Los archivos electrónicos alternativa eficaz para la atención de los juicios en la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobernación

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1 Los archivos electrónicos alternativa eficaz para la atención de los juicios en la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobernación Segunda Reunión de Archivos del Poder Ejecutivo Federal México, D. F. 28 de noviembre de 2007

2 El archivo de trámite de la UAJ Este archivo a cargo de la Dirección de Control de Procesos Jurídicos está integrado por la documentación que le remiten autoridades judiciales, administrativas, entidades de la Administración Pública Federal y Estatal, así como particulares; consiste en los juicios de amparo en los que al señalar como autoridades responsables al Secretario de Gobernación, al director del Diario Oficial o al presidente de la República, le corresponde a la Unidad de Asuntos Jurídicos conforme a sus atribuciones, emitir la contestación a estas demandas o solicitudes, de acuerdo a los plazos que establecen las propias autoridades, plazos que van desde las 24 horas hasta los 45 días hábiles. Es de hacer notar que cada uno de estos documentos tiene implícitos términos que son forzosos e improrrogables y que el incumplimiento de estos genera, en algunos casos, el menoscabo en el patrimonio de la Secretaría o repercusiones políticas y sociales. Este archivo llega a recibir en promedio de 500 a 2500 documentos diarios. Esta documentación generada por las áreas como resultado del trámite que realizan es enviada al archivo donde es ordenada conforme al cuadro de clasificación vigente el cual comprende dieciséis series documentales que abarcan el periodo de los años 2003 al El acervo del archivo central alberga expedientes que corresponden a 2, mts. Lineales.

3 Antecedentes A partir de la reforma fiscal del año 2003 el impacto que ésta provocó en el archivo dio como resultado: Incremento en 400% de la documentación recibida respecto a los 2 años anteriores Rezago de 90 días en el turno de la documentación a las áreas encargadas de la atención de los asuntos generando multas a la Secretaría al no presentar en tiempo los informes Archivo saturado sin equipamiento adecuado con rezago importante en la atención a usuarios y en la integración de glosa a los expedientes Esta situación se debía : El sistema de captura utilizado presentaba serias deficiencias, provocando duplicidad de expedientes Falta de personal para la atención de los asuntos Las portadas de los expedientes se hacían manualmente Un proceso que implicaba múltiples revisiones y captura de información

4 El proyecto de modernización integral en la Unidad de Asuntos Jurídicos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Mediante la implementación del Plan operativo anual 2004 que tenía como objetivo desarrollar en la Unidad un sistema de calidad total a través del Proyecto integral de modernización, se planteó los siguientes objetivos: Realizar un control de gestión homogéneo en la Unidad que permitiera el manejo de criterios uniformes de los asuntos a través de un cuadro de clasificación general aplicable a la Unidad en su conjunto. Abatir el rezago en el turno, que se traducía en la entrega oportuna a las áreas en un 80% del total de los documentos que se recibían La integración del 75% de la documentación a sus respectivos expedientes en el archivo adonde se guardan para su custodia y conservación.

5 Cumplimiento a los compromisos que se derivan de la Ley En materia de normatividad archivística Con el objeto de atender los compromisos derivados de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se avocó a la realización de tareas encaminadas a lograr: Un cuadro general de clasificación único que utilizaran la oficina del titular y las 5 direcciones de área de la Unidad; Catálogo de disposición documental; Guía simple del archivo Inventario general de expedientes de la Unidad e Índice de expedientes reservados actualizado

6 Mejora de procesos Se implementó un programa que cubriría los siguientes aspectos En materia de recursos humanos: Optimización a partir de un nuevo esquema de organización En materia de infraestructura: La adquisición de mobiliario de archivo acorde a las necesidades del mismo En materia de innovación tecnológica: Se inició en el mes de octubre de 2004 el programa de digitalización de documentación que recibía la Unidad de Asuntos Jurídicos. Esto implicó la revisión de procesos, optimización de recursos humanos, adquisición de hardware, software especializado, todo esto en apoyo del proyecto de digitalización, lo que permitiría:

7 a) Agilizar el turno para el desahogo oportuno de los asuntos b) Llevar un control de gestión eficiente c) Reducir el manejo y circulación de papel d) Evitar la duplicidad en el registro de la misma documentación por parte de las diversas instancias que intervienen en su atención Con el proceso de digitalización se desarrolló un nuevo sistema de captura de datos que representó una mejora del 100 % en efectividad ya que garantizaba una ágil comunicación, y ayudaba a disminuir sustancialmente el margen de error en la captura de registros, evitando la duplicidad de expedientes.

