula para un determinado curso, la rectora solicita en forma verbal información a secretaría, ésta no informa a la brevedad porque tiene que contabilizar el número de estudiantes matriculados, lo que le lleva no menos de cinco minutos, si existiera el sistema informático lo hiciera en cuestión de segundos, y la rectora atendería en forma inmediata al interesado, lográndose una mayor satisfacción en el cliente, en este caso el padre de familia. Con la instalación del sistema informático para la toma de decisiones en el colegio El Carmen, se contrarrestarán estas debilidades administrativas y les ayudará a estar a la altura de instituciones educativas que buscan la excelencia en el servicio al cliente. 2.2 Marco Teórico Conceptual 38

38 El trabajo precedente al proceso de planificación estratégica, utilizando sistemas informáticos para la toma de decisiones, implica mencionar un sinnúmero de términos, que serán muy importantes para el desarrollo de nuestro trabajo Sistema de Información Es aquel que permite recopilar, administrar y manipular un conjunto de datos que conforman la información necesaria para que los estamentos ejecutivos de una organización, para que puedan realizar una toma de decisiones informadamente. Su objetivo principal es proporcionar información que facilite la ejecución de tareas operacionales y funcionales en una organización Actividades básicas de un sistema de información Entrada de Información Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser: Manuales: Son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario. Automáticas: Son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos Almacenamiento de información 39

39 Es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior Procesamiento de Información Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones Salida de Información Es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituirse en la entrada a otro Sistema de Información o módulo Tipos de Sistemas de Información Los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatización de procesos operativos. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso Sistemas Transaccionales 40

40 Logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Sus principales características son: Logra ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de datos para su explotación posterior. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables Sistemas de Apoyo de las Decisiones Apoyan el proceso de toma de decisiones. Las principales características de estos son: Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. 41

41 La información que se genera sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y a las decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc Sistemas Estratégicos Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. Sus principales características son: 42

42 Suelen desarrollarse en casa, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos Toma de Decisiones Hablar de Decisión, es saber escoger gracias a conocimientos, habilidades técnicas y artísticas adquiridas o a la experiencia entre varias alternativas para satisfacer las metas contenidas en una estrategia. La decisión es efectiva o eficiente, cuando satisface en la totalidad, o al menos en un alto porcentaje, el objetivo o fin deseado y en el momento oportuno en que la decisión debe ser tomada. La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas 43

43 de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. En una organización la toma de decisiones se circunscribe a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos de empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando Funciones administrativas de la Toma de Decisiones Planeación Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión". Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo? De acuerdo a los diálogos mantenidos con autoridades, jefes departamentales, maestros, los objetivos a largo plazo son: 1. Liderar la educación de calidad en el cantón El Carmen, implantando nuevas técnicas administrativa con un liderazgo democrático que permita sentar las bases sólidas de la toma de decisiones. 2. Constituirse en referente administrativo en la provincia de Manabí, a través de la implantación de una herramienta informática para la toma de decisiones y el Plan de Transformación Institucional. 44

44 Qué estrategias son mejores para lograr estos objetivos? Instituir un Sistema de Toma de Decisiones para obtener información que respalde la misma. Implementar las decisiones en forma oportuna. Delegar funciones. Intercambio de experiencias. Eventos socio-culturales. Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo? Construir el proyecto educativo institucional. Elaborar el plan de transformación institucional. Redactar, aprobar el código de convivencia. Cuán altas deben ser las metas individuales? Las metas individuales deben ser muy elevadas en lo relacionado al cambio de actitud, trabajo en equipo, en calidad y calidez humana Organización Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la organización. Cuánta centralización debe existir en la organización? Desde los tiempos más remotos, la centralización ha sido y es un limitante en la toma de decisiones eficiente y por ende en el desarrollo organizacional; por lo tanto la organización debe orientarse a tener CERO centralización, porque el 45

45 compartir responsabilidades conlleva hoy en día a toda la organización, al éxito esperado. Cómo deben diseñarse los puestos? En la parte administrativa los puestos deben diseñarse en el manual de funciones bajo dos parámetros orientados a metas y a resultados. Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante? En el área de la docencia quienes cumplan con los requisitos determinados en el proceso de selección por el Gobierno central. En el área administrativa, se promueve el ascenso y se llenan las vacantes con los funcionarios públicos que tengan el perfil profesional, el perfil institucional y que pasen el periodo de prueba luego de la evaluación, a través de concursos cerrados (internos). Al no existir ningún aspirante, se convoca a concurso abierto. Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente? Cuando haya crecido su tamaño organizacional tanto en el número del talento humano, como en infraestructura física Dirección Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja? 46

46 Detectando a través de una entrevista personalizada los motivos de la baja motivación. Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada? El liderazgo democrático es el más eficaz, por que a través de la democracia se genera un ambiente participativo. Cómo afectará un cambio específico a la productividad de los funcionarios y/o trabajadores? Cuando los cambios no son consensuados afectan indiscutiblemente a los trabajadores o funcionarios de toda organización, de ahí por mantener un clima laboral favorable a la institución, los cambios o traslados deben hacérselos por consenso. Cómo manejar los conflictos en la organización? Se los debe manejar a través de varias estrategias administrativas como: No alimentar el conflicto con comentarios permanentes, es decir no recordarlos. Minimizando el conflicto. Enfriando el conflicto. Utilizando el paradigma Ganar-Ganar Control y Evaluación. 47

47 Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal que se puedan lograr los planes. Qué actividades en la organización necesitan ser controladas? Todas las actividades que realiza cada funcionario y la eficiencia y eficacia con que las desarrolla. Cómo deben controlarse estas actividades? A través de la productividad, calidad de servicio y satisfacción de los usuarios. Cuándo la organización está desempeñándose de manera efectiva? Cuando la productividad del desarrollo de actividades es muy buena tendiendo a excelente. Se adquiere reconocimiento de su trabajo en la comunidad Pasos en el Proceso Racional De Toma De Decisiones Determinar la necesidad de una decisión El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento Identificar los criterios de decisión 48

48 Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Dentro del área que nos ocupa en la presente investigación, la toma de decisiones esta contenida en dos campos; el administrativo y el académico. En el campo administrativo: Tardanza en la entrega de servicios por falta de software. Inasistencia excesiva de profesores. Atrasos permanentes del personal administrativo. Conflictos internos. Necesidad de capacitación. Creación de comisiones especiales. Creación de incentivos. Implantación de proyectos sociales. Aplicación de normas legales. En el aspecto académico: Bajo rendimiento escolar. Deserción escolar. Inasistencia de los estudiantes. Indisciplina estudiantil. Apertura de nuevos paralelos Asignar peso a los criterios 49

49 Los criterios enumerados en el paso previo no tienen igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la toma de decisiones Análisis de acuerdo al peso asignado. El tomador de la decisión tiene que analizar la información obtenida y decidir de acuerdo a la importancia del hecho la acción que corresponda Evaluar las alternativas La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio ponderado, la factibilidad y consecuencia de su aplicación Seleccionar la mejor alternativa Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al final del proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección es bastante simple. El tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco. El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta Sistema de Toma de Decisiones 50

50 El sistema de Toma de Decisiones se define como un conjunto de programas y herramientas, que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere mediante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre. Este sistema esta bajo el control del usuario desde la concepción inicial hasta la implantación final y uso diario. Tiene como finalidad apoyar a la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión, todo esto utilizando modelos y herramientas computacionales. Los DSS son herramientas de mucha utilidad en Inteligencia empresarial (Business Intelligence), ya que su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP), que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc. En el ámbito empresarial, las decisiones se toman en alguno de los tres niveles organizacionales: estratégico, táctico u operativo. Las decisiones estratégicas se centran en la dirección del negocio a largo plazo siendo labor de los ejecutivos de alta gerencia. Las decisiones tácticas corresponden a los gerentes de nivel medio y se enfocan en la planeación, análisis y producción de proyectos; a nivel operativo los empleados toman decisiones cotidianas que se requieren para convertir los planes en acción. 51

51 Figura 2: Niveles Organizacionales de la Toma de Decisiones Fuente: Desarrolladores Un Sistema de Toma de Decisiones no soluciona problemas, ya que solo apoya el proceso de la toma de decisiones. La responsabilidad de tomar una decisión, de optarla y de realizarla es de los administradores, no del sistema Funciones del Sistema de Toma de Decisiones Los Sistemas de Toma de decisiones permiten realizar el análisis de las diferentes variables de negocio para apoyar el proceso de toma de decisiones de los directivos: Permite extraer y manipular información de una manera flexible. Ayuda en decisiones no estructuradas. Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla. Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc. Puede combinar información de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra empresa externa. 52

52 Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestión, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a través de la combinación del juicio humano e información objetiva Características del Sistema de Toma de Decisiones Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales. Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones, inteligencia, diseño, selección, e implementación, así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones. Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes. Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional. Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida). Los DSS avanzados están equipados con un componente de administración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos. Puede ser implantado para su uso en la Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA). Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad Componentes Funcionales que integran un Sistema de Toma de Decisiones. Una base de datos, dónde se almacenan los datos que puedan ser útiles para la toma de decisiones. 53

53 Una base de modelos, los cuales permiten seguir una metodología en la toma de decisiones. Un administrador de la base de datos, conformado por programas que administran la base de datos (software). Un administrador de la base de modelos que consiste en programas informáticos que administran los modelos. Una interfaz de usuario, elemento mediante el cual el usuario interactúa con el sistema. Una parte fundamental de los Sistema de Toma de Decisiones es la facilidad para explorar la información a través de gráficas de alta calidad y reportes que se diseñan y obtienen en intervalos cortos de tiempo, así como la disponibilidad de lenguajes de muy alto nivel para facilitar la consulta de información que contiene la base de datos Base de Datos Se define como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular. Esta formada por un conjunto de datos almacenados en disco y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos, estos programas son los denominados sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que sirven para definir, construir y manipular una base de datos. 54

54 Características de una Base de Datos Independencia lógica y física de los datos. Redundancia mínima. Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditoría. Respaldo y recuperación. Acceso a través de lenguajes de programación estándar Tipos de bases de datos Según la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estáticas Son las bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones Bases de datos dinámicas Son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. 55

55 Según el contenido Bases de datos bibliográficas Solo contienen un representante de la fuente primaria, que permite localizarla. Por ejemplo, puede contener un resumen o extracto de la publicación original de un libro, pero nunca el texto completo, porque sino estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo. Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio entre otras Bases de datos de texto completo Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas Directorios Por ejemplo las guías telefónicas en formato electrónico Bases de datos Biológica Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la ciencia, de la vida o la medicina. 56

56 Modelos de Base de Datos Bases de datos jerárquicas Almacenan su información en una estructura jerárquica. Los datos se organizan en una forma similar a un árbol, en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos Base de datos de red Es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres Bases de datos Transaccionales Estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, su único fin es el envió y recepción de datos a grandes velocidades, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales. 57

57 Base de datos Relacional Utilizadas en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental es el uso de relaciones, estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como un conjunto de datos llamado tuplas, que están compuestas por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla). En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia, tiene la ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario eventual de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información Bases de datos multidimensionales Se utilizan principalmente para crear aplicaciones OLAP y pueden verse como bases de datos de una sola tabla, su peculiaridad es que por cada dimensión tienen un campo o columna, y otro campo por cada medida o hecho que se quiere almacenar o analizar. No se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales ya que una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional, la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, representar dimensiones de la tabla o ser variables que se desean estudiar. 58

58 Bases de datos orientadas a objetos Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). En las bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos Bases de datos documentales Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes Base de datos deductiva Es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. También son llamadas base de datos lógica, a raíz de que se basa en lógica matemática Gestión de bases de datos distribuida La base de datos está almacenada en varias computadoras conectadas en red. Surgen por la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etc. 59

59 2.2.5 Sistemas de Gestión de Base de Datos (SGBD) Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Su propósito general es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización. Figura 3: Arquitectura de un Sistema Gestor de Bases de Datos Fuente: Composición de un SGBD Gestor de la BD Es un módulo de programa que proporciona la interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la BD y los programas de aplicación y consultas hechos al sistema. Realiza las siguientes tareas: Interacción con el gestor de archivos. Implantación de la integridad. Implantación de la seguridad. 60

60 Copia de seguridad y recuperación. Control de concurrencia Administrador de la BD Tiene el control central de los datos y de los programas que acceden a esos datos. Su función es: Definir el esquema. Definir la estructura de almacenamiento y el método de acceso. Modificar el esquema y la organización física. Dar permisos de autorización para el acceso a los datos. Especificar las restricciones de seguridad Objetivos que debe cumplir un SGBD Abstracción de la información: Ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Independencia: Es la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. Consistencia: En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. Por otra parte, la base de datos representa una realidad establecida que tiene determinadas condiciones, los SGBD tienen herramientas que facilitan la programación de este tipo de condiciones. 61

61 Redundancia Mínima: Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una redundancia nula; sin embargo, en algunos casos la complejidad de los cálculos hace necesaria la aparición de redundancias. Seguridad: Los SGBD deben garantizar que la información almacenada en una base de datos se encuentra segura, a través de los permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de acceso a los datos. Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada. Respaldo y recuperación: Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. Control de la concurrencia: Lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información o para almacenarla, y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea, por lo que un SGBD debe controlar el acceso concurrente a la información. Manejo de transacciones: Una Transacción es un programa que se ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que luego de una ejecución en la que se produce una falla, lo mismo se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos. 62

62 Tiempo de respuesta: Se debe minimizar el tiempo que se tarda en dar la información solicitada y en almacenar los cambios realizados Características de los SGBD Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos como: Duplicar el trabajo al actualizar, desperdiciar espacio en disco, provocar inconsistencia de datos. Restricción de los accesos no autorizados: Cada usuario ha de tener unos permisos de acceso y autorización. Cumplimiento de las restricciones de integridad: El SGBD debe ofrecer recursos para definir y garantizar el cumplimiento de las restricciones de integridad Almacén de Datos (Datawarehouse) Un Almacén de Datos es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su análisis desde infinidad de perspectivas y con grandes velocidades de respuesta. La creación de un datawarehouse representa en la mayoría de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista técnico, para implantar una solución completa y fiable de Business Intelligence. Se trata sobre todo, de un expediente completo de una organización, más allá de la información transaccional y operacional almacenada en una base de datos diseñada para favorecer el análisis y la divulgación eficiente de datos. En un almacén de datos lo que se quiere es contener datos que son necesarios o útiles 63

63 para una organización, es decir, se utiliza como un repositorio de datos para posteriormente transformarlos en información útil para el usuario. Un almacén de datos debe entregar la información correcta a la gente indicada en el momento óptimo y en el formato adecuado. El almacén de datos da respuesta a las necesidades de usuarios expertos, utilizando Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS), Sistemas de información ejecutiva (EIS) o herramientas para hacer consultas o informes. Los usuarios finales pueden hacer fácilmente consultas sobre sus almacenes de datos sin tocar o afectar la operación del sistema Características de un Data Warehouse: Orientación al Tema La información se clasifica en base a los aspectos que son de interés para la empresa. Por ejemplo, para un fabricante, éstos pueden ser clientes, productos, proveedores y vendedores. Para una universidad pueden ser estudiantes, materias y profesores. Para un hospital pueden ser pacientes, personal médico, medicamentos, etc Integración El aspecto más importante del ambiente datawarehousing es que la información encontrada al interior está siempre integrada de muchas maneras: en convenciones de nombres consistentes, en la medida uniforme de variables, en la codificación de estructuras consistentes, en atributos físicos de los datos consistentes, fuentes múltiples y otros De Tiempo Variante 64

64 La información en el datawarehouse es solicitada en cualquier momento, por ello los datos encontrados en el depósito se llaman de "tiempo variante" No Volátil La información es útil sólo cuando es estable. Los datos operacionales cambian sobre una base momento a momento, pero para el análisis y la toma de decisiones, se requiere una base de datos estable Componentes del datawarehouse: Detalle de datos actuales Refleja las ocurrencias más recientes, las cuales son de gran interés. Es voluminoso, ya que se almacena al más bajo nivel de granularidad. Casi siempre se almacena en disco, el cual es de fácil acceso, aunque su administración sea costosa y compleja Detalle de datos antiguos No es frecuentemente accesada y se almacena a un nivel de detalle consistente con los datos detallados actuales. Mientras no sea prioritario el almacenamiento en un medio de almacenaje alterno, a causa del gran volumen de datos unido al acceso no frecuente de los mismos, es poco usual utilizar el disco como medio de almacenamiento Datos ligeramente resumidos 65

