LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

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1 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 2º Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria Universidad de Caldas, mayo de 2013

2 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro

3 Desafíos Institucionales CALIDAD Recurso Humano Infraestructura física y tecnológica PLANEACIÓN PRESUPUESTO Factores Externos SOSTENIBILIDAD Entidades Vinculadas CRECIMIENTO No. de: programas académicos estudiantes profesores empleados administrativos

4 Organización PUJ Actividades Docencia Investigación Servicio Actividades ACADÉMICAS Principios Compañía de Jesús Comunidad Educativa Bienestar Integral Actividades del MEDIO UNIVERSITARIO (MU) Asuntos económicos Asuntos laborales Asuntos de Infraestructura Actividades ADMINISTRATIVAS

5 Apartes Organigrama PUJ Sede Central Consejo Directivo Universitario Rectoría Consejo Académico Consejo del Medio Universitario Consejo Administrativo Vicerrectoría Académica Vicerrectoría del Medio Universitario Vicerrectoría de Investigación Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinst. Vicerrectoría Administrativa

6 Profesores, Empleados Administrativos y Estudiantes N de profesores de planta N de profesores de hora cátedra N de empleados administrativos N de estudiantes de pregrado N de estudiantes de posgrado Cifras del año 2012

7 Ingresos e Inversiones Ingresos Inversiones TRM del 31 de diciembre de 2012 $1.768, Cifras del año 2012

8 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro

9 Sistema de Administración de Estudiantes - SAE Admisiones Comunidad Estudiantil Planes de Estudio Registro Estudiantil Consejería Académica Autoservicio Inicio: agosto 2002 Salida en producción: enero 2005

10 Sistema de Administración de Proyectos - SIAP Registro, aprobación y seguimiento de propuestas de investigación Manejo de convocatorias Inicio: febrero 2004 Salida en producción: abril 2006

11 Sistema Consultorías - SIAP Registro de oportunidades y de proyectos de consultoría Workflow para seguimiento aprobación de propuestas Seguimiento básico de consultorías Inicio: enero 2009 Salida en producción: septiembre 2009

12 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Estratégica Institucional 4. Sistemas de Información Administrativos Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro

13 Planeación Estratégica Rol de TIC en la Universidad Diagnóstico situación experto externo (oct mayo 2007) Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de Información Administrativos Vertiginoso desarrollo académico últimos años Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y Biblos) Existencia sistemas aislados soporte parcial procesos administrativos y financieros Falta interfaces sólidas integración de procesos; alta carga tareas manuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones. Necesidad de integrar los sistemas

14 Planeación Estratégica Rol de TIC en la Universidad Planeación Institucional Universitaria Propósito 7 Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestión universitaria Meta No. 1777: relacionada con construcción política institucional adquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC para el desarrollo artístico, científico y tecnológico; la docencia apoyada en la virtualidad y la gestión universitaria. Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología (Acuerdo CDU No. 461 agosto 2007) Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico TIC aplicadas a la docencia(virtualidad) TIC para la gestión universitaria

15 Planeación Estratégica Rol de TIC en la Universidad Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) (Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007) Fortalecimiento Infraestructura TIC Construcción Centro de Cómputo ( ). Inversión $7.100 millones(us $3.7) Implementación Mesa de Servicios Corto plazo: integración de los sistemas de información administrativos (Bogotá y Cali) Centro de servicios de infraestructura compartidos. Acuerdo sobre niveles de servicio Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios (sistemas de indicadores de gestión e información para análisis y reportes)

16 Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad Efectividad - cobertura Modernización Administrativa PROYECTO PRISMA Oportunidad TOMA DE DECISIONES Confiabilidad

17 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro

18 Sistemas de Información Administrativos Objetivos Sistema integrado gestión académico-administrativa PUJ Herramienta de clase mundial apoyo procesos académico-administrativos de la Universidad Adoptar las mejores prácticas administración recursos humanos, procesos de compras y gestión financiera

