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1 .. ). I ~l\ 1,1, \ '... ;-:. / ',.: _.,,t: \ \ ' ' ''btt\, FOSOFAMILIA\ FONDO SOLIDARIO PARA LA FAMILIA MICROEMPRESARIA POLITICA DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS FECHA DE APROBACIÓN: 31 DE ENERO DE 2008 ACUERDO: Elaborado por Jakelyne Haymee Aquino Organización y Métodos Revisado por Patricia Herrera Jefe Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Déborah Jeannet Chávez Jefe de Unidad Legal

2 Página: 2 de 7 POLÍTICAS DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS El objeto de la presente política es normar las acciones que la administración del Fondo Solidario para la Familia Microempresaria (FOSOFAMILIA), debe realizar para la adquisición y contratación de todos aquellos bienes, servicios y obras necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y fines que se persiguen con la creación de éste. 1. POLITICAS GENERALES 1.1. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones elaborará un plan anual de compras institucional, que en el transcurso de este documento se llamará UACI; el cual será revisado por el Subdirector Administrativo Financiero y el Director Ejecutivo, y; autorizado por el Representante Legal Será responsabilidad de la UACI entregar el plan anual de compras al Subdirector Administrativo Financiero la primera semana de Octubre a fin de ser revisado; posteriormente deberá remitirse a la Dirección Ejecutiva a fin de que este realice la revisión final; en caso de haber observaciones las enviará a la UACI con el objetivo que se solventen. De no haber observaciones remitirá el plan anual de compras al Representante Legal La Dirección Ejecutiva será la responsable de remitir a la UACI el plan anual de compras previamente autorizado por el representante Legal de la Institución.

3 Página: 3 de Las modificaciones al plan de compras que fueren necesarias durante la ejecución del mismo, quedarán sujetas para su autorización de la siguiente forma: Unidad de Adquisición y Contratación Institucional 1) Reprogramación de compras: Movimiento de compras entre meses, dentro de una misma unidad solicitante. Subdirector Administrativo Financiero o Director Ejecutivo 1) Transferencia Interna de compra entre unidades: Movimiento de compras entre diferentes unidades, pertenecientes a una misma dependencia jerárquica. 2) Transferencia Interna de compra entre diferentes dependencias jerárquicas: Se utiliza cuando se trasladan recursos de una dependencia jerárquica a otra. Representante Legal 1) Aumento en el plan anual de compra: Se utiliza cuando un bien, servicio u obra, no esta considerado en el plan de compras; y, éste sufre incremento el cual debe estar sustentando. Para realizar éste tipo de modificación se deberá contar con la autorización por parte del Representante Legal El proceso de compra y contratación de bienes, servicios y obras dentro del Fondo Solidario para la Familia Microempresaria (FOSOFAMILIA), estará a cargo de la UACI, quien será responsable de realizar todas las actividades relacionadas a dicho proceso conforme a lo establecido en esta normativa y a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, que para efectos de la presente política se podrá denominar LACAP.

4 Página: 4 de La UACI tendrá dependencia directa de la Subdirección Administrativa Financiera La autoridad competente para la aprobación de las Bases de Licitación; y, posteriormente, para conocer de la adjudicación de compra de los bienes y/o servicios; o, ejecución de obra, será la Dirección Ejecutiva o el Consejo Directivo del FOSOFAMILIA, según lo establece el inciso 1 del artículo 18 de la LACAP Cuando el caso lo amerite, la Dirección Ejecutiva podrá delegar en la Subdirección Administrativa Financiera la aprobación de contrataciones de la adquisición de bienes y/o servicios; o, de la ejecución de obra en los términos y condiciones establecidas en el manual de procedimientos respectivo en base al inciso 2 del artículo 18 de la LACAP Las contrataciones de bienes y servicios se podrán realizar por medio de: Licitación o Concurso público Licitación o concurso público por invitación Libre Gestión Contratación Directa; y Mercado Bursátil Las licitaciones se realizarán cuando se trate de contratación de bienes, servicios y obras Los concursos se realizaran cuando se trate de contrataciones de servicios de consultoría Es responsabilidad de la UACI, mantener permanentemente actualizado toda información que COMPRASAL solicite, responsabilidad que deberá cumplir mediante el seguimiento de las etapas en los procesos de contrataciones por licitaciones o concursos, el cual deberá realizarse conforme a las fechas definidas en las bases

