FCE Nº 62. Econografos TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC S) EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS. Febrero 2014

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1 FCE Econografos Nº 62 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC S) EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES (ICT S) IN THE COLOMBIAN ENTERPRISES Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Escribe y publica la FCE te apoya!

2 Página2 Econografos Escuela de Economía N 62 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC S) EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS Diana Carolina López Becerra 1 David Hernando Medina Cifuentes 2 Andrea Milena Novoa Ospina 3 Resumen: Este artículo es producto de la revisión bibliográfica sobre la utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC s) y su nivel de aplicación en la industria colombiana a través del análisis de algunos estudios existentes. Para esto se parte de conceptos generales hasta llegar a los hallazgos de uso de TIC s por cada tamaño de empresa. A partir de dicha revisión se observó que estas tecnologías en su mayoría contribuyen a la reducción de costos y a mejorar el flujo de información entre los actores de la misma. Los principales obstáculos para la implementación de las TIC s son los altos costos, la cultura de la organización y la inadecuada estructuración de los procesos. Con Los autores agradecen a todos los integrantes la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas por el apoyo brindado en el desarrollo de la presente investigación. Especialmente a la tutora y coordinadora Viviana Oquendo, quien dirigió exitosamente la consecución del estudio realizado. De igual forma al docente Álvaro Zerda, quien en un momento clave de la investigación direcciono oportunamente los propósitos del mismo. 1 Monitora Junior del grupo Gestión UIFCE de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el semestre 2013-II, Estudiante de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia. Correo electrónico: 2 Monitor Junior del grupo Gestión UIFCE de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el semestre 2013-II, Estudiante de Administración de Empresas de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, y Correo electrónico: 3 Monitora Junior del grupo Investigación y Extensión de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el semestre 2013-II, Estudiante de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia. Correo electrónico:

3 Página3 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina relación a su uso en Colombia, se identificó en los estudios analizados, un bajo grado de implementación en las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y un nivel medio en las grandes empresas. Palabras Clave: TIC s, pymes, empresas, información, implementación. Clasificación JEL: L86, L96, M15, O14, O32, O33

4 Página4 Econografos Escuela de Economía N 62 INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES (ICT S) IN THE COLOMBIAN ENTERPRISES Abstract: This article is the result of the literature's review about the use of Information and Communication Technologies (ICT's), and their level of implementation in the Colombian industry through the analysis of some existing studies. For this, it starts since general concepts up to the findings of ICT's use for every enterprise size. From this review it was noted that these technologies contribute mostly to reduce costs and improve the flow of information between actors of the same. The main obstacles of ICT s implementation are the high costs, the culture organization and inadequate structuring processes. With regard to its use in Colombia, was identified in the studies reviewed, a low degree of implementation in small and medium enterprises (SMEs), and a medium level in large companies. Keywords: ICT s, Pymes, enterprises, information, implementation. JEL Classification: L86, L96, M15, O14, O32, O33

5 FCE Econografos La Colección Econografos considera para publicación manuscritos originales de estudiantes de pregrado de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, que hayan sido propuestos, programados, producidos y evaluados en una asignatura, en un grupo de estudio o en otra instancia académica. Econografos Escuela de Economía ISSN Econografos FCE puede ser consultada en el portal virtual: Director Centro Editorial-FCE Álvaro Zerda Sarmiento Equipo Centro Editorial-FCE Nadeyda Suárez Morales Pilar Ducuara López Jesús David Suárez Sosa Contacto: Centro Editorial FCE-CID Correo electrónico: Este documento puede ser reproducido citando la fuente. El contenido y la forma del presente material es responsabilidad exclusiva de sus autores y no compromete de ninguna manera a la Escuela de Economía, ni a la Facultad de Ciencias Económicas, ni a la Universidad Nacional de Colombia. Rector Ignacio Mantilla Prada Vicerector General Jorge Iván Bula Escobar Facultad de Ciencias Económicas Decano José Guillermo García Isaza Vicedecano Rafael Suárez Escuela de Economía Director Álvaro Martín Moreno Rivas Coordinador Programa Curricular de Economía Raúl Chamorro Narváez Centro de Investigaciones para El Desarrollo CID Director Jorge Armando Rodríguez Subdirectora Vilma Narváez FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS CENTRO DE INVESTIGACIONES PARA EL DESARROLLO - CID Escuela de Economía

6 Página5 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Contenido Introducción 8 Caracterización de las empresas en colombia.9 Tecnologías de la información y comunicaciones (tic s) usadas en las empresas colombianas...10 MIPYMES (micro, pequeña y mediana empresa).10 Uso de TIC s en MyPimes, situación actual.11 Grandes empresas..14 Clasificación de las herramientas tecnológicas.14 Captura y transferencia de información 14 Internet...14 Banda ancha (internet a altas velocidades) 15 EDI (intercambio electrónico de datos).15 XMl (extensible Markup Language) 16 Almacenamiento y recuperación de información..16 Bases de datos 16 Identificación y entrega de información 17 Códigos de Barras..17 ERP 18 WMS (Warehouse Management System).19 TMS (Sistema de Administración de Transporte).20 EPC (Electronic Product Code).21 GPS 21 SRM (Supplier Relationship Management)..21 CRM: Administración de la relación con los clientes..22 APS (Planificación y Programación Avanzada) 23 MES (Sistemas de Ejecución de Manufactura).23 CRP (Programa de Re planeación Continua) 23 E-Bussiness 23 Uso de tic s en empresas internacionales..24

7 Página6 Econografos Escuela de Economía N 62 Uso de tic s en las empresas colombianas 26 Promoción del uso de tic s en las empresas colombianas.27 Beneficios del uso de tic s en las organizaciones..28 Impacto del uso de las tics en el desarrollo y competitividad del país..28 Impacto del uso de las tics en las empresas...29 Indicadores de evaluación del impacto.31 Indicadores cuantitativos...31 Indicadores cualitativos.31 Impacto del uso de las tics en la cultura organizacional...32 Adaptación de tic s en las organizaciones.33 Estrategia de implementación...34 Factores Críticos Del Éxito De La Implantación De Tic s En Una Organización.35 Barreras en la apropiación de tics en las MIPYMES 36 Barreras Conceptuales...37 Barreras Económicas.37 Barreras tecnológicas.37 Brecha digital.38 Quién investiga el uso de las TIC s en las organizaciones colombianas?...39 Tendencias de tic s para las empresas colombianas..40 Teletrabajo.40 Crowdsourcing..43 E-COMMERCE 44 Seguridad informática...44 Firma digital..45 Ciudades inteligentes.45 Recomendaciones..47 Conclusiones.49 Glosario.51 Bibliografía...53

8 Página8 Econografos Escuela de Economía N 62 Introducción Uno de los más importantes desarrollos tecnológicos de los últimos años ha sido el de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC s). Los beneficios potenciales de estas tecnologías para una organización son de carácter operativo, estratégico y económico, como la mejora de los procesos empresariales. Estos beneficios que permiten a las empresas resolver problemas y crear oportunidades representan un estímulo para la adopción de las TIC S. No obstante, la experiencia indica que los beneficios de las TIC s no siempre se materializan debido, entre otras razones, a unas prácticas de adopción inadecuadas (PÉREZ, MARTÍNEZ SÁNCHEZ, CARNICER, & VELA JIMÉNEZ). Sin embargo, en Colombia es preocupante el hecho de que los empresarios se resisten a utilizar TIC S por diversos motivos, entre los cuales se encuentran la percepción de un alto costo, la dificultad de acceso y de aprendizaje. La revolución de las tecnologías de la información en las últimas décadas ha propiciado un rápido crecimiento del uso de éstas tanto en los hogares como en las empresas, y bajo esta perspectiva, en esta investigación se hace una revisión sobre la pertinencia de su utilización en las organizaciones segmentadas por tamaño, su incidencia e impacto en las actividades de las empresas que las implementan. Se comienza con algunas definiciones importantes aplicables al entorno de las TIC s para luego empezar a evaluar los beneficios conocidos en las empresas que las han implementado ampliamente. Se relacionan algunos indicadores de evaluación y el impacto que su uso tiene en la sociología organizacional. Adicional a esto, se encuentran distintos tipos de tecnologías que las empresas eventualmente podrían adaptar a su funcionamiento de acuerdo a las dinámicas específicas de cada una de ellas y los tipos de software que aquí se describen. La hipótesis principal es que en Colombia, y a nivel mundial, la implementación y correcto uso de las TIC s es mayor en la empresas con grandes capitales que en las que no poseen estos recursos, es decir, las micro, pequeñas y medianas empresas también conocidas como

