Gestión Documental Inteligente para la Banca. Output Management Eficaz para los Nuevos Tiempos en las Comunicaciones al Cliente

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1 Output Management Eficaz para los Nuevos Tiempos en las Comunicaciones al Cliente

2 Tiberius Gracchus - Fotolia.com Tomar las decisiones correctas hoy determina el éxito del futuro del negocio del sector de la Banca y las Finanzas. La adaptación de las Tecnologías a las nuevas necesidades de los clientes es en la actualidad crítico para las entidades porque de ello dependerá la creación de nuevos modelos de servicios y desarrollo de áreas que permitirán ser más competitivos. Los clientes han cambiado; el mundo se rige por las nuevas tecnologías y el riesgo real para el sector está en no responder a las nuevas demandas de los clientes. Sin embargo, muchas de las firmas del sector aún cuentan con sistemas de legado que ralentizan la flexibilidad, seguridad y agilidad que requieren los numerosos productos, servicios y datos que el sector despliega cada día. La mayoría de las organizaciones están inmersas en cambios legales significativos, fusiones y adquisiciones, y el foco en las decisiones TI queda relegado a una cuestión de costes cuando es una necesidad real para mejorar la capacidad técnica de los negocios. Algunos de sus sistemas no fueron diseñados para esta rápida reconfiguración; los datos aún residen en silos que no están preparados para la nueva arquitectura orientada a servicios, el cloud computing, la virtualización, las aplicaciones móviles y la interacción a través de internet. Un nuevo mundo de infinitas posibilidades se abre ante el sector que debe avanzar hacia nuevas oportunidades y mercados. Las entidades financieras deben ser capaces de tomar ventaja de las posibilidades que la tecnología pone a su disposición para llegar a los clientes con el lenguaje que estos requieren. Descubra cómo abordar este mundo y cuáles son las tendencias que hoy perfilan el horizonte de las comunicaciones con los clientes de la mano de Compart.

3 Moreno Soppelsa - Fotolia.com Qué Ocurre en el Entorno de la Gestión Documental en la Banca? Las nuevas regulaciones, el Big Data, el Cloud o la movilidad están llevando a las entidades financieras a prestar una mayor atención a la gestión documental y las comunicaciones con los clientes. El aumento del volumen de documentos que gestiona el mundo ECM (Enterprise Content Management) tiene especial incidencia en Banca, un sector cuyos clientes exigen una información actualizada y adaptada a las necesidades que imponen las nuevas comunicaciones. Los analistas del mercado, acordes a los datos que manejan, están detectando una inclinación de los bancos y entidades financieras hacia tecnologías más fiables y rápidas que faciliten la gestión de grandes volúmenes de datos y proporcionen nuevas estrategias a sus negocios. Efectivamente, ello es así. La gestión documental de gran volumen está requiriendo de mayor eficacia y seguridad, factores que la nuevas tecnologías van proporcionando acorde a las necesidades reales de sus clientes. En parte debido también al incremento del volumen que proporciona la misma actividad y a la proclive generación de documentos de los nuevos productos y servicios. Uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector es la fusión y adquisición de nuevos bancos lo que supone manejar diferentes aplicaciones de legado. Esos sistemas se combinan habitualmente con muchos tipos diferentes de documentos que llegan a los clientes. Es demasiado costoso o arriesgado eliminarlas, con un ROI que es difícil de definir, por lo que se hacen necesarias otras formas de mantenerlas. Para la mayoría de los bancos, lo más importante son los procesos de seguridad y el cumplimiento de la normativa. Eso significa separar la creación de los documentos de la distribución y establecer un punto centralizado de salida. El resultado es una comunicación lenta e ineficaz entre los departamentos que están de cara a los clientes y el centro de output management por lo cual cuesta mucho trabajo, tiempo y eficacia a cualquier organización financiera. En resumen, las estructuras de output management (OM) en la mayor parte de los bancos de hoy son tan complejas y dispares que cada vez es más difícil llegar al 100% de la normativa y además ser capaces de integrar nuevos canales de salida con rapidez para dar respuesta a las peticiones del cliente. Por eso, algo habitual de este sector es echar en falta una estrategia de output uniforme para todas las unidades de negocio en sus procesos de gestión documental así como para las comunicaciones individuales con los clientes. Tendencias Tecnológicas y Retos en la Banca de Hoy Según recientes informes de las principales consultoras, existen tres factores decisivos que serán los pilares del futuro de los servicios en la banca: los smartphones, internet y las aplicaciones de banca inteligente. La flexibilidad y la agilidad, junto a la seguridad que demandan los clientes actuales han acelerado la innovación tecnológica hacia los campos más avanzados a fin de dar una respuesta a sus necesidades: Los consumidores apuestan por la experiencia de un servicio multicanal seguro La normativa está liderando el cambio para reducir los riesgos y fortalecer los sistemas de prueba de estrés Las economías emergentes y los servicios globales están impulsando mayores niveles de competencia, reducción de coste, movilidad y los sistemas de pago alternativos Las IT reducen los costes de transacción, aumenta el número de transacciones y proporciona productos personalizados para los clientes a nivel mundial.

