MOC VoIP Business SoftPhone. Guía rápida de instalación y uso

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1 MOC VoIP Business SoftPhone Guía rápida de instalación y uso

2 Bienvenido a BT icomms, nuestro servicio de comunicaciones unificadas. A partir de ahora, se beneficiará de las funciones de la telefonía tradicional junto con las nuevas funcionalidades multimedia (presencia, mensajería instantánea, etc). Empiece ya a descubrir las múltiples ventajas que le ofrece BT icomms con su nuevo softphone, el Multimedia Office Client (MOC). Con esta sencilla guía, podrá instalar, conectar a la red y conocer las principales aplicaciones de su nuevo teléfono para disfrutar del máximo rendimiento en sus servicios de comunicaciones avanzadas. 1.- Configuración necesaria en el PC local 1.1 DNS Será necesario configurar en el fichero hosts de los PCs locales en el directorio C:\WINDOWS\system32\drivers\etc la siguiente entrada: NOMBRE_DOMINIO.ssl1.bt.es Donde NOMBRE_DOMINIO es una parámetro que BT le asignará una vez contratado el servicio. Si desconoce su NOMBRE_DOMINIO, póngase en contacto con BT a través del Configuración Internet Explorer Es necesario tener permitido el envío y recepción de tráfico SSL y TLS en las diferentes versiones que nos aparezcan en la ventana de propiedades avanzadas de Internet Explorer en: Herramientas -> Opciones de Internet > Opciones avanzadas > Seguridad. Marcar: Usar SSL Usar TLS 1.3 Configuración de la Calidad de Servicio Es necesario marcar la opción de QoS Scheduler o programador de paquetes de QoS en las opciones de las propiedades de área local. Panel de control > Conexiones de Red > Conexión de Red Activa > Propiedades. Marcar programador de paquetes de QoS si se encuentra ya instalado o instalar como servicio si no se encuentra y comprobar que se queda marcado. 1.4 Certificados En versiones con alto grado de seguridad o en versiones de Windows e Internet Explorer muy actuales, podemos tener problemas para descargar el Service Package si se produce este problema, podremos descargarlo deshabilitando la comprobación de la autenticidad de la firma del certificado de la siguiente forma: No chequear: Herramientas -> Opciones de Internet > Opciones avanzadas > Seguridad > Comprobar la revocación de certificados del servidor. 2.- Requisitos mínimos 2.1 Hardware y Sistema Operativo 1 GHz (o mayor) Pentium-class o procesador equivalente. Windows 2000 con SP3, Windows XP, Windows Server 2003, o posterior. 56 Kbps modem o conexión de red mayor (Cable modem, DSL, o 10base-T conexión Ethernet provee una experiencia mejor.) 2 3

3 2.2 Software Tarjeta de Sonido Full duplex con altavoz y micrófono. 256 MB RAM (Este requisito es en adicción a la memoria requerida por el sistema operativo y otras aplicaciones). 75 MB de espacio en disco duro. (65,536 colores) SVGA o tarjeta de video gráfica de mayor calidad. Ratón. El Multimedia Office Client requiere una de las siguientes configuraciones de software: Microsoft Outlook 2003, Windows 2000 con SP3 o posterior, Windows XP, Windows Server 2003 o posterior. Microsoft Outlook XP, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 o posterior. Microsoft Outlook 2000, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003, o posterior. 3.- Instalación del Multimedia Office Client A continuación se detallan los pasos necesarios para instalar el Multimedia Office Client. 1. Doble-click En el fichero de instalación de MOC, que se podrá descargar de la zona de Demos y Guías de instalación de nuestra web (www.bticomms.es). Para descargar este ejecutable, necesitará un usuario y una password que BT le proporcionará durante el traspaso del servicio si usted dispone de perfiles multimedia. Si no dispone de estos datos, póngase en contacto con BT en el La herramienta de instalación guiará al usuario a través del proceso de instalación, seleccionando las siguientes opciones: El lenguaje de instalación. La ubicación donde residirá el MOC. La posibilidad de visualizar distintas releases notes. 3. Si aparece una ventana de Ficheros en uso de Windows porque Microsoft Outlook está arrancado, cierre Microsoft Outlook y pulse Retry. Notas: - Para instalar el Multimedia Office Client se deben poseer privilegios de Administración del sistema. - El idioma en el que se instalará y funcionará la aplicación dependerá del idioma del sistema operativo, no siendo posible su elección en el momento de la instalación. 4.- Configuración del Multimedia Office Client Una vez instalado, para configurar el MOC se debe acceder a Multimedia > Preferencias desde el menú de Microsoft Outlook y configurar lo siguiente: Perfil de usuario. Buzón de voz. Velocidad de conexión. Intercambio de archivos. Parámetros de Red. Presencia. Tonos de timbre. Mensajería instantánea. Dispositivos de audio. Llamadas. Audio. Varios. Video. Interfaz de usuario. Etiquetas inteligentes. Sincronización de contactos con Outlook. 4 5