9 Página9 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina MiPymes. Esta hipótesis se basa en las barreras existentes para la apropiación de las nuevas tecnologías, y principalmente, en la falta de incentivos para dichas empresas ya que en particular, en Colombia el retraso en cuestión de tecnologías de la información es grande debido a la baja promoción de la tecnología en el ámbito empresarial (Blog Colombia Digital, 2011). I. CARACTERIZACIÓN DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA Para propósitos de la investigación es ineludible conocer la clasificación y segmentación de las empresas en Colombia con el fin de diferenciar la información que se encontró. Existen diversas formas de distinguir las empresas, en este documento se enfoca la caracterización de las mismas según su tamaño, ya que debido a los alcances de la revisión, esta característica es la que provee una mejor forma de interpretar la información. En Colombia el segmento empresarial está clasificado en micro, pequeñas, medianas y grandes empresas, esta clasificación está reglamentada en la Ley 590 de 2000 conocida como la Ley MiPymes y sus modificaciones, Ley 905 de (BANCOLDEX, 2013). La clasificación está determinada por el número de personas empleadas y los activos totales. La Tabla 1 presenta esta información. Tabla 1. Clasificación de las empresas en Colombia según tamaño TAMAÑO Personal de Planta Activos Totales (SMMLV) Microempresa Máximo 10 Inferiores a 500 Pequeña empresa Entre 11 y cincuenta 50 Entre 501 y menos de Mediana empresa Entre 51 y 200 trabajadores Entre y Gran empresa De 201 trabajadores en adelante Superiores a Fuente: (BANCOLDEX, 2013) Las empresas micro, pequeña y mediana se denominan como MiPymes. Según un estudio de la Cámara de Comercio de Bogotá realizado el 10 de julio de 2010, la mayor cantidad de empresas se encuentra en el rango de las microempresas, con una participación del 95% del

10 Página10 Econografos Escuela de Economía N 62 total de empresas en Colombia. Debido a lo anterior, el uso y la interpretación del mismo en de las TIC s se dividió en dos grupos: para micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES) y grandes empresas. II. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC s) USADAS EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS MIPYMES (MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA) Debido a que las Mipymes por lo general tienen un comportamiento reactivo, es decir reaccionan sobre los eventos que se les van presentando y constantemente experimentan el cambio en su organización y funcionamiento, se aconsejan TIC s que tiendan a ser robustas y que se puedan utilizar de forma fácil e inmediata, preferiblemente en formas de paquetes integrados. Actualmente se está buscando que estas empresas desarrollen conocimiento y hagan uso de las conocidas Plataformas Web 2.0. El término se refiere a la siguiente generación Web en donde las aplicaciones son más interactivas, esta nueva generación provee una plataforma para crear aplicaciones dinámicas, ricas e interactivas. El término Web 2.0 fue acuñado por O Reilly Media como una nueva generación de aplicaciones Web que provee participación, colaboración e interacción en línea a los usuarios. En general, estas aplicaciones actuales intentan ser más dinámicas y se caracterizan como comunidades sociales donde el mayor énfasis se da a la contribución y participación de los usuarios. En contraste con la Web tradicional, Web 2.0 ofrece más que interacción básica y participación de usuarios. En estas aplicaciones los participantes de las comunidades desarrollan una reputación en base a la cantidad y calidad de sus contribuciones, se comparten documentos en los que varias personas pueden trabajar al mismo tiempo, se utilizan interfaces dinámicas y atractivas que se acercan a las aplicaciones de escritorio, se comparte información, en ocasiones en tiempo real, por medio de interfaces de programación y comunicación que permite el desarrollo rápido de nuevas aplicaciones y permiten la participación de la comunidad en el etiquetamiento, clasificación y toma de decisiones.

11 Página11 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Actualmente existen, literalmente, miles de herramientas y aplicaciones Web 2.0 disponibles en la Internet. Estas pueden clasificarse en: publicidad, blogging, bookmarks, catálogos, chat, comunidades colaborativas y/o educativas, correo, eventos, news feeds, búsqueda, compras, etiquetamiento (tagging), video, widgets y wiki. (Abdul, 2009) En la web se encuentra gran cantidad de blogs sobre temas empresariales y de actualidad especializados en diversos temas. En cuanto al tema empresarial se encuentran blogs dedicados a resolver dudas e inquietudes sobre cualquier tópico empresarial (finanzas, contaduría, legislación, normas, dinámicas) que pueden resultar de gran ayuda si se incorporan a la empresa e incluso si las empresas empiezan a participar en estos blogs para darse a conocer e incluso para ofrecer soporte a sus clientes. Uso de TIC s en MyPimes, situación actual. Para el año 2012, la adopción, implementación y utilización de herramientas tecnológicas en las pymes se refleja en las siguientes cifras halladas por el Centro de Desarrollo Empresarial Latinpyme sobre este segmento de las empresas en Colombia. Tabla 2. Indicadores sobre TICS en las Pymes colombianas a julio de 2012

12 Página12 Econografos Escuela de Economía N 62 45% - Presupuesto entre US$500 y US$ % - No tiene presupuesto 35% - No tiene planes de inversión en TIC s en los prox. 3 años 70% - No usa Dispositivos de seguridad en red. 33% - No tiene Página web 45% - No usa tecnología IP en su empresa. 53% - No utiliza Servidores 76% - No utiliza Bases de datos 65% - No utiliza Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) 78% - No usa Software para la administración de la relación con los clientes (CRM) 57% - No usa Software en dispositivos móviles. 43% - No utiliza Ramal privado de conmutación automática (PBX) 70% - No usa Dispositivos de seguridad en red Fuente: (LatinPyme, 2012) Siguiendo los resultados presentados anteriormente, se percibe una baja inversión en tecnologías de la información, de igual manera la mayoría de pymes no hacen uso de software empresarial de gran utilidad como lo son los ERP y CRM, bases de datos ni página web. Herramientas que, como se informó anteriormente, pueden influir positivamente en las actividades cotidianas y de desarrollo de las organizaciones. La Figura 1 muestra que las herramientas tecnológicas a disposición de las pymes no son pocas y no revisten mayor complejidad, a excepción del software como ERP y/o CRM que son los más robustos entre los que se presentan en la figura.

