Gestión de Riesgos en Proyectos

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1 Gestión de Riesgos en Proyectos Jorge Martínez del Campo 1 Abril

2 Jorge Martínez del Campo Socio fundador de la empresa Avanza Project & Business Management Co. Ltd. Más de 20 años de experiencia en dirección y manejo de proyectos estratégicos, tecnológicos, de análisis de riesgos y de infraestructura, en sectores público y privado Actualmente es PMP Sr. en la empresa Cubic Project Management & Construction Surveillance Director de Business Intelligence. Enfoque en estándares del PMI y análisis de riesgo. Partner de Basic Engineering de Japón, líder en sistemas de información. Fue asesor la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y en otras instituciones públicas. Director General de Evaluación de Riesgos, empresa de proyectos en modelos de riesgo. Consultor en proyectos y análisis de riesgo. Coordinó proyectos patrocinados por el Banco Mundial para construcción y operación de obras de la CNA. Proyectista en Coyne et Bellier, Francia, proyectos de presas en distintos países. Master en Dirección y Administración de Empresas - MBA (IPADE). Certificación vigente de Project Manager Profesional (PMP) del Project Management Institute (PMI) Diplomado en Proyectos Bilaterales. École d Haut Etudes Comercial y École Supérieur de Commerce de Paris (HEC), Francia. Maestría en Proyectos e Ingeniería Hidráulica. Francia. Ingeniero por École Supérieur de Mécanique de Grenoble (ENSHMG), Francia. Ingeniería Civil, UNAM, México. Coautor del libro Administración de Proyectos y Optimización de Recursos. 2008

3 Objetivos de la conferencia Proporcionar una amplia perspectiva de la gestión de riesgos en proyectos Familiarizar a los participante con el enfoque de gestión de riesgos del PMI Destacar herramientas útiles para la gestión de riesgos 3

4 Contenido 1. Principios 2. Planificar la gestión 3. Identificación 4. Análisis 5. Respuesta a riesgos 4

5 1. Principios

6 Conceptos de riesgo Riesgo vs Problema El riesgo está relacionado con la incertidumbre Un riesgo puede afectar al proyecto en sentido positivo o negativo (oportunidades y amenazas) Probabilidad (P) Impacto (I)

7 Gestión de riesgos Macro-gestión de riesgos Análisis de tendencias Seguros, bancos, gobiernos Estabilidad en el tiempo Micro-gestión de riesgos Análisis de cada evento de riesgo Acciones para influir en el resultado

8 Gestión de riesgos Integrada en la planeación y ser parte de la cultura organizacional, a través de: un lenguaje común un método estructurado un proceso disciplinado Tiene un costo en tiempo y dinero También un beneficio

9 Tolerancia al riesgo Puede haber diferentes niveles de tolerancia entre involucrados en un mismo proyecto La combinación hace al proyecto único Proyecto Cliente Individual Organización Cultural Sistemas de seguridad, Procedimientos y políticas de control Project Management. A system Approach to Planning, Scheduling and controlling Harold Kerzner, PhD

10 2. Planificar la gestión de riesgos

11 Gestión de riesgos Planificar la gestión de riesgos Identificar riesgos Plan de gestión de riesgos Registro de riesgos Procesos y principales salidas Análisis cualitativo de riesgos Actualización del registro de riesgos Gestión de los riesgos Análisis cuantitativo de riesgos Actualización del registro de riesgos The PMP Exam, Crowe, pag. 319 Planificar respuesta a riesgos Monitorear y controlar riesgos Actualización del registro de riesgos Acuerdos en contrato sobre riesgo Actualización del registro de riesgos Solicitud de cambios

12 Planificar la gestión de riesgos Definir: Métodos de identificación Metodología de análisis Roles y responsabilidades Presupuesto Periodicidad Informes de seguimiento y control

13 3. Identificar los riesgos

14 Identificar riesgos Preguntarse qué puede salir mal? Señala aspectos que podrían afectar al proyecto Quiénes: Miembros del equipo, expertos, ajenos al proyecto, clientes, usuarios finales Información externa: de la industria o proyectos similares Información interna: proyectos anteriores, datos históricos y lecciones