8 El Sistema de Digitalización y Control de Expedientes (SIDCE) Este sistema surgió como resultado de la revisión de nuestros procesos internos y de las áreas de oportunidad que se generaron a partir del análisis realizado. En esencia consiste en la tramitación de asuntos competencia de la Unidad, a través de transacciones vía electrónica. Se pretendía que este sistema vinculara datos con imágenes digitalizadas, a fin de poder transferir esta información a otro módulo creado para una área usuaria perteneciente a la Unidad de Asuntos Jurídicos para su trámite y desahogo.

9 Proyecto firma electrónica del Consejo de la Judicatura para la atención de las demandas presentadas con motivo de la Ley del ISSSTE, publicada en el DOF el 31 marzo 2007 A raíz de este fenómeno, y mediante el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura se instituye la clave personal o firma electrónica para el seguimiento de expedientes (FESE) Es un medio controlado, que mediante la utilización de una Clave Personal que se denomina Firma Electrónica para el Seguimiento de Expedientes (FESE) la cual producirá los mismos efectos que una firma autógrafa, se podrá ingresar al sistema para recepción, consulta, y envío de promociones, documentos, acuerdos, resoluciones o sentencias oficiales, relacionados con asuntos de competencia de los órganos jurisdiccionales. Todo esto a partir de la entrada en vigor del ordenamiento en cuestión, ya que representaba la interposición de 160,000 demandas de amparo aproximadamente, pero que gracias a la notificación de estas vía electrónica, tuvo una repercusión positiva para la Secretaria de Gobernación ya que dio como resultado: Ahorro de recursos Disminución de tráfico de papel Agilización en el desahogo de los asuntos con la generación automática de informes Aprovechamiento de la plataforma del SIDCE

10 Flujo Dir. Control de Procesos Jurídicos Inicio Preparación Preparación Recepción vía Recepción vía documento documento físico físico Recepción vía Recepción vía documento electrónico documento electrónico Digitalización Digitalización Búsqueda de Búsqueda de Antecedentes Antecedentes Captura y Captura y Verificación Verificación Turno de Turno de expedientes expedientes Rev isión de Rev isión de Pagina Web Pagina Web Bajada de acuerdos Bajada de acuerdos Rev isión de Rev isión de acuerdos acuerdos Asignación de Asignación de Clasif icación y turno Clasif de icación exp. y turno de exp. Expediente Expediente Físico y Físico y electrónico electrónico El sistema determina quien será el Abogado El sistema receptor determina del quien trámite será el Abogado receptor del trámite

11 Captura de Expedientes

12 Captura de Expedientes

13 Automatizador ISSSTE Con la finalidad de enlazar nuestro sistema (SIDCE) con la página web del Consejo, se desarrolló en coordinación con la DGTI un programa de automatización para transferir archivos de esa página e ingresarlos de manera rápida y ágil a nuestro sistema, programa que resultó todo un éxito ya que además de bajarlos, con este mismo programa pudimos subir los oficios de contestación a las demandas de amparo al sitio del Consejo de la Judicatura. Esto dio como resultado que a partir del 29 de agosto del presente año fecha en que se inició esta actividad se generaran los siguientes resultados: Tiempo de utilizado Generación de Expedientes nuevos Generación de oficios de contestación Tiempo utilizado para la entrega de Oficios de Contestación Con automatizador 3 minutos 2 minutos 3 minutos Sin automatizador 20 minutos 20 minutos 12 horas Esto dio como resultado que el trámite de las 1000 demandas de amparo relacionadas con la publicación de la Ley del ISSSTE que se tenia contemplado realizar en 2 semanas aproximadamente, se cumpliera en 4 días, sin que esto implicara alterar el trabajo diario de esta Dirección.