13 Página13 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Figura 1. Herramientas disponibles para Pymes en Colombia Fuente: (LatinPyme, 2012) Pese a lo anterior, un estudio reciente de la Cámara de comercio de Bogotá y Microsoft Colombia, demuestra que a pesar de la situación de accesibilidad de las herramientas informáticas y tecnológicas, las pymes, no sólo en Colombia sino a nivel mundial, utilizan en muy bajas proporciones las herramientas de tecnología que poseen. En esta investigación se define que aunque las empresas tengan acceso a internet, solamente el 14% del total de pymes a nivel mundial lo utilizan para generar ventas y/o ingresos para la compañía. Un hecho adicional se concluye con dicho estudio y es que, las pymes que han implementado tecnología reciben por concepto de ingresos 10 puntos porcentuales más que aquellas que siguen rezagadas en cuestión de tecnología. Además, la apropiación de tecnología en las pymes colombianas en particular se caracteriza por ser irregular y muchas de ellas todavía trabajan bajo hardware y software bastante atrasado y obsoleto, lo que complica aún más la eficiencia de las mismas. Ejemplos de estos casos son Oma,

14 Página14 Econografos Escuela de Economía N 62 Cachivaches y Refinancia, empresas colombianas que han comenzado a utilizar computación en la nube para manejar sus recursos y procesos internos (Dinero, 2013). GRANDES EMPRESAS Dentro del marco de apertura económica que sufre el mercado nacional, en las grandes empresas colombianas se concibe necesaria la implementación de herramientas tecnológicas que permitan mejorar los procesos organizacionales y de esta forma mejorar la capacidad competitiva frente a nuevos productos y servicios provenientes de compañías internacionales que penetran en el mercado nacional. Estas herramientas tecnológicas generan mayor sinergia y beneficios para las empresas en los procesos gerenciales, operativos y de apoyo 4. La implementación es esencial para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicación, entre otros beneficios, aunque su implementación se debe llevar a cabo de una manera inteligente. III. CLASIFICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Según Zapata Cortés, Arango Serna, & Adarme Jaimes, 2010, las herramientas tecnológicas utilizadas dentro de las organizaciones se pueden clasificar a partir de la actividad que realizan con la información, para ello, se dividen en: Captura y transferencia de información Internet Es la red de comunicación de datos globales que utiliza el formato IP (Internet Protocol) para transferir la información desde un lugar a otro. Con el Internet, múltiples compañías pueden conectar sus sistemas de computadores y operar entre ellos de una forma rápida y a muy bajo costo. 4 La cadena de valor de una organización posee una serie de procesos necesarios en la implementación de su objeto social o misional.

15 Página15 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Actualmente, el 37% de las empresas en Colombia hacen uso del internet; el ministro de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones asegura que para 2014 el 50% de las empresas estarán conectadas a la red. El aumento de 7% en 2010 a 35% este año, se debe en gran parte a la contribución de las pequeñas y medianas empresas ya que éstas conforman la mayor parte del tejido productivo del país (PORTAFOLIO, Portafolio, 2013). La mayoría de empresas en Colombia utilizan la internet para relacionarse con sus clientes, con sus proveedores en gran medida y para uso del correo electrónico (PORTAFOLIO, PORTAFOLIO, 2013). Banda ancha (internet a altas velocidades) Es básicamente cualquier tecnología de comunicaciones que permita acceder al Internet a altas velocidades (velocidad superior a 56 Kbytes por segundo). Ejemplo de estas tecnologías son el cable coaxial, el DSL (Digital Suscriber Line), metro Ethernet, redes inalámbricas y satélites. La banda ancha permite a las empresas conectarse fácilmente, de forma veloz y a costos muy bajos, con otras compañías de la cadena de suministros, con la capacidad de transferir grandes cantidades de datos en tiempo real. EDI (intercambio electrónico de datos) Electronic Data Interchange es una tecnología desarrollada para transmitir datos mediante tipos de comunicación comunes entre compañías. Esta herramienta involucra la transmisión electrónica de información y documentos como facturas y órdenes de compras, directamente entre computadores de diferentes empresas basados en formatos estándares, estructurados y mecanizables. Los estándares del EDI, llamados X.12, son fijados por el Instituto Nacional Americano de Estándares (ANSI) y son especializados entre industrias. Esta herramienta permite la reducción de costos, incremento en la productividad, disminución del uso de papel al mínimo y mejora las relaciones entre compañías. Según la Asociación Eancom en la actualidad existen diferentes soluciones para afrontar una implementación de EDI: - EDI a través de una Red de Valor Añadido (EDI RVA) - EDI a través Internet Privadas (EDI RVA INT)

16 Página16 Econografos Escuela de Economía N 62 - EDI a través de Internet Privado (EDI INT PUB) - Aplicaciones WEB-EDI XMl (extensible Markup Language) El lenguaje XML es análogo al lenguaje HTML pero éste es funcional para modificar formato de páginas web y XML para el manejo de datos o información. XML es una tecnología capaz de transmitir datos entre computadores y de computadores a humanos a través de formatos flexibles. Es extensible y puede, según acordado entre las partes a comunicar, utilizar algunos formatos estándar, comunicar un amplio rango de datos diferentes y las instrucciones de cómo utilizar estos datos entre diferentes sistemas computarizados. Existen varios estándares de XML en diferentes industrias, siendo más utilizado el adoptado en las industrias electrónicas, llamado el RosettaNet. Tiene su principal aplicación en el manejo de la cadena de suministro. Almacenamiento y recuperación de información Bases de datos: Se conciben como la organización de los datos y la información que es guardada electrónicamente. Existen varios tipos de bases de datos, donde la más común es la base de datos relacional, la cual almacena grupos de datos relacionados en tablas individuales y permiten la recuperación (entrega de la información consultada) mediante el uso de un lenguaje estándar llamado SQL Structured Query Language. Las bases de datos permiten entregar la información almacenada de diferentes formas dependiendo las necesidades de los usuarios. Estas diferentes formas de ver la información se conocen con el nombre de vistas y se deben a que no todos los usuarios pueden o necesitan ver la totalidad de información contenida en una búsqueda específica. En la actualidad, y por lo menos en Bogotá, cerca de empresas manejan y desarrollan su actividad productiva o de servicios en torno a las bases de datos (Blog

17 Página17 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Colombia Digital, 2011), esto es un ejemplo importante de la magnitud y utilidad que tienen los software que se han desarrollado para tal fin. Ejemplos y software más utilizado en las empresas son: Access de Microsoft Office, Visual FoxPro, MySQL Database, SQL Server y Oracle Identificación y entrega de información Códigos de Barras El código de barras en un sistema de codificación de productos que de forma inequívoca identifica la mercancía. Existen diversos sistemas de codificación según se trate de distribución comercial, industrial, etc. Y puede leerse mediante lectores especiales e imprimirse mediante impresoras especiales, para adherir la etiqueta al producto. Los códigos de barras se pueden utilizar para: identificación de productos, contenedores, ubicaciones, operadores, equipos, documentos. La anchura de las barras y la separación de las mismas son la base de dicha codificación. Estos códigos varían dependiendo de la forma como se almacenan la información, de la cantidad de la misma y del tamaño requerido en los mismos. Los estándares más conocidos sobre códigos de barras son: EAN/UPC, RSS, GS 1128, ITF14, Data Matrix y Componente Compuesto. En este momento se están implementando a gran velocidad otras formas de códigos de barras o identificadores de producto, un ejemplo de ello son los códigos QR (Quick Response) que consisten en almacenar información verticalmente y horizontalmente a diferencia de los tradicionales códigos de barra de 1D. Por esto tiene una capacidad de almacenamiento mucho mayor. Las empresas están implementando esta tecnología, en su mayoría, como una forma de realizar publicidad y promocionar su marca y/o empresa. De la misma manera se usa como medio de comunicación con sus clientes. Manipulación, administración y reporte de información

18 Página18 Econografos Escuela de Economía N 62 Según (Correa Espinal & Gómez Montoya, 2008) los siguientes son los software más utilizados en las principales funciones de la empresa. ERP El sistema de planificación de requerimientos de materiales ERP, (Enterprise Resource Planning), es un paquete de programas de gestión de los flujos administrativos de la empresa. Este es un sistema de información donde los diferentes tratamientos (transacciones y ejecución) y funciones clásicas de una empresa son integradas alrededor de una base de datos y de una herramienta de procesamiento. Los ERP proveen bases de datos de transacciones para inicializar, medir, monitorear y reportar acerca de órdenes provenientes de los clientes o hacia los proveedores. El beneficio final de un ERP es alcanzar la integración entre la compañía, los proveedores y los clientes. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, la limitación de los recursos para adquirir software privativo es grande, ya que los costos de los mismos son bastante elevados debido a su complejidad y características. Pero una alternativa para estas empresas, que no necesitan gran complejidad en el software ERP debido a su tamaño, existen opciones de software libre para implementar un software que les permita manejar mejor los procesos dentro de cada empresa. Un ejemplo de software libre ERP es Open Bravo, calificado como uno de los mejores software y el más utilizado a nivel mundial dentro de la categoría de software libre empresarial. Existen numerosos proveedores de soluciones ERP en el mercado, incluyendo empresas como SAP, J.D. Edwards, Oracle, Baan y PeopleSoft. El líder en el mercado mundial es, sin duda, SAP, una empresa que facturó US$5.050 millones en el mundo en 1998, con un crecimiento de 41% respecto al año anterior. Por su parte, J.D. Edwards, que distribuye EDP, ha tenido también un alto crecimiento en el país. Se inició bajo la versión tradicional en AS 400, pero ahora con su solución One World