15 Categorías de riesgo Categorías de riesgo Tecnológicos Recursos Humanos Procesos Subcategoría de riesgo HW Defectos, incompatibilidad o incapacidad SW Defectos, incompatibilidad o incapacidad Desconocimiento de procesos de tecnología o técnicas Recursos necesarios no disponibles Modificación de Procesos Estimaciones (Tiempo y costo ) Incumplimiento de proveedores

16 Gestión de riesgos Aprobación Planeación Ejecución Cierre - Riesgo + - $ + Experto no disponible Especificaciones deficientes Eventos de riesgo Disponibilidad de materiales Calidad insuficiente

17 Gestión de riesgos Aprobación Planeación Ejecución Cierre - Riesgo + - $ + Experto no disponible Definición incompleta del problema Sin estudio de factibilidad Objetivos poco claros Especificaciones deficientes SOW poco claro Sin patrocinio Equipo sin experiencia Eventos de riesgo Disponibilidad de materiales Cambios de alcance Requerimientos regulatorios No adm. de cambios Calidad insuficiente No aceptación del cliente Cambios mayores Problemas de flujo de caja No cumple con especificaciones

18 4. Análisis

19 Análisis cualitativo Asignar probabilidad, impacto y calcular severidad de cada amenaza u oportunidad Ordenar según grado de severidad El resultado es una lista priorizada de eventos, identificando los que requieren respuesta inmediata o análisis adicional Para qué? Para decidir que riesgos atender y el orden

20 Evaluación de riesgos Matriz de probabilidad Probabilidad cualitativa Valor Muy probable 0.8 Probabilidad media 0.5 Baja probabilidad de ocurrencia 0.2

21 Matrices de probabilidad e impacto Definen rangos de probabilidad e impacto Probabilidad Muy probable 0.90 Probable 0.70 Probabilidad media 0.50 Baja probabilidad 0.30 Muy baja 0.10 Impacto Muyalto 1.0 Alto 0.75 Medio 0.50 Bajo 0.25 Muybajo 0.10

22 Tabla de Impacto Impacto Costo Tiempo Calidad/ alcance Muy alto impacto, fracaso del proyecto +15% sobrecosto +15% retraso Inservible, no cumple con requerimientos 1.00 Impacto importante Entre 15 y 10% de sobrecosto Entre 15 y 10% de retraso Falta de cumplimiento en requerimientos importantes 0.60 Impacto mediano Entre 5 y 10% de sobrecosto entre 5 y 10% de retraso Evaluación de cumplimiento de requerimientos mediana 0.45 Impacto bajo Entre 3 y 5% de sobrecosto entre 3 y 5% de retraso Afectación baja a requerimientos solicitados 0.30 Impacto muy bajo Menos de 3% menos de 3% de retraso Muy baja afectación a requerimientos solicitados 0.15

23 Matriz de probabilidad e impacto Impacto Probabilidad PMBOK p. 292

24 Objetivos Objetivo Tiempo Costo Alcance Alto Prioridad Medio Bajo

25 Análisis cuantitativo Se realiza a los riesgos priorizados en el Análisis Cualitativo con posible impacto significativo sobre el proyecto Analiza el efecto de esos riesgos y les asigna una calificación numérica PMBOK Análisis basado en estadística y probabilidad

26 Herramientas de análisis cuantitativo Información Entrevistas: escenarios optimistas, más probables y pesimistas Bases de datos Distribuciones de probabilidad: beta, triangular Análisis de sensibilidad: los de mayor impacto y su efecto sobre los objetivos Valor esperado, árbol de decisión Simulación

27 Herramientas de análisis cuantitativo Análisis Pert. Estimación de tres valores (optimista, pesimista y realista) Acivity Optimistic Pessimistic Realistic PERT Sigma A B C