14 Automatizador ISSSTE

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19 Automatizador ISSSTE

20 Automatizador ISSSTE

21 Flujo área usuaria Inicio Expediente Nuev o? No Abogado rev isor Recibe Abogado trámite rev isor Recibe trámite Sin más trámite? Si Si Jefe Dpto. Jefe Dpto. Recibe trámite Recibe trámite Rev isa, Programa Rev isa, Programa Fecha Atención, Asigna Fecha Responsable Atención, Asigna Responsable Rev isa, Reasigna Rev isa, Reasigna Responsable Responsable No Se archiv a Fin Abogado Recibe Abogado trámite Recibe trámite Elabora Elabora Informe Informe Solicita Solicita Aprobación Aprobación Jefe Dpto. Recibe Jefe trámite Dpto. Recibe trámite Revisa Informe: Autoriza Revisa / Rechaza Informe: Autoriza / Rechaza Rechaz a Fin Subdirector Recibe Subdirector trámite Recibe trámite Revisa Informe: Autoriza Revisa / Rechaza Informe: Autoriza / Rechaza Rechaz a Trámite Aprobado Trámite Aprobado Director Recibe Director trámite Recibe trámite Revisa Informe: Autoriza Revisa / Rechaza Informe: Autoriza / Rechaza Rechaz a Impresión de Inf orme Impresión de Inf orme Envío Telecom Envío Telecom (Foráneos) (Foráneos) Envío de inf ormes Envío de inf ormes vía electrónica vía electrónica

22 SIDCE

23 SIDCE

24 SIDCE

25 SIDCE

26 SIDCE

27 SIDCE

28 Cuadro comparativo Ahora bien esto ha tenido una repercusión positiva para la Secretaria ya que con motivo de la nueva Ley del ISSSTE, se esperaba realizar los siguientes gastos: RECURSOS HUMANOS TOTAL $ pesos mensuales (Tiempo requerido 3 meses) $ pesos ESPACIOS ALTERNATIVOS Habilitación de espacios para guarda y custodia de expedientes que se generaran con motivo de la interposición de demandas 2 mil a 2 mil 500 pesos m2 Se requerían de 200 a 300 metros cuadrados. TOTAL INVERSIÓN $

29 PAPELERÍA TOTAL $ 225, Resumiendo las cantidades anteriores, podemos confirmar que el importe total arroja la suma de: COSTO TOTAL $ Dichos gastos se redujeron a: RECURSOS HUMANOS Área de captura: 1 capturista turno matutino (personal de la Secretaria) 2 capturista turno vespertino contratado (sueldo mensual $ pesos c/u )Área de Procedimientos Constitucionales. 4 abogados (Personal de la Secretaria) 1 Ingeniero (personal de la Secretaria)1 Ingeniero contratado (sueldo mensual $ pesos) Área de la DGTI1 COSTO TOTAL $ pesos

30 Situación actual Catalogados como historia de éxito los cambios impulsados en el área modificaron sustancialmente su función y actividad. La Unidad utiliza un cuadro general de clasificación; cuenta con un catálogo de disposición documental que le permite establecer los plazos de conservación en el archivo de trámite y de concentración, así como los plazos de reserva de la documentación clasificada. Desde finales del año 2006 el turno de la documentación es dentro de las 24 horas siguientes a la fecha de su recepción, considerando en este rubro la digitalización de la totalidad de la documentación proveniente del Distrito Federal El rezago existente en el archivo durante los años 2003 al 2005, en cuanto a la integración de documentos a sus expedientes representaba el 75%. Ahora la totalidad de la documentación ha sido integrada en un 100%, garantizando con ello su ágil funcionamiento. A través del SIDCE y en combinación con el automatizador ISSSTE se logró resolver en un tiempo record la atención de los juicios de amparo interpuestos en contra de la Ley del ISSSTE en donde la Secretaria es autoridad responsable.

31 Conclusiones El proyecto no solo tuvo éxito al poder la atención oportuna a las demandas de amparo interpuestas a la Ley del ISSSTE, sino que además contribuyó a reducir significativamente los gastos que se tenían contemplados por parte de la Secretaría. Además de la importancia que representó para el Poder Judicial de la Federación como proyecto piloto dada la envergadura del volumen por atender lo que impactó en sus funciones, éste admitió en los considerándos del Acuerdo de creación de la Firma que los avances tecnológicos han permitido al Consejo de la Judicatura Federal contar con el medio electrónico donde se incluye la configuración del, expediente virtual, es decir, una copia digitalizada de las constancias de los autos del expediente real y el uso de una firma electrónica para todos los que intervienen en los procedimientos judiciales... La aportación de la Unidad fue significativa en virtud de que se abatieron sustancialmente los tiempos que se invertían en atender un mismo número de juicios. Esto último sienta un precedente para la atención que representa el manejo de un volumen de 350,000 oficios que en promedio recibe la UAJ anualmente.

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