Los Sistemas de Información Académicos y Administrativos y la gestión de TIC en la Pontificia Universidad Javeriana

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1 Los Sistemas de Información Académicos y Administrativos y la gestión de TIC en la Pontificia Universidad Javeriana

2 Los Sistemas de Información Académicos y Administrativos y la gestión de TIC en la Pontificia Universidad Javeriana La función de las TIC y los Sistemas de Información (SIU) en la Universidad A comienzos de los 90 s Comité Sistema de Información Universitario Sistemas Académicos SAE y SIAP Sistemas Administrativos PROYECTO PRISMA Futuro de los Sistemas Administrativos y Académicos Fin

3 1. La función de las TIC y los Sistemas de Información (SIU) en la Universidad

4 2. A comienzos de los 90 s Desarrollos propios: + Grupos descentralizados de desarrollo: Sistemas Administrativos, Admisiones, Registro Académico, Biblioteca, entre otros + Sistemas aislados no conectados + Ausencia de la mirada de proceso Integración: + Unificación de repositorios de datos; ausencia de mirada de proceso Agotamiento de este modelo: Final de los 90 s

5 3. Comité Sistema de Información Universitario Trabajo realizado Revisión del estado del arte + Levantamiento del mapa de sistemas de información + Revisión de los planes de desarrollo en TIC de las unidades que a la fecha usaban/tenían sistemas de información Identificación de debilidades Asignación de prioridades En el año 1999, el Comité recomienda a la Universidad comenzar por atender las necesidades de los procesos académicos

6 4. Sistemas Académicos Etapas: + Especificaciones funcionales + Reconocimiento de proveedores y soluciones existentes en el mercado PeopleSoft, OCU, otros + Revisión de referencias - Visita a pares + Evaluación de alternativas (Funcional, Técnica y Económica) + Toma de decisión - Clave Modelación Planes Estudio - Sistema de Créditos Académicos Decisiones que se abordan: + Desarrollo propio o solución de un tercero + Implementación propia o a través de consultoría Se decide por Campus Solutions de PeopleSoft

7 4.1 Sistema de Administración de Estudiantes - SAE Admisiones + Comunidad Estudiantil + Planes de Estudio + Registro Estudiantil + Consejería Académica + Autoservicio Inicia: Agosto de 2002 Salida en producción: Enero de 2005

8 4.2 Sistema de Administración de Proyectos - SIAP Registro de propuestas de investigación + Aprobación de propuestas de investigación + Seguimiento de propuestas de investigación + Manejo de convocatorias Inicia: Febrero de 2004 Salida en producción: Abril de 2006

9 4.3 Sistema Consultorías - SIAP Registro de oportunidades de consultoría + Registro de proyectos de consultoría + Workflow de seguimiento de aprobación de propuestas + Seguimiento básico de consultorías Inicia: Enero de 2009 Salida en producción: Septiembre de 2009

10 5. Sistemas Administrativos Necesidades específicas identificadas + Unificar y homologar procesos y plataforma tecnológica entre la Sede Central y la Seccional eficiencia, costos, sinergias + Ampliar cobertura de servicios + De la operación a la gestión + Sistemas de control + Disminuir los procesos manuales + Usar tecnología de WorkFlow + Reemplazar sistemas de alto costo en soporte y mantenimiento + Mitigar/eliminar riesgos asociados a sistemas desarrollados en tecnologías obsoletas

11 5. Sistemas Administrativos Objetivos centrales Contar con un sistema único integral para toda la gestión académico-administrativa de la Universidad Contar con una herramienta de clase mundial como apoyo a todos los procesos académico-administrativos de la Universidad Adoptar las mejores prácticas mundiales en la administración de los recursos humanos, procesos de compras y procesos del área financiera

12 5. Sistemas Administrativos Beneficios esperados + Oportunidad y confiabilidad de la información + Procesos eficientes + Mayor cobertura de los servicios universitarios + Disminución de integraciones no naturales entre sistemas + Menor redundancia en la información + Crecimiento en servicios y funcionalidades acorde con la evolución y dinamismo natural de la Universidad + Cimientos sólidos para la implementación futura de la capa de inteligencia de negocios Toma de decisiones

13 5. Sistemas Administrativos Selección de la solución y del consultor + Construcción de las especificaciones funcionales ( RFI RFP ) + Revisión de proveedores y soluciones existentes en el mercado Adam Technologies SAP - Oracle/PeopleSoft + Revisión de referencias - Visita a pares + Evaluación de alternativas (Funcional, Técnica y Económica) + Evaluación de la firma consultora Experiencia y equipo de trabajo Metodología de implementación Metodología de Reingeniería de Procesos y Gestión de Cambio Reconocimiento de idoneidad por parte de la casa matriz del SW

14 5. Sistemas Administrativos Selección de la solución y del consultor (Continuación) + Proveedores finalistas: SAP Oracle/PeopleSoft + Resultados del análisis de las propuestas Características funcionales, similares Características técnicas, similares Costos asociados a la implementación (licencias, consultoría), similares Experiencia de las firmas de consultoría, equivalentes Cronograma del proyecto, equivalentes