19 Página19 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina es mucho más flexible. Esto le permite adaptarse a cada negocio en particular. Entre sus clientes se cuentan Icollantas, Cementos Paz del Río y Mazda. Otra solución es PeopleSoft, que se implanta por módulos, de acuerdo con lo que vaya necesitando el cliente en su momento. Esta compañía empezó como una solución de recursos humanos y, según Marío González, de PeopleSoft, "ha venido desarrollando tecnología de punta para proveer una solución de industria que resuelva los problemas de optimización". Aunque es un fuerte productor internacional, en Colombia ha tenido una presencia limitada hasta ahora, pero está buscando expandirse. Algunas empresas que tienen la solución PeopleSoft son Carvajal, Hocol e Intercor. Otra de las opciones existentes en el mercado es Baan, un solo módulo con una alta funcionalidad y especializado en los sectores de industria y comercio (Dinero, 2013). OpenErp diseñado para ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento, además se integra muy fácilmente con otras áreas como la gestión de relaciones con clientes. En Colombia, se encuentra el caso de la empresa Ronda S.A, fabricante de juegos y productos recreativos, la cual implementó un sistema ERP con soluciones OpenBravo, obteniendo soluciones hechas a la medida, control de la facturación a nivel nacional e internacional, pagos electrónicos y análisis de datos, como resultado la compañía pudo controlar sus costes (López, 2013). Actualmente en Colombia empresas como Digital Ware y Novasoft desarrollan software de este tipo para implementarlo en empresas de los diversos sectores de la economía nacional. WMS (Warehouse Management System) Es la herramienta informática más importante en la administración de almacenes, mediante la cobertura de múltiples actividades propias de los almacenes. Los sistemas de gestión de almacenes (WMS), son herramientas de software que permiten realizar operaciones como actividades de almacenamiento, la recepción de materiales de abastecimiento, la ubicación de materiales en los estantes y la recogida de órdenes, servir adecuadamente a manufactura, gestión de las operaciones fundamentadas en la metodología justo a tiempo, de forma

20 Página20 Econografos Escuela de Economía N 62 integral, y fundamentalmente integrar todas estas decisiones y operaciones con toda la compañía a través de su unión con el sistema ERP de la compañía, sin ser esta integración una actividad necesaria, es decir, una empresa puede tener un sistema WMS sin contar con un ERP para la compañía. Casos de aplicación reciente de este tipo de software son el grupo Éxito quienes implementaron hace 6 años este tipo de software y de esta manera lograron una mayor competitividad en cuanto al manejo de sus almacenes líderes en comercio al detalle. El software adquirido es Infor, proporcionada por Tecsys. Según Miguel Becerra, gerente general de CTN Global Colombia: En temas logísticos hay unos costos muy altos en Colombia. Respecto a la tecnología y eficiencia de la empresa media, por su escepticismo, transporte y cultura, contratan desarrollos locales o hacen un trabajo muy manual hasta cuando no les da más. Y en ese caso contratan desarrollos a la medida, que les cuesta poco pero que nunca va a ser eficiente, y agrega Los costos operativos se reducen de forma que un pequeño empresario puede valorar muchísimo (Pino, 2013). Algunas de las firmas proveedoras software WMS, con reconocimiento internacional, son Leuter, de origen español; Netlogistik, Tecsys Latin America, Red Prairie y Manhattan (Pino, 2013). TMS (Sistema de Administración de Transporte) Es una herramienta de administración logística, la cual está generalmente vinculada a sistemas ERP y que busca la reducción de los costos totales de la cadena de suministros asociados al movimiento de materiales entre la cadena y eslabones externas a la misma. Su función es la gestión de las operaciones de transporte, tanto en los niveles de ejecución como de administración, este sistema busca identificar y evaluar estrategias alternativas de

21 Página21 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina transporte y tácticas para determinar los mejores métodos para mover los productos con las restricciones existentes. EPC (Electronic Product Code) Es un sistema que usa radiofrecuencia para la identificación automática de productos de consumo, a través de la cadena de suministro El EPC mejora el flujo de la información en la cadena de suministro en tiempo real, lo que permite un despacho rápido de productos y asegura disponibilidad de productos en el momento y cantidad que el cliente lo desee, permite mejorar la trazabilidad y permite generar valor. El EPC contiene la información que hoy está en el GTIN - Global Trade Item Number del código de barras, más otros datos Finalmente, los costos de los TAGS, las antenas lectoras y el software se convierten en un obstáculo para su implementación. (EPC Global, 2013) GPS El sistema de posicionamiento global (GPS) es un sistema de satélites utilizando navegación que permite determinar la posición de un objeto con exactitud. La aplicación del GPS en la cadena de suministro se enfoca al monitoreo de cargas y camiones, sus ventajas son la reducción de costos debido al mejor control a realizar sobre la flota de transporte y aumento en la seguridad debido a la trazabilidad a los productos. Sistemas de abastecimiento Los sistemas de abastecimiento (Procurement Systems) son sistemas especializados en las actividades de compra realizadas entre la compañía y los proveedores. El objetivo fundamental de estos sistemas es dinamizar y hacer más eficientes las operaciones de abastecimiento.

22 Página22 Econografos Escuela de Economía N 62 SRM (Supplier Relationship Management): Los sistemas SRM o de Gestión de Relaciones con Proveedores son herramientas ideales para mejorar los aspectos técnicos y humanos que tienen lugar en un vínculo de negocios de estas características, considerando todas sus particularidades. Un paquete SRM permite optimizar la cadena de suministros al ofrecer mejores entornos de comunicación entre una compañía y los proveedores que les facilitan los insumos que necesitan. En estas relaciones de negocios primará una comunicación en la que la mutua colaboración y el interés por lograr los mejores resultados será una de las constantes, esto con el objetivo de incrementar las ganancias finales de una empresa. Ejemplos de este tipo de software son Fishbowl, SnapFulfil, ECSourcing Group, FlexRFP, 3PL Warehouse Manager, Novatus Contract LifeCycle Management, entre otros. CRM: Administración de la relación con los clientes Es un método integral para gestionar las relaciones con sus clientes y clientes potenciales, con el fin de obtener un beneficio mutuo y duradero. Más concretamente, los sistemas de CRM modernos le permiten capturar la información que conllevan las interacciones con los clientes e integrarla con todas las funciones relacionadas con los clientes y con puntos de datos. El software CRM es un habilitador necesario para lograr la mayoría de las estrategias y objetivos de la administración de la relación con los clientes. Desde una perspectiva de tecnología de la información, sistemas de negocios de CRM son capaces de entregar información del cliente combinada con herramientas operacionales, analíticas y de soporte, las cuales le dan a los empleados poder para tomar decisiones, y como consecuencia ofreciéndoles a los clientes una experiencia consistentemente superior. Según un estudio realizado por Capterra, el representante exclusivo de SalesLogix, uno de los software CRM más estables y flexibles en la industria, los más exitosos son Salesforce,

