Manual de Usuario de la Página Web del SGC

Transcripción

1 Fecha de emisión: 28/02/2014 Versión N. 0 Página: 1 de 13 Manual de Usuario de la Página Web del SGC Elaboró Revisó L.A. Dulce Rocío Mesina Hernández Licda. Blanca Estela Mejía Herrera Controladora de Documentos Aprobó Coordinadora de Planeación Operativa y Gestión de Calidad Lic. Lucio Álvarez Iglesias Director General de la Defensoría Pública

2 Página 2 de 13 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE MARCO NORMATIVO TÉRMINOS/ DEFINICIONES CUERPO DEL DOCUMENTO... 4 INGRESO AL SISTEMA... 4 CONTENIDO... 6 CONSULTA DUDAS O COMENTARIOS SECCIÓN DE CAMBIOS... 13

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN El presente manual describe de forma clara y concisa cómo utilizar el Sistema Administrador de Gestión de Calidad de Gobierno del Estado para la consulta de los documentos de la Defensoría Pública. La página Web del Sistema de Gestión de Calidad fue creado con el objetivo de que los usuarios puedan consultar los documentos estratégicos del SGC, los planes de calidad, los formatos vigentes, así como algunos registros relevantes de nuestra Institución. 2. OBJETIVO Orientar y facilitar el uso del Sistema Administrador de Calidad al personal de la Dirección General de la Defensoría Pública. 3. ALCANCE Aplica a todo el personal que ingrese a la. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley de la Defensoría Pública del Estado de Colima 4.2 Norma ISO 9001:2008/NMX CC-9001:2008. Requisito Ley de los Trabajadores al Servicio del Gobierno, Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Colima. 4.4 Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima. 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES Acción de mejora: Es toda acción que incrementa la capacidad del SGC para cumplir con los requisitos y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas. Almacenamiento: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros de calidad. CD: Controlador de documentos Disposición: Acción tomada sobre los registros una vez concluido el tiempo de retención definido. ICEC: Instituto para la Competitividad del Estado de Colima Identificación: Nombre o número con el que se le reconoce un registro. MEG: Modelo de Equidad de Genero No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Plan de Calidad: Documento que describe cómo se gestiona la calidad en un proceso específico. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso PNC: Producto no conforme: Incumplimiento con la(s) características de la calidad establecidas en los procesos o bien al incumplimiento de algún trámite o servicio RD: Representante de la Dirección Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Generalmente un formato se convierte en registro cuando contiene información (datos que poseen significado) de acciones o actividades realizadas Repositorio: Depósito o archivo donde se almacena informa digital.

4 Página 4 de CUERPO DEL DOCUMENTO INGRESO AL SISTEMA Para ingresar a la página Web del Sistema de Gestión de Calidad, es necesario tener acceso a internet, desde cualquier equipo de cómputo o dispositivo electrónico. Se recomienda navegar con los exploradores Google Chrome o Mozzilla Firefox para un mejor funcionamiento del sistema. Pasos para ingresar 1. Abrir la página web de Gobierno del Estado 2. Dar clic en la parte inferior derecha, en Sistema de Gestión de Calidad También puedes ingresar de manera directa a la página web, tecleando la siguiente dirección:

5 Página 5 de En la pantalla del Sistema de Calidad, teclear el usuario y contraseña, dar clic en Las claves de acceso para la consulta en la Defensoría Pública, son las siguientes: Usuario: DOyAJ Contraseña: consulta *Es necesario teclear la contraseña en minúscula. 4. Una vez que ingrese, aparecerá la siguiente pantalla:

6 Página 6 de 13 CONTENIDO En la pantalla principal podrás observar las diferentes secciones que conforman el Sistema Administrador de Gestión de Calidad. La parte superior es administrada por el ICEC (Instituto para la Competitividad del Estado de Colima) quienes son los responsable de emitir y actualizar toda la documentación máster, que es de carácter obligatorio para todas las dependencias de Gobierno del Estado de Colima que se encuentran certificadas bajo la Norma ISO 9001:2008. Procesos transversales En la sección de procesos transversales encontrarás aquellos Procedimientos y formatos emitidos por la Dirección General de Recursos Humanos, y que son aplicables a todas las Dependencias de Gobierno del Estado. Equidad de Género En el apartado de Equidad de Género, encontrarás los procedimientos que aplican a las dependencias que se encuentran certificados en MEG (Modelo de Equidad de Género). En el caso, de la Defensoría Pública no estamos certificados, por lo tanto no nos aplica ésta sección.

7 Página 7 de 13 Documentos de Apoyo En esta sección encontraras información que te servirá de apoyo para dar cumplimiento a los procedimientos máster, por ejemplo, instructivo de llenado de los formatos señalados en los procedimientos máster. Procedimientos Máster Los procedimientos máster son aquellos procedimientos de carácter obligatorio que señala la Norma ISO 9001:2008, los cuales deben estar debidamente documentados, difundidos y conocidos por todo el personal. Los 6 procedimientos máster son: Procedimiento para el control de documentos: Establece como mantener un adecuado control electrónico de los documentos que integran el SGC, con el propósito de que se encuentren debidamente autorizados, revisados, identificados y distribuidos para su uso. Procedimiento para el control de registros: Establece como mantener los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, retención y disposición de los registros que integran el SGC. Procedimiento para la auditoria interna: Establece los lineamientos para verificar el mantenimiento y eficacia del SGC, a través de auditorías internas. Procedimiento para el control del producto no conforme: Establece el procedimiento a seguir en caso de que se presente algún producto no conforme. Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora: Establece el procedimiento a seguir para controlar o prevenir las no conformidades, así como para implementar acciones de mejora. Procedimiento para la revisión por la dirección: Establece el procedimiento para llevar acabo las revisiones que señala la Norma ISO con el propósito de mantener y mejorar el SGC.