4 Para conectarse al servicio, sólo es necesario configurar el Perfil de Usuario y los detalles de conexión Proxy. Para ello, pinche en Usuario e introduzca su número de teléfono como Nombre de Usuario y la Clave que BT le proporcionó durante el alta del servicio. 4.1 Iniciar el Multimedia Office Client Si el Multimedia Office Client no está configurado para arrancar automáticamente al iniciar Microsoft Outlook, se deberá iniciar manualmente. Para iniciar Multimedia Office Client: 1. Desde el menú principal de Microsoft Outlook, seleccione Multimedia > Iniciar. La ventana de inicio aparecerá con el servidor proxy y el nombre de usuario. En los detalles de conexión introduzca los datos del proxy: Active Proxy: NOMBRE_DOMINIO.ssl1.bt.es Dónde NOMBRE_DOMINIO es una parámetro que BT le asignará una vez contratado el servicio. Si desconoce su NOMBRE_DOMINIO, póngase en contacto con BT a través del Seleccione Recordar mi clave para no introducir la password cada vez que se inicie Microsoft Outlook. 3. Seleccione en preferencias del usuario Conectar de forma automática para iniciar la aplicación al iniciar Microsoft Outlook. Nota: - Si selecciona 2 y 3, el MOC arrancará automáticamente al iniciar Microsoft Outlook. 6 7

5 5.- Uso básico del MOC Puede encontrar manuales completos del Multimedia Office Client en la zona de Formación de nuestra web: La siguiente figura muestra la apariencia de la ventana principal del Multimedia Office Client. 4. Seleccione su Ubicación, la ubicación física que elija será su ubicación por defecto hasta que decida cambiarla de nuevo. 5.1 Menú principal Multimedia 5. Seleccione OK. La siguiente tabla describe las acciones que se pueden llevar a cabo con el menú Multimedia de Microsoft Outlook. 8 9

6 Item del Menú Acción Iniciar sesión. Activar o desactivar el Multimedia Office Client. Presencia. Establecer el estado de presencia Añadir una nota de texto con su estado. Nueva sesión. Abre una nueva ventana de sesión. Llamada. Realiza una llamada al contacto seleccionado. Lista todos los números en un IM. submenú. Manda un mensaje instantáneo el contacto seleccionado. Share. Comienza una nueva actividad de compartición, se puede tratar de: Explorar páginas web. Enviar fichero. Compartir pizarra. Transferir portapapeles. Buzón de voz. Abre una sesión de buzón de voz. Llamadas entrantes. Abre el buzón de llamadas entrantes y muestra su contenido. Llamadas salientes. Abre el buzón de llamadas salientes y muestra su contenido. Mis Amigos. Abre la lista de Mis amigos mostrando los grupos de amigos y sus estados de presencia. Importar contactos. Busca y añade contactos desde el Administrar Grupos. MCS libreta global de direcciones. Añade, edita y borra grupos de la vista de Mis Amigos. Preferencias. Abre la ventana de preferencias. Ayuda. Help Open the HTML Help application in the Outlook main content window. Item del Menú Acción Comprobar actualizaciones Chequea remotamente si hay de software. actualizaciones de software. Acerca de Multimedia Abre una ventana del cliente donde Office Client. se puede comprobar la versión y la posibilidad de capturar logs. 5.2 Barra de herramientas Multimedia La barra de herramientas Multimedia contiene las funciones más frecuentemente usadas: 10 11