23 Página23 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Sage, SAP, Zoho y Microsoft Dynamics entre los primeros lugares de ventas a nivel mundial. Le siguen Oracle, Maximizar SugarCRM y BPMonline (Navarro, 2013). APS (Planificación y Programación Avanzada) Son aplicaciones altamente analíticas que buscan calcular las capacidades de Herramientas Tecnológicas al servicio de la gestión empresarial (Zapata, Arango & Adarme 99) la planta, disponibilidad de material y demanda de los clientes, para posteriormente realizar planes sobre la cantidad óptima a producir, determinando el lugar, la cantidad y el momento de producir. MES (Sistemas de Ejecución de Manufactura) Son una herramienta sistemática encargada de llevar a cabo los planes para las actividades de producción en planta. Son sistemas de planificación menos analíticos que los APS, pero permiten realizar planes a corto tiempo, con buena velocidad de planificación, y están limitados a dichos planes de producción a corto tiempo y a la asignación de materiales y recursos de producción dentro de una planta de manufactura. CRP (Programa de Re planeación Continua) Sistema mediante el cual el proveedor realiza el abastecimiento continuo de productos en cada punto de venta, considerando niveles de inventarios óptimos, tiempos de entrega de mercancía, propuestas de pedidos acordes a estacionalidades, demandas, promociones, niveles de inventario, tiempo de entrega de la mercancía, entre otros. Para implementar este sistema se debe llegar a acuerdos confidenciales entre ambas partes sobre: niveles de stock, variaciones de stock, roturas de stock, movimientos internos de mercancía (ventas e inventarios), mercancía en tránsito y tiempos de abastecimiento. E-Business Es la forma de realizar negocios a través de la internet, en donde vendedores y compradores no tienen interacción directa. El ebusiness presenta grandes ventajas a las organizaciones en cuanto a visibilidad, tanto de los clientes como de la misma empresa.

24 Página24 Econografos Escuela de Economía N 62 En el mercado actual, casi todas las compañías deben ofrecer sus productos por internet, donde recientemente, y gracias con la consolidación del e-commerce (comercio virtual), este ofrecimiento ha pasado de ser más que una simple muestra del catálogo de los productos, y va hasta la compra y venta de los productos, permitiendo inclusive que el cliente determine cómo desea que su producto sea transportado y entregado en el lugar de su preferencia. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación son una gran fuente de conocimiento e información instantánea, estas han permitido generar un nuevo contexto competitivo, transformando la gestión empresarial y el modelo de negocio tradicional. IV. USO DE TIC s EN EMPRESAS INTERNACIONALES El uso y penetración de herramientas tecnológicas y TIC s en las empresas de cada país va relacionado proporcionalmente con el acceso que tiene el país en general a estas herramientas. Según el estudio realizado por la UIT (Unión Internacional de Telecomunicaciones) en 2010 los países con mejor acceso a tecnologías de la información se encuentran en la zona nórdica europea, es de esperar que las empresas pertenecientes a estos países y a los que se encuentran en el ranking internacional en los primeros puestos presenten una mayor proporción en implementación y uso de tecnologías y software empresarial. Por el contrario, los países con menor acceso a tecnologías de la información probablemente tendrán menor uso de estas herramientas en sus empresas, causado principalmente por altos costos de implementación y adecuación de los mismos. La Tabla 3 muestra la situación en materia de TIC s a nivel mundial según el ranking elaborado por la UIT y los indicadores IDI.

25 Página25 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Tabla 3. Top 5, economías por región según ranking IDI en 2011 Fuente: (Union, 2012) Según la figura anterior, los países mejor calificados en cuanto a implementación y uso de las TIC s se encuentran en Asia y Europa principalmente, los cuales a su vez representan las mayores economías a escala mundial. Lo anterior se puede relacionar de manera directa con el uso de estas herramientas no solo en los hogares y en la vida cotidiana sino también en las empresas que son el motor de la economía en los países. De aquí se tiene que la mayoría de software creados y utilizados en las empresas proviene de estas regiones. Empresas como GM, Nestlé, KFC entre otras, implementan en su mayoría tecnología de punta, no sólo en sus procesos de producción sino en áreas como la de recursos humanos, manejo de clientes, proveedores, relaciones internas. La mayoría de estas grandes empresas hacen uso de la página web corporativa para interactuar y acercar a sus clientes, casos como el de Zara, empresa española que permite la compra online de sus productos en los lugares del planeta donde tiene establecidas sus tiendas. Dell por su parte maneja toda su estrategia de mercado a través de su página web, donde sus clientes pueden pedir sus productos de manera personalizada. Teniendo en cuenta lo anterior, las grandes empresas internacionales, y en su mayoría multinacionales, marcan la pauta en cuanto a uso de herramientas tecnológicas se refiere, de ahí que las empresas que tienen sus sucursales y/o filiales en países en vía desarrollo

26 Página26 Econografos Escuela de Economía N 62 son las más tecnificadas y con mayor uso de tecnologías de información y por ende de herramientas tecnológicas. V. USO DE TIC s EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS El uso de las TIC s en las empresas colombianas es bastante bajo comparado con la amplia oferta de soluciones, una de ellas quizás la más revolucionaria es el Internet, esta herramienta permite darse una idea general del nivel actual de la utilización de TIC s. Como ya ha sido mencionado, una de las principales razones por las que las MiPymes no tienen servicio de Internet es la percepción de que el servicio no es necesario o útil para ellos. Esto se debe a múltiples factores, siendo uno de los más importantes la falta de aplicaciones y de contenido local útil. El Ministerio de las Tecnologias de la Información y las Comunicaciones, 2011 al analizar las empresas, encontró que mientras en las pequeñas, medianas y grandes la penetración de PC s e Internet es bastante alta, en las microempresas es extremadamente baja; así se observa en la Figura 2. Figura 2. Penetración de Internet y PC s en las empresas segmentadas por tamaño Fuente: SUI, DANE

27 Página27 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina A nivel internacional también se evidencia el retraso en el uso de TIC s, así se demuestra en la Figura 3, donde se evidencia que Colombia se encuentra por debajo de la media global (22,8) superando solo a los países de la región del Medio Oriente y África. Figura 3. Consumo de horas online mensual por persona en cada región geográfica Fuente: ComScore Media Metrix, 2013 PROMOCIÓN DEL USO DE TIC s EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo está comprometido a desarrollar varias iniciativas TIC S, con un especial enfoque en MiPymes para promocionar la adopción por parte de ellas, la meta es que en 2014, el 50% de las MiPymes usen las TIC s en sus negocios, adicional a esto se debe producir un aumento en las exportaciones del sector y apertura de mercados, proveer un mejor entorno para hacer negocios, apoyar el programa de Transformación Productiva para los sectores de software, TI y BPO&O; fortalecimiento de clústeres TIC S, adicionalmente, el Ministerio de las Tecnologias de la Información y las Comunicaciones, 2011, en conjunto con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, evalúa la reducción de aranceles para equipos y partes usadas para proveer acceso y servicio de Internet.

28 Página28 Econografos Escuela de Economía N 62 BENEFICIOS DEL USO DE TIC s EN LAS ORGANIZACIONES El objetivo fundamental de las TIC s es apoyar la integración de los procesos con el fin de contar con información de calidad a lo largo de todas las áreas y que esta sea exacta y actualizada. La integración y coordinación en el uso de las TIC s son determinantes en el uso de éstas en cualquier organización. La integración busca romper el paradigma sobre sistematizaciones parciales (uno para cada área) sin que entre ellos exista una comunicación (informes parciales), recomendando no trabajar por funciones sino por procesos, donde las operaciones se manejen en módulos que se actualizan en el momento en que cada uno de ellos requiere. La coordinación debe permitir que las actividades complementarias que comparten información exacta y oportuna sean ayudadas por las mismas herramientas, siempre y cuando exista una adecuada gestión. IMPACTO DEL USO DE LAS TICS EN EL DESARROLLO Y COMPETITIVIDAD DEL PAÍS La gran importancia a nivel mundial de las TIC s es debida a su capacidad de transformar continuamente el entorno socioeconómico. El impacto económico se ha desarrollado en tres tendencias traslapadas: (i) la automatización de la información y el procesamiento de datos; (ii) la migración de numerosas actividades de adquisición y procesos de información y (iii) acceso inmediato a recursos humanos valiosos, con independencia de su localización, con la posibilidad de usarlos en procesamiento de mercados y ensamblaje de cadenas productivas en la economía global (FEDESARROLLO, 2011). Los efectos en el crecimiento económico son palpables a nivel de crecimiento empresarial, productividad, innovación empresarial y generación de empleo. Una revisión crítica de experiencias internacionales destaca la importancia de la interacción entre múltiples actores, públicos y privados, en el fortalecimiento y expansión de redes de banda ancha, tanto fija como móvil, de última tecnología.