8 Página 8 de 13 Formatos Generales En la sección de formatos generales podrás encontrar todos aquellos formatos que señalan procedimientos máster, para su cumplimiento. Programas Generales En ésta sección, se encuentran los programas anuales con fechas de las auditorias y de las revisiones por la dirección de todas las dependencias que se encuentran certificadas. Cerrar Sesión El ícono de cerrar sesión, como su nombre lo indica, nos cierra la sesión de consulta. Para ingresar de nuevo, será necesario ingresar el usuario y contraseña.

9 Página 9 de 13 En la parte media de la pantalla principal se encuentra una línea horizontal de color gris, la cual nos muestra un menú con documentación la cual, es administrada y actualizada por el CD (Controlador de Documentos) de la Defensoría Pública. En estos apartados, encontraras toda la información relevante de la Defensoría Pública. Manual de Calidad La sección de Manual de Calidad, contiene los siguientes documentos: Manual de Calidad: Es el documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de la Defensoría Pública. Política de Calidad: Es el documento base para la implementación de un sistema de gestión de la calidad, y marca las directrices generales para la planificación del sistema y orienta a toda la organización hacia la satisfacción del cliente. Objetivos de Calidad: Son los retos que se define la Defensoría a partir de la planificación estratégica y de su política de calidad. Mapeo de Procesos: Es el documento que muestra gráficamente las actividades que se llevan a cabo dentro de la dependencia. Listas maestras: Son los listados que señala el procedimiento máster para el control de documentos, en los cuales, se enlistan los documentos que se utilizan tanto internos como externos, al igual que los registros que se generan como evidencia de nuestro proceso.

10 Página 10 de 13 Documentos de Control Operativo Este apartado contiene los documentos que se generan en la operación de sistema, aquí podrás consultar el acta constitutiva del comité de calidad, los integrantes actuales del comité de calidad, las minutas de la revisiones por la dirección, y los informes de la auditorías internas y externas, entre otros documentos. Planes de Calidad La sección de Planes de Calidad, contiene los lineamientos de comunicación, procedimientos y planes de calidad de la Defensoría. Nota: El Plan de Calidad es el documento que especifica los pasos seguir, quienes son los responsables, cuales son los registros de salida y que requisitos debe cumplir, así como las políticas para operar dicho proceso, por tal razón, si eres responsable o colaboras en algún plan de calidad, te recomendamos conocer a detalle el documento y estar al pendiente de sus actualizaciones.

11 Página 11 de 13 Formatos En ésta sección encontraras todos los formatos vigentes necesarios para operar el Sistema de Gestión de Calidad y los procesos certificados de la Defensoría Pública. Modelo de Equidad de Género Este apartado está destinado para subir toda la documentación operativa encuentran certificados en MEG. En la Defensoría Pública, no aplica. de las dependencias que se Documentos Obsoletos La sección de documentos obsoletos se utiliza como un repositorio en el cual se encuentran todas las versiones obsoletas de los documentos del SGC de la Defensoría Pública, sin embargo, para evitar su uso no intencionado se encuentran protegidos con contraseñas, por lo tanto, si deseas consultar algún documento en su versión anterior, será necesario contactarse con el CD.

12 Página 12 de 13 CONSULTA Para poder consultar un documento en cualquier sección de la página web será necesario seguir los siguientes pasos: 1. Ubicar el archivo a consultar. Ej. Política de Calidad Podrás observar que la pantalla muestra en el lado derecho el número de versión vigente de documento y acciones a realizar, en este caso, como es sesión de consulta, solamente se puede consultar los documentos. 2. Para visualizarlos. es necesario dar clic en la lupa que aparece en la columna de acciones a la altura del archivo que queremos abrir, inmediatamente después nos abrirá el archivo en el caso de que se encuentren en formato pdf; los archivos que sean en Word, Excel u otro formato, será necesario primero guardar el archivo y posteriormente consultarlo.

13 Página 13 de 13 Las secciones que contienen más de 10 archivos, el sistema los agrupa por hojas y solo muestra los primeros 10 documentos, por lo tanto, si desean cambiar de hoja para ver los demás archivos, deberán dar clic en la parte inferior derecha para cambiar la página. También puedes dar clic en contiene dicha sección. para que les aparezca un listado de todos los documentos que DUDAS O COMENTARIOS Si aún existen dudas para navegar en la página web del SGC, puedes llamar a la Coordinación de Planeación Operativa y Gestión de Calidad con la Controladora de Documentos al Tel o la extensión SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 28/02/2014 Inicia su uso.