7 Nombre Presencia Sesión Entradas de llamada Llamar IM Mis Amigos Agente Descripción Indica la identificación del usuario y la presencia. El usuario puede cambiar su estado hacienda click en este botón y seleccionando la opción de la lista. La presencia aparece deshabilitada cuando el usuario no está conectado. La longitud de de este campo está limitada a 18, si se supera esta límite el texto aparece abreviado añadiendo ( ), haciendo clic en la flecha se puede leer el texto completo. Estará inactiva si el usuario no está conectado. El usuario puede introducir una marcación y llamar. El usuario puede introducir una dirección SIP y hacer una llamada o iniciar una sesión de IM. Comienza una nueva sesión. Abre una segunda sesión de llamada. El usuario puede introducir un número/dirección SIP y pulsar Llamar cuando sea seleccionado un contacto. Estará inactiva si el usuario no está conectado. Activa cuando un contacto está seleccionado. Inactiva cuando el usuario no está conectado. Activa cuando un contacto está seleccionado y cuando una dirección SIP está rellena. Link a la vista de Mis Amigos. Abre el Personal Agent en una nueva ventana de Navegador. La presencia se utiliza para que otros usuarios vean su estado o usted pueda ver el de otros usuarios. Los diferentes estados que se pueden mostrar están recogidos en la siguiente tabla: Icono Estado de Presencia Descripción Desconocido. No hay información de presencia disponible. Conectado. El usuario está registrado en la red. Conectado ha salido El usuario está conectado a comer. pero manualmente ha Conectado ha salido. indicado un estado para Conectado <nota de no ser alcanzado. cliente>. Conectado Inactivo. El usuario está conectado pero tras un periodo de inactividad se considera que no está accesible. Activo disponible. El usuario está registrado en la red, tiene la presencia habilitada y está utilizando el PC activamente. Activo al telefono. El usuario está registrado en la red, tiene la presencia habilitada y está cursando una llamada en ese momento. Indisponible ocupado. El usuario está registrado Indisponible de vacaciones. en la red pero Indisponible fuera manualmente ha de la oficina. configurado este estado Indisponible <nota de para indicar que no está cliente>. disponible

8 5.3 Carpeta del Buzón Multimedia El Multimedia Office Client utiliza una carpeta de buzón de Outlook para realizar el registro de llamadas con el nombre de Multimedia para almacenar las llamadas. A través de la agenda: Hacer doble-click en cualquier contacto o Amigo o seleccionar la entrada correspondiente en el buzón y clic en el botón llamada de la barra de herramientas. Pulsar botón derecho del ratón en cualquier contacto de Outlook, Amigo o entrada correspondiente al buzón. 5.5 Acciones durante una llamada Existen múltiples acciones que puede realizar durante una llamada: 5.4 Realizar una llamada Existen múltiples maneras de iniciar una llamada utilizando el Multimedia Office Client: A través del comando de Sesión: Seleccionar Multimedia > Nueva Sesión. Hacer click en el botón de Sesión en la barra de herramientas. Introducir la dirección SIP o el número en la entrada Llamar de la barra de herramientas y hacer clic en el botón llamada