19 Sistemas de Información Administrativos Beneficios esperados Oportunidad y confiabilidad de la información Procesos eficientes Mayor cobertura servicios universitarios Disminución integraciones no naturales entre sistemas Menor redundancia en la información Crecimiento servicios y funcionalidades acorde evolución y dinamismo natural Universidad Cimientos sólidos implementación futura capa de inteligencia de negocios toma de decisiones

20 Alcance Alcance Financiero, Compras, Mantenimiento de Activos e Inventarios Contabilidad Presupuesto Activos fijos Compras Cuentas por pagar y cobrar Facturación Caja Finanzas estudiantiles Mantenimiento de activos Inventarios

21 Alcance Alcance Recursos Humanos Liquidación de Nómina Ausencias y Vacaciones Selección Higiene y Seguridad Contratación Perfiles Registro Académico de Profesores - RAP (Vicerrectoría Académica) Gestor de posiciones Libranzas Inicio proyecto: junio 2008

22 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro

23 Inteligencia de Negocios Objetivos Contar con información de fácil acceso para apoyar los procesos de toma de decisiones Disponer de información bajo diferentes criterios, facilitando su visualización y comprensión Dar valor a la información transaccional

24 Alto Beneficios Bajo Enfoque estratégico Ganancia Rápida Desempeño Administrativo y Financiero Retrasar Baja Planeación Desempeño Académico Seguimiento de Proyectos Planta Física Costeo y Márgenes Esfuerzo para Ganar CRM Complejidad de Implementación BI: Inteligencia de Negocios CRM: Gestión de las Relaciones con el Cliente Cambiar Alto Desempeño Administrativo y Financiero Desempeño Académico Planeación Costeo y Márgenes CRM Seguimiento de Proyectos Analíticos Financieros Analíticos de Compras Analíticos Gestión Humana Analíticos de Proyectos Analíticos Docencia Analíticos Investigación Analíticos Profesorado Analíticos Estudiantes Planeación y Medición Estratégica Planeación Financiera Largo Plazo Presupuesto Modelo de Costos Modelos de Márgenes de Contribución Analíticos de Costos y Márgenes Perfil Sociodemográfico (Vista 360) Campañas y Promoción Centro de Servicios Gestión de Recursos Gestión de Programas

25 Inteligencia de Negocios Agosto 2012 Julio 2013 Agosto 2013 Julio 2014 Agosto 2014 Julio 2015 BI Administrativo y Financiero Preparación ambientes y Tecnología Oracle BI datos BI Académico Planeación Financiera Presupuesto Tecnología Hyperion Costeo de Asignaturas, Programas y Carreras Evaluación de Desempeño Institucional Compensación Auto-Servicio Plan de Sucesión basado en Desempeño Gestión de Módulos Oracle PeopleSoft Donantes Gestión de Proyectos Cliente Único Gestión de Identidades CRM

26 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro

27 Perspectiva de futuro PORTALES DE INFORMACIÓN ECONOMÍA DIGITAL ARQUITECTURA ARQUITECTURA ORIENTADA EMPRESARIAL A SERVICIOS BPM TIC para el desarrollo artístico, científico y tecnológico PROYECTOS

28 Sistemas de Información Apoyo estratégico Compromiso Alta Dirección Rediseño de Procesos Gestión de cambio - incorporación Capital Humano formado ( líderes funcionales ) Calidad de información - proceso Gestión basada en información. Gestión de Proyectos ( Alcance, costo, tiempo, riesgos )

29 Sistemas de Información Apoyo estratégico Modelo de operación estándar y documentado Organización dinámica ( entorno dinámico ) Mejores prácticas (Flexibilidad/Adaptabilidad/Crecimiento) Mesa de servicios: punto único de atención Transferencia de tecnología: técnica y funcional Plan de Desarrollo de Tecnología Gestión de Calidad ( Posicionamiento )

30 Preguntas? Fin

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