65 Proviene desde un bajo nivel de detalle encontrado al nivel de detalle actual. Este nivel de datawarehouse casi siempre se almacena en disco. Los puntos en los que se basa el diseñador para construirlo son: Que la unidad de tiempo se encuentre sobre la esquematización hecha. Qué contenidos (atributos) tendrá la data ligeramente resumida Datos completamente resumidos Estos datos son compactos y fácilmente accesibles. A veces se encuentra en el ambiente de datawarehouse y en otros, fuera del límite de la tecnología que ampara al datawarehouse Metadata Se sitúa en una dimensión diferente al de otros datos del datawarehouse, debido a que su contenido no es tomado directamente desde el ambiente operacional, juega un rol especial y muy importante en el datawarehouse y es usada como: Un directorio para ayudar al analista a ubicar los contenidos del datawarehouse. Una guía para el mapping de datos, de cómo se transforma del ambiente operacional al de datawarehouse. Una guía de los algoritmos usados para la esquematización entre el detalle de datos actual, con los datos ligeramente resumidos y éstos, con los datos completamente resumidos, etc Proceso de Construcción de un Datawarehouse 66

66 El proceso para construir un DW se denomina ETL (Extracción, Transformación y Carga), y se lo realiza a partir de los sistemas operaciones de una compañía Extracción Obtención de información de las distintas fuentes tanto internas como externas Transformación Filtrado, limpieza, depuración, homogenización y agrupación de la información Carga Organización y actualización de los datos y los metadatos en la base de datos. Figura 4: Arquitectura del Datawarehouse Fuente: El éxito del Datawarehouse no está en su construcción, sino en usarlo p ara mejorar procesos empresariales, operaciones y decisiones. 67

67 Beneficios de un Data Warehouse Proporciona una herramienta para la toma de decisiones en cualquier área funcional, basándose en información integrada y global del negocio. Facilita la aplicación de técnicas estadísticas de análisis y modelización para encontrar relaciones ocultas entre los datos del almacén; obteniendo un valor añadido para el negocio de dicha información. Proporciona la capacidad de aprender de los datos del pasado y de predecir situaciones futuras en diversos escenarios. Simplifica dentro de la empresa la implantación de sistemas de gestión integral de la relación con el cliente. Supone una optimización tecnológica y económica en entornos de Centros de Información Estadística o de generación de informes con retornos de la inversión espectaculares Cubos OLAP Es una solución utilizada en el campo de Inteligencia empresarial (Business Intelligence), cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de información, para ello utiliza estructuras multidimensionales que contienen datos resumidos de grandes Bases de datos o Sistemas Transaccionales. En un sistema de datawarehouse el cubo trata de organizar los datos por tablas o relaciones, los cubos tienen un número indefinido de dimensiones, razón por la cual también reciben el nombre de hipercubos. El cubo contiene datos de una determinada variable que se desea analizar, proporcionando una vista lógica de los datos provistos por el sistema de información hacia el datawarehouse, esta 68

68 vista estará dispuesta según unas dimensiones y podrá contener información calculada División de los Datos en el Modelo Dimensional El modelo dimensional divide el mundo de los datos en dos grandes tipos: Dimensiones Las dimensiones de un cubo son atributos relativos a las Medidas, se utilizan para indexar, ordenar, agrupar o abreviar los valores de las mismas, forman parte de la tabla de dimensiones. A las dimensiones se las considera como catálogos de información complementaria necesaria para la presentación de los datos a los usuarios, como por ejemplo: descripciones, nombres, zonas, rangos de tiempo, etc. Es decir, la información general complementaria a cada uno de los registros de la tabla de hechos. Por ejemplo: Tiempo, Producto, Ubicación Medidas o Hechos Son los datos que están siendo analizados, representan algún aspecto cuantificable o medible de los objetos o eventos a analizar. Las medidas generalmente son numéricas y se almacenan en las tablas de hechos. Por ejemplo: Cantidad, Monto, Días, etc. La construcción de Cubos de información requiere de una tabla de hechos y varias tablas de dimensiones Tabla de Dimensión: 69

69 Son elementos que contienen atributos (o campos) que se utilizan para restringir y agrupar los datos almacenados en una tabla de hechos cuando se realizan consultas sobre dicho datos en un entorno de almacén de datos o data mart. Estos datos sobre dimensiones son parámetros de los que dependen otros datos que serán objeto de estudio y análisis y que están contenidos en la tabla de hechos. Las tablas de dimensiones ayudan a realizar ese estudio/análisis aportando información sobre los datos de la tabla de hechos, por lo que puede decirse que en un cubo, la tabla de hechos contiene los datos de interés y las tablas de dimensiones contienen metadatos sobre dichos hechos Tabla de Hechos Es la tabla central de un esquema dimensional (en estrella o en copo de nieve) y contiene los valores de las medidas de negocio. Cada medida se toma mediante la intersección de las dimensiones que la definen, dichas dimensiones estarán reflejadas en sus correspondientes tablas de dimensiones que rodearán la tabla de hechos y estarán relacionadas con ella. Las medidas más útiles para incluir en una tabla de hechos son los aditivos, es decir, aquellas medidas que pueden ser sumadas como por ejemplo la cantidad de producto vendido, los costos de producción o el dinero obtenido por las ventas; son medidas numéricas que pueden calcularse con la suma de varias cantidades de la tabla. En consecuencia, por lo general los hechos a almacenar en una tabla de hechos van a ser casi siempre valores numéricos, enteros o reales Esquemas de Datos de un Cubo OLAP 70

70 Esquema en estrella Un esquema en estrella es un modelo de datos que tiene una tabla de hechos que contiene los datos para el análisis, rodeada de las tablas de dimensiones. Este aspecto, de tabla de hechos (o central) más grande rodeada de radios o tablas más pequeñas es lo que asemeja a una estrella. Las tablas de dimensiones tendrán siempre una clave primaria simple, mientras que en la tabla de hechos, la clave principal estará compuesta por las claves principales de las tablas dimensionales. Figura 5: Modelo de datos en Estrella Fuente: Ventajas del Esquema en Estrella: 71

71 Este esquema es ideal por su simplicidad y velocidad para ser usado en análisis multidimensionales. Permite acceder tanto a datos agregados como de detalle. Este diseño permite implementar la funcionalidad de una base de datos multidimensional, utilizando una clásica base de datos relacional. Otra razón para utilizar los esquemas en estrella es su simplicidad desde el punto de vista del usuario final. Las consultas no son complicadas, ya que las condiciones y las uniones necesarias sólo involucran a la tabla de hechos y a las de dimensiones. Finalmente, es la opción con mejor rendimiento y velocidad pues permite indexar las dimensiones de forma individualizada sin que repercuta en el rendimiento de la base de datos en su conjunto Esquema en copo de nieve Un esquema en copo de nieve es una estructura algo más compleja que el esquema en estrella. Se da cuando alguna de las dimensiones se implementa con más de una tabla de datos. La finalidad es normalizar las tablas y así reducir el espacio de almacenamiento al eliminar la redundancia de datos; pero tiene la contrapartida de generar peores rendimientos al tener que crear más tablas de dimensiones y más relaciones entre las tablas lo que tiene un impacto directo sobre el rendimiento. En este tipo de esquemas se tiene una tabla central de hechos en la que se guardan las medidas del negocio que se quiere analizar, y en las tablas adyacentes se tendrán las dimensiones (parámetros) de que dependen los datos del negocio. Si por alguna dimensión se requiere más de una tabla se dice que el esquema resultante es un esquema en copo de nieve. 72

72 Figura 6: Modelo de datos en Copo de Nieve Fuente: Ventaja de usar un Esquema de Copo de Nieve: El modelo copo de nieve sería más eficiente que el esquema en estrella en casos donde la dimensión tiene demasiados registros. Por ejemplo: Si se tiene una estrella donde se usa la dimensión cliente con 500,000 registros y si el sexo de nuestro cliente es una columna más de la tabla de clientes, entonces hacer una consulta que nos dé las compras por el sexo del cliente ( quién compra más, las mujeres o los hombres?) hará que la base de datos recorra 500,000 registros del catálogo para sacar los valores diferentes de sexo. Esto hará que el servidor trabaje más afectando su rendimiento Operaciones de un Cubo OLAP 73

73 Se pueden realizar varias operaciones sobre los cubos para visualizar y analizar la información Especialización y Generalización La especialización (Drill Down /Perforación hacia abajo), nos permitirá visualizar los hechos desde el agregado total e ir descendiendo hasta el mínimo detalle, mientras que generalización (Roll Up / Enrrollar), permitirá lo contrario, desde cualquier nivel podrá generalizar a un nivel superior. Detalle DRILL DOWN Alto Nivel Especializar Alto Nivel DRILL DOWN Detalle Generalizar Figura 7: Operaciones sobre cubos, Especializar y Generalizar Fuente: Corte y Corte de Cubos (Slice / Dice) Corte (Slice) es una operación que genera una rebanada del cubo, por ejemplo, cuando de una dimensión Tiempo tomamos solo el mes de Marzo. 74

74 A diferencia de la operación Corte (Slice), el Corte de Cubos (Dice) genera más de un corte mediante el filtrado en varias dimensiones. Figura 8: Operaciones sobre cubos, Corte y Corte de Cubo Fuente: Pivotear Sirve para visualizar desde distintos ángulos el cubo, permite rotar sus ejes logrando examinar la información desde diferentes puntos de vista. Figura 9: Operaciones sobre cubos, Pivote Fuente: Filtrar Consiste en realizar una selección sobre los datos de un cubo utilizando una constante. 75

75 Figura 10: Operaciones sobre cubos, Filtrar Fuente: Inteligencia de Negocios (Business Intelligence) La Inteligencia de Negocios es un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración que ayudan a que la información existente en una empresa sea utilizada efectivamente, a fin de mejorar las operaciones y la toma de decisiones, basándose en datos correctos y certeros. Las herramientas de BI se basan en la utilización de un sistema de información que se forma con distintos datos, extraídos de los datos de producción con información relacionada de la empresa o sus ámbitos. Una solución efectiva e integrada de inteligencia empresarial mejora el rendimiento de una organización, conduciendo a una toma de decisiones mejor y más relevantes por parte de los directivos de la empresa. Sin embargo para que una solución en Inteligencia de Negocios sea efectiva, debe estar diseñada teniendo en cuenta las necesidades de cada usuario, y además poseer la flexibilidad necesaria para organizar toda la información tanto estructurada como desestructurada que se utiliza diariamente. 76

76 Figura 11: Proceso de Busines Intelligence Fuente: Lee Wittschen, Características de Inteligencia de Negocios Accesibilidad a la información: Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos. Apoyo en la toma de decisiones: Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interesen. Orientación al usuario final: Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas. 77

77 Herramientas de la Inteligencia de Negocios Recaudar: Las herramientas de ETL (ETL Extract Transform and Load) Almacenar: El Data Warehouse y Data Mart Explotar: Análisis OLAP, Datamining Beneficios de Inteligencia de Negocios Provee a la alta gerencia y directiva de la empresa, de información veraz y oportuna para la toma de decisiones. Controla y mide de manera efectiva los procesos organizacionales. Facilita el análisis de tendencias y patrones de comportamiento, para así poder realinear la operación y mantenerse competitivo. Mejora los procesos de la empresa para disminuir costos, aumentar la productividad y apalancar el crecimiento de la empresa. Brinda Seguridad y Disponibilidad, la protección de la información es un requerimiento implacable que debe ser considerado en un contexto que se ajuste a las necesidades del cliente. 78

78 CAPITULO III 3. RECONOCIMIENTO INSTITUCIONAL 3.1 Reseña Histórica El Colegio Nacional Mixto El Carmen, se crea mediante Decreto Ejecutivo No. 190 de 4 de Agosto de 1970, con un profesor-rector, cinco profesores, un secretariocolector y cuarenta estudiantes. Inicia sus labores el 17 de Noviembre del mismo año, en una vieja casona de propiedad del Sr. Segundo Angulo, hasta esa fecha solo existía el Colegio Particular Patria Nueva, la idea de las personas que se organizaron para gestionar la creación de un colegio fiscal fue lograr la fiscalización del Colegio Patria Nueva, lo que creo resistencia. Figura 1: Puerta de ingreso del Col. El Carmen Fuente: Desarolladores 79

79 A partir de 1971, se abre la sección nocturna con los mismos maestros de la sección diurna, y en 1972 se crea la Partida de Remuneraciones Especiales para dicha sección. En 1974, se inicia el primer año del ciclo diversificado en Comercio y Administración, especialidad Contador Bachiller en Ciencias de Comercio y Administración. En 1982, se crea el Bachillerato en Humanidades Modernas, especialidades Químico-Biológicas y Ciencias Sociales, y, en 1986, la especialidad de Físico Matemáticas. Entre los años 1981 y 1983, la población estudiantil crece geométricamente, lo que obligó a laborar en tres secciones: matutina, vespertina y nocturna, posteriormente aparecieron las consecuencias como la falta de aulas, y principalmente maestros, en estos años la población llego a 3882 estudiantes. Hoy, el colegio tiene 1706 estudiantes en sus dos secciones de estudio, 70 profesores, 19 servidores públicos y cuenta con una buena estructura física que permite servir a la comunidad. 3.2 Estructura Organizacional Estructura Orgánica El Colegio Nacional El Carmen se encuentra estructurado bajo los siguientes niveles administrativos: a) Nivel Directivo: Rector Vicerrector Inspector General 80

80 b) Nivel Asesor: Consejo Directivo Junta General de Directivos y Profesores Juntas de Curso Junta de Directores de Área Junta de Profesores de Área Comisiones Permanentes (Disciplina, Deportes, Asuntos Sociales, Comisión Institucional de Planeamiento y Seguridad del Plantel, Docentes Asesores, Innovaciones Curriculares, Medio Ambiente y Control de Bares). c) Nivel Auxiliar o de Apoyo: Secretaría Colecturía Biblioteca Técnico de Laboratorio Pedagógico Conserjes y Guardianes Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil d) Nivel Lineal u Operativo: Profesores Guías de curso Profesores Inspectores Profesores Inspectores Administrativos Gobiernos Estudiantiles Alumnos 81

81 Padres de Familia Niveles de Autoridad y Responsabilidad a) Del Rector Las funciones y atribuciones del Rector se encuentran contempladas en el Art. 96 del Reglamento General de la Ley de Educación, en el manual especializado de contabilidad gubernamental para los establecimientos de Educación Media e institutos superiores vigentes y además le compete lo siguiente: Supervisar el normal desenvolvimiento de las labores en todos los niveles de la institución. Supervisar el funcionamiento de departamentos, oficinas y la conservación de los bienes de cada dependencia. Expedir las órdenes de pago de los gastos que aprobare el Consejo Directivo de acuerdo a la Ley y Reglamentos respectivos. Ordenar los arqueos de caja, de acuerdo a la Ley. Verificar la actualización de inventarios del plantel, por parte de colecturía. Servir de nexo en las buenas relaciones que debe existir entre directivos, asociación de profesores y empleados, profesores y empleados, gobiernos estudiantiles, alumnos y padres de familia. Defender a la institución de todo hecho que menoscabe el prestigio de la institución. 82

82 Promover exposiciones, paneles, mesas redondas, conferencias o cualquier acto cultural que redunde en beneficio del colegio. Nombrar el personal administrativo, conserjes, guardianes, cuando renunciaren los titulares o faltaren estos por causas contempladas en la ley, debiendo tomar en cuenta las disposiciones legales contempladas en los manuales de OSCIDI (Decreto Ejecutivo No. 41, publicado en el registro oficial No. 11 del 25 Agosto de 1998). Aplicar las sanciones al personal docente, administrativo, conserjes, guardianes y estudiantes de conformidad con la ley. Autorizar la reposición de los fondos de caja chica. b) Del Vicerrector Las funciones y atribuciones del Vicerrector se encuentran determinadas en el Art. 98 del Reglamento de la Ley de Educación y Cultura y además le compete lo siguiente: Controlar y coordinar el funcionamiento de las comisiones permanentes. Poner en consideración del Consejo Directivo las acciones que formulen las comisiones permanentes y cuidar que las programaciones planificadas en los diferentes actos sociales, culturales y deportivos, se cumplan de acuerdo a la planificación. Informar al Consejo Directivo y a la Junta General del resultado económico obtenido en diferentes actividades de las comisiones permanentes, y que quede anotado en los libros pertinentes. 83

83 Asesorar las labores de los inspectores e informar al rector sobre estas. Supervisar la disciplina de los estudiantes y sugerir las medidas que estimare conveniente para el mantenimiento de la misma. Controlar las actividades de los cursos que tratan de realizar giras. Exigir a los profesores guías de curso presenten la planificación de las actividades a realizar previa la realización de giras estudiantiles de observación o recreación. Presentar la segunda semana del mes de mayo, al Consejo Directivo el plan de actividades de las comisiones permanentes. Coordinar y asesorar el desarrollo de las juntas de curso, elaborar el informe y remitirlo al rectorado. c) Del Inspector General Las funciones y atribuciones del Inspector General se encuentran establecidas en el Art. 101 del Reglamento General a la Ley de Educación y Cultura y además le compete lo siguiente: En lo referente a las horas de trabajo, a más de lo que contempla el Reglamento de la Ley de Educación, debe estar 15 minutos antes de la hora de entrada. Reunirse en horas extra-clase con sus colaboradores inmediatos para planificar el trabajo en armonía a fin de lograr objetivos positivos, en cuanto a disciplina, aseo y ornato del plantel. 84