28 Distribución normal

29 Análisis Pert de costo Jorge Martínez del Campo

30 Análisis Pert de costo Así, es posible calcular el costo del proyecto, para un determinado nivel de confianza Curva de Distribución Normal menos más 1 σ 30,206 31,877 2 σ 29,371 32,712 3 σ 28,536 33, % 84% 95 % % -3σ -2σ -1σ Media +1σ +2σ +3σ 28,536 29,371 30,206 31,042 31,877 32,712 33,548 Jorge Martínez del Campo

31 Herramientas de análisis cuantitativo Valor esperado Se obtiene al sumar los productos de los diversos resultados posibles multiplicados por su probabilidad de ocurrencia (o también Valor Monetario Esperado, Expected Monetary Value, EMV) Valor Esperado = Suma de productos (probabilidad * resultado esperado)

32 Ejemplo: Herramientas Decidir entre 3 diferentes opciones Proyecto Proyecto Utilidad Escenario 1 Bonanza económica A 100 B 100 C 200

33 Herramientas Tres diferentes escenarios económicos Proyecto Escenario 1 Bonanza económica Escenario 2 Estabilidad económica Escenario 3 Depresión económica Máximo resultado posible A B C Jorge Martínez del Campo

34 Herramientas Valor esperado Probabilidad Proyecto Escenario 1 (25%) Escenario 2 (30%) Escenario 3 (45%) Valor Esperado A B C Jorge Martínez del Campo

35 Herramientas Valor esperado Probabilidad Proyecto Escenario 1 (25%) Escenario 2 (30%) Escenario 3 (45%) Valor Esperado A B C

36 Decisión Alternativas Incertidumbre Comprar sw Muchos cambios 35.0% FALSO Cambios en requerimientos Pocos cambios 65.0% 0 Herramienta para extracción info. Desarrollar, modificar o comprar Modificar sw actual VERDADERO Muchos cambios 35.0% Cambios en requerimientos Árbol de decisión Mejor opción Desarrollar nueva aplicación Pocos cambios 65.0% Muchos cambios 35.0% FALSO Cambios en requerimientos Pocos cambios 65.0%

37 Valor esperado Alternativas Costo inicial Herramientas Resultado Muchos cambios Pocos cambios 35% 65% Valor esperado Comprar Modificar Nuevo des VE = - Costo inicial (P(muchos cambios) + P(pocos cambios))

38 Herramientas de análisis cuantitativo Simulación Monte Carlo

39 Riesgos negativos Respuesta a los riesgos (Estrategias) Riesgos positivos Evitar Mitigar Transferir Explotar Compartir Mejorar Estrategia común Aceptar

40 Respuesta a los riesgos 1. Definir estrategia. 2. Definir acción 3. Definir responsable 4. Crear y actualizar una matriz de respuesta al riesgo

41 Gestión de riesgos Planear gestión Análisis cualitativo Identificar Planear respuesta Análisis cuantitativo Monitorear y controlar

42 Resumen Gestión de Riesgos Identificación (Delphi, Ishikawa) Clasificación (RBS) Evaluación (cualitativa y cuantitativa) Priorización (objetivos. Estrategia (matriz.. Acciones (matriz Responsables (matriz.. Seguimiento

43 Gracias Ma. Eugenia González Jorge Martínez del Campo Formación y consultoría en Adminsitración de Proyectos y Coaching ejecutivo

44 Bibliografía Administración de Proyectos y Optimización de Recursos. Ma Eugenia González, Jorge Martínez del Campo. Trillas Project Management. Best Practices. Harold K. Wiley Practice Standard for Project Risk Management. PMI The PMP Exam. How to Pass on Your First Try. Crowe, 2010 Managing Risk in Projects. David Hillson. Gower Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guide), 4th. Ed, PMI Fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK) 4a ed., PMI Project management, A system approach to planning, scheduling and controlling. Harold Kerzner, PhD. 10th edition PMP Exam Prep. Fifth Edition. Rita Mulcahy, PMP, RMC Fundamentals of project management. Lewis Risk Management Standard. AIRMIC, ALARM, IRM Identifying and Management Project Risk. Tom Kendryck, 2005 Risk management and Insurance. A. Williams. McGras-Hill Dynamic Sheduling with MS Project R. Ambriz. J. Ross publish, 2008

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