4 Las nuevas tecnologías han proporcionado nuevos retos a los que la banca y las instituciones financieras deben enfrentarse para adaptarse al mercado y conse cuentemente fundamental para su futuro: El big data IDC predice más de un 40% de los bancos aumentará la fiabilidad y la velocidad de la tecnología para poner en marcha los grandes datos y estrategias de analítica de negocio. Seguridad y gestión del riesgo La seguridad tanto física como virtual es una preocupación que aumenta en el área de los servicios data center externalizados y el cloud computing. Control del gasto Gartner considera que las estrategias de cloud computing como la integración, la virtualización y la estandarización como punto principal para la reducción de costes cuadruplicarán la infraestructura subutilizada en promedio al 15%, al 60%. Acceso para los clientes Los costes para la transformación IT en banca serán necesarios para diferenciarse e innovar en el mercado, como el cloud computing, las tecnologías de soporte, dispositivos móviles, aplicaciones y redes de banda ancha de próxima generación así como las Tecnologías Sociales. grant blomdahl - istock.com Más Interacción con el Cliente En la industria de los servicios financieros, como en otros sectores, los interfaces de usuario han cambiado tanto, tan rápidamente, que es difícil recordar que, no hace mucho tiempo, que eran cualquier cosa menos gráfica o manejable. Los avances tecnológicos están facilitando una mayor comunicación con el cliente; su capacidad radica en proporcionar a las entidades alternativas actuales para interactuar con ellos en cualquier momento y lugar a costes efectivos. Ofreciendo nuevos formatos se estrechan las relaciones y se incrementa la fidelidad de los clientes. Así, muchas redes de sucursales bancarias pueden diseñar y establecer qué tipo de formatos son los más adecuados para las preferencias cambiantes de sus clientes. Por eso la inversión en tecnología avanzada especialmente relacionada con las comunicaciones permite acercarse más al cliente y desarrollar nuevos modelos de interacción para dirigirse hacia un servicio más centrado en el cliente, directo y orientado a ventas. Son las mismas preferencias de los clientes quienes han acelerado la expansión de la banca directa la cual se desarrolla en diferentes formas. Para responder a esta rápida evolución los bancos deberían: Escalar las características de sus canales directos existentes Mejorar la capacidad de convertir servicios de interacción remotos en nuevas relaciones oportunidades de venta Invertir para crear mayor capacidad de ventas Experimentar con los nuevos modelos de colaboración y en base a su marca, a su cartera de clientes y servicios, para saber cuál se ajusta mejor a ellos. Para ello, dinamizar los procesos de innovación, los prototipos rápidos y construir procesos de gobierno que lleven las nuevas tecnologías hasta el cliente son las recomendaciones de las principales consultoras especializadas en el sector. Gartner, por ejemplo, asegura que la mayoría de los bancos ven en las IT la llave diferenciadora para atraer nuevos productos más rápidamente al mercado, de ahí la presión para acelerar la evolución hacia arquitecturas de sistemas de componentes y el desarrollo de nuevos modelos. La clave está en transformar la experiencia de los usuarios a través de los servicios financieros. Avances tecnológicos para las comunicaciones Las instituciones financieras, ya sean bancos regionales, locales hasta las firmas de expansión internacional, se centran en la eficacia de sus empleados ya sea delante o detrás del mostrador a fin de reducir los costes operacionales e incrementar los ingresos a través de la consecución de nuevos clientes y la fidelización. Por ejemplo, la decisión de un comercial de abordar un mercado específico se basa en un conjunto de datos variables, incluyendo la volatilidad del mercado, difusión e información sobre los instrumentos conexos (como opciones y noticias en tiempo real). Este enfoque manual arriega la precisión e integridad de datos, a la vez que requiere una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo mental para analizar y correlacionar la información y llegar a una decisión. La situación se vuelve más compleja si el operador está trabajando en nombre de los clientes, ya que tiene que entender sus carteras y estrategias individuales para crear un orden correctamente alineado.