84 Coordinar con el Departamento de Orientación Vocacional las acciones tendientes a mejorar el funcionamiento del plantel. Atender reclamos y sugerencias de profesores en cuanto se refiere a la asistencia e indisciplina de los estudiantes. Justificar el retiro a una hora de clase de un profesor por enfermedad o calamidad doméstica o imprevista y comunicar al rector. Presentar al rector los partes mensuales de asistencia del personal que labora en la institución, hasta el último día laborable de cada mes, haciendo constar las novedades presentadas. Autorizar a los alumnos abandonen el colegio solamente con su representante en casos de calamidad doméstica o enfermedad. Disponer que el personal de inspección lleve el registro de asistencia de los estudiantes, a fin de tener el informe respectivo para las Juntas de Cursos. Prohibir el ingreso de personas extrañas al plantel en días laborables y en horas de clases. Al comienzo de año escolar leerá y explicará a los estudiantes, sus deberes y obligaciones que deben cumplir de acuerdo al reglamento a la Ley de Educación y Cultura. Prohibir el ingreso al aula de clases a directivos, profesores y estudiantes, que manifiesten claras señales de haber ingerido alcohol o drogas. Controlar que los profesores cumplan con las siguientes obligaciones: puntualidad, mantenimiento de la disciplina dentro del aula y el control de la asistencia de los estudiantes. 85

85 Supervigilar la disciplina de los estudiantes y proponer alternativas de solución a los casos que se presentaren. 3.3 Objetivos Institucionales Fomentar la equidad a través de una convivencia en base a acuerdos. Desarrollar capacidades y competencias que le permitan desenvolverse exitosamente. Logra que la formación de nuestros estudiantes alcancen favorablemente la aplicación y práctica de valores. Llevar a los estudiantes el conocimiento y las vivencias de valores culturales para que pasen a formar parte de su comportamiento. Mejorar la comunicación entre los integrantes de la comunidad educativa a través de procesos de interrelación. Contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de los integrantes de la comunidad educativa, por medio de procesos permanentes de capacitación. Mejorar el aprendizaje en los estudiantes, generando situaciones significativas y funcionales, mediante la implementación de equipos acordes a la realidad actual. Mejorar el desempeño del docente en el aula para elevar la calidad de aprendizaje de los estudiantes. 86

86 Lograr que los estudiantes optimicen el tiempo con la reducción del número de asignaturas. 3.4 Misión El Colegio Nacional Mixto El Carmen del Cantón El Carmen provincia de Manabí, tiene dos secciones de estudios diurna y nocturna, con bachilleratos en Ciencias y Técnico en Comercio y Administración. Servimos a la mayor población estudiantil formándola holísticamente, en coordinación con los padres de familia. 3.5 Visión El Colegio Nacional Mixto El Carmen en los próximos seis años, será una institución que lidere la calidad de educación en el cantón El Carmen, que forme ciudadanos preactivos y competitivos en el campo científico, técnico y deportivo, en el marco de valores y principios humanos, dispuesto a enfrentar los retos de la educación del siglo XXI. 3.6 Filosofía Institucional Camino a la excelencia educativa para cumplir con el compromiso social de la educación 87

87 3.7 Políticas Institucionales Servicio equitativo a todos los estudiantes Aprendizaje socio constructivista Vivencia de valores Potencialización de capacidades Equipamiento y actualización de: Laboratorio, Bibliotecas, Materiales Didácticos. Capacitación e innovación pedagógica permanente Medio ambiente saludable. 3.8 Identificación de Recursos Humanos 65 Docentes Titulares 5 Docentes de Contrato 18 Administrativos Titulares 1 Administrativo de Contrato Software Ninguno Hardware 12 Computadores Personales 11 Impresoras de inyección de tinta 2 Impresoras Matriciales 88

88 Figura 2: Departamento de Secretaría del Col. El Carmen Fuente: Desarrolladores 3.9 Encuestas y Entrevista Para el desarrollo de esta investigación y creación del proyecto, fue necesario involucrarse con la institución educativa de una forma profunda y dedicada. Hubo la necesidad de realizar entrevistas las mismas que se detallan junto a la tabulación y análisis de datos, este análisis nos va a permitir encontrar criterios de mejoramiento de la información e identificación de los problemas de una manera más rápida a través de los mismos usuarios Análisis de los resultados de las encuestas y entrevista Entrevista Los resultados de las entrevistas dieron como punto de partida que los usuarios no se sienten conformes con la forma en que manejan la información en la Institución educativa, a continuación los puntos que son de mayor importancia: 89

89 Se requiere dedicar determinado tiempo para encontrar respuestas a las preguntas que surgen dentro de la unidad educativa, es decir, si se desea saber la evolución de la institución a través del tiempo, hay que recurrir a históricos en diferentes reportes que se encuentran solo de forma física, lo cual representa un tiempo de pérdida considerable y esto trae como consecuencia que la información no tenga la disponibilidad que se desea. La presentación de la información es otro de los inconvenientes en esta institución, pues a excepción de algunos reportes, el usuario, una vez que obtiene los resultados de un reporte en particular, por no tener una presentación agradable, descriptiva y significativa no puede identificar de forma fácil y representativas problemáticas existentes. Al no tener información procesada se esta perdiendo estos datos que a través del tiempo se pueden convertir en la fuente de información y base para la toma de buenas decisiones en bien del Colegio. Los usuarios consideran que viviendo en época de modernización e informática el colegio no puede seguir realizando el mismo procedimiento de almacenamiento de información sin sacar el mayor provecho posible. Se considera que es tiempo de ubicar sistemas de información que ayuden a almacenar de forma segura las transacciones diarias de la institución, evitando así la pérdida de tiempo en el procesamiento y facilitando el convertimiento de estos datos en información Encuestas El objetivo de la encuesta es determinar la eficiencia en el tratamiento de la información y ayudar a reconocer las necesidades de los usuarios. Se representa 90

90 cuantitativamente y gráficamente el resultado del banco de preguntas, además de su respectivo análisis. Para establecer el número de encuestas que se realizarían en el Colegio a los padres de familia, docentes y administrativos, hicimos uso de la siguiente fórmula: n = Z 2 *p*q*n N*E 2 + Z 2 *p*q Donde: n: es el tamaño de la muestra; Z: es el nivel de confianza; p: es la variabilidad positiva; q: es la variabilidad negativa; N: es el tamaño de la población; E: es la precisión o el error. a) Cálculo de la muestra para Padres de Familia n = (1,95) 2 (0,5) (0,5) (1000) (1000) (0,05) 2 + (1,95) 2 (0,5) (0,5) n = n =

91 b) Cálculo de la muestra para Docentes y Administrativos n = (1,95) 2 (0,5) (0,5) (89) (89) (0,05) 2 + (1,95) 2 (0,5) (0,5) n = n = 72 92

92 Padres de Familia 1) El trámite de matriculación en el Col. El Carmen es rápido? SI NO SI NO SI NO Debido a que el ingreso de información se lo realiza a través de simples documentos de Excel, el ingreso de información por parte de los digitadores es lento, por motivos de no tener control en el ingreso, así como también se puede borrar algunos registros ya almacenados. Esto trae como consecuencia la aglomeración de personas en el momento de la matriculación del alumnado, por consiguiente la inconformidad de las mismas al no tener un servicio eficiente dentro del Colegio, para este tipo de trámite. 2) La entrega de información de notas. Disciplinas e inasistencias de su representado es inmediata SI NO SI NO SI NO 93

93 En la muestra de 20 personas que tenemos, el NO predomina en la respuesta de esta pregunta por motivos que las personas consideran que no es eficiente la entrega de las notas dentro de la Institución, especialmente al final de cada ciclo estudiantil, cuando los interesados necesitan saber si tienen aprobado el año o están pendiente con alguna materia. 3. La institución hace algún tipo de seguimiento a las causas de algún problema que pudiera presentarse con su representado? SI NO SI NO SI NO EL 60% de las personas consideran que a los inconvenientes que tiene el alumnado dentro del Colegio, no se le da el mismo trato a todos, pues por motivos de no tener información disponible, no se hace el seguimiento por igual provocando que en algunos casos no sean atendidos por falta de tiempo. 4 Considera que el servicio que le brinda el Col. El Carmen en cuánto a trámites académicos es ágil? SI NO SI NO SI NO

94 El 80% de los encuestados consideran que los trámites académicos en la Institución no se realizan de una manera ágil, provocando pé22rdida de tiempo en las personas Personal Docente Administrativo 1. Considera adecuado el proceso de control de asistencia que se lleva actualmente en el Col. El Carmen? SI NO SI NO SI NO 6 66 El 90% del personal docente y administrativo considera que el control que se realiza dentro de la institución educativa no es eficiente. No se puede establecer un verdadero control de asistencia al momento de determinar la cantidad de faltas que puede tener el alumnado de forma general. 2. Son de su conformidad las sanciones aplicadas a su inasistencia? SI NO SI NO SI NO Esta pregunta se relaciona con la pregunta anterior pues el 90% del personal docente y administrativo consideran que al no tener un verdadero control de 95

95 asistencia por consiguiente hay falta de sanciones, esto trae como consecuencia que al alumnado no se los trate por igual, al existir la posibilidad que todos no tengan las mismas consecuencias al cometer una falta del reglamento dentro de la Institución. 3. De acuerdo al motivo de su inasistencia Recibe ayuda de la institución para prevenir futuros incumplimientos a sus labores? SI NO SI NO SI NO 6 66 El 90% considera que no se realiza ningún tipo de prevención por parte del Colegio ante esta problemática que tiene la institución debido que no hay un verdadero control ni sanciones que lo eviten. 4. Considera usted, que la manera en que se realizan las tareas administrativas y académicas brindan un servicio de calidad a los usuarios? SI NO SI NO SI NO

96 El 95% tanto de padres de familia como del personal administrativo y docente, consideran que las actividades administrativas no son eficientes y no cubren las expectativas de todo este grupo de personas. 5. Cree usted que la manera en que se procesa la información actualmente en la institución, permite a los directivos del plantel una toma de decisiones apropiada? SI NO SI NO SI NO El 80% considera que los datos que actualmente brinda el colegio no proporciona la información necesaria para que los administradores realicen el proceso de toma de decisiones y den solución a las problemáticas que pueden existir dentro de la institución, así como también proyectarse hacia el futuro y la modernización de los procesos. 97

97 CAPITULO IV 4. ANÁLISIS DE LA FACTIBILIDAD DEL PROYECTO 4.1 Identificación de Problemas y Necesidades Es visible que el trabajo que se realiza actualmente en esta Institución Educativa es lento e ineficaz, dado que el personal responsable de la información como lo es secretaría, inspección, vicerrectorado y colecturía, desarrollan sus actividades en forma tradicional, es decir los procesos administrativos y académicos se realizan de forma manual. Las autoridades, Directores de Áreas y Jefes Departamentales sufren principalmente estas consecuencias, ya que requieren de información base para la toma de decisiones, elaborar informes y proyectos, y no se dispone de tal información al momento de solicitarla, pues en la actualidad la entrega de estos datos tiene un retraso de horas, días y hasta semanas, lo cual estanca el desarrollo institucional. A pesar de que se cuenta con los equipos y personal capacitado para brindar un servicio ágil, la información no puede ser entregada de forma rápida y oportuna debido a la falta de un sistema informático, lo que genera una pérdida de tiempo al brindar un servicio retardado, provocando insatisfacción tanto en los funcionarios como en los clientes internos y externos. Luego de haber realizado el estudio y análisis del Colegio Nacional Mixto El Carmen, encontramos que la solución a los problemas y necesidades de dicha 98

98 institución educativa es la implementación de un Sistema de Toma de Decisiones, basándonos en un entorno de Bussines Intelligence, que es una solución efectiva para mejorar la calidad administrativa del Colegio. 4.2 Alternativa de Solución Actualmente toda empresa que genere información debe estar respalda de la utilización de un sistema operacional, que le permita almacenar la información de cada una de las actividades realizadas. Para la toma de decisiones acertadas y oportunas debe contar con un Sistema Gerencial, que genere una gran variedad de productos de información con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes de las personas que toman decisiones a través de toda la empresa. Por dicha razón y después de la investigación realizada en la Institución Educativa, hemos considerado desarrollar e implementar un sistema de información a nivel gerencial, mediante la aplicación de la solución Business Intelligence (Inteligencia de Negocios) que trabaje junto con una aplicación operacional también a desarrollarse en la presente investigación y que sirva como base para el control gerencial, apoyándose en la utilización de un software especializado para la creación y administración de dicho sistema. La aplicación a nivel gerencial debe contemplar las siguientes características: Facilitar los procesos de toma de decisiones. Mejorar la entrega de Información. Facilitar la integración de la Información. Generar Información. 99

99 A partir de las características anteriores el sistema gerencial debe brindar a la Institución Educativa los siguientes beneficios: Oportunidad: Para lograr un control eficaz del Colegio, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto a los objetivos de la misma. Cantidad: Es probable que casi nunca se tomen decisiones acertadas y oportunas si no dispone de la información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, es mejor mostrar en detalles y en forma gráfica la información solicitada por las personas tomadoras de decisiones. Relevancia: Reducción de costos y de tiempo innecesario para la presentación de información manual de la cual no se esta seguro Flujo de Información del Sistema de Toma de Decisiones El flujo de información que tiene el DSS se presenta en las siguientes figuras de forma general y detallada para un mayor entendimiento de la estructura de la aplicación y los procesos internos que se ejecutan, para poder obtener los resultados esperados por parte del personal del Col. El Carmen. 100

100 Diagrama del DSS. Entrada Procesamiento Base SISCOL Base Temporal Extracción, Transformación y Carga Base Bodega Cubo de Datos Salida Reportes Figura 1. Flujo de Información en forma General del SIG Fuente: Desarrolladores Descripción del Diagrama del DSS. En la figura anterior se muestran las entradas, procesos y salidas del DSS, las cuales se detallan a continuación: Entradas: Está relacionada con DB_SISCOL que es la base del sistema operacional, a esta base de datos se le realizará un proceso de importación de datos, con el objetivo de tener una replica de la base, a fin de realizar los procesos necesarios para el datawarehouse (Bodega) y no cargar los procesos directamente a la base operacional, la base que representará a DB_SISCOL en los procesos que conllevan al sistema gerencial se denomina TEMPORAL_SISCOL. Proceso: El proceso principal que tiene la aplicación, es el proceso de integración denominado paquetes ETL (Extracción, Transformación y Carga), estos paquetes permiten el paso de cada una de las tablas de la base 101

101 TEMPORAL_SISCOL al Datawarehouse, mediante este proceso se mantendrá actualizada la Bodega de datos, se detecta los nuevos datos ingresados en el Temporal_Siscol y mediante el proceso de se carga los envía a bodega convirtiéndolo en un dato histórico listo para ser analizado. Cubos de datos: Se crea el modelo multidimensional a partir del Datawarehouse, que es la fuente de datos; se tiene la información integrada y lista para ser explorada y distribuida por los consumidores de información. Salidas: Como salidas tenemos dos tipos de reportes por medio de los cuales se visualiza la información del cubo, estos son: reportes estándares y reportes personalizados. En los estándares se almacenarán todos los reportes que se analizaron e identificaron como de mayor importancia al inicio de la investigación de la presente tesis, donde la mayor fuente de información estuvo a cargo del personal que realiza el proceso de toma de decisiones en la Institución Educativa. En los personalizados encontramos todos aquellos reportes que por necesidad de un nuevo escenario de información, el usuario podrá realizar o construir, a partir de la conexión al cubo y podrá almacenarlo en dicha carpeta con la finalidad que otros usuarios los puedan utilizar Descripción Interna y Resultados del DSS. Para la elaboración del DSS que se implementará, primeramente se necesita desarrollar un módulo transaccional el cual automatizará las tareas manuales que 102

102 se realizan en el plantel, acatándose las exigencias que toda institución educativa debe cumplir y sobre todo satisfaciendo las necesidades de clientes internos, clientes externos y principalmente de los directivos. Gracias al sistema transaccional será posible el ingreso de todos los datos necesarios e importantes del alumnado y del personal que labora en la institución, esta información es la base principal para la alimentación del cubo de datos y el funcionamiento del DSS. Los datos a procesar mediante el ST son los siguientes: Hoja de vida de personal docente y administrativo Alumnos Registro de matrícula Notas Disciplina Inasistencia de alumnos, personal docente y administrativo Justificación de inasistencia de alumnos Materias asignadas a profesores Esta información será almacenada en una base de datos relacional llamada DB_SISCOL, sobre la cual partirá la construcción del DSS. Aquí los datos estarán disponibles para ser modificados, eliminados y utilizados en reportes de tipo operacional. Como son los siguientes: Listado de Alumnos por curso Rendimiento por alumno (pase de año) 103