15 5. Sistemas Administrativos Selección de la solución y del consultor (Continuación) + Criterios que determinaron la decisión Integración con la solución académica ya instalada Capital humano funcional y técnico dentro de la Universidad Costos a mediano y largo plazo Reutilización de la plataforma instalada Amigabilidad de la interfaz usuario sistema Reingeniería de procesos a cargo de KPMG Aseguramiento de calidad por parte de Oracle Se decide en 2008 por Oracle/PeopleSoft - Quanam

16 5. Proyecto PRISMA Lanzamiento - Junio de 2008 Alcance Financiero, de Compras, Mantenimiento de Activos e Inventarios Contabilidad Presupuesto Activos fijos Compras Cuentas por pagar y cobrar Facturación Caja Finanzas estudiantiles Mantenimiento de activos Inventarios

17 5. Proyecto PRISMA Alcance Recursos Humanos Liquidación de Nómina Selección Contratación Gestor de posiciones Ausencias y Vacaciones Higiene y Seguridad Perfiles Libranzas Registro Académico de Profesores RAP (Vicerrectoría Académica)

18 5. Proyecto PRISMA Hitos de la salida en producción Componente Fecha Módulos de Recursos Humanos Octubre de 2009 Paralelo de Nómina Octubre 2009 a Diciembre 2009 Financieros, Compras y Nómina Enero de 2010 Finanzas Estudiantiles Agosto de 2010 Perfiles Agosto de 2010 Registro Académico de Profesores Marzo - Abril de 2011 Mantenimiento de Activos e Inventarios Abril de 2011 Libranzas Mayo de 2011 Expenses Mayo de 2011

19 5. Proyecto PRISMA Factores Críticos + Patrocinadores + Origen del proyecto funcional vs técnico + Rediseño de procesos + Gestión de cambio / Resistencia al cambio + Migración de datos + Equipo idóneo de líderes funcionales con disponibilidad + Pruebas exhaustivas

20 5. Proyecto PRISMA Factores Críticos + Modelo estándar + Oportunidad en asignación de recursos + Pronta validación de resultados parciales y finales + Rápida resolución de problemas + Comunicación efectiva del alcance del proyecto + Expectativas del proyecto realistas + Especificaciones funcionales detalladas - RFP

21 5. Proyecto PRISMA Factores Críticos + Comunicación eficaz y fluida + Identificación y mitigación oportuna de riesgos + Capacitación oportuna + Manuales - guías rápidas + Mesa de servicios punto único de atención + Transferencia de tecnología - técnica y funcional + Plataforma ajustada para salida en producción

22 5. Proyecto PRISMA Dificultades + Localización + Pocas referencias a nivel latinoamericano + Restricción en términos de cantidad de consultores y firmas capacitadas + Alta exigencia de recursos económicos: licenciamiento, consultoría y mantenimiento al largo plazo + Aspiración funcional de automatizar todo + RFP vs Mejoras

23 6. Futuro Sistemas Administrativos y Académicos Objetivos al mediano plazo + Gradebook (Calificaciones parciales) + Integración basada en Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) + Servicios y funcionalidades a través de autoservicios + Implementación capa de inteligencia de negocios CRM Analytics Financial Analytics Performance Management Warehouse

24 Momento de Preguntas Fin

25 Muchas Gracias! Luis Francisco Martínez Director de Tecnologías de Información

26 Profesores, Empleados Administrativos y Estudiantes N de profesores de planta N de profesores de hora cátedra N de empleados administrativos N de estudiantes de pregrado N de estudiantes de posgrado Cifras Boletín Estadístico Año 2010 Javeriana Bogotá

27 Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad TIC y sistemas de información: variables estratégicas desarrollo organizaciones Diagnóstico situación experto externo (oct mayo 2007) Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de Información Administrativos Vertiginoso desarrollo académico últimos años Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y Biblos)

28 Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad Sistemas aislados soporte algunos procesos administrativos y financieros Ausencia sistemas de apoyo automatizado procesos esenciales (papel; hojas electrónicas). Ejemplo: RH Falta interfaces sólidas integración procesos. Alta carga tareas manuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones. Necesidad de integrar los sistemas

29 Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad Efectividad - cobertura Modernización Administrativa PROYECTO PRISMA Oportunidad TOMA DE DECISIONES Confiabilidad

30 Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad Planeación Universitaria Propósito 7 Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestión universitaria Meta No. 1777: relacionada con la construcción de una política institucional que asegure la adquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC tanto para el desarrollo artístico, científico y tecnológico como para la gestión universitaria. Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología (Acuerdo CDU No. 461 agosto 2007) 1. Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico 2. TIC aplicadas a la docencia 3. TIC para la gestión universitaria

31 Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) (Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007) Fortalecimiento Infraestructura TIC Construcción Centro de Cómputo ( ). Inversión $7.100 millones (US $3.5) Implementación Mesa de Servicios Integración de los sistemas de administrativos (Bogotá y Cali) Centro de servicios de infraestructura compartidos. Acuerdo sobre niveles de servicio Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios (sistemas de indicadores de gestión e información para análisis y reportes)

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