5 silvano audisio - Fotoloia.com En un banco minorista, gerentes de relaciones (RMS) que se desempeñan como asesores financieros de los clientes suelen tener acceso a herramientas e información específicas para utilizar en sus interacciones con los clientes. Mientras que las interfaces actuales proporcionan una avalancha de datos y las herramientas, los datos no están disponibles en tiempo real. A menudo la percepción del cliente no es oportuna, y la RM todavía necesita para navegar múltiples aplicaciones bancarias para analizar y entender las necesidades del cliente y llegar a las recomendaciones. Como el negocio bancario se mueve de un modelo basado en las transacciones a otro orientado a las relaciones, los equipos que manejan los comerciales y gerentes tiene que permitirles ser asesores más eficaces con los clientes. Además, Internet también se ha convertido en más estratégico, a medida que más y más transacciones comerciales se realizan en la Web, y las instituciones financieras están profundizando sus relaciones con los clientes a través de este canal. Las instituciones financieras están integrando sucursales de venta, call centers y back office de apoyo proporcionando servicios de calidad online. Con los avances de las nuevas tecnologías de interfaz de usuario y el desarrollo de nuevas técnicas, el futuro de los servicios desde el desktop es incierto. Estos avances pueden integrarse en cuatro áreas: Interfaces más ricos Inclusión de múltiples fuentes de datos internas y externas en tiempo real Mayor capacidad de búsqueda y de decisión Mejor corriente de datos en la pantalla. El personal de servicios financieros estará mejor preparado para reaccionar a las cambiantes condiciones del mercado y a las necesidades de los clientes con el manejo de estas nuevas plataformas de interacción. En el futuro, los canales de internet y la movilidad proporcionarán una mejor planificación, toma de decisiones y capacidad transaccional a clientes. Las tecnologías y procesos de desarrollo de software de próxima generación permitirán a estas futuras plataformas de interacción: Diseños centrados en el proceso El interfaz de usuario se ha ido desplazando lentamente para tener mayor protagonismo y centrado en el proceso. Los usuarios disponen de información y herramientas de toma de decisiones basado en su función dentro de la organización. Paradigmas emergentes de arquitectura de información Basados en Web 2.0 y redes sociales. Los datos estructurados desde los almacenes de datos relacionales combinados con documentos no estructurados y contenido multimedia generado por el usuario, pueden proporcionar información acerca de las preferencias de los consumidores. Service-ification y componentización de aplicaciones y funciones de escritorio El futuro del desarrollo de aplicaciones descansa en la habilidad de crear servicios que puedan proporcionar una diferente variedad de aplicaciones vía Arquitectura Orientada a Servicios (SOA). Estos desarrollos serán los que aviven la transformación de los interfaces de usuario. Tradicionalmente las aplicaciones estaba construidas end-to-end. Ahora y en el futuro, todo será componentizado. Modernas tecnologías como Adobe Mosaic, Java FX y Micrsoft Silverlight Estas tecnologías ya soportan estos nuevos paradigmas, la combinación de marcos, herramientas de desarrollo y tiempo de ejecución para hacer el diseño, desarrollo y despliegue de ricos y fácil.