103 Rendimiento de curso por materia Materias asignadas a docentes Una vez concluida la parte operacional se procederá a la construcción del DSS. Primero se realizará en base a la información analizada, la construcción de la base de datos del Datawarehouse a la cual denominaremos BODEGA y una base temporal que será el proceso intermedio entre la base del sistema operacional y el sistema gerencial, a esta base la denominaremos TEMPORAL_SISCOL, esta base se crea con la finalidad de prevenir algún daño en DB_SISCOL, durante el proceso de creación y actualización del cubo obteniendo de esta manera datos reales como si se estuviera trabajando con la base de datos original. A través de la aplicación de soluciones de inteligencia de negocios (Bussines Inteligence) la información ingresada será sometida inicialmente a un proceso de integración de datos con la ayuda de los paquetes ETL, este proceso garantiza que los datos extraídos desde TEMPORAL_SISCOL estén limpios y sean útiles para cargarlos al DataWarehouse. Una vez integrados los datos, limpios y disponibles a utilizar crearemos un modelo de datos multidimensional, es decir nuestro cubo de datos cuyo origen de información es BODEGA, a partir de este se generarán los reportes necesarios para la toma de decisiones que los directivos de la institución han requerido. Es importante aclarar que cuando se trabaja en instituciones educativas, gran parte de las decisiones a tomarse son difíciles de mencionar, ya que lo que pueda suceder en el diario vivir de las personas es impredecible. Entre los reportes a presentar para la toma de ciertas decisiones solicitados por los directivos de la institución, presentamos los siguientes: 104

104 Alumnos reprobados Alumnos matriculados Inasistencia de alumnos Inasistencia del personal Inasistencia del personal administrativo Justificación de las inasistencias de alumnos. Rendimiento de Alumnos Disciplina de Alumnos Hoja de vida de profesores. Cabe recalcar que a partir de estos reportes el usuario puede generar muchos más, según sea su necesidad siempre y cuando los datos necesarios para estos informes estén almacenados en el cubo de datos Diagrama de la Red a Implantarse RECTORADO SECRETARÍA ENVÍO Y ENTREGA DE INFORMACION INGRESO DE DATOS INSPECCIÓN SERVIDOR INGRESO DE DATOS Figura 2: Red a Implantarse en la Institución Educativa. Fuente: Desarrolladores 105

105 Descripción de la Red a implantarse El DSS funciona con una arquitectura cliente-servidor, en el servidor se alojarán las bases del sistema operacional y el sistema gerencial más las herramientas de Business Intelligence, es decir que los demás equipos tendrán la función de cliente y se conectarán al equipo principal (Servidor) para poder realizar cualquier acción de tipo transaccional o de exploración, todo esto, con el objetivo de que el servidor de mejores tiempo de respuestas a la hora de procesar los datos. La topología de red a utilizarse es la topología estrella, en la que el equipo Servidor es el centro de la misma y los procesos de peticiones del cliente se ejecutarán en el orden en que ingresen. Todo esto con el objetivo de que el equipo principal sea capaz de ejecutar acciones que le solicite el usuario o los usuarios. La ventaja principal obtenida en este tipo de estructuras es que al conectarse varios usuarios a la vez independientemente de las tareas que realicen dichos usuarios, el servidor puede realizar, ejecutar, almacenar y entregar información a quienes lo soliciten bajo parámetros de procesamiento ágil y entrega de información oportuna Limitantes del DSS. Como limitantes del Sistema de Información Gerencial se tienen: La información a procesar en la aplicación operacional y gerencial será a partir de la información obtenida desde el período 2005 hasta el período La actualización del sistema será en forma diaria y de acuerdo a los horarios establecidos por los desarrolladores de la aplicación, en caso de querer 106

106 ejecutarlo antes de los períodos de tiempo establecidos, hay que informar y mediante autorización del administrador del sistema, proceder a la ejecución. Se crean diferentes usuarios exploradores de información (tres Accesos de usuarios browser), con mayor importancia para el Rector del Colegio (Usuario de nivel medio), esto se establece a partir de la investigación realizada a la Institución Educativa, en caso de querer cambiar dichos accesos, se debe indicar al administrador del sistema. Solo tendrán permisos y acceso a la base de datos los administradores del sistema. 4.3 Factibilidad Para determinar si la realización del proyecto es factible, lo haremos estudiando la disponibilidad de los diferentes recursos a necesitar para el cumplimiento de los objetivos del presente proyecto, basándonos en: Factibilidad Técnica La implementación técnica del DSS involucra el estudio del Software y hardware que se requiere para la construcción del mismo, actualmente existe en el mercado una gran variedad de equipos computacionales y programas necesarios para su funcionamiento. 107

107 Es estrictamente necesario analizar las diferentes alternativas de solución para poder determinar cual es la más óptima según sea la necesidad de la institución y poder cumplir con los objetivos planteados. Las herramientas que a continuación serán analizadas, fueron escogidas por que con ellas se puede trabajar en un ambiente de Business Intelligence (inteligencia de negocios) que es el propósito de nuestro trabajo Selección del Software Base de Datos Se considerarán las Bases de Datos que se adapten a un ambiente Business Intelligence, que puedan realizar las tareas de integración y análisis OLAP de los datos, así como también la creación de reportes. Para la selección de la mejor alternativa se tomarán en cuenta otros aspectos importantes como es el costo de la adquisición de la licencia de la Base de Datos ya que el Colegio El Carmen no cuenta con ningún tipo de licenciamiento de software y el conocimiento que el grupo desarrollador del proyecto tenga en las bases de datos a ser analizadas. 108

108 BASE DE DATOS SISTEMA OPERATIVO CONOCIMIENTO GRUPAL PROCESADOR RAM D.D COSTO INSTALACION USO Windows Xp Professional Pentium IV 2.8 Oracle MHz Windows Server 2000 Windows NT 4.0 SQL Server Pentium IV Windows 2003 Server MHz Standard Windows Xp Edition Professional Windows Xp Home Edition Windows 2000 Profesional Windows Server 2000 Windows Vista Pentium IV 2.8 Postgres Linux MHz 512 MB 256 MB 256 MB 2.8 $ GB 4995,00 M B 1.5 GB Gratis MB M 1.5 GB Gratis B B = Básico; M = Medio; C = Completo Tabla 1. Selección de Bases de datos Elaboración: Desarrolladores Se resuelve utilizar SQL Server 2005 Standard Edition como motor de base de datos para la realización del Sistema de Toma de Decisiones por ser una base de datos sólida para la creación de aplicaciones dinámicas, además presenta herramientas y características de gran escalabilidad, rendimiento, seguridad, instalación sencilla y facilidad de uso Lenguaje de programación Para el análisis del lenguaje de programación a utilizar, hemos escogido los que vienen incluidos en el paquete de Visual Studio 2005, pues brindan una programación multicapas que es la técnica más efectiva para aplicaciones empresariales y permite construir soluciones para SQL Server 2005 que es la base de datos a utilizar en nuestro proyecto, y lo más importante es que no 109

109 necesitaríamos adquirir ambas herramientas de manera independiente ya que SQL Server 2005 Standard Edition está incluida como opción al instalar cualquier herramienta de Visual Studio El lenguaje que sea seleccionado permitirá crear la interfaz para los usuarios que operarán el Sistema Transaccional y gracias a que el paquete incluye herramientas de Business Intelligence con el será posible también realizar las tareas indispensables para el desarrollo del DSS como son integración de datos (Integration Service), análisis OLAP o cubos de datos (Analysis Service) y creación de reportes (Reporting Service). A continuación se presentan los lenguajes incluidos en el paquete Visual Studio 2005 con sus respectivos requerimientos para la instalación y otros aspectos importantes a analizar de cada uno para la selección como son el costo y el nivel de conocimiento que tenemos en ellos. 110

110 LENGUAJE DE PROCESADOR SISTEMA RAM DISCO COSTO CONOCIMIENTO PROGRAMACION OPERATIVO DURO DEL GRUPO Visual Basic.Net 2005 Visual C#.Net 2005 Visual C++.Net 2005 Visual J#.Net 2005 Pentium III, 600 MHz Pentium III, 600 MHz Pentium III, 600 MHz Pentium III, 600 MHz Windows Server 2003 Windows Xp Windows 2000 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Xp Windows 2000 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Xp Windows 2000 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Xp Windows 2000 Windows Vista 192 MB 45 MB $ 200,00 M 192 MB 40 MB $ 200,00 B 192 MB 75MB $ 200,00 B 192 MB 45 MB $ 200,00 B B = Básico; M = Medio; C = Completo Tabla 2: Selección del Lenguaje de Programación Fuente: La tabla muestra que todos los lenguajes necesitan prácticamente la misma capacidad para su instalación e igual es el caso en el costo de su adquisición, por lo tanto para la selección del Lenguaje de Programación a utilizar nos basaremos en el nivel de conocimiento que como grupo desarrollador tenemos, siendo así Visual Basic. Net el escogido para crear el sistema operacional y los servicios del SQL Server Standard Edition para los procesos de integraciones, cubos y reportes, con los conocimientos obtenidos en nuestro estudio universitario y experiencias propias, más las investigaciones respectivas sobre la programación en estas dos herramientas, desarrollaremos el sistema. 111

111 Selección del Hardware Recursos Necesarios de Hardware El Colegio El Carmen, cuenta con equipos computacionales que solo se utilizan para aplicaciones sencillas de ofimática. Para la implementación del DSS es necesario trabajar con una arquitectura Cliente- Servidor, por lo tanto es indispensable determinar si los equipos existentes en la institución son adecuados y suficientes para realizar nuestro trabajo Requerimientos Mínimos del Cliente y Servidor EQUIPO PROCESADOR RAM DISCO DURO Servidor Pentium III, 600 MHz 512 MB 120 GB Cliente Pentium II, 200 MHz 128 MB 80 GB Tabla 3: Requerimientos mínimos del cliente y servidor Fuente: Ayuda de SQL 2005 Elaboración: Grupo de Tesis Recursos Existentes EQUIPO DEL PROCESADOR SISTEMA OPERATIVO RAM DISCO DURO Rector Pentium Dual, 2,00 GHz Windows Xp Profesional 1 GB 160 GB Secretaria Pentium Dual, 2,00 GHz Windows Xp Profesional 1 GB 160 GB Auxiliar 1 Celeron 2,8 GHz Windows Xp Profesional 256 MB 80 GB Auxiliar 2 Pentium Dual, 2,00 GHz Windows Xp Profesional 1 GB 160 GB Auxiliar 3 Durom, 1 GHz Windows Xp Profesional 256 MB 80 GB Inspector Celeron 2,8 GHz Windows Xp Profesional 512 MB 80 GB Tabla 4: Recursos Existentes Fuente: Col. Nacional El Carmen Elaboración: Grupo de Tesis 112

112 El Colegio El Carmen, no cuenta con un servidor, pero si con equipos que cumplen los requerimientos para realizar la implementación del sistema operacional y el sistema gerencial. En este caso se puede tomar un equipo y hacerlo funcionar como un servidor, para que tenga almacenado las aplicaciones y poder crear la arquitectura cliente servidor, siempre y cuando este cumpla con las características mínimas señaladas en tablas anteriores Recursos Necesarios vs. Recursos Existentes Dentro de las necesidades de hardware y software requeridos para el desarrollo de nuestra aplicación, se establece que el Col. El Carmen, según el estudio de los recursos existentes cubre todos los requerimientos del DSS, e incluso supera a la alternativa mínima necesaria Factibilidad Operativa El avance tecnológico actual, exige a las instituciones, crecer en la toma de decisiones, lo cual no es posible en el Colegio El Carmen, puesto que las formas manuales con las que se viene trabajando son demoradas y poco eficientes para las requeridas en estos tiempos. Con la implementación del Software, las tareas que se realizan en el plantel serán automatizadas, y con la ayuda de la herramienta gerencial utilizada para su desarrollo, la información será entregada ágilmente, satisfaciendo así a quienes la soliciten. El sistema de toma de decisiones está dirigido específicamente a los directivos de la institución, con él se podrán obtener reportes e informes gerenciales que les ayudarán a decidir oportunamente y les permitirá hacer proyecciones a futuro. 113

113 El software a implantarse esta orientado a usuarios con nivel de conocimientos Básicos en sistemas computacionales, para nuestro estudio nos centraremos en el personal responsable de manejar la información de interés como son: El Rector, el Vicerrector, el Inspector, la Secretaria y los Auxiliares de secretaría, considerando la siguiente tabla de puntuación. Porcentaje Nivel 0-25 % NULO % BASICO % INTERMEDIO % COMPLETO Tabla 5: Niveles de conocimientos Fuente: Desarrolladores USUARIO OFIMATICA B. DE DATOS APLICACIONES SIST. INFORMATICO TOTAL RECTOR 53% 10% 60% 55% 42% VICERECTOR 54% 10% 35% 60% 36% INSPECTOR 48% 8% 25% 30% 27% SECRETARIA 90% 35% 52% 55% 58% AUX 1 80% 25% 45% 55% 51% AUX 2 85% 23% 85% 65% 65% AUX 3 65% 8% 35% 31% 35% Tabla 6: Nivel de conocimientos Aplicaciones Fuente: Desarrolladores 114

114 Grafico 1: Representación de los Niveles de conocimiento Fuente: Desarrolladores La tabla Muestra los resultados obtenidos mediante entrevistas previas realizadas al personal, determinando que tienen un nivel de conocimiento Básico a Intermedio, considerado aceptable para el manejo del sistema. Basándonos en este estudio y en las encuestas realizadas a los docentes, administrativos y padres de familia de la institución, consideramos que el Sistema de Toma de Decisiones utilizando una herramienta de tipo Gerencial es factible operativamente hablando sustentándonos en lo siguiente: El Sistema operacional estará desarrollado en base a los requerimientos de quienes conforman el Colegio El Carmen, automatizando las tareas manuales que en él se realizan, generando una entrega de información ágil y oportuna. El Sistema de Toma de Decisiones, tendrá total aceptación en los dirigentes de esta institución educativa, pues les permitirá tomar decisiones mas acertadas, y mejorar su sistema administrativo gerencial, que es el propósito de toda institución y del trabajo que se está realizando. 115

115 El personal que realiza diariamente tareas manuales de ingreso de información, esta capacitado para manejar un sistema informático, sumándole a esto el aporte de las herramientas de soporte para el usuario y las debidas capacitaciones, se logrará un completo entendimiento y fácil operatividad del sistema a implementarse, lo cual no generará ningún rechazo por parte de los usuarios finales. Los resultados obtenidos en las encuestas a docentes, administrativos y padres de familia de la institución, sobre la creación de un Sistema Informático que les brinde un mejor servicio, han sido positivas en su totalidad, por lo que estamos seguros que el Sistema de Toma de Decisiones a implantarse en el Col. El Carmen tendrá una gran aceptación Factibilidad Económica El costo de un sistema de soporte de decisiones o gerencial es mucho más difícil de justificar por adelantado, por el valor que éste pueda representar, sin embargo se consideraron dos posibles escenarios en los cuales se toman como referencia la implantación de este sistema. Con la finalidad de darle al proyecto el sustento financiero necesario para que pueda obtener una aceptación justificada, se presentan las siguientes cifras: 116

116 Materiales para la red: Descripción Cantidad Valor unitario Total Conectores RJ-45 8 $ 0.14 $ 1.12 Switch o puertos 1 $ $ Cable utp 7 m $ 0.52 $ 3.64 Canaletas 10 $ 1.79 $ Total $ Tabla 7: Materiales para la Red Fuente: Desarrolladores Primero hay que Cuantificar el valor de la creación red entre las máquinas en las que va estar ejecutándose la aplicación. Costo de desarrollo de proyecto Cantidad Total Total Valor valor tesis de Unitario comercial grado Asesorías (Horas) Business Intelligence 25 $ 30 $ 750 $ 0 Datawarehouse 25 $ 15 $ 375 $ 0 Programacion.NET 20 $ 15 $ 300 $ 0 Otras Asesorías 15 $ 10 $ 150 $ 0 Subtotal $ 1575 Análisis y Desarrollo (Horas) Análisis y Diseño 200 $ 8 $ 1600 $ 0 Desarrollo y Pruebas 140 $ 8 $ 1120 $ 0 Subtotal $ 2720 $ 0 Gastos Varios (Cantidad) Suministros de Oficina 1 $ 450 $ 450 $ 0 Viáticos / movilización 2 $ 250 $ 500 $ 0 Otros Gastos 1 $ 500 $ 500 $ 0 Subtotal $ 1450 Costo de Red Cliente-servidor Valor del Proyecto $ $ 0 Tabla 8: Costo del Proyecto 117