29 Página29 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina En este contexto, la innovación se refiere a aquella que se genera en los procesos de interacción que surgen por el desarrollo de nuevas aplicaciones y por todas aquellas externalidades positivas en el consumo que terminan aumentando el bienestar de la sociedad en su conjunto. El uso de TIC s aporta a la reducción de problemas de información asimétrica e imperfecta, así como en las fallas de coordinación en los mercados, dotándolos de mayor eficiencia. El impacto en la productividad difiere entre industrias, dependiendo de la intensidad en que sean utilizadas las TIC s. En general, tanto la productividad como la competitividad pueden verse impactadas por las nuevas relaciones que las empresas están forjando con sus socios, clientes, proveedores y otros grupos de interés. Las inversiones en tecnología requieren ser complementadas con inversiones adicionales que produzcan cambios estructurales en las empresas, según sus necesidades. Se pueden combinar, por ejemplo con desarrollo de nuevos procesos, cambios organizacionales, soluciones digitales específicas, modificación de métodos de trabajo y todas aquellas decisiones que apoyen nuevos modelos de negocio. IMPACTO DEL USO DE LAS TICS EN LAS EMPRESAS Existe hoy el convencimiento que en la era de la globalización el desarrollo se alcanza con más conocimiento aplicado a la producción y con más innovación que con la simple acumulación de capital y trabajo. Mientras a las empresas les corresponde culminar con éxito la tarea de convertir el conocimiento en riqueza, es decir de innovar, a los gobiernos les compete tanto la tarea de asegurar condiciones de entorno favorables para el funcionamiento del sistema de innovación, como la de corregir las fallas sistémicas y de mercado inherentes al proceso innovador que impiden que el país alcance todo su potencial, (Repositorio Universidad del Rosario). Con esta introducción se comienza la exploración a conocer como es el impacto, cuales son los indicadores que revelan la importancia del uso de las TIC s en las empresas, además del ineludible apoyo que se espera por parte del gobierno colombiano. La Cámara Colombiana De Informática Y Comunicaciones, en alianza con Fedesarrollo, presentó un informe en el cual sobresale la integración de los servicios tecnológicos y sus

30 Página30 Econografos Escuela de Economía N 62 aplicaciones en el desarrollo económico del país (CCIT; FEDESARROLLO, 2013). Las principales conclusiones concuerdan con las publicaciones de múltiples entidades dedicadas a la Observación de las TIC s en Colombia: La revolución de las TIC s ha cambiado la manera en la cual se entienden y desarrollan los negocios en el mundo, redefiniendo la profundidad misma de los mercados. El sector TIC S genera beneficios sobre la productividad de otras actividades económicas por medio de menores costos de transacción, tecnificación en los distintos procesos operativos y la migración a nuevos modelos de negocio. La utilización de las herramientas TIC S facilita la ampliación de la oferta y la demanda, lo que se traduce en una expansión de las fronteras de mercado. El fortalecimiento de las capacidades de apropiación para los individuos y empresas con menor preparación para sacar provecho de las TIC S, se convierte en un gran reto de la política pública para impedir que el desarrollo de la tecnología genere nuevas formas de exclusión. Los avances que se logren a futuro serán determinantes en el aumento en la productividad de amplios sectores de la economía, tales como el financiero, la industria y la administración pública. Los avances han estado liderados por la mayor utilización de herramientas TIC S por parte del Gobierno, y no tanto de las empresas o los ciudadanos. Tanto la reducción en las brechas sociales como los efectos positivos del sector sobre la productividad de la economía son función del grado de apropiación de las TIC S por parte de la población. El atraso relativo en el uso eficiente de las TIC s en Colombia frente a un benchmarking competitivo se explica ante todo por las deficiencias en materia de infraestructura y la falta de alfabetización tecnológica en la población, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas. El impacto y la revolución asociada a las TIC s se hacen evidentes sólo hasta cuando se incorporan e interconectan las redes de comunicaciones de cada usuario de una organización entre sí, cuando la capacidad para alcanzar, distribuir, compartir, generar,

31 Página31 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina transmitir y recibir información se realiza en tiempo real, o incluso asincrónicamente. En ese momento se considera la importancia del cambio, la transformación institucional y la articulación de consensos entre los agentes e intereses que son fundamentales para lograr el éxito del proyecto de implementación (BOLÍVAR). INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL IMPACTO Es evidente que la inversión para implementar las TIC s debe ser monitoreada, es por eso que se han construido y registrado indicadores a lo largo de la literatura, que permitan evaluar el impacto, sobre una empresa, en el desarrollo y utilización de las herramientas tecnológicas. Puntualmente, dichos indicadores son: retorno de la inversión, incremento en el número de clientes, nivel de quejas de los clientes, variación en la calidad de los productos ofrecidos, nivel de satisfacción de proveedores y trabajadores. Para tener un control del impacto es necesario establecer el grado de participación en el cumplimiento de los objetivos empresariales: examinar un antes y un después de la adquisición. Particularmente, el impacto se debe evaluar en cada partición de la empresa, inclusive, y para un mayor detalle, los indicadores se dividen en dos, cualitativos y cuantitativos. Indicadores cuantitativos Se refieren a la reducción de tiempos, organización de la información, consulta de registros, ejecución de tareas, consistencia en la información, verificar la optimización de procesos, el desempeño de los empleados y la posición competitiva en el mercado. Indicadores cualitativos Abarcan campos como: oportunidad en la información, es decir, si es real, actualizada y en el instante que se requiere; la mejora de relación con el cliente en niveles como satisfacción, menos quejas, mayor fidelidad de éstos con la empresa. Y por último, mejor interacción con los proveedores para lo cual es necesario realizar un seguimiento.

32 Página32 Econografos Escuela de Economía N 62 IMPACTO DEL USO DE LAS TICS EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL El cambio organizacional, al implementar las TIC s, es grande, ya que admite la eliminación de trámites excesivos, la reducción del número de personas involucradas y la proyección hacia la automatización. Además, surge la necesidad de optar por un esquema de trabajo en equipo donde se imponga la autonomía de los empleados y un mejor conocimiento de la organización para tomar decisiones, es decir, ellos deben tener claras las implicaciones de la transformación de las operaciones. La resistencia al cambio, es decir, la incorporación de TIC s en las funciones diarias de los trabajadores, éstos la exteriorizan por medio de la preocupación por mantener sus trabajos, la incredibilidad, ansiedad, desconfianza, incapacidad de aprender, el miedo a perder el control de sus actividades, entre otras reacciones. Por lo anterior, es imperativo que desde la dirección se fomente el cuidado y respeto por la información que se crea, es decir, la certeza que no será modificada, reemplazada o duplicada. El éxito de que se genere un impacto positivo por el uso de las TIC s depende de la motivación que se le dé a la organización, para esto es necesario transmitir el nuevo rol que cada persona asume dentro del sistema, identificar y nombrar líderes del proyecto quienes son los encargados de comprometer a los empleados en la implementación y convencerlos de que el sistema mejorara su desempeño laboral, solicitar a los proveedores capacitaciones periódicas de las soluciones informáticas, para que los usuarios se familiaricen y comprometan con su trabajo (poder realizar su tarea de forma más eficaz), enseñar por qué las TIC s son un complemento útil que genera valor agregado al desempeño individual y colectivo, impulsar una actitud proactiva y abierta: los empresarios no se preocupan por capacitaciones externas (como convenios con el SENA) aunque son recibidas con agrado por parte de los empleados, y por último, transmitir a todos los niveles de la organización los beneficios derivados de su uso y comunicar las implicaciones del cambio.

