Ejecución presupuestal de gastos de

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Ejecución presupuestal de gastos de viaje Descripción de actividades - Ejecución presupuestal de gastos de viaje DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Facilitar la compra de tiquetes y el trámite de viáticos solicitados por los profesores para la ejecución de sus proyectos. 2. ALCANCE El proceso inicia con la recepción de la solicitud de gastos de viaje y finaliza con la liberación en de los mismos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Reglamento del CI. Política de gastos del CIC. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Financiero 4.2. Responsabilidades Garantizar la compra de tiquetes y el trámite de viáticos de acuerdo a la política establecida. Financiero Facultad de Artes y Humanidades Recibir los documentos destinados a la decana y hacerle entrega de los mismos. 5. DEFINICIONES Viáticos: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a un funcionario, para realizar un viaje. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Ejecución presupuestal de gastos de viaje 6.2. Descripción de actividades - Ejecución presupuestal de gastos de viaje ENTRADA PROVEEDOR Solicitud de gastos de viaje Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 SALIDA CLIENTE Tiquete comprado y liberaciones de viáticos en ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar cotizaciones de viaje Gestionar cotizaciones con agencias Informar al profesor las ofertas Evaluar y decidir la mejor oferta Enviar cotización seleccionada a Administrativo de la Facultad 6 Remitir al Decano Aprobar gasto en la cotización Tramitar compra del pasaje por Gestionar liberaciones Tramitar compra de tiquetes con la agencia Enviar al viajero tiquete electrónico Por correo electrónico se solicita al Financiero del CIC las cotizaciones para los gastos de viaje. Una vez recibida una solicitud de compra de tiquete (por correo electrónico o personalmente), se gestionan cotizaciones con diferentes agencias. Se le envían al profesor las distintas ofertas. El profesor evalúa las ofertas y selecciona una. Se envía la cotización al Administrativo de la Facultad de Artes y Humanidades. Se envía la cotización seleccionada a la Decana. Por medio de una firma en la cotización, se aprueba el gasto correspondiente. En el sistema se tramita la compra del tiquete. En el sistema se libera la compra. Se tramita la compra del tiquete directamente con la agencia seleccionada. A través de correo electrónico se le envía al viajero el tiquete electrónico. Financiero Facultad Artes y Humanidades Decano Liberadores técnicos 12 Evaluar valor De acuerdo al reglamento se evalúa el Cotizaciones Cotizaciones Cotización Tiquete electrónico Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Ejecución presupuestal de gastos de solicitado valor solicitado por el profesor. Obtener formato de descuento de nómina Solicitar viáticos en el sistema Gestionar anticipo y generar soportes Se le solicita al profesor el formato de descuento de nómina. A través del sistema se realiza la solicitud de viáticos. A través del sistema se gestiona el anticipo por gastos de viaje y se generan soportes de los pantallazos del sistema. Formato de descuento de nómina Soportes de anticipo 16 Aprobar anticipo Por medio de una firma en los soportes impresos, se aprueba el anticipo. Decana Soportes de anticipo 17 Gestionar liberaciones En el sistema se tramitan las liberaciones. Decano 18 Radicar anticipo en oficina de CxP Se realiza la radicación correspondiente en la oficina de CxP. Financiero Facultad Artes y Humanidades 19 Remitir radicado al CIC Se remite el radicado al Financiero del CIC. Financiero Facultad Artes y Humanidades Radicado 20 Informar al viajero la fecha de pago o consignación de viaje Por correo electrónico se le informa al viajero la fecha de pago o de consignación de los viáticos. 21 Obtener facturas del viaje Una vez el viajero haya retornado de su viaje, se le solicitan las facturas organizadas por servicios (alimentación, alojamiento, transporte, entre otros). Facturas 22 Legalizar anticipo en Con las facturas entregadas por el profesor, se legaliza el anticipo de gastos de viaje en y se imprime un pantallazo de la legalización. 23 Generar Informe de gastos en Excel En Excel se genera un reporte de castos con base en las facturas entregadas por el profesor. Excel Informe de gastos Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 24 Enviar soportes al Decano Ejecución presupuestal de gastos de Se entrega el pantallazo de la legalización en y el informe de gastos al Administrativo de la Facultad de Artes y Humanidades para que se lo remita al Decano. Soportes de legalización de gastos de viaje 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Anticipos de Gastos de Viaje Pro Solicitud de viaje Reglamento del CIC Política de gastos del CIC 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO Demoras en las liberaciones. Que el profesor no avise con anterioridad suficiente la solicitud de gastos de viajes. Comprar un tiquete que no corresponda a las fechas y/o lugar requerido por el solicitante. CALIDAD DE SERVICIO Que la emisión del tiquete no corresponda a la cotización inicial. SEGURIDAD ADMINISTRATIVO Vencimiento de la cotización aprobada por la decana. LEGAL Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 07/04/ Publicación 08/07/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Ingeniera de Procesos 07/04/2016 REVISÓ Ana Malaver Administrativa y Financiera 22/04/2016 APROBÓ David Solodkow Director CIC 31/05/ ANEXOS Dirección de Planeación y Evaluación 6