EVALUACIÓN AURA PORTAL BPMS

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1 EVALUACIÓN AURA PORTAL BPMS PREPARADO POR OPTIMIZA CONSULTING GROUP S.A.C. Lima, 16 de Marzo de 2009 Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 1 de 11

2 EVALUACIÓN AURA PORTAL BPMS POR OPTIMIZA CONSULTING GROUP S.A.C INDICE 1. ANTECEDENTES OBJETO DEL INFORME ALCANCE DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO COMPONENTES FUNCIONALIDAD ENTORNO DE TRABAJO COMENTARIOS SOBRE COMPONENTES INTERNET / EXTRANET GESTIÓN DOCUMENTAL PORTAL BPMS CRM COMENTARIOS SOBRE APLICACIÓN DEL PRODUCTO CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 2 de 11

3 1. ANTECEDENTES Tanto en el Perú como en los países de la región latinoamericana no están muy difundidas las herramientas BMPS para soportar la Gestión de Procesos de Negocio, tecnologías que ya tienen varios años de aplicación exitosa en Europa y Norteamérica. Optimiza Consulting Group S.A.C. como parte de su constante labor de investigación y difusión sobre las nuevas tecnologías de la información y las telecomunicaciones, se encuentra probando distintas herramientas para soportar la Gestión de Procesos de Negocio en las empresas, En esta oportunidad hemos preparado una evaluación sobre el AURA PORTAL BPMS, suite para la Gestión de Procesos desarrollado por Microsoft y AuraPortal y comercializado por la firma española Aura Portal. El presente informe de evaluación ha sido preparado tomando como base un curso introductorio de 40 horas de capacitación, impartido en el Centro de Teconología de Información y las Comunicaciones CTIC de la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI) de Lima - Perú por Aura Perú, empresa peruana partner de Aura Portal, la revisión de literatura proporcionada en el mismo curso y de la publicación Web de AURA PORTAL, nuestra experiencia con otras herramientas BPMS y la práctica profesional de más de 20 años dentro de los Procesos de Negocio. 2. OBJETO DEL INFORME Hacer de conocimiento de la comunidad tecnológica peruana y latinoamericana de la existencia de nuevas tecnologías para la Gestión de Procesos de Negocio para su aplicación en las empresas públicas y privadas; en este caso particular las bondades de Aura PORTAL BPMS suite desarrollada para la Gestión de Procesos. 3. ALCANCE El alcance del informe está basado en: La información proporcionada por Aura Perú, empresa partner de Aura Portal de España en el curso de formación del programa PETEC del CTIC llevado a cabo del 09/01/2009 al 11/02/2009 en los ambientes del CTIC, con una duración de 40 horas. La información pública sobre la herramienta Aura Portal BPMS. Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 3 de 11

4 La experiencia de Optimiza Consulting Group SAC con otras herramientas similares del mercado. Nuestra experiencia profesional de más de dos décadas en Gestión de Procesos de Negocio El informe se circunscribe a la evaluación técnica de las funcionalidades de la herramienta. 4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO Aura Portal es una suite para la Gestión de Procesos de Negocio, incluye software para modelamiento de procesos de negocio o BPMS con facilidades de CRM y manejo de reglas de negocio, apoyado en una plataforma de colaboración vía Intranet, incorporando un workflow de Gestión Documental y funcionalidades de Portales Externos. Aura Portal puede ser considerado como un Middleware colaborativo con reglas de negocio ubicado entre los sistemas transaccionales (ERP s, aplicaciones) y los distintos agentes (empleados, proveedores y clientes) que participan en los procesos de negocio de la empresa. Dada sus facilidades de configuración de CRM, Intranet y Portales, puede constituirse en una única interfaz de usuario para la empresa. Aura Portal permite automatizar los procesos de negocio de la empresa, a través de un ciclo de Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización. 4.1 COMPONENTES El producto Aura Portal BPM cuenta con los siguientes componentes: BPM/SOA: Suite de gestión de procesos con reglas de negocio y con arquitectura basada en servicios. CRM: Geston de clientes mediante procesos con Business Online. Intranet: Intranet y extranet para comunicación y colaboración. Portales ECM: Gestión y publicación de contenidos empresariales. Gestíon Documental: Con MS Share Point. Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 4 de 11

5 4.2 FUNCIONALIDAD Organización de la Información La organización de la información se lleva a cabo a través del concurso de 9 familias de datos e información integrada en una sola herramienta. Estas familias son: 1. Empleados 2. Procesos 3. Tareas Libres 4. Reglas de Negocio 5. Documentos 6. Cuentas 7. Items 8. Proyectos 9. Áreas Los elementos de estas familias muestran su información en unas ventanas de datos denominadas fichas. En la familia empleados, sus elementos se hayan asignados directamente a Ramas de Árbol. En la familia documentos, sus elementos se hayan estructurados a Árbol de Bibliotecas. En la mayoría de las otras familias, sus elementos se hayan estructurados en Clases y estas clases se ubican en a Ramas de Árbol. WorkFlow Las actividades o flujos de trabajo se realizan en el Aura Portal a través de un workflow, el cual permite manejar Tareas Libres, Tareas Programadas y Tareas de Procesos. Las actividades de la empresa que no son estructuradas y por lo tanto no susceptibles de ser automatizadas se controlan mediante Tareas Libres, sin un flujo preestablecido. Las Tareas Programadas son semejantes en apariencia a las Tareas Libres pero que además permiten configurar fases programadas. Los procedimientos de la empresa son automatizados mediante Tareas de Procesos (usando el BPMS), tanto en lo concerniente a Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 5 de 11