9 Nombre Colgar Hang Up Silenciar - Mute Retener la llamada - Hold Conferencia - Conference IM Controles de Video Compartir 6.- Manejo de contactos Descripción Finaliza la llamada. Silencia / Activa el micrófono. Retiene / Recupera la llamada. Retiene la llamada actual, permitiendo hacer una nueva para meter a una tercera línea en conferencia. Inicia una conversación de Mensajería Instantánea. Inicia o para el video para una videollamada (es necesario disponer de una cámara web). Comienza una nueva actividad de compartición, se puede tratar de: Explorar páginas web. Enviar fichero. Compartir pizarra. Transferir portapapeles. Los contactos de Microsoft Outlook te ayudarán a manejar, hacer seguimiento y acceder a la información sobre todos tus contactos importantes. El Multimedia Office Client se integra con la ventana de contactos de Outlook, de manera que sus contactos aparecen de la siguiente manera en Microsoft Outlook: En la esquina inferior izquierda aparecen varios campos asociados a las líneas SIP de los contactos de su organización (Dirección SIP del contacto, sobrenombre y grupo). 6.1 Funcionalidades en los contactos Llamada - Llamar al contacto con la dirección primaria. IM - Enviar un IM a la dirección SIP correspondiente. Compartir - Enviar una página web, un fichero, la pizarra, o el portapapeles con el contacto únicamente si dispone de dirección. Amigos - Los Amigos son contactos de su empresa sobre los que puede ver la presencia. Para ello, estos contactos deben tener habilitado el pefil multimedia del servicio. Para hacer que un Contacto sea un Amigo, abra el Contacto desde Microsoft Oultook y marque la casilla Este contacto es un amigo. Para ver la información de presencia de los Amigos: 16 17

10 1. Realizar lo siguiente: Hacer clic en Mis Amigos en la barra de herramientas Multimedia. Hacer Click en Contactos en la ventana principal de Microsoft Outlook y a continuación en Mis Amigos en Multimedia. Seleccionar Multimedia > Mis Amigos. 2. La vista de Amigos aparece. Los Amigos aparecen organizados en función del grupo al que pertenezcan. 6.2 Añadir nuevos contactos Para añadir un Nuevo contacto: 1. En la ventana principal de Outlook, seleccionar el botón de Contactos. Aparecerá la vista de contactos. 2. Seleccionar Nuevo Contacto o botón derecho en el espacio en blanco de la vista de contactos y seleccionar Nuevo Contacto. 3. Introducir los datos del contacto en los campos apropiados. 4. Si se desea situar al contacto en un grupo, seleccionar en el combo de la lista de grupos el grupo correspondiente. 5. Si se quiere disponer de la información de presencia del usuario, seleccionar el check box Este contacto es un amigo. 6. Hacer Click en Guardar y cerrar para salvar los cambios. 6.3 Libreta global de direcciones La libreta global de direcciones es un directorio de todos los usuarios de empresa. Esta lista de usuarios es creada y mantenida por BT. Usted como usuario del servicio, puede acceder a los contactos de la Libreta global de direcciones siguiendo estos pasos: 1. Seleccionar Multimedia > Importar contactos. 2. Escribir la información que se busca en el campo Buscar. 3. Elegir una opción de las siguientes en la lista Filtrar búsqueda por. Las opciones son: 18 19

11 7.- Contacto 8. Para borrar un contacto de Comprobar la lista, Seleccionar Amigos e importarlos, seleccionando el elemento correspondiente y seleccionando el botón Quitar. 9. A continuación hacer click en Importar. 7.1 Centro de Atención al Cliente Para conocer los detalles de acceso al servicio o para resolver dudas relacionadas con el servicio BT icomms, póngase en contacto con el Seleccionar Buscar. Todos los contactos coincidentes con los parámetros de búsqueda serán mostrados en la ventana Seleccionar Contactos para Importar. 5. Seleccionar los contactos que se quieren importar y hacer click en Agregar. Los ítems seleccionados para importar serán mostrados en Comprobar la lista, Seleccionar Amigos e importarlos. 6. Se pueden realizar búsquedas adicionales para añadir más contactos repitiendo los pasos anteriores. 7. Designar contactos como Amigos haciendo click en el check box Amigos.

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