33 Página33 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina ADAPTACIÓN DE TIC s EN LAS ORGANIZACIONES La incorporación de las TIC s en las empresas colombianas ha sido paulatina y progresiva, sin embargo con un ritmo menor a la innovación e introducción al mercado de las mismas; la velocidad por la cual las empresas adquieren estas tecnologías está determinada por el tamaño de la empresa; la clasificación por tamaño envuelve tres detalles que definen cada categoría; el primero son los requerimientos de capacidad que la actividad demande, es decir, la dimensión de los procesos misionales y de apoyo de la empresa involucra la administración y gestión de determinada cantidad de información, el segundo detalle es la disponibilidad financiera y económica para nuevas adquisiciones, y por último el grado de actualización y globalización de la empresa. Los informes de gestión pública nacional de entidades como el DANE, Ministerio de Tecnologías de La Información y Comunicación, Fedesarrollo, Colciencias; instituciones especializadas en el tema: Cámara Colombiana De Informática Y Comunicaciones (CCIT) y el Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología (OCyT) e investigaciones académicas traen en contexto la realidad de este fenómeno. El primer paso que las empresas deben dar es imperioso: reconocer que las TIC s son herramientas con un enorme potencial para configurar y apoyar estructuras organizacionales, las cuales permiten ofrecer una respuesta ágil, eficiente, de calidad y transparente a las actividades realizadas por los usuarios (todo integrante de la organización) individual y colectivamente, además de considerarlas motor de cambio, entendiendo como tal no sólo la modificación de los elementos técnicos (tecnología, estructuras, procesos, etc.) además, lo que es más importante, el cambio en los valores y comportamientos que alinean la cultura organizativa existente. (BOLÍVAR). Es vital que los emprendedores conozcan los recursos que poseen las TIC s, los tangibles están representados por los diferentes componentes de la infraestructura física, los recursos humanos asociados incluyen el conocimiento de las herramientas técnicas y de gestión de éstas. Los intangibles asociados están representados por los activos de conocimiento y

34 Página34 Econografos Escuela de Economía N 62 sinergias presentes en cada organización. El uso de las TIC s son capacidades organizativas creadas por la interacción de los citados recursos, así lo resumen (VÁSQUEZ & POSTERARO, 2011). Así mismo, los anteriores autores exponen en su tesis que los empresarios deben evaluar y estudiar con profundidad los problemas de comunicación interna y externa que su empresa tiene y las posibles alternativas que las tecnologías puedan resolver. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN El (Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnologia: Barometro, 2000) presenta una Guía de Escogencia para la mejor opción de TIC s muy similar a la anterior, se recalca en los siguientes aspectos: - Tener claridad sobre los requerimientos que debe cumplir una determinada solución tecnológica. - Identificar los problemas actuales del manejo de información de la empresa, diagnóstico de la interrelación de los procesos y la información que arroja cada uno de ellos, matriz de arquitectura de la información: datos críticos, análisis del manejo de la misma, debilidades, inconsistencias, determinar necesidades. - Identificar procesos que generen la información relevante (generar un sistema de puntuación), los cuales generan diferentes tipos de información: estados, informes, reportes, innovaciones, necesidades, requerimientos, reportes. - Escoger la herramienta adecuada, apropiada, ajustada. - Realizar cotizaciones de proveedores de tecnologías y sistemas de información y evaluar financieramente la viabilidad y factibilidad. - Considerar el costo del paquete, actualización, adquisición de nuevos módulos, implantación (garantizar que funcione correctamente), capacitación, infraestructura del hardware, mantenimiento, vida útil, tiempo de utilización e inflación.

35 Página35 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Tomada la decisión de la pertinencia de adquirir las soluciones tecnológicas para la organización, el documento del (Ministerio de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones, 2012) sugiere los principios a tener en cuenta en el proceso de implantación como son: centrado en el usuario, co-creación con el usuario, eficiencia administrativa, facilidad de uso, seguridad, accesibilidad, continuidad del servicio e integración con otros servicios. Es importante resaltar que, desde la etapa de diseño e implementación, es acertado realizar revisiones del sistema que se incorpora y la posible necesidad de innovar en su desarrollo y optimizarlo con el fin de que la tecnología sea una asistencia más completa y eficiente. FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO DE LA IMPLANTACIÓN DE TIC s EN UNA ORGANIZACIÓN De la investigación realizada por VÁSQUEZ & POSTERARO, 2011 se listan los siguientes tópicos a realizar en secuencia para asegurar el éxito del proyecto: Implementar TIC s en una empresa. - Planeación del Proyecto: identificar los objetivos, los requerimientos a alto nivel, establecer el equipo del proyecto y una estimación realista del costo del proyecto. - Alineamiento de la organización con los objetivos del proyecto: Es necesario asegurar que todas las personas de la organización entiendan a cabalidad cuales son los objetivos del proyecto y cuál es su participación en el mismo, esto significa que todas las personas deben conocer y sentirse identificadas con el proyecto. - Diseño de solución: Este diseño debe involucrar los requerimientos de alto nivel que se conocen del proyecto, la integración con otros sistemas de la organización tanto sistemas de gestión. Debe establecerse claramente cuáles serán los mecanismos de integración y sistemas a emplear. - Cambio de las funciones de los miembros del equipo: Los participantes en el proyecto de implantación necesariamente cambiaran sus actuales funciones en la organización

36 Página36 Econografos Escuela de Economía N 62 para formar parte integral del equipo que apoyará el proceso post-implantación de la solución. - Requerimientos de información: Es necesario cuantificar los esfuerzos que debe hacer la organización para transformar los datos que alimentarán el sistema u tecnología a partir de los actuales. - Activa dirección ejecutiva, valga aclarar: involucramiento de los dueños de los procesos en el proyecto. - Toma de decisiones rápidas en torno al proyecto - Definición clara de las métricas del proyecto. - Claridad en el hecho de que el proyecto es apenas el comienzo de una mejor plataforma informática, es decir, que el sistema y/o tecnología es solo la base para sistemas más avanzados a los cuales la organización seguramente adquirirá. (En este orden de ideas es prudente asumir una tecnología y/o sistema gradualmente: no tener afán de acceder a la innovación de punta es prioritario acceder a una congruente con las necesidades propias de la empresa) - Aseguramiento de que el proyecto tenga suficiente presupuesto. Este aspecto involucra contar con los recursos monetarios, humanos, físicos y de tiempo adecuados para desarrollar un proyecto que es altamente complejo y que demanda una dedicación total del equipo y un flujo adecuado de recursos para llevarlo a feliz término. - Uso óptimo de los consultores externos (es acertado buscar una óptica exterior de como se ve la empresa además de un experto en las innovaciones). - Involucramiento de la organización a utilizar este nuevo recurso. Todos los empleados deben contar con un adecuado entrenamiento y capacitación en sus nuevas responsabilidades, tareas y actividades en el sistema. - Actualización permanente, cambios que se asumen como propios y continuos. BARRERAS EN LA APROPIACIÓN DE TICS EN LAS MIPYMES El uso de las TIC como herramientas de alto valor aún no ha despegado en las MiPymes, es la conclusión declarada en un blog especializado en el uso de TIC s en Colombia (Blog Colombia Digital, 2011). A pesar de que existe un ambiente propicio para que las

37 Página37 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina MiPymes colombianas decidan usar TIC s en cada uno de sus procesos y objetivos, según cifras y conversaciones sostenidas con empresarios MiPymes, gremios y proveedores de productos y servicios TIC s, se evidencia la notable desalineación entre la oferta y la demanda de TIC s para MiPymes, debido a barreras conceptuales, económicas y tecnológicas. Barreras Conceptuales: Proveedores diseñan soluciones genéricas, usando mismos procesos comerciales para empresas grandes y pequeñas. El nivel de formación de los empresarios MiPymes es mínimo, tanto como usuarios de las herramientas como en la forma en que las TIC s pueden mejorar los resultados de sus empresas. El empresario cree que las TIC s son complejas, debido principalmente a la forma en que los proveedores presentan a éstos, sus productos y/o servicios, alejados del lenguaje que manejan las empresas. Específicamente las barreras conceptuales para las microempresas son: no ven la utilidad de las TIC s, tienen un bajo poder adquisitivo y una percepción de altos costos para desplegar la infraestructura necesaria. Barreras Económicas: Al no tener claro el retorno sobre la inversión que realizarían en un proyecto tecnológico en la empresa, no consideran necesario invertir en implementación de tecnología en su entorno. Asocian las palabras tecnología, informática y telecomunicaciones, con altas inversiones, altos costos de mantenimiento y de administración. Barreras Tecnológicas: Generalmente los proveedores tratan de adaptar productos desarrollados a grandes industrias a las necesidades de las MiPymes. Adicionalmente en las pequeñas empresas no se cuenta con un departamento o área dedicada específicamente a la gestión de TIC s, tales como áreas de sistemas y comunicaciones; la decisión frente al uso y apropiación recae en una sola persona.