6 Soluciones del mañana, hoy Compart, diseña, desarrolla e implementa soluciones con exitosa experiencia en entidades bancarias de todo el mundo: Por Qué el Sector Demanda un Output Management Centralizado y Multicanal? Un sistema de gestión centralizado reduce significativamente el número de interfaces y por lo tanto evita posibles vías de pérdida de datos, trazabilidad inadecuada y deficiente cumplimiento de la normativa. Un hub centralizado proporciona una visión general sobre qué documentos deben ser enviados en qué tipo de canal de salida, tanto físico como digital y, además, reduce la complejidad en beneficio de todos los factores que confluyen. La implementación de un único programa de software que no sólo permite el procesamiento de cualquier formato de documento, sino que genera visualmente el documento, elimina las barreras de aquellos sometidos a revisión y permite la salida en cualquier tipo canal, así como ofrecer funciones para un procesamiento posterior. Cada documento pasa por una puerta común, así todos los documentos creados descentralizadamente son recogidos y archivados en un mismo lugar. Por eso, actualmente el output management se está convirtiendo en un hub central de las comunicaciones con los clientes. Otras ventajas son: Consigue un workflow estandarizado que optimiza el proceso Permite una gestión específica customizada en las comunicaciones al cliente Cumple con la normativa de la protección de los datos Proporciona documentos en todo tipo de formato de salida Engloba todo el ciclo de vida del documento. Preparados Para el Futuro con Compart Compart engloba todos los aspectos del proceso documental, desde el formato, archivo, gestión de metadatos, almacenamiento y entrega para hacer más eficaz todo el proceso. El compromiso de Compart con el sector Banca es generar documentos inteligentes para cada canal físico y digital a través de una tecnología que permita la creación, conversión, modificación y salida centralizadamente. Como fabricante y proveedor líder internacional desde hace más de veinte años en soluciones de gestión documental, Compart contribuye con la más avanzada tecnología a los principales bancos y compañías financieras en todo el mundo. Las soluciones y los servicios de Compart ayudan a las entidades financieras a estandarizar y homogeneizar la infraestructura para ser más eficaz en las comunicaciones a los clientes. La gran cantidad de nuevas aplicaciones con las que se generan los documentos desborda a menudo la capacidad de la infraestructura, aunque se haya ampliado, porque estas aplicaciones se ejecutan en plataformas distintas y generan documentos y flujos de datos en formatos diferentes que no se pueden combinar entre sí. Con las soluciones y servicios de Compart usted elimina estas barreras simplificando el proceso, centralizando y proporcionando en una única solución todas las herramientas necesarias en el proceso de generación de documentos. Michael S. Schwarzer - Fotoloia.com Compart Docbridge FileCab Interfaz entre el empleado y la dirección postal. Procesamiento centralizado de documentos ofimáticos descentralizados: aumento del rendimiento y reducción de los costes. Compart DocBridge Mill Plus Soporte universal y entorno gráfico para todos los formatos de procesos documentales. Modificación, conversión, separación inteligente, clasificación, indización y distribución de documentos y flujos de datos. Compart DocBridge Delta Comparación precisa de documentos. Detección y análisis de las diferencias entre documentos individuales o flujos de datos. Compart DocBridge View Visualización de todos los documentos con independencia del formato. Permite visualizar uno o varios documentos, o también documentos agrupados en pilas. DocBridge Domtrac Garantiza que cada documento de una organización, incluidos los datos básicos, documentos antiguos, documentos compuestos modernos, y los documentos creados por usuarios finales, se pueden administrar en una única solución, mientras se cumple con las normativas y los estándares de la regulación vigente. Compart DocBridge Pilot Este potente software, elegido producto del año en Alemania por usuarios de aplicaciones gestión documental, cubre todos los procesos de gestión de salida estándar (post-composición), incluyendo el archivo, y utiliza tanto canales físicos convencionales como electrónicos.

7 DocBridge Acerca de Compart Compart es un proveedor líder global de Soluciones de Gestión Documental Multicanal. Con sede central en Alemania, y filiales en Europa y Norte América, así como con la colaboración de una red de partners en Latinoamérica, la compañía ha ayudado durante más de dos décadas a las empresas a mejorar la eficacia operativa con un procesamiento rápido y flexible para alto volumen de datos y flujo de documentos. La plataforma de software independiente y escalable de productos Compart DocBridge - diseñada, construida y soportada por Compart - proporciona documentos de salida a medida, ya sea en soporte papel o digital, en cualquier momento y en cualquier lugar que se requieran. La compañía disfruta de un reconocimiento mundial como líder innovador del mercado y desarrollador de soluciones punteras en el campo de la gestión documental. Con de más de clientes en 42 países de todo el mundo en los sectores de banca, seguros, comercio minorista, servicios de impresión, servicios públicos y telecomunicaciones, Compart es también reconocida como proveedor de tecnología exclusiva para los líderes de la industria. Headquarters Compart AG Otto-Lilienthal-Str Böblingen Alemania Teléfono: Northern European Region Compart Deutschland GmbH Otto-Lilienthal-Str Böblingen Alemania Teléfono: North American Region Compart North America Inc. 20 Park Plaza, Suite 628 Boston, MA Estados Unidos Teléfono: Southern European Region Compart France S.A.S. Tour Part Dieu - 129, rue Servient Lyon Cedex 03 Francia Teléfono: UK Office 88 Wood Street 10th and 11th floors London EC2V 7RS Reino Unido Teléfono: Latin American Region Compart 20 Park Plaza, Suite 628 Boston, MA Estados Unidos Compart Iberia S. L. Europa Empresarial Calle Rozabella 6 Edificio París - Planta Baja Oficina Las Rozas - Madrid España Teléfono: Compart, DocBridge y FileCab son marcas registradas de Compart AG. Otras marcas or nombres de productos son marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Sujeto a cambios por errores

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