PRÉSTAMOS Y ADELANTOS DE REMUNERACIONES OTORGADOS AL PERSONAL

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1 PROCEDIMIENTO N 006 REVISIÓN N 2 PRÉSTAMOS Y ADELANTOS DE REMUNERACIONES OTORGADOS AL PERSONAL 1. OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las disposiciones que controlen el proceso de solicitud, calificación y amortización de los préstamos y/o adelantos de remuneraciones que la Empresa concede a su personal. 2. ALCANCE Este procedimiento alcanza en su aplicación a todo el personal de la Empresa. 3. BASE LEGAL La base legal del presente procedimiento está constituida por: 3.1 Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo Nº EF. 3.2 Disposiciones legales aplicables y convenios colectivos, políticas y normas internas vigentes a la fecha. 4. APROBACION, ADMINISTRACIÓN Y DIFUSION - Aprobación : Gerencia General - Administración y seguimiento : Departamento de Recursos Humanos - Difusión y actualización : Departamento Organización y Métodos e Información. 5. NORMAS GENERALES 5.1. Los tipos de adelanto de remuneraciones que la empresa concede, a solicitud expresa de los trabajadores son: TIPO A: PRÉSTAMO ORDINARIO Equivalente a una remuneración básica mensual al año, con amortización de hasta 10 meses, mediante descuento mensual a partir del mes siguiente de su otorgamiento. 1

2 TIPO B: PRÉSTAMO POR ANIVERSARIO DE LA CIUDAD Es de alcance a todo el personal en aplicación del convenio colectivo de trabajo y se otorga durante el mes de agosto, con ocasión del aniversario de la ciudad de Arequipa. Su amortización se realiza a partir del mes siguiente al que fue otorgado y por un período de 10 meses. TIPO C: PRÉSTAMO POR VACACIONES Se otorga a los trabajadores que lo solicitan para este fin por un monto máximo de S/ (Mil y 00/100 Nuevos Soles). Se amortiza mediante descuento mensual durante 10 meses, contados desde el mes siguiente al que fue entregado. TIPO D: ADELANTO DE GRATIFICACIÓN Se otorga en los meses de febrero y setiembre para ser descontados íntegramente en la oportunidad de pago de las gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad, respectivamente. TIPO E: ADELANTO DE LA REMUNERACIÓN DEL MES Para casos excepcionales, hasta por el monto neto de la remuneración mensual del mismo mes en que se solicita. TIPO F: CARGOS EN CUENTA CORRIENTE POR ATENCIÓN MÉDICO FAMILIAR Los gastos de cargo del trabajador, derivados de la Asistencia Médico Familiar, serán registrados en la cuenta corriente del trabajador, en cuanto las respectivas notas de cargo sean recibidas por la Empresa, con la siguiente precisión: - Si el saldo acumulado por los gastos no cubiertos no excede de una Remuneración Neta Mensual, se amortizarán con una cuota máxima del 10% de la Remuneración Neta Mensual. Si excediera, se amortizará con una cuota que debe ser fijada por la empresa en acuerdo con el trabajador. TIPO G: DIFERIDO. Es de alcance a todo el personal por situaciones especiales. Su amortización se efectúa en una sola armada y en el plazo establecido por la Gerencia General. En un mismo período, sólo se podrá otorgar por trabajador hasta dos préstamos diferidos como máximo, por un monto que sumados ambos no supere el importe de una Unidad Impositiva Tributaria Para acceder al adelanto, el trabajador debe tener la cobertura necesaria en su remuneración neta mensual, teniendo alcance para las amortizaciones respectivas, caso contrario el adelanto no procede Se entiende por Remuneración Neta Mensual al resultado de la Remuneración Bruta Mensual menos: Aportes al Sistema de Pensiones, Impuesto a la Renta de 5ta. Categoría y Retenciones Judiciales. 2

3 5.4. Los diversos adelantos que sean solicitados por los trabajadores deberán contar con la conformidad del Departamento de Recursos Humanos y ser aprobados por el nivel jerárquico correspondiente, según la Escala de Poderes Vigente Por excepción, la Empresa podrá hacer entrega a una tercera persona o institución de parte o la totalidad del préstamo otorgado al trabajador, siempre y cuando se cuente con la autorización expresa y formal de este último y se trate de una medida de alcance colectivo La División de Contabilidad y el Departamento de Recursos Humanos, efectuarán en forma mensual, la conciliación de las cuentas corrientes del personal, para efectos del control permanente, mediante la implementación de mecanismos establecidos por dichas dependencias para tal fin Los adelantos serán amortizados en las respectivas cuentas contables del rubro "Adelantos al Personal" de la planilla mensual. 3

4 6. PROCEDIMIENTO PASO Nº LABOR A REALIZAR: 1 TRABAJADOR de acuerdo a necesidad personal procede a la emisión de la Solicitud de Adelanto, para casos de adelantos tipo A, C y E remitiéndola al Departamento de Recursos Humanos. 2 RECURSOS HUMANOS, recibe la Solicitud de Adelanto y procede a la evaluación de los motivos y antecedentes de la misma. 3 Solicita información de la Oficina de Trabajo Social, en caso se requiera. 4 Solicitud de Adelanto es conforme? 4A No es conforme.- Continúa en el paso Nº 11. 4B Sí es conforme.- Firma Solicitud de Adelanto y verifica si requiere aprobación adicional de otra instancia según la Escala de Poderes vigente. 5 Requiere aprobación adicional? 5A No requiere.- Continúa en el Paso Nº 8. 5B Sí requiere.- Eleva la Solicitud de Adelanto, según el monto y las facultades otorgadas en la Escala de Poderes, a la Gerencia de Administración y Finanzas o a la Gerencia General para su aprobación. 6 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / GERENCIA GENERAL, revisa la Solicitud de Adelanto y toma decisión sobre pertinencia del adelanto. 7 Aprueba Solicitud de Adelanto? 7A No aprueba.- Continúa en el paso Nº 11. 7B Sí aprueba.- Firma la Solicitud de Adelanto y la remite al Departamento de Recursos Humanos. 8 RECURSOS HUMANOS con el original de la Solicitud de Adelanto debidamente aprobada, dispone mediante Documento Interno, el pago del adelanto ante el Departamento de Finanzas (Tesorería). 9 Ingresa la información de la Solicitud de Adelanto al sistema automatizado. 4

5 10 FINANZAS TESORERÍA, recibe el Documento Interno de Recursos Humanos y efectúa el trámite de depósito en la cuenta del trabajador, remitiendo el correspondiente voucher a la División Contabilidad. 11 Término del procedimiento. APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N 087/2010-EGASA DEL 01 DE JUNIO DE DIAGRAMA DE FLUJO 5

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