6 procesos automáticos realizados por el sistema, como a procedimientos con intervención humana. El workflow puede ser integrado al correo de la empresa de tal manera que en las bandejas de entrada de los empleados se reciben las notificaciones y alarmas generadas en cada proceso. Reglas de Negocio Se observa que el tratamiento de reglas de negocio en Aura Portal constituye una de sus fortalezas, éstas han sido definidas como elementos individuales que permiten ser definidos, delimitados y expresados de forma inteligible y que en su conjunto componen el marco estructural, la política, la estrategia y la operativa de una empresa u organización. Que se trata de entes pasivos que contienen información con carácter meramente declarativo y que por tanto no ejecutan nada sino que están a disposición de los motores de los procesos para que éstos, siguiendo lo prescrito en las Reglas, procedan a la ejecución de lo previsto en los Modelos. Aura Portal basa su enfoque de reglas de negocio en 10 principios universales de independencia. Las Reglas de Negocio estan clasificadas en dos grupos dependiendo de su comportamiento y naturaleza: a) Las Reglas de Negocio Textuales o Interpretables, muestran su contenido mediante expresiones libres (no estructuradas) de texto, que debe ser leído e interpretado por personas. Su aplicación siempre será realizada por una persona que es la que lee e interpreta el texto de la regla. b) Las Reglas de Negocio Mecánicas o Automáticas, muestran su contenido, bien mediante un lenguaje de programación estructurado, o bien mediante fórmulas, tablas o expresiones matemáticas y por tanto pueden automatizarse. Su aplicación puede realizarse sin la intervención de personas si existe un dispositivo en el sistema capaz de evaluarlas y ejecutarlas dentro del entorno operativo en el que actúan. Por su naturaleza se subdividen en reglas de Asignación (por ejemplo valores constantes), de Cálculo (por ejemplo operaciones algebraicas) e Inferencia (por ejemplo condicionantes lógicos). Es importante mencionar que a diferencia de las reglas de negocio textuales, las automáticas requieren que una Tarea las ejecute. En Aura Portal las reglas de negocio pueden combinarse. Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 6 de 11

7 Integración La herramienta cuenta con amplias facilidades para la integración con otros sistemas externos (aplicaciones y ERP s), así como utilitarios para la importación y exportación (carga de datos y actualización) desde hojas de cálculo y esquemas de base de datos SQL hacia y desde el Aura Portal BPM. Servicio Importador : Carga información a las familias, trabaja con archivos XML, configura conexiones con base de datos y las deja en Aura Portal. Puede ser manual, programado y automático. Servicios Web: A través de estos servicios se intercambia información entre Aura Portal y aplicaciones externas. Adapter Server: Se configuran adaptadores desde paneles y compuertas del Aura Portal y se realizan conexiones de los procesos en Aura Portal hacia un ERP ó aplicativo, trabaja de ida y vuelta desde los procesos y también permite validar compuertas, verificando data del aplicativo ó ERP. Boton Script: Desde formularios y através de un botón se pueden accionar procedimientos almacenados (Store Procedures) que permiten sacar información de auar portal y regsitrarla en cualquier otro sitio. 4.3 ENTORNO DE TRABAJO AuraPortal es una aplicación 100% web desarrollada en C#, JavaScript y Ajax dentro de la plataforma MS Visual Studio.Net. Funciona sobre el sistema operativo Windows 2003 Server en sistema cliente-servidor, y sus datos son almacenados en SQL Server Requerimientos mínimos de Hardware y Software Servidor de Aplicación Aura Portal IIS V.6 Netr Framework 1 procesador XEON 4Gb RAM Servidor de Base de Datos MS SQL 2000/ Procesadores Xeon 6Gb RAM Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 7 de 11

8 Estación Cliente MS Internet Explorer V.6 ó V.7X 2 Gb RAM 5. COMENTARIOS SOBRE COMPONENTES 5.1 INTERNET / EXTRANET El Sistema permite configurar ambientes de Intranet y Extranet con acceso restringido por passwords y con la configuración de responsabilidades correspondientes. 5.2 GESTIÓN DOCUMENTAL El sistema cuenta con un workflow documental, permitiendo la creación y actualización de documentos en línea así como el manejo de versiones y archivo documentario y bibliotecas manejado por el MS Share Point. 5.3 PORTAL El sistema permite elaborar portales de uso para empleados, proveedores, clientes, permitiendo la publicación y actualización de contenidos. Las facilidades de diseño de los portales son amplias, permitiendo incluir fotos, videos, textos en movimiento y enlaces hacia diversos servicios y aplicativos, estableciéndose los correspondientes controles de acceso. 5.4 BPMS Modelamiento El modelador del Aura Portal maneja el estándar BPMN y permite la fácil creación de diagramas de procesos y su documentación. El modelador permite registrar todos los atributos del proceso,incluyendo cronometría. El modelador del Aura Portal permite levantar Visio y adecuarlo automáticamente a la simbología de BPM; es importante mencionar que un diagrama preparado inicialmente en Visio no puede ser cargado al Aura Portal. Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 8 de 11