5 Página: 5 de 7 respectivas, incluyendo los resultados de adjudicación de las licitaciones o concursos, libre gestión y contratación directa El proceso de compra y contratación de bienes, obras y/o servicios se iniciará con una definición clara de las necesidades por parte de las unidades solicitantes; estas necesidades serán previstas en los presupuestos aprobados para el funcionamiento de FOSOFAMILIA y en el plan anual de compras elaborado por la UACI La UACI realizará el proceso de adquisición y contratación de bienes y servicios según los términos que establece la Ley y la presente política para la adquisición de obras, bienes y servicios La UACI será responsable de mantener una base de datos sobre posibles proveedores de bienes y servicios La adjudicación de bienes y servicios se efectuará bajo una competencia libre y abierta, en igualdad de condiciones para todos los oferentes, asegurándose que se seleccione al proveedor que más satisfaga los requerimientos de FOSOFAMILIA Las acciones y decisiones tomadas para la selección de un proveedor o contratista, estarán totalmente amparadas en la información que le sirvió de soporte para solicitar sus servicios. Estos archivos se mantendrán por un período mínimo de diez años Para toda compra o adquisición de bienes y servicios, se establecerán diferentes niveles de autorización, que estarán directamente enfocados a los montos de las compras o contrataciones que cada uno podrá autorizar. 1 1 Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, Articulo 15

6 Página: 6 de Las adjudicaciones de los contratos se realizarán conforme a lo establecido en el proceso correspondiente La UACI será la responsable de proponer las Comisiones para evaluar ofertas de servicios o bienes a adquirir, con base en: - La cuantía del contrato; - La naturaleza de las obras: - Los tipos y clases de bienes y servicios a adquirir; y - Cuando se trate de licitaciones o concursos públicos y públicos por invitación Las comisiones para evaluar ofertas deben integrarse por lo menos con cuatro miembros El Director Ejecutivo autorizará la comisión evaluadora propuesta por la UACI Para compras y contratación de bienes y/o servicios de tres mil dólares o más se deberá elaborar un contrato de Suministro de Bienes o Prestación de Servicios El resguardo de los documentos que sustenten toda adquisición y contratación de bienes y servicios, será responsabilidad de la UACI Es responsabilidad de la UACI, cuando solicite la elaboración de un contrato, remitir a la Unidad Legal la documentación necesaria para ese efecto, incluyendo además la información económica pertinente que consistirá en cuadros de costo que, además enunciaran periodos de contratación La Unidad Legal será la encargada de la elaboración de contratos para la contratación de suministros de bienes, servicios y obras, siendo responsable desde su elaboración hasta la realización de los trámites necesarios para su completa legalización.

7 Página: 7 de En caso de haber incumplimiento de contrato imputable al proveedor, es responsabilidad de los designados para ejecutar contratos para la adquisición de bienes, servicios u obras notificarlo al Titular o a quien éste haya nombrado, a fin de que este designe la unidad con más competencia para llevar a cabo las acciones respectivas, debiendo además en este sentido apegarse a lo establecido para ese efecto en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública en sus artículos 84 y siguientes Para efectos de la presente política debe cumplirse como parte de su implementación lo establecido en la LACAP, como entidad autónoma sometida a ella La presente política deroga de forma expresa cualquier otro instrumento regulador respecto a la adquisición y contratación obras, bienes y servicios de la Institución. Esta Política entrará en vigencia quince días después de haber sido aprobadas por el Consejo Directivo, previa comunicación a las unidades, funcionarios y empleados responsables de cumplirlo e implementarlo, así como a la unidad de Auditoria Interna.

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