38 Página38 Econografos Escuela de Economía N 62 Identificadas las barreras, son los proveedores de software y telecomunicaciones quienes deben proveer e impulsar programas, apoyados por entes gubernamentales que busquen un mayor acceso a la tecnología y aprovechamiento del ambiente existente por parte de MiPymes haciéndose más competitivas, aumentando sus ingresos y educándose en el verdadero aprovechamiento de soluciones integrales, más allá de la adquisición de computadores, uso de correo y puesta en la red de sitios web corporativos. En medio de la globalización y de un mercado altamente cambiante, las empresas requieren dejar atrás falsas concepciones, barreras y transformarse en entes que creen verdaderas ventajas, competitividad y estrategias de mercado diferenciadoras. Las creencias de los empresarios deben ser eliminadas: he sobrevivido sin actualización tecnológica, es porque eso es solo un gasto y no es importante ( ) ayuda a ser más productivos pero acceder a ella es muy complicado por su precio y por la complejidad de su implementación y uso Estas declaraciones fueron obtenidas de un estudio de tesis, el cual es una pauta de la revisión que se está realizando y de aspectos por verificar (PEREZ, 2003). El tipo de pensamiento ejemplificado anteriormente es evidencia de la falta de conciencia respecto a la necesidad de transformar procesos y apoyar la toma de decisiones que como consecuencia se obtendrá un aumento de eficiencia en el desarrollo y competitividad. Brecha digital: Se evidencia en las diferencias socioeconómicas entre las empresas frente a las dificultades de acceso a TIC s. Estas limitaciones se relacionan con los usos, apropiación, alfabetización digital y condiciones de los empresarios (Colombia Digital).

39 Página39 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina Quién investiga el uso de las TIC s en las organizaciones colombianas? En Colombia existen múltiples entidades gubernamentales dedicadas al seguimiento y observación del uso de las TIC s en las empresas. Las gubernamentales están adscritas a los propósitos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, entre ellas se encuentran Colombia Digital, Conectividad Colombia y Consejerías TIC s regionales. Del mismo modo, en las universidades hay constituidos grupos de investigación, formación y capacitación en este mismo tema. Un gran logro fue la unión de esfuerzos de el Plan Vive Digital del Ministerio de las TIC s y la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá (Grupo de Investigación Aplicada en TIC s) en la creación de ViveLab, un espacio creado para brindar las condiciones adecuadas de cobertura a través del despliegue de infraestructuras, intensificando el uso y apropiación de las TIC s y generando contenidos y aplicaciones dentro de un ecosistema digital; igualmente se han creado ViveLabs regionales a lo largo del país. Otro ejemplo de acercamiento a este fenómeno es realizado por el OBSERVATORIO DE SOCIEDAD, GOBIERNO Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN, de la Universidad Externado quienes se dedican al estudio de las tendencias y del impacto generado por las TIC s, en la sociedad, el Gobierno y las empresas; y además realizan una mayor proximidad a la realidad por medio de la Unidad de Consultoría que les ofrece, a los entes mencionados anteriormente, capacitaciones cuyo objetivo principal es adquirir conocimientos, destrezas teóricas, metodológicas y técnicas que generen y fortalezcan habilidades que promueven el uso y apropiación eficaz de TIC s. El problema que este tipo de entidades presenta es su limitación, debido al alto costo de sus servicios, y por tanto la restricción a un pequeño grupo de empresas, las grandes, quienes pueden acceder fácilmente a estos programas; sin embargo la mayoría de empresas colombianas, las MiPymes, que también requieren de esta formación, ven difícil la opción de vincularse y en casos la desconocen.

40 Página40 Econografos Escuela de Economía N 62 TENDENCIAS DE TIC s PARA LAS EMPRESAS COLOMBIANAS Los temas emergentes que serán tendencia tecnológica en los años venideros responden someramente la pregunta: Hacia dónde se dirige el uso de las TIC s en Colombia?, estos se vislumbran así: TELETRABAJO El impulso y promoción para incentivar el teletrabajo en las empresas colombianas está liderado por (Colombia Digital, 2013). Los siguientes son apartados de un documento que ilustra este fenómeno tecnológico en Colombia. La definición de teletrabajo trae implícito el uso de las TIC s como herramientas esenciales para el logro de los objetivos. En este aspecto se debe considerar que al hablar de tecnología se está hablando de una combinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos y aplicaciones, y en consecuencia de su uso y apropiación efectivos para alcanzar las metas organizacionales. Figura 4. Estructura del Teletrabajo. Fuente: (Colombia Digital, 2013) La Figura 4. Ilustra los componentes principales de esta nueva tendencia identificando la tecnología, propia o de terceros, como la infraestructura que soporta las operaciones básicas

41 Página41 Diana Carolina López Becerra, David Hernando Medina Cifuentes y Andrea Milena Novoa Ospina de la organización. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión. Los dispositivos corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexión entre la organización y el trabajador, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades, abarcando desde computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes, cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo y adicionalmente como los que se ilustran en la Figura 5. Figura 5. Componentes de la Tecnología. Fuente: (Colombia Digital, 2013) La tendencia que se está imponiendo en las oficinas del mundo en materia de dispositivos es Bring Your Own Device (BYOD), equivalente a trae tu propio dispositivo, gracias a la cual se aprovechan los recursos con los que cuenta cada trabajador (su portátil, su teléfono, su tablet, etc.), conectándolos a través de sistemas de información seguros que le permiten a la empresa reducir la inversión en tecnología de su propiedad. Es importante tener en cuenta que aunque no toda la tecnología es apta para teletrabajar, gran parte de los sistemas operativos, los programas y las aplicaciones que hacen funcionar las organizaciones actuales son fácilmente adaptables a un modelo de trabajo colaborativo a través de servidores virtuales (cloud computing, Figura 6). La tecnología es necesaria para teletrabajar, pero ello no significa que debe contarse con lo más avanzado en equipos o programas.

42 Página42 Econografos Escuela de Economía N 62 Figura 6. Computación en la Nube. Fuente: (Colombia Digital, 2013) Un equipo de trabajo pequeño puede suplir sus necesidades únicamente con una línea telefónica, conexión a internet y un sistema que permita el intercambio de archivos. Organizaciones más extensas probablemente requerirán de una plataforma tecnológica más robusta, que les ofrezca mayores niveles de calidad en las comunicaciones y un manejo más efectivo de la colaboración online, además de garantizar la seguridad de la información, lo cual sugiere un modelo tecnológico como el presentado en la Figura 7. Figura 7. Modelo Tecnológico del teletrabajo. Fuente: (Colombia Digital, 2013) El teletrabajo flexibiliza la inversión en materia de tecnología por cuanto puede contratarse de acuerdo al crecimiento del negocio. A mayor demanda es posible hacer instalaciones a

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