9 Una vez elaborado el diagrama con el Aura Portal, solo el diagrama puede ser exportado al Visio, es decir no se puede bajar la información de detalle de los procesos. Ejecución Aunque Aura Portal habla de su funcionalidad de Simulación, se trata de la ejecución simple de los procesos. Una limitante durante la ejecución es que el sistema no permite simular escenarios, ni manejar el What if? para determinar los cuellos de botella en los procesos cuando se fuerzan ciertas variables de entrada ó de procesos. El sistema requiere del Reporting Services de Microsoft para reportar cuadros y gráficos estadísticos que servirán para el estudio de performance del proceso. Monitoreo El sistema permite el monitoreo de las actividades del procesos así como el lanzamiento de alarmas preconfiguradas. Es importante mencionar que el monitoreo no es una función contextual a los diagramas de procesos, es decir no se puede monitorear el proceso haciendo click a los diagramas, el método de trabajo es accesar a cuadros dónde se hace el seguimiento detallado del proceso. Una limitante del sistema es que no cuenta con ambientes de desarrollo y producción independientes, por lo que una implementación en una empresa no puede ser reutilizada parcial ni totalmente en otra, se tendría que volver a configurar un ambiente de producción. Se nos ha comentado en clase, que la siguiente versión del Aura Portal tiene incorporada la mejora a este problema. 5.5 CRM Con la funcionalidad de elaboración de portales y formatos y la fácil incorporación de reglas de negocio a los flujos de procesos es viable el desarrollo de aplicaciones tipo CRM a través de configuraciones en la herramienta sin necesidad de preparar código de programación. 6. COMENTARIOS SOBRE APLICACIÓN DEL PRODUCTO El producto Aura Portal BPM es una herramienta potente en la que se integra el modelador BPM, Internet/Extranet, Gestión Documentaria, Desarrollo de Portales y CRM. Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 9 de 11

10 Puede ser una solución para integrar distintas aplicaciones y sistemas siguiendo los distintos flujos de procesos de la empresa, constituyéndose en una interfaz de usuario estándar y en una poderosa herramienta colaborativa en el manejo de información y documentación. Las facilidades de configuración y nivel de estructuración de la información permite que el usuario final con apoyo mínimo del área de sistemas en la etapa de instalación del ambiente de trabajo, pueda por si solo configurar la herramienta y actualizarla. El BPMS permite ejecutar los procesos inmediatamente a su modelamiento sin necesidad de realizar código de programación. 7. CONCLUSIONES Aura Portal BPM puede ser catalogada como una muy buena herramienta para la gestión de procesos de negocios de la empresa, con facilidades de Intranet/Extranet, Portal, CRM y Gestión Documentaria. Aura Portal ha sido considerada en el año 2007 por Gartner Group como un ejemplo de la próxima generación de herramientas BPMS y considerada entre las 22 empresas de BPMS de clase mundial. Por su funcionalidad y por ser una herramienta madura en el mercado en constante actualización de versiones es conveniente su consideración como una de las herramientas que se utilice para la Gestión de Procesos de Negocio en las empresas públicas y privadas del Perú y Latinoamérica. Una limitante del sistema es que no cuenta con ambientes de desarrollo y producción independientes, por lo que una implementación en una empresa no puede ser reutilizada parcial ni totalmente en otra, se tendría que volver a configurar un ambiente de producción, esta limitante será levantada por aura Portal en su próxima nueva versión. 8. RECOMENDACIONES Es importante hacer un seguimiento de la próxima versión para verificar que esté incorporando los ambientes de desarrollo y producción en forma independiente, esto facilitará la reutilización de las configuraciones y cargas de información de tablas, objetos, formatos, etc., así como su aceptación en empresa que por normatividad exigen ambientes de desarrollo y producción independientes Desde el punto de vista de su implementación en algún proyecto, se recomienda como primera fase el levantamiento de procesos de negocio y Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 10 de 11

11 la cumplimentación de todas las fichas de información para la carga inicial de datos al sistema, incluyendo aspectos tales como estructura organizacional, roles y responsabilidades; se recomienda que la versión to be de los procesos sea cargada en la herramienta para dar inico a la gestión de los mismos. 9. BIBLIOGRAFÍA MANUALES 1. MANUAL - ADMINISTRADOR DELEGADO AURAPORTAL V AURAPORTAL VISTA DE PÁJARO V AURA PORTAL BPMS TUTORIAL V MANUAL USUARIO AURA PORTAL V2.3 PÁGINA WEB 1. Evaluación Aura Portal por Optimiza Consulting Group Página 11 de 11

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