117 Fuente: Desarrolladores El valor de proyecto como una investigación de tema de tesis se cuantifica de valor cero, por motivo que las personas integrantes o desarrolladoras deben asumir los gastos, pero en caso de comercializar el producto, se cuantifica las inversiones realizadas. Costo de Implementación Hardware Cantidad Valor Unitario Total valor comercial Total tesis de grado Servidor (widows 2003 Server) 1 $ 4000 $ 4000 $ 0 Subtotal $ 4000 $ 0 Software Licencia Windows $ 1200 $ 1200 $ 0 Licencia SQL Server 2005 (10 CAL) 1 $ 800 $ 800 $ 0 Subtotal $ 2000 $ 0 Implementación Capacitación Implementación 40 $ 5 $ 200 $ 0 Capacitación de Usuario 40 $ 5 $ 200 $ 0 Subtotal $ 400 $ 0 Total $ 6400 $ 0 Tabla 9: Costo de Implementación Fuente: Desarrolladores La tabla anterior muestra los valores de implementación que incluye los equipos a utilizarse, licencia y capacitación a los diferentes usuarios que utilizaran la aplicación. Seguidamente de la cuantificación del costo en el desarrollo e implementación del proyecto se procede a cuantificar los beneficios que traerá el uso de la aplicación a través del tiempo. 118

118 Beneficios cuantificados Beneficios de la Aplicación Valor de hora promedio Valor anual de horas ocupadas Análisis y simulación Tipo de usuario Rector Diurno Rector Nocturno Secretaria Inspector Diurno Inspector Nocturno Sueldo Mensual $ 1002,59 $ 442,00 $ 741,00 $ 707,45 $ 333,00 horas Mensuales $ 160,00 $ 60,00 $ 160,00 $ 160,00 $ 60,00 Valor de hora promedio $ 6,27 $ 7,37 $ 4,63 $ 4,42 $ 5,55 Horas ocupadas x/mes $ 4,00 $ 4,00 $ 6,00 $ 6,00 $ 6,00 Total de horas ocupadas $ 25,06 $ 29,47 $ 27,79 $ 26,53 $ 33,30 Meses de año $ 12,00 $ 12,00 $ 12,00 $ 12,00 $ 12,00 Valor anual $ 300,78 $ 353,60 $ 333,45 $ 318,35 $ 399,60 Número de usuarios $ 2,00 $ 2,00 $ 2,00 $ 1,00 $ 1,00 Beneficio $ 601,55 $ 707,20 $ 666,90 $ 318,35 $ 399,60 Tabla 10: Beneficios de la Aplicación Fuente: Desarrolladores Total: $ 2693,61 Se realiza y se analiza el Retorno de Inversión (ROI), Valor Actual Neto (VAN), Tasa Interna de Retorno (TIR), con la finalidad de presentar indicadores que garanticen la aceptación del proyecto. Para poder revelar los indicadores, la inversión inicial en el Colegio El Carmen será tomada del costo de desarrollo, descartando el de implementación (debido a que ya cuentan con los recursos necesarios). Costo Final del Proyecto: $ 5.789,64 Beneficios: $ 2.693,61 Tasa Activa -Banco central del Ecuador: 10,14% Referencia: 19-Mayo Banco Central 119

119 ROI TIR VAN VNA AÑO AHORRO % DE TASA VALOR ACUMULADO Inversión Inicial $ -5789,64 Primer año $ 2693,61 0% $ 2.445,62 $ 2.445,62 Segundo año $ 2693,61-5% $ 2.220,47 $ 4.666,09 Tercer año $ 2693,61 19% $ 2.016,04 $ 6.682,13 Cuarto año $ 2693,61 30% $ 1.830,44 $ 8.512,57 Quinto año $ 2693,61 37% $ 1.661,92 $ ,49 Tabla 11: Recuperación de la inversión Fuente: Desarrolladores Explicación de valores calculados Cuando se quiere evaluar un negocio se debe mirar desde distintos puntos de vista, pero siempre mirando el flujo neto de fondos futuro es decir la cantidad de beneficio que puedo obtener de forma anual al invertir. Los valores calculados anteriormente describen: TIR es la tasa interna de retorno, que sirve para medir la rentabilidad de un proyecto o negocio, es decir para saber si es útil invertir en el. La TIR es la tasa de interés que hace que la VAN sea igual a cero, en otras palabras es la tasa de interés con la cual se invertiría sin llegar a perder nada. ROI es (Return on Investment Calculator) sirve para calcular el retorno de la inversión, es decir si vas a ganar o perder con ella, si el resultado es un valor bajo, se sabe que el negocio o proyecto no es muy factible. VAN es el valor actual neto de la sumatoria de los beneficios y costos. 120

120 VNA sea igual a cero, es decir es la tasa de interés con la cual invertirías sin llegar a perder nada Análisis Costo Beneficio La relación costo - beneficio permite saber si los beneficios cubren a los costos y están generando una ganancia, en la tabla anterior se obtiene los períodos necesarios para recuperar la inversión, que en este caso corresponde al tercer periodo anual. Una vez definido este aspecto se procedió a calcular el (VAN), definido a partir de una tasa de descuento, una inversión inicial y una serie de pagos futuros. La idea del V.A.N. es actualizar todos los flujos futuros al período inicial, compararlos para verificar si los beneficios son mayores que los costos. Si los beneficios actualizados son mayores que los costos actualizados, significa que la rentabilidad del proyecto es mayor que la tasa de descuento, en este caso nuestro período de recuperación de la inversión es en el tercer año en donde el calculo señala que los beneficios son mayores que los costos se dice por tanto, que es conveniente invertir en esta alternativa. Para poder realizar el cálculo anterior del VNA y VAN necesitamos la tasa de descuento, que consiste en tener una tasa referencial, que obtendríamos si en lugar de realizar este proyecto, utilizamos esos recursos en otros fines. Nuestra tasa será el 10.14% referenciada a 19 de Mayo de

121 4.3.4 Riesgos Factibilidad Operativa Resistencia de los usuarios al sistema, por el desconocimiento al manejo del sistema. Temor al realizar las tareas Que el tiempo destinado en el cronograma para la capacitación del personal, no sea el suficiente. Que el tiempo a utilizarse en el desarrollo del sistema transaccional no sea el suficiente de acuerdo a lo planificado Factibilidad Técnica Incompatibilidad del sistema con los equipos existentes en la institución. Incompatibilidad de la herramienta con los transaccionales Dificultad de manejo del software por parte de los usuarios Adaptabilidad de los usuarios al diseño utilizado Inconformidad del usuario con el programa en base a lo solicitado Factibilidad Económica Costo de la herramienta, no permita culminar la tesis en el tiempo previsto en el cronograma de trabajo. Calamidad económica que requiera priorizar necesidades en cuanto al uso de dinero. 122

122 CAPITULO V 5. DISEÑO Y DESARROLLO 5.1 Diseño de la Arquitectura El sistema está dividido en agrupaciones lógicas mostrando las dependencias entre los diferentes componentes que conforman el SIG desde el punto de vista del diseño de la arquitectura del Software del Sistema. Sistema Fuentes Base Siscol ETL Importación Base Temporal Datawarehouse Base Bodega Paquetes ETL BACK-END del Sistema Servicios OLAP FRONT-END del Sistema Interfax de Usuario Figura 1: Diseño de la arquitectura Fuente: Desarrolladores 123

123 5.1.1 Descripción de la Arquitectura El paquete de sistema fuente contiene la base de datos del sistema transaccional de la aplicación SISCOL, el cual es el origen base del sistema de información Gerencial. El paquete ETL, se divide en dos partes, el paquete de importación, el cual realiza la replica de la base siscol a la temporal, y el segundo paquete que implementa la funcionalidad de extracción, transformación y carga de datos desde la temporal a la base de datos del datawarehouse. El paquete Datawarehouse contiene a las bases de datos en el repositorio denominado Bodega. Los paquetes ETL implementan la funcionalidad de extracción y carga de datos desde la base TEMPORAL manteniendo actualizada la base. En esta última base de datos la estructura corresponde a un modelo relacional. Además la capa lógica Back-End del sistema agrupa los componentes que son transparentes para los usuarios, en ella están los Servicios OLAP los cuales se implementan en una estructura de cubo multidimensional, sirviéndose de los datos residentes en el datawarehouse creando de esta manera el modelo multidimensional. La capa Front-End del sistema contiene el componente de usuario final, denominado Interfaz de Usuario, el cual permite a los usuarios tomadores de decisiones interactuar con el sistema. 124

124 5.2 Diseño de la base de datos Diseño lógico El tipo de implementación seleccionado para modelar los datos es el esquema estrella, compuesto de una tabla central -tabla de hechos- y un conjunto de tablas mostradas en una forma radial alrededor de ésta -tablas de dimensión-. En combinación con el esquema copo de nieve, que es una variación del esquema estrella donde alguna punta de la estrella se explota en más tablas Dimensiones y Grupos de Medidas Para el diseño del datawarehouse, se indican cuales son las tablas de dimensiones y las tablas de grupos de medidas, se tomaron tablas del sistema transaccional SISCOL adaptándolas a los requerimientos del sistema gerencial. Estos tipos de tablas se denominan así: Dimensiones. Nombre de dimensiones Dimensión Alumno Cargo Ciclo Curso Docente Especialidad Especialización Estado Falalumno Faldocente Jusalumno Descripción Registra todos los datos personales del Alumno Registra el cargo de todo el personal del Colegio Registra el ciclo - ya sea del Básico o Bachillerato Registra el curso del Alumno Registra los datos personales de los docentes Registra la especialidad del alumno Registra la especialización de docente y administrativo Registra si el alumno aprueba o reprueba el año Registra las faltas del alumno Registra las faltas del docente y administrativo Registra las justificaciones por falta del alumno 125

125 Materia Nacionalidad Observación Periodo Personal Sección Sexo Trabajo Tipo de Sangre Registra el nombre de las materias Registra si el alumno, docente, administrativo y padre de familia es extranjero o nacional Registra los motivos por falta del alumno, docente y administrativo Registra el periodo presente Registra los datos personales de los administrativos Registra si es matutina, vespertina o nocturna Registra si el alumno, docente y administrativo es masculino o femenino Registra si el docente y administrativo es con nombramiento o contrato Registra el tipo de sangre del alumno y docente Tabla 1: Tablas de dimensiones Fuente: Desarrolladores Grupo de medidas. Nombre de tablas que representaran las medidas. Notas Medidas Matrículas Disciplinas Matdocente Detfaldocente Detfalalumno Descripción Registra las diferentes notas de los alumnos Registra los diferentes valores de matrícula Registra las notas de las disciplina Registra las materias que imparte el docente Registra la cantidad de falta del docente Registra la cantidad de falta del alumnado Detfaladministrativo Registra la cantidad de falta de los administrativos Detjusalumno Registra las cantidad de justificaciones de las faltas de los alumnos Tabla 2: Tablas de Grupo de medidas Fuente: Desarrolladores 126

126 Modelamiento de datos Se describen los modelos definidos en el desarrollo del Datawarehouse: Registro de Inasistencias del personal administrativo: En este modelo de datos se registran las cantidades de faltas que puede tener el personal administrativo a partir de dimensiones de cargo, nacionalidad, trabajo, sexo, personal. Figura 2: Modelamiento de Registro de Inasistencias del personal administrativo Fuente: Desarrolladores Registro de Inasistencias de alumnos: En este modelo de datos se registran todos los datos que hacen referencia a la información personal del alumnado, se detalla información a partir de las siguientes dimensiones: materia, curso, sección, ciclo, especialidad, periodo, sexo, tipo de sangre y nacionalidad. 127

127 Figura 3: Modelamiento de Registro de Inasistencias de alumnos Fuente: Desarrolladores Registro de Inasistencias del personal docente: Este modelo de datos define una estructura muy importante en el control de asistencia por parte del personal docente dentro del Colegio, registra el total de horas no asistidas que se definen mediante las siguientes dimensiones: materia, curso, sección, ciclo, especialidad, cargo, nacionalidad, especialización, sexo. 128

128 Figura 4: Modelamiento de Registro de Inasistencias del personal docente Fuente: Desarrolladores Registro de Justificaciones de inasistencias de alumnos: Este modelo de datos registra cada una de las justificaciones por el cual un alumno se mantiene ausente de las aulas de clase, se cuantifica cual es motivo que predomina y se puede realizar un estudio para evitar esto, es una tabla de medida muy importante dentro del control del alumnado. 129

129 Figura 5: Modelamiento de Registro de Justificaciones de inasistencias de alumnos Fuente: Desarrolladores Registro de Disciplina de los alumnos: En este modelo se registran las notas que el alumno obtiene por un buen o mal comportamiento dentro de la institución, las cantidades que se sumarizan están divididas en nota1, nota2, suma y promedio, notas que son muy importantes para establecer el porque un alumno ha cambiado en su comportamiento como también para verificar si se le concede su permanencia en el colegio a pesar de su baja calificación. Este modelo se rige mediantes las siguientes dimensiones: período, curso, materia, sección, especialización, ciclo, alumno, sexo, nacionalidad y tipo de sangre. 130

130 Figura 6: Modelamiento de Registro de Disciplina de los alumnos Fuente: Desarrolladores Registro de Notas de los alumnos: En este modelo de datos se almacenan todos los datos del alumnado, además permite consultar información acerca del rendimiento, estado, curso, período, materia, sexo, sección, especialidad, especialización, ciclo y hasta tipo de sangre del alumnado. Como medidas se presenta cada una de las notas que registran los alumnos en los diferentes períodos estudiantiles, bajo las características de las dimensiones anteriores cubren los reportes que necesita el Rector para la toma de decisiones con respecto a esta tabla de medidas. 131

131 Figura 7: Modelamiento de Registro de Notas de los alumnos Fuente: Desarrolladores Registro de Materias Asignadas a docentes: En este modelo de datos se registran todas las materias que hacen referencia a los docentes que laboran en la institución educativa, están definidos bajo las siguientes dimensiones: docente, curso, materia, ciclo, especialidad, sección, cargo, nacionalidad, observación. 132

132 Figura 8: Modelamiento de Registro de Materias Asignadas a docentes Fuente: Desarrolladores Registro de matriculación de los alumnos: En este modelo de datos se registran los nuevos valores de matriculación que adquiere un alumno al cambiar al siguiente año o mantenerse en el mismo curso, depende de dimensiones como alumno, curso, ciclo, especialidad, sección, período, tipo de sangre, nacionalidad. 133

133 Figura 9: Modelamiento de Registro de matriculación de los alumnos Fuente: Desarrolladores Diseño Físico del Modelo de datos En la siguiente tabla se muestra el diseño físico de la base de datos Bodega o conocido también como diccionario de datos. ALUMNO - Registra los datos del alumno. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Cedula del alumno CEDU_ALUMNO varchar(50) 3 Apellido del alumno APEL_ALUMNO nvarchar(50) 4 Nombre del alumno NOMB_ALUMNO varchar(50) 5 Sexo del alumno SEXO_ALUMNO int 6 Nacionalidad del alumno NACI_ALUMNO int 7 Lugar de nacimiento LUGA_ALUMNO varchar(50) 8 Edad del alumno EDAD_ALUMNO int 9 Tipo de sangre ID_TSANGRE int 134

134 CARGO - Registra el cargo del personal administrativo. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del cargo CODI_CARGO numeric(18, 0) 3 Nombre del cargo NOMB_CARGO varchar(max) CICLO - Registra el Ciclo estudiantil ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL int 2 Identificador del ciclo ID_CICLO int 3 Nombre de ciclo NOM_CICLO varchar(50) CURSO - Registra el curso del alumno. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del curso ID_CURSO int 3 Nombre del curso NOMB_CURSO varchar(150) 4 Paralelo PARA_CURSO varchar(10) 5 Sección del curso SECC_CURSO numeric(18, 0) 6 Identificador de la especialidad CODI_ESPECIALIZACION int 7 Identificador del ciclo ID_CICLO int DOCENTE - Registra los datos del docente. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la Tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Cedula del docente CEDU_DOCENTE varchar(50) 3 Apellido del docente APEL_DOCENTE varchar(max) 4 Nombre del docente NOMB_DOCENTE varchar(max) 5 Sexo del docente SEXO_DOCENTE int 6 Nacionalidad del docente NACI_DOCENTE int 7 Edad del docente EDAD_DOCENTE int 135

135 8 Especialización del docente ESPE_DOCENTE int 9 Cargo del docente CARG_DOCENTE numeric(18, 0) 10 Sistema de Trabajo del docente STRA_DOCENTE numeric(18, 0) 11 Año de entrada al magisterio AMAG_DOCENTE varchar(50) 12 Año de entrada al Colegio AINS_DOCENTE varchar(50) 13 Tipo de sangre del docente ID_TSANGRE int ESPECIALIDAD - Registra los datos de la especialidad. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIA numeric(18, 0) 2 Identificador de la especialidad CODI_ESPECIALIDAD int 3 Nombre de la especialidad NOMB_ESPECIALIDAD varchar(250) ESPECIALIZACION - Registra los datos de la especialización. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIA numeric(18, 0) 2 Identificador de la especialización CODI_ESPECIALIZACION int 3 Nombre de la especialización NOMB_ESPECIALIZACION varchar(150) ESTADO - Registra si el alumno aprobó o reprobó el año ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador del estado ID_ESTADO int 2 Estado del Alumno ESTADO varchar(50) FALALUMNO - Registra la falta del alumnado. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Fecha de la Falta FECHA datetime 136

136 FALDOCENTE - Registra la falta del docente. ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Fecha de la falta FECHA datetime JUSALUMNO - Registra las justificaciones del alumnado ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Fecha de la justificación FECHA datetime MATERIA - Registra las materias ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador de la materia CODI_MATERIA varchar(50) 3 Nombre de la materia NOMB_MATERIA varchar(250) 4 Materia de Grado GRAD_MATERIA bit NACIONALIDAD - Registra la nacionalidad de alumnos, docentes y administrativos ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL int 2 Identificador de la nacionalidad CODI_NACIONALIDAD int 3 Nombre de la Nacionalidad NOMB_NACIONALIDAD varchar(50) OBSERVACION - Motivo de las faltas ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la observación ID_OBSERV int 2 Nombre de la observación NOMB_OBSERV varchar(max) 3 Tipo de la observación TIPO_OBSERV int 137

137 PERIODO - Registra los períodos lectivos ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la apertura ID_APERTURA numeric(18, 0) 2 Nombre del periodo PERIODO_APERTURA nvarchar(50) PERSONAL Registra los datos de Administrativos ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL int 2 Cedula de administrativos CEDU_PERSONAL varchar(25) 3 Apellido de administrativos APEL_PERSONAL nvarchar(50) 4 Nombre de administrativos NOMB_PERSONAL varchar(50) 5 Edad de administrativos EDAD_PERSONAL int 6 Sexo de administrativos SEXO_PERSONAL int 7 Nacionalidad de administrativos NACI_PERSONAL int 8 Lugar de nacimiento LUGA_PERSONAL varchar(50) 9 Especialización de administrativos ESPE_PERSONAL int 10 Cargo de administrativos CARG_PERSONAL numeric(18, 0) 11 Sist. de Trabajo de administrativo STRA_PERSONAL numeric(18, 0) 12 Año de ingreso al Magisterio AMAG_PERSONAL varchar(50) 13 Año de ingreso al Colegio AINS_PERSONAL varchar(50) SECCION - Registra la sección ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador de la sección CODI_SECCION numeric(18, 0) 3 Nombre de la sección NOMB_SECCION varchar(150) SEXO - Registra el sexo ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL int 2 Identificador del sexo CODI_SEXO int 3 Nombre del sexo NOMB_SEXO varchar(50) 138

138 TRABAJO - Registra el trabajo del personal ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del trabajo CODI_TRABAJO numeric(18, 0) 3 Nombre del trabajo NOMB_TRABAJO varchar(150) TSANGRE - Registra el tipo de sangre ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla ID_TSANGRE int 2 Nombre del tipo de sangre NOMB_TSANGRE varchar(50) DETFALADMINISTRATIVO - Registra las faltas del personal administrativo ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del administrativo ID_FALDOCENTE numeric(18, 0) 3 Cedula de Administrativol CED_PERSONAL varchar(25) 4 Jornada JORNADA bit 5 Numero de Horas NUMHORAS numeric(18, 0) 6 Identificador de la observación ID_OBSERV int DETFALALUMNO - Registra las faltas del alumnado ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) Identificador de la falta del 2 alumnado ID_FALALUMNO numeric(18, 0) 3 Identificador del alumnado ID_ALUMNO numeric(18, 0) 4 Identificador del curso ID_CURSO int 5 Numero de horas NUMHORAS int 6 Identificador de la materia CODI_MATERIA varchar(50) 7 Identificador de la observación ID_OBSERV int 8 Año lectivo de la Matrícula ALEC_MATRICULA numeric(18, 0) 139

139 DETFALDOCENTE - Registra las faltas del docente ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador de la falta del docente ID_FALDOCENTE numeric(18, 0) 3 Cedula del docente CED_DOCENTE varchar(50) 4 Identificador de la materia CODI_MATERIA varchar(50) 5 Jornada JORNADA bit 6 Número de horas NUMHORAS numeric(18, 0) 7 Identificador del curso ID_CURSO int 8 Identificador de la observación ID_OBSERV int DETJUSALUMNO - Registra las justificaciones del alumnado ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del alumno ID_ALUMNO numeric(18, 0) 3 Identificador de la justificación ID_JUSALUMNO numeric(18, 0) 4 Identificador de la falta ID_FALALUMNO numeric(18, 0) 5 Año lectivo de la Matrícula ALEC_MATRICULA numeric(18, 0) DISCIPLINAS - Registra las notas de disciplinas ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del alumnado ID_ALUMNO numeric(18, 0) 3 Identificador del curso ID_CURSO int 4 Identificador de la especialidad CODI_ESPECIALIZACION int 5 Identificador de la materia CODI_MATERIA varchar(50) 6 Nota 1 NOT1_DISCIPLINA float 7 Nota 2 NOT2_DISCIPLINA float 8 Suma SUMA_DISCIPLINA float 9 Promedio PROM_DISCIPLINA float 10 Año lectivo de la Disciplina ALEC_DISCIPLINA numeric(18, 0) 140

140 MATDOCENTE - Registra las materias del docente ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador de materia del docente ID_MATDOCENTE numeric(18, 0) 3 Cedula del docente CEDU_DOCENTE varchar(50) 4 Identificador de la materia CODI_MATERIA varchar(50) 5 Identificador del curso ID_CURSO int 6 Identificador de la especialidad CODI_ESPECIALIZACION int MATRICULA - Registra las matrículas del alumnado ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador de la matricula ID_MATRICULA numeric(18, 0) 3 Identificador del alumno ID_ALUMNO numeric(18, 0) 4 Identificador del curso ID_CURSO int 5 Año lectivo de la Matrícula ALEC_MATRICULA numeric(18, 0) NOTAS - Registra las notas del alumnado ITEMS DESCRIPCION CAMPOS TIPO - LONGITUD 1 Identificador de la tabla SECUENCIAL numeric(18, 0) 2 Identificador del alumno ID_ALUMNO numeric(18, 0) 3 Identificador de la materia CODI_MATERIA varchar(50) 4 Identificador del curso ID_CURSO int 5 Identificador de la especialidad CODI_ESPECIALIZACION int 6 Año lectivo de las Notas ALEC_NOTAS numeric(18, 0) 7 Nota1 NOT1_NOTAS float 8 Nota 2 NOT2_NOTAS float 9 Supletorio SUPL_NOTAS float 10 Nota de Grado GRAD_NOTAS float 11 Suma de las notas SUMA_NOTAS float 12 Promedio de las notas PROM_NOTAS float 13 Estado de las notas ESTA_NOTAS int 141

141 5.3 Diseño de la Interfaz El SIG tiene interfaces predeterminadas, dadas por la aplicación a utilizar para la explotación y exploración de la información, el cual es Reporting Services 2005, dentro de la aplicación están las siguientes: Sitio predeterminado de Reporting Services orientada a usuarios finales, podrá visualizar reportes estándares establecidos por los de cuestión de tesis y los que se publiquen. Desde el Visual Studio 2005, esta interfaz está orientada para los usuarios desarrolladores. Generador de reportes, es parte del sitio o interfaz de reporting services, según los permisos en cuestiones de seguridad, los usuarios que tengan acceso a esta interfaz podrán construir reportes, según las necesidades de información. 5.4 Desarrollo del DSS Se crea la base de datos del Datawarehouse, se ubica las llaves principales y se da paso a la construcción de los modelo de datos. Todo este procedimiento se lo realiza a partir de que en esta base no se encuentra ningún registro que presentar Procesos Inicializamos el motor de base de datos, damos clic en inicio, en todos los programas, en Microsoft SQL Server 2005 y escogemos el Sql Server Management 142

142 Studio. Ubicamos el nombre del servidor, utilizamos la autentificación de Windows e ingresamos en el Database Engine. Se crea la base de datos llamada Bodega quién será la base de datos del Datawarehouse, en ella se crearan las tablas necesarias para el modelo entidad relación considerando aquellas tablas que serán dimensiones y las de grupo de medidas. Nos ubicamos en la carpeta Databases, damos clic en New Database. 143

143 Le ubicamos el nombre a la base de datos, en owner ubicamos que será usuario s.a, es decir que tendrá todos los permisos para crear Modelamientos de datos. Luego creamos la base de datos Temporal_siscol, bajo el mismo procedimiento de la base de datos Bodega. 144

144 Una vez creadas las dos bases de datos procedemos a realizar la exportación de datos, desde la base de datos sistema transaccional (Siscol) a la base de datos Temporal_siscol. Seleccionar la carpeta Management con el botón derecho y escoger la opción exportar datos, debidos a que estos ya se encuentran en el sql, esta opción los pasara de una base de datos a otra. Se ejecuta el asistente de importación y exportación de datos, se siguen los siguientes pasos. 145

145 Se elige el Data Source, en este caso es la base de datos del sistema operacional, esta base estará configurada como origen de datos y seguimos trabajando bajo la autentificación de windows. Damos clic en siguiente y elegimos la base de datos destino, en este caso será la base denominada Temporal_siscol y se sigue con la ejecución del asistente. 146

146 En la siguiente ventana a ejecutarse escogemos la opción de realizar copia de base de datos, se realiza este procedimiento para obtener una replica de la base de datos operacional, a fin de no correr riesgos en dañar dicha base al ejecutar procesos gerenciales. Luego se seleccionan las tablas de las base de datos operacional que se van a pasar a la base de datos gerencial, desde esta ventana se puede editar el tipo de datos, pero como la base esta alojada en el mismo SQL no existe incompatibilidad. 147

147 Luego, después guardamos el archivo, como file system para poder configurarlo mas adelante y escogemos la opción ejecutarlo inmediatamente. Se le ubica el nombre del paquete y se elige la ruta para almacenarlos, es importante que se guarde en la misma ruta que se utiliza para guardar las bases de datos. 148

148 Se ejecutan el paquete y se copian todas las tablas a la base temporal_siscol, hay que comprobar que la cantidad de registros existentes en una base de datos sean los mismos que pasen a la nueva base de datos. 149

149 5.5 Paquetes ETL Se procede a crear el paquete ETL para exportar los datos de la base de datos temporal a la base del datawarehouse. Se crea un proyecto en Sql Server Development Studio, se da clic en nuevo y se escoge proyecto de Integration Services, se le ubica el nombre, se escoge la ruta de almacenamiento y se da clic en aceptar. En la ventana escogemos Integration Services Project (Proyecto de Integración de Servicios), ubicamos un nombre a este proyecto y escogemos la ruta de almacenamiento del mismo. 150

150 Primero se configura los orígenes de datos, el origen será la conexión a la base de datos temporal_siscol y el destino será la base de datos Bodega. Se configura de la siguiente manera. En la carpeta Data Source, damos clic derecho y escogemos la opción New Data Source, se ejecuta un asistente quién nos ayudará en la configuración, comenzamos a configurar los orígenes de datos (origen - destino). Damos clic en siguiente, se nos presenta una ventana en donde tenemos que conectar al servidor y escoger la base de datos. 151

151 Si el connection manager esta succeeded podemos seguir con el asistente. Ubicamos el nombre del origen, en este caso hará referencia al origen operacional, observamos que la cadena de conexión este correcta y finalizamos. Luego procedemos a crear el destino de los datos a partir del mismo procedimiento utilizado junto con el asistente. Creamos un data source view a partir del origen de datos, esto se lo realiza porque el usuario no necesita todas las tablas del sistema transaccional. 152

152 Escogemos la opción Same names as primary key y damos clic en siguiente. Se trasladan todas las tablas necesarias para subir la información, están incluidas todas las dimensiones y aquellas tablas de grupo de medidas. 153

153 Le ubicamos un nombre referencial a esta vista y en el proyecto ya se pueden crear nuevo paquetes de datos. Para crear un nuevo paquete de datos, se da clic con el botón derecho en la carpeta de paquetes de datos y se escoge nuevo, se le ubica el nombre y se da clic en aceptar. 154

154 Se procede a crear los subprocesos para el paquete de datos. Primero se añade el componente Data Flow Task o flujo de tareas de datos, luego se procede a la configuración del mismo, se crean la conexión al origen de datos en este caso base de datos siscol, luego se inserta un proceso para controlar los espacios en blanco dentro del id, para que en la carga de los datos no de ningún inconveniente, este componente se llama Conditional Split, luego se inserta una conexión destino que será el cual será el encargado de enviar los datos a la conexión destino, en este caso será la base de datos llamado Bodega. 155

155 Dentro de la conexión origen se realiza la siguiente configuración, es una sentencia sql comand con el objetivo de que los datos nuevo detectados suban a la base de datos Bodega y se conviertan en datos históricos para poder ser convertidos en información procesada. SELECT ID_TABLA= CAST (ID_TABLA AS VARCHAR), CAMPO1, CAMPO2. WHERE ID_TABLA NOT IN (SELECT ID_TABLA FROM BODEGA.DBO.ID_TABLA) Dentro del component Conditional Split se escribe la siguiente instrucción a fin de que los ID que se encuentren con espacios en blanco no suban a la base Bodega, debido a que en esta ya se encuentran relacionados los campos y nos daría problemas al no encontrar ese ID. Luego se configura el componente Flat File Connection Manager, este componente se lo utiliza en la conexión de origen de datos como en el conditional Split y en ambos cumple la función de que si llega a ver un error, este directamente se guarde en un archivo de texto para que el administrador puede identificar de forma fácil en que tabla existió un problema al generar el proyecto. Se configura de la siguiente manera: 156

156 Se da doble clic en el componente, se le ubica un nombre y se da clic en New: Se lo configura que el archivo de error se delimitado por coma. Se escoge la ruta en la cual fueron creados, se los añade y listo. Por último se ubica el componente OLE DB destino, se lo configura para que el destino sea la base de datos Bodega, es el mismo procedimiento que se realizó en la base de datos Temporal_siscol. Este procedimiento de creación de paquetes de datos se los realiza con todos las dimensiones incluso con las tablas de grupos de 157

157 medidas, para ejecutar el proyecto se da clic en Development. La ejecución de cada uno de los paquetes se debe presentar de la siguiente manera: 5.6 Cubo de Datos Nos ubicamos en File, New damos clic en Project, escogemos la opción Analysis Services Project, colocamos el nombre, cambiamos la ruta y damos clic en aceptar. 158

158 Creamos el proyecto y dentro de este se generan carpetas como son: los orígenes de datos, las vistas de los orígenes de datos, los cubos, dimensiones, estructuras de minerías de datos, roles para el acceso de usuarios etc Primero configuramos los orígenes de datos: damos clic en data source y escogemos la opción New. 159

159 Aparece el asistente quién nos ayudará en la configuración, damos clic en siguiente. Configuramos el connection manager, ubicamos el nombre del servidor y escogemos la base de datos del Datawarehouse que en este caso es Bodega. Después de comprobar que la conexión ha sido exitosa, en la siguiente ventana escogemos que la conexión sea tomada como una cuenta de servicio. 160

160 Ubicamos el nombre del origen de datos y procedemos a configurar el data source view, esto lo utilizamos cuando consideramos que no todas las tablas son necesidad de un usuario y por consiguiente no debería estar en el cubo de datos. Damos clic derecho en la carpeta data source view Se ejecuta el asistente que nos ayudará en la configuración de la vista. 161

161 Seleccionamos el origen de datos creado pero en el data source view y continuamos con el asistente. Seleccionamos las tablas y le colocamos un nombre al data source view. Directamente se pasan los ocho Modelamientos de datos que creamos en el SQL, con la diferencia que estos ocho modelos forman una solo, creando un pre modelo multidimensional. 162

162 Listos los orígenes procedemos a crear el cubo de datos. Damos clic derecho en la carpeta Cubes y escogemos la opción New. 163

163 Se genera el asistente que nos ayuda a la configuración del cubo de datos. Primero seleccionamos Buil the cubes using a data source, para que el cubo detecte internamente las jerarquías existentes. 164

164 Se conecta directamente al data source view y continuamos con la ejecución del asistente El siguiente paso del asistente es que comienza a detectar las dimensiones y grupos de medidas existente en el data source view a partir de las relaciones en cada una de las tablas. 165

165 Se marcan aquellas tablas consideradas como dimensiones y aquellas consideradas como grupo de medidas. Se detectan todas las medidas posibles dentro del modelo dimensional. 166

166 Termina la ejecución del asistente, se le ubica un nombre al cubo y se da clic en finalizar. Creado el cubo, las tablas de dimensiones aparecen de color azul y a las del grupo de medidas de color amarillo. 167

167 5.7 Reportes Los reportes también se crean a partir del SQL Server Business Intelligence Development studio. Se da clic en File, se escoge la opción nuevo proyecto. Escogemos en Visual Studio installed Project la opción Report Server Project (Proyecto de Servidor de Reportes), le damos un nombre y escogemos la ruta para almacenarlo. 168

168 Escogemos en esta parte el origen de datos que sería el cubo_siscol, porque tenemos que conectarnos ya a un modelo multidimensional, donde este integrada toda la información. Para crear un nuevo reporte damos clic con el botón derecho en Reports y se ejecuta el asistente que nos ayudará a construir los reportes. En cada uno de los reportes a construir tenemos que seleccionar el origen de datos al cual vamos a conectarnos. 169

169 La siguiente ventana nos indica que debemos realizar un query builder para construir los reportes, damos clic en esa opción. La siguiente ventana muestra la Metadata donde se encuentra todas la medidas del cubo de datos, y las tablas de dimensiones. 170

170 Para generar el query builder se arrastran las medidas y dimensiones necesarias para la creación del reporte, se le ubican filtros en caso de que el reporte así lo amerite. 171

171 Comenzamos en la plantilla a crear el reporte, le damos el diseño y asignamos valores, imágenes. Una vez que tengamos listo el reporte con todos los datos a presentar podemos ejecutarlo para asegurarnos que este presentando los valores correctos. 172

172 Colocamos los filtros para presentar la información, después damos clic en view report y este comienza a ejecutarse. Como resultado nos muestra los siguientes datos 173

173 Para subir este reporte al sitio predeterminado de reporting services, ejecutamos el proyecto de reportes en modo Producción. En el sitio predeterminado de Reporting Services hay dos carpetas llamadas Reportes Estándares y Reportes Personalizados, en los estándares estarán almacenados todos aquellos reportes que se creen dentro del tema de investigación y los personalizados son para que las personas que requieran nueva información puedan crear sus propios reportes. La segunda forma de explorar y crear los reportes pero a nivel de usuario es a partir de report builder o generador de reportes. 174

174 Dentro de este esquema se trabaja a través de tablas o matrices y es similar a la exploración del cubo de datos. La tercer forma pero a nivel de exploración de datos, es a partir de la herramienta Excel, la cual es usada por todos los usuarios de la Institución Educativa. 175

175 5.8 Cronograma de Trabajo 176

176 CAPITULO VI 6. IMPLEMENTACIÓN 6.1 Ejecución de Jobs (tareas programadas) Los Jobs o tareas programadas son aquellas acciones que mantendrán la aplicación actualizada, sin embargo la primera vez que se ejecuta, sube toda la información y los guarda en la base de datos, es como un plan de contingencia en caso de que la información del cubo llegue a sufrir algún daño. El orden de ejecución de estos Jobs es el siguiente: Jobs para actualizar la temporal_siscol desde el origen SISCOL. Jobs para subir las dimensiones y grupos de medidas en la base de datos BODEGA quien almacenará los datos del Datawarehouse. Jobs para actualizar el cubo Jobs Siscol Temporal_Siscol Esta tarea programada es la primera en levantarse en la implementación del proyecto porque en ella se realiza la réplica de la base de datos operacional a la base de datos Bodega quien será la base del Datawarehouse. Se realiza este proceso, para no provocar algún daño a la base de datos operacional, y por los procesos de respuesta de la misma. 177

177 Dentro de esta tarea se encuentran dos acciones, un query donde se eliminan todos los datos de la base temporal_siscol, para copiar nuevamente la base siscol. La segunda acción es la ejecución del paquete de exportación de datos donde se pasan todos los registros de la base siscol a la base de datos temporal _siscol, quedándose en esta todos los campos que en ese momento se encuentren almacenadas en la base de datos operacional. La forma de ejecución de esta tarea es en forma diaria, comenzará a ejecutarse a partir de la 23:00, en caso de presentar un error este podrá ser identificado de forma rápida por parte del administrador de sistema. 1. Query (Ejecución automática) Tablas transaccionales delete from fact_notas delete from fact_matdocente delete from fact_disciplina delete from fact_detjusalumno delete from fact_detfaldocente delete from fact_detfaladministrativo delete from fact_matricula delete from fact_detfalalumno 178

178 Tablas de hechos delete from dim_docente delete from dim_cargo delete from dim_trabajo delete from dim_alumno delete from dim_nacionalidad delete from dim_faldocente delete from dim_falalumno delete from dim_sexo delete from dim_tsangre delete from dim_observacion delete from dim_periodo delete from dim_estado delete from dim_materia delete from dim_jusalumno delete from dim_curso delete from dim_especialidad delete from dim_especializacion delete from dim_ciclo delete from dim_seccion delete from dim_personal Ejecución de paquete file system (Siscol a Temporal) Nos ubicamos en la carpeta Jobs del Sql Server Agent, damos clic con el botón derecho y escogemos la tarea siscol a temporal (Start Job at Step), se ejecuta de la siguiente manera. 179

179 Internamente se comienza a ejecutar los siguientes paquetes: Primero se comienza a ejecutar internamente el borrado de la base temporal y luego se ejecuta el traslado de datos desde siscol a temporal, quedando de esta manera todos los datos en la base temporal Jobs Dimensiones y Grupos de medidas a Bodega. Una vez obtenida toda la información en la base de datos temporal_siscol se procede a ejecutar la tarea programa de dimensiones y medidas, a partir del orden tabla matriz y tablas operaciones. Esta tarea programada posee todos los paquetes ETL para el paso de información de la base temporal a bodega, la primera vez que se ejecute pasarán todos los 180

180 datos pero a partir de la segunda vez en adelante solo pasarán aquellos datos que no se encuentren en el Datawarehouse. Consta de veinte paquetes de dimensiones, los cuales se van ejecutando uno a uno, terminados los paquetes de dimensiones se procede a la ejecución de los paquetes de las tablas de grupo de medidas las cuales son 8 subiendo con este proceso a un total de 28 tablas entre dimensiones y medidas. El origen de este proceso será la base temporal y el destino será la base bodega, la ejecución de esta tarea programa sería de forma diaria y a partir de las 23:30, en caso de presentar un error en alguna de los paquetes la tarea se trunca y no deja subir ningún datos más, se llenarán los archivos.txt de los paquetes en donde ocurran los errores, estos podrán ser identificados de forma fácil por el administrador. Ejecución de la tarea. Dentro de esta tarea el primer proceso a ejecutarse es la ejecución de los 20 paquetes que representan a las tablas de dimensiones de la base de datos bodega. 181

181 Le ejecución de los paquetes internamente se ejecutan uno a uno y se representan de la siguiente manera: Grupo de Medidas Este grupo de tablas se ejecuta de forma separada que el grupo de tablas de dimensiones, debido a las relaciones creadas para el modelo dimensional. El orden interno de ejecución es: 182

182 1. Matriculación 2. Personal 3. Falta de Administrativo 4. Falta de Alumnos 5. Falta de Docentes 6. Justificación 7. Disciplina 8. Materias - Docentes 9. Notas Esta configurada para ejecutarse 15 minutos después de la subida de las tablas de dimensiones y también tienen un archivo de error en caso de presentarse algún inconveniente a la subida de los datos. La ejecución se realiza de la siguiente manera: Ejecución del Cubo - Servicios OLAP El cubo internamente tiene configurado una cadena de conexión la cual una vez ejecutada no se puede modificar, si el equipo en que se va a implementar el proyecto tiene las mismas rutas con respecto al equipo utilizado por los 183

183 desarrolladores, el cubo se levanta de forma directa sin ningún inconveniente, caso contrario tendrá que crearse y ejecutarse nuevamente el cubo si hay diferencias entre estos equipos servidores. El cubo es de sólo lectura, no se podrá cambiar la estructura, en caso de hacer eso, tendrá que crearse nuevamente la misma considerando los nuevos cambios. Para la construcción y ejecución del cubo se recomienda revisar la parte de desarrollo, ya que ahí se encuentran los procedimientos exactos para la creación del mismo, siempre y cuando el resto de los procesos dentro del SQL Management Studio ya hayan sido concluídos. El cubo está configurado para que se ejecute de forma automática, este proceso lo realizará después del levantamiento de las tablas de medidas, a las 23:45, en caso de presentar un error el administrador lo localizará de forma rápida al ver los archivos de texto configurados para el almacén datos de error. Se sigue el mismo procedimiento para la ejecución del cubo: Una vez que termine la ejecución interna como resultado de que se desarrollo el proceso sin ningún inconveniente, se obtiene como resultado la siguiente ventana: 184

184 6.1.5 Servicio de reportes El servidor de reportes también maneja una cadena de conexión de igual forma que el cubo de datos, hay que considerar las mismas rutas que se utilizó en el equipo de desarrollo y las tomadas en cuenta en la tabla de rutas de implementación, para que una vez que se ejecute el proyecto de reportes, estos suban de forma directa a la página de reporte server. Para implementar el resto de herramientas junto al reporting services, lo principal que hay que considerar es que se manejen las mismas rutas y configuración de la aplicación. 185

185 6.1.6 Report Builder Para poder utilizar la parte de Report Builder o generador de reportes, primero hay que generar el modelo de reportes en Sql Server Reporting Services. Una vez generado el reporte ya podemos conectarnos al cubo de información pues directamente nos saldrá la conexión al cubo de datos Excel Para utilizar la conexión del cubo con Excel, se realizan los siguientes pasos: Primero se configura la conexión. Nos conectamos a una base de datos externa. 186

186 Luego seguimos los pasos del asistente para conectarnos a una base de datos de analysis services. Escogemos el nombre del cubo y damos clic en aceptar. Una vez realizada la conexión procedemos a configurar la página. Escogemos que la actualización de los datos se realice cada vez que se abra el archivo y en cierto tiempo determinado. 187

187 Como resultados de los reportes tenemos lo siguiente: Accesos y Permisos Una vez definidos los tipos de usuarios que utilizarán la aplicación, se crean los usuarios a partir del administrador de equipos y se les añaden a los grupos correspondientes, ubicándoles la contraseña y configuraciones básicas para esa cuenta. En el Sql Server Development Studio, ingresamos a la parte de Reporting Services, en la parte de roles creamos nuevos roles y añadimos las cuentas de usuarios creadas, la editamos y procedemos asignar o negar permisos. Esta sería la parte de ingresos y permisos a los diferentes usuarios de la Institución Educativa, para el ingreso aparece la siguiente ventana: 188

188 6.1.9 Pruebas de funcionamiento Ejemplo 1. Nos ubicamos en la carpeta de reportes estándares para revisar una reporte establecido en la investigación de este proyecto. Escogemos el reporte de alumnos aprobado por materia. 189

189 Ingresamos al reporte y comenzamos a ubicar los filtros necesarios para la obtención de la información. Establecemos los filtros y obtenemos los siguientes resultados: 190

190 El resultado del reporte que devuelve datos, es que todo el proceso de levantamiento del proyecto se desarrollo con los mejores resultados y sin contar sin ningún tipo de error. Algunas de las características de la pantalla anterior son: Tabla dinámica de datos (Informe): En esta tabla se muestra la información de la consulta o requerimiento según la opción del menú seleccionada. Esta tabla dispone de columnas que pueden agregarse o eliminarse, así como también emplear filtros para buscar la información deseada. Como se observa, dispone de totales y subtotales según las columnas y filtros. Filtros Principales: Por medio de estos filtros (dimensiones) se puede ampliar o restringir la información de la tabla dinámica. En esta sección se pueden agregar o eliminar todos los filtros que se deseen de acuerdo a la cantidad de campos disponibles en la sección Campos disponibles. Campos Disponibles: Estos son todos los campos disponibles con que cuenta la consulta. Se pueden colocar como filtros principales o en la tabla dinámica de datos. Estos campos son las dimensiones y las medidas del informe. 191

191 CONCLUSIONES La alternativa de solución propuesta y desarrollada en el presente tema investigado, tiene el objetivo de cubrir todas aquellas necesidades de información que pueden existir bajo diferentes factores, al estar construida bajo la solución Business Intelligence, dentro del Colegio El Carmen, en el datawarehouse fue integrada información a partir del período lectivo hasta el , para que sirva de apoyo a la toma de decisiones. Se llegaron a las siguientes conclusiones: A fin de brindar ventajas en cuanto a la sencillez de la manipulación de información compleja, el modelo multidimensional o Cubo de datos fue desarrollado bajo los esquemas estrella y copo de nieve, como estructuras base para la construcción del mismo. Es mejor dejar abierto el modelo entidad relación de la Base de Datos del Datawarehouse, a fin de añadir más dimensiones para el análisis de la información, en caso de que sea requerido por el usuario o sea sometido el sistema a actualizaciones. Si se involucra al personal de una institución en el desarrollo de un SIG, es más fácil implementarlo y será más utilizado. La presentación de la información, cumple con los requerimientos que necesitan los usuarios para visualizar los resultados. 192

192 Se presentaron dos propuestas de elaboración de reportes: Report Builder y Microsoft Excel, con el fin de darle a los directivos y personal del Colegio la oportunidad de escoger la que sea de su mayor agrado. Los objetivos propuestos al inicio de esta investigación, en lo que concierne al desarrollo técnico de este proyecto fueron cumplidos en su totalidad. 193

193 RECOMENDACIONES Se recomienda al personal del Colegio El Carmen, fortalecer sus conocimientos en tecnologías de la información. Seguir seminarios, capacitarse y dar importancia a los manuales de usuarios. Con el constante incremento de operaciones, los procesos de depuración, extracción y carga pueden afectar el rendimiento del servidor del datawarehouse actual que está soportado en una plataforma Windows, es aconsejable la actualización de este servidor con características más avanzadas en cuanto a capacidad de procesamiento y memoria de trabajo, a medida del incremento de la información. Se recomienda de forma especial a la institución educativa dar paso a proyectos de tecnologías de información a fin de buscar mejores procesos internos y administrativos de dicha institución. A la facultad de Informática, fomentar el uso de herramientas a nivel gerencial y actualizaciones e investigación de dichas herramientas en lenguajes de desarrollo que predominan en la actualidad. A Instituciones Educativas interesadas en este tipo de solución, se recomienda tener una correcta estructura funcional que permita a las aplicaciones alojarlas en equipos especializados, a fin de crear un verdadero ambiente laboral, en cuanto al manejo de información y tratamiento de tecnologías. 194

194 BIBLIOGRAFIA Francisco Balena (2002), Programación Avanzada con Microsoft Visual Basic.Net Francisco Charte Ojeda (2002), Programación de Base de Datos con Visual Basic.Net William R. Vaughn (1998), Programación de SQL Server 7.0 con Visual Basic 6.0 Gio Wiederhold, Diseño de Base de Datos II Edición Jaime Malpica (1986), Introduccion a los Sistemas de Base de Datos Edmundo Gonzalez Zavaleta (2005), Sistema y Procedimientos de Control e Información W. Hartman, H. Matthes, A. Proeme (1984), Manual de los Sistemas de Información Raymond Mc Leod Jr. (2000), Sistema de Información Gerencial Gordon B. Davis (1987), Sistema de Información Gerencial Turban, Efraim y Aronson Jay E. (2001), Decision Support Systems And Intelligent Systems, Sixth edition, Prentice Hall, New Jersey 195

195 Martínez Sarmiento, Henry. (2002), "Sistemas de Información Gerencial" Carpers Jones (2007), Estimación de Costos y Administración de Proyectos de Software 196

196 LINKCOGRAFIA ml itulo10/cap107.html DSS de México, (S/F), Casos de éxito, [documento WWW]. Consultado el 09 de junio de 2004 en URL a_decisiones_hechos.php

197 os/default.htm re.com/downloads/olapxapp/brochure.es.pdf+cubos+de+informacion&hl =es&gl=ec&ct=clnk&cd=4 tm es.wikipedia.org/wiki/aplicación ault.asp pulsar.ehu.es/pulsar/glosario/glosario_a CULO-WEB-DIC_HAGAMOS_CUENTAS html 198

198 planeacion.udea.edu.co/datamart/glosario.htm es.wikipedia.org/wiki/proceso_(informática)

199 _services.aspx beneficios para costos y 200

200 parte de las preguntas en los pasos de toma de decisiones grafico de dw) (para t.mspx atos _datos/sistema_gestor_de_base_de_datos_sgbd.php gif jpg 201

201

202 MANUAL DE USUARIO Tipos de Usuarios En la aplicación se tiene dos tipos de usuarios finales, dependiendo de las seguridades aplicadas al SIG, unos son usuarios finales exploradores de información quienes usualmente son los usuarios tomadores de decisión los que sólo visualizan resultados, y otros son los usuarios finales creadores de reportes quienes hacen uso del cubo para diseñar sus propios reportes dependiendo de las necesidades de información. La creación de un informe orientado al usuario final podemos hacerlo a partir del sitio predeterminado de Reporting Services, mediante la aplicación Report Builder, cabe recalcar que para realizarlo con esta opción el usuario debe tener conocimientos del flujo de información de la Institución Educativa o información interna para la manipulación de los datos bajo esta herramienta. Usuario Final Explorador 1. Inicializar el navegar Web: Inicio Todos lo programas Internet explorer. 203

203 2. Ubicar la siguiente dirección: se ingresa el usuario y la contraseña, para conectarnos al servidor. 3. Entraremos al sitio predeterminado del servicio de reportes. Se observará la siguiente interfaz 4. En este sitio se cuenta con dos carpetas llamadas; Reportes Estándares en ella se contará con todos los reportes estándares establecidos por los desarrolladores; Reportes Personalizados donde estarán aquellos reportes creados por usuarios finales, con diferentes seguridades de acceso, dichas carpetas serán explicadas de forma detallada más adelante. 204

204 5. Esta es la interfaz por defecto, y dentro de ella encontramos lo siguiente: Para crear nuevas carpetas donde se almacenaran reportes. Para conectarnos a nuevos orígenes de datos en caso de que Existieran o se llegarán a crear. En caso de querer cargar un archivo independiente del cubo de información Es la parte donde el usuario tendrá la oportunidad de crear sus propios escenarios de información a través del cubo de información Inicio: Permite que el usuario vuelva a ubicarse en la página principal Mis suscripciones: Permite que el usuario pueda organizar su información Configuración del Sitio: Solo será habilitada para el usuario administrador Ayuda: Se presenta un manual completo de la utilización de Reporting Services. 205

205 El resto de opciones presentadas son reconocidas por el usuario que ha utilizado navegadores Web. Carpeta de Reportes Estándares Dentro de esta carpeta encontramos reportes en donde su comparativo más importante es la información a través del tiempo y la representación de estos datos de manera que ayuden al proceso de toma de decisiones. Los reportes son: Hoja de vida de personal docente y administrativo Alumnos Registro de matrícula Notas Disciplina Inasistencia de alumnos, personal docente y administrativo Justificación de inasistencia de alumnos Materias asignadas a profesores 206

206 Reportes dentro de la carpeta Reportes Estándares Carpeta de Reportes Personalizados En esta carpeta se almacenarán aquellos reportes que serán creados por los usuarios del sistema y dependiendo del tipo de información que necesiten. La función principal es presentar a los usuarios los diferentes reportes creados por ellos mismos y tener la posibilidad de modificarlo en caso que se requiera. Reportes dentro de la carpeta de Reportes Personalizados 207

207 Report Builder Generador de Reportes Revisado todos los reportes estándar establecidos en el análisis para desarrollar dicha aplicación, se puede dar el caso en que el usuario, necesite revisar la información bajo otros escenarios y se ve en la necesidad de la creación de nuevos reportes, para realizar esto debe utilizar el generador de reportes o Report Builder. Se da clic en generador de reporte, luego sale una consola en donde se indica que la herramienta esta siendo cargada, finalizado este proceso tenemos la siguiente interfaz. 208

208 Lo primero que se debe hacer dentro de esta herramienta es conectarnos al origen de datos o cubo de información, en este caso solo se dá clic en el nombre del origen y en la parte de diseño del informe se escoge la forma en que se debe presentar la información, sea esta en forma matriz, tabla o gráfico. Escogemos matriz. Luego se presenta todos los datos (dimensiones y medidas), almacenadas en el cubo de información, para ser llevadas en el área de diseño y poder crear la matriz de información. 209

209 Reportes a partir de Excel El usuario tendrá también la posibilidad de realizar los análisis de la información a través de la herramienta Excel mediante la utilización de tablas dinámicas y a través de una conexión al Cubo, sin tener que ingresar al sitio predeterminado de Reporting Services. Excel es una herramienta ya conocida en que se le hará mucho más fácil el análisis de la información. El usuario podrá construir reportes según su necesidad de información, imprimirlos pero no podrá publicarlos desde esta herramienta, ya que sólo es permitida para exploración. 1. Inicializamos Excel, se da clic en el menú Datos y se escoge la opción informes de tablas y gráficos dinámicos. Aparece un asistente para realizar esta opción. 2. Se específica donde están los datos que se quieren analizar, en este caso se escoge la opción Fuentes de datos externa, en la parte de que tipo de informe desea crear, se escoge la opción tabla dinámica y se da clic en siguiente. 210

210 3. En el paso 2, hay que obtener los datos externos, damos clic en obtener datos. 4. Luego hay que elegir el origen de datos, en este caso escoger Cubos Olap, si es la primera vez escoger la opción nuevo origen de datos y clic en aceptar. 211

211 5. Se le ubica un nombre al origen de datos, se selecciona un proveedor Olap para la base multidimensional a la que se quiere tener acceso y se da clic en conectar. 8. Una vez realizada la conexión a la base de datos multidimensional, regresamos a la ventana crear nuevo origen de datos, escogemos el cubo a analizar y damos clic en aceptar. 212

212 Nos aparecen las siguientes ventanas: Teniendo el Reporte procedemos a darle formato, se presenta una barra de herramientas para las modificaciones, damos clic en dar formato al informe 213

213 Y se presentan los siguientes formatos: Escogemos el que más creemos que se adapta a la presentación de nuestra información y tenemos como resultado. Le ubicamos un nombre al gráfico, para hacer más representativa la información. Los pasos a realizar son los mismos procesos independientes dentro de la hoja de cálculo, es decir que no es algo nuevo para el usuario. Podemos realizar modificaciones en los campos, escoger o desactivar datos para presentar la información más reducida ó en detalle. Para hacer más agradable y significativa la presentación del reporte, procedemos a añadir gráficos, en la barra de herramientas de configuración del reporte escogemos: 214

214 Al dar clic en el asistente para gráfico, automáticamente se crea un gráfico de la información, con la ventaja de que dicho gráfico también es dinámico en la presentación de sus datos También podemos filtrar por campos. Ejemplo: 215

215 Para obtener este impreso se siguen los mismos procedimientos como para imprimir una hoja de cálculo normal. Esto es todo en cuanto al análisis de información. 216

216 MANUAL TÉCNICO Punto 1. Configuración Sistema Operativo Instalado el sistema operativo, se necesita de una configuración para poder levantar el servicio de reportes de la aplicación. Al instalar el SQL se debe ya contar con esta configuración, caso contrario no se podrá levantar el sitio predeterminado de Reporting Services. Estas configuraciones son las siguientes: 1) Dar clic en Inicio y escoger la opción Administre su servidor, ingresar en la parte de agregar o quitar función, se presenta un asistente para ayudar a la configuración, pulsamos siguiente. 2) En opciones de configuración, escoger la opción de configuración personalizada. Y dar clic en siguiente. 217

217 3) En las funciones del servidor, escoger la opción servidor de aplicaciones (IIS- ASP.NET) y dar clip en siguiente y concluir el asistente. Se realiza también la siguiente configuración a partir de Inicio panel de control agregar o quitar programas agregar o quitar componentes de Windows y levantar el servidor de aplicaciones. Una vez configurado el servidor procedemos a la instalación del motor de base de datos SLQ Server

218 Para realizar la configuración completa de Internet Information Services se debe contar con los instaladores del sistema operativo, para instalar todos aquellos archivos necesarios para la configuración y finalizar el asistente. Punto 2. Instalación de Sql Server 2005 Esta parte muestra cómo instalar Microsoft SQL Server 2005 en Windows Server Incluye captura de todas las pantallas que aparecen en el programa de instalación y la explicación correspondiente de cada una de ellas (si así lo precisa). 1. Introduciremos el CD de instalación, en este caso se utiliza SQL Server 2005 Edition Standard (recurso de APM). Aparece la primera ventana del asistente de instalación. Marcaremos "I accept the licensing terms and conditions" y pulsaremos en "Next": 219

219 2. Previamente, SQL Server instalará algunos componentes necesarios (Microsoft SQL Native Client y Microsoft SQL Server 2005 Setup Support Files). Pulsaremos en "Install": 3. Pulsaremos en "Finish" para iniciar el proceso de instalación de SQL Server: 220

220 4. Se iniciará el asistente de instalación de SQL Server, pulsaremos en "Next": 221

221 5. El asistente de instalación hará un chequeo previo de posibles problemas con algún componente de la instalación, si no hay problemas pondrá "Success" en "Status" y pulsaremos en "Continue": Se procesa directamente procesos automáticos de verificación, para seguir avanzando en la instalación. 222

222 6. Nos pedirá el número de serie, lo ubicamos, pulsaremos en Next": 7. A continuación marcaremos los componentes de SQL Server a instalar: SQL Server, Analysis Services, Reporting Services, Notification Services, Data Transformation Services, Workstation components y Books Online and development tools. 223

223 Si queremos mostrar los componentes que se instalará en detalle pulsaremos en "Advanced" (en esta ventana nos aparecerá una descripción de cada componente). Tras seleccionar los componentes a instalar pulsaremos en "Next". 8. Seleccionaremos "Defautl instance" para instalar la instancia por defecto ó "Named instance" para especificar un nombre de instancia personalizado. 224

224 9. Si queremos iniciar todos los servicios de SQL Server con el mismo usuario desmarcaremos "Customize for each service account", de esta forma se utilizará el mismo usuario para iniciar todos los servicios del equipo que hará de Servidor de SQL Server. Si queremos utilizar un usuario existente de un dominio de Windows 2000/2003 marcaremos "Use a Domain User account" y especificaremos el usuario, la contraseña y el dominio. Si, por el contrario, queremos que el usuario con que se inicien los servicios sea el local del equipo donde estemos instalando SQL Server marcaremos "Use the Local System account" (conviene que sea administrador del equipo). Para iniciar los servicios de SQL Server automáticamente en el arranque del equipo marcaremos "Auto-start service". Tras configurar estos parámetros pulsaremos en "Next": 225

225 10. Indicaremos el modo de autenticación que queramos usar para el acceso a SQL Server: Windows Authentication Mode (SQL Server utilizará los usuarios del Sistema Operativo para el acceso) ó Mixed Mode (usuarios del sistema operativo y usuarios de SQL Server). Introduciremos la contraseña para acceder a la administración de SQL Server (como usuario administrador) y pulsaremos en "Next": 226

226 11. Indicaremos las opciones del idioma, normalmente se dejarán las opciones por defecto "Collation designator and sort order" con el valor de "Modern_Spanish" y marcaremos "Accent - sensitive". SQL Server permite especificar distintos valores según el servicio marcando "Customize for each service account". Tras configurar estos valores pulsaremos "Next": 12. Si hemos indicado que se instale "Report Server", nos aparecerá la siguiente ventana para especificar el directorio virtual de Report Server en "Report Server virtual directory" y el directorio virtual de "Report Manager" en "Report Manager virtual directory. Para utilizar este componente deberemos tener instalado y activo Internet Information Server pues es accesible vía http (web): 227

227 Indicaremos también el servidor SMTP y para envío de con los informes de Report Server: Si queremos que los errores críticos sean enviados automáticamente a Microsoft marcaremos "Automatically send fatal error reports to Microsoft": 228

228 13. Por último nos aparecerá una ventana con el resumen de los componentes y opciones seleccionadas en el asistente de instalación. Si todo es correcto pulsaremos en "Install" para iniciar la instalación de SQL Server: Comienzan a ejecutarse cada una de las herramientas escogidas. 229

229 14. Si todo se ha instalado correctamente en "status" aparecerá "Setud finished". Pulsaremos en "Next": Para comprobar que la instalación se ha realizado correctamente ejecutaremos "SQL Server Management Studio", nos aparecerá la ventana de conexión "Connect 230

230 to Server", donde deberemos indicar el tipo de servidor "SQL Server", el nombre del servidor (nombre del equipo ó dirección ip/nombre de la instancia) y el tipo de autenticación, en nuestro caso "Windows Authentication": Si SQL Server se ha instalado correctamente nos aparecerá la consola de SQL Server Management Studio: Desde aquí podremos administrar las bases de datos, tablas, vistas, usuarios, logs, copias de seguridad, monitores de actividad, errores, alertas, etc. Punto 3. Verificación de la Instalación de Reporting Services 231

231 Para verificar la correcta instalación del servicio se puede realizar cualquiera de los siguientes pasos: 1. Abrir Control Panel, seleccione Administrative Tools y luego Services. Verifique que el servicio Report Server se encuentre en estado Started. 2. Abrir el Internet Explorer y colocar el siguiente URL: 3. Abra el Internet Explorer e ingrese el siguiente URL: 232

232 Punto 4. Ejecución de los Jobs Revisado el contenido de cada uno de las tareas programadas se procede a ejecutarlas de la siguiente manera: Se inicia el Sql Server Management Studio, en la carpeta de Jobs en la parte de (Sql Agent): El orden de ejecución es el siguiente: Ejecutar job "Siscol a Temporal" Ejecutar job "Actualizar Dimensiones" Ejecutar job "Actualizar Facts" Ejecutar job "Ejecución Cubos" Para ejecutar los Jobs se realizan los siguientes pasos: 1. Ejecutamos las tareas programadas con el botón derecho y escogemos la opción ejecutar. En este caso la ejecución se la realizará para el Job dimensiones, y luego procedemos a ejecutar los tres jobs siguientes. Se debe presentar de la siguiente manera: 233

233 El siguiente procedimiento de ahora en adelante a partir de lo anterior es de forma automática, comienza a detectar cada uno de los paquetes dentro del job y lo va ejecutando. Como se puede visualizar en la ventana siguiente, la ejecución es de forma secuencial, es decir la finalización de un proceso es el comienzo de otro, por lo consiguiente deberán ejecutarse de forma satisfactoria cada uno de estos paquetes. 234

234 Finalizado el proceso, se presentará la ventana en donde nos indique que la ejecución fue un éxito o hay algún tipo de error, en ese caso todo se verá reflejado en dicha ventana, incluyendo los detalles para poder identificar el problema o los problemas. Esta misma secuencia de pasos se debe aplicar a los jobs siguientes, tomando en consideración el orden de ejecución, una vez ejecutada las 4 tareas, toda la información esta lista en el Sql Punto 5. Creación de los usuarios Permisos y accesos de usuarios. Cada uno de los tipos de usuarios que van a explorar y explotar la información deben ser creados en Reporting Services (roles) definiendo los permisos asignados 235

235 para cada uno; el tipo de seguridad adoptada es la integrada a Windows. De manera general los permisos considerados son los siguientes: Especificación de permiso: Establecer la seguridad de elementos Permisos Rector Inspector Secretaria x Crear informes vinculados x Ver informes x x x Administrar informes x Ver recursos x x x Administrar Recursos x Ver carpetas x x x Administrar carpetas Administrar historial de informes Administrar suscripciones individuales Administrar todas las suscripciones Ver orígenes de datos Administrar orígenes de datos x x x x x x x x Ver modelos x x x Administrar modelos x Usar informes x x En la ventana de Administración de equipos de Windows Server 2003, expandir el árbol hasta la carpeta Usuarios, dar clic derecho y escoger la opción Usuario nuevo. En la ventana Usuario nuevo, llenar los campos necesarios para la creación del usuario, luego dar clic en el botón Crear. 236

236 En la ventana hay que ubicar los datos del usuario que va a utilizar la aplicación, como también la clave por la cual tendrá acceso al sistema, todo esto con el fin de cumplir con los controles de seguridad. Punto 6. Levantar el Cubo de Datos El proceso se lo realiza a partir del SQL Server Business Intelligence Development Studio, en el menú File se escoge la opción Open y se da clic en Project Ubicamos la ruta en donde se encuentra el proyecto, una vez encontrado, procedemos a abrir el proyecto utilización en el Analysis Services del Business Intelligence 237

237 Una vez abierto el cubo procedemos a ejecutarlo, para que se comience a reconocer orígenes de datos, vistas, el cubo ( El modelo unidimensional ), dimensiones. Teniendo la información integrada en el cubo, podemos visualizarla desde diferentes perspectivas, por años, por procesos de resultados nuevos, o simplemente para cubrir ciertas necesidades de información Desde aquí se puede realizar comprobación de datos y posibles formatos de reportes, así como también revisar la información de todas las maneras posibles. 238

238 Punto 7. Levantar el Proyecto de Reportes Se procede a realizar los mismos pasos del levantamiento del cubo, dentro de la misma herramienta de SQL Server Business Intelligence Development Studio, se escoge la opción de abrir proyecto pero esta vez el proyecto es de Report Server Project Nos ubicamos nuevamente en las rutas de la aplicación, escogemos la tabla proyecto y procedemos a abrirlo Una vez abierto el proyecto de reporte lo procedemos a ejecutar. Hay que tomar en cuenta una característica muy importante, que la ejecución es a partir de la opción Producción, para que al ser procesado esta suba todos los reportes en el sitio predeterminado de Reporting Services. 239

239 Están arriban todos los reportes, esta parte es de ReportServer, pero para verificar y explorar datos es a partir de esta será la interfaz en la cual todo los niveles o grupos de usuarios tendrán que ingresar para explorar los reportes y construir sus propios escenarios de información. A partir de Internet Explorer ubicamos la URL anterior Y tenemos